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Parce que de nombreuses entreprises sont en train de numériser leurs documents papier en documents numériques, surtout depuis que l'épidémie de COVID19 a frappé le monde, il est essentiel de discuter en profondeur de l'indexation des documents.
L'indexation de documents est le processus qui consiste à lier ou à étiqueter des documents numériques avec certains attributs ou étiquettes. Elle facilite la découverte des fichiers et permet ainsi à l'utilisateur d'accéder à tout moment à n'importe quel document en quelques clics. L'indexation de documents offre une solution à long terme aux difficultés de stockage, d'accès, d'organisation et de protection des documents.
L'indexation des documents est importante pour la recherche d'informations car elle détermine la vitesse et la précision avec lesquelles les informations et les documents peuvent être retrouvés au sein de votre organisation. Elle fournit un lien entre les termes et les documents qui les contiennent. Sans une indexation appropriée des documents, la recherche d'informations sera longue et coûteuse.
C'est l'étape suivante vers une mise en œuvre complète de la gestion des documents, lorsque vous commencez à convertir les copies physiques en documents numériques.
Dans le cadre de vos efforts pour devenir un bureau sans papier, il existe des produits et des stratégies spécifiques que vous devez adopter pour profiter pleinement des avantages de la dématérialisation.
Pendant les heures de travail, nous passons beaucoup de temps à chercher des documents. En fait, selon une étude récente, les travailleurs intellectuels passent plus d'une heure par jour à chercher les documents qu'ils souhaitent.
C'est pourquoi il est essentiel pour les entreprises d'utiliser l'indexation des documents pour faciliter la gestion des documents.
Cet article traite de l'indexation des documents, explique pourquoi elle est essentielle et fournit des exemples.
Qu'est-ce que l'indexation de documents ?
Le terme "index" vient du latin et signifie "indiquer, conduire, diriger ou trouver".
L'indexation de documents est la pratique consistant à étiqueter les documents avec certains attributs afin qu'ils puissent être facilement recherchés et récupérés ultérieurement. Par exemple, une entreprise peut indexer des documents en fonction du nom du client, du numéro de client, de la date, du bon de commande ou d'autres caractéristiques essentielles qui peuvent être utiles ultérieurement.
L'indexation, en d'autres termes, développe un chemin vers les documents en fonction du fonctionnement des processus d'affaires d'une entreprise et de la façon dont ses employés travaillent.
L'un des aspects les plus importants d'une bonne mise en œuvre de la gestion documentaire est la création d'index. Chaque organisation étant différente, le choix des critères d'indexation à employer est un choix essentiel pour tirer le meilleur parti de vos nouvelles données numériques.
Voici quelques exemples
- Nom du fournisseur
- Nom du patient
- Adresses
- Numéros de compte
- Numéro de facture
- Numéro du bon de commande
- les dates.
Les données d'indexation sont sauvegardées ou incorporées dans une base de données ou un système de gestion des documents, ce qui offre aux utilisateurs un cadre pour trouver les documents.
Méthodes d'indexation des documents
Il existe trois méthodes que votre organisation peut utiliser pour indexer un document : L'indexation des documents en texte intégral, les métadonnées et l'indexation par champ. Lorsque vous indexez des fichiers pour votre système de gestion de documents, il est recommandé d'utiliser une combinaison de toutes les méthodes disponibles pour une récupération plus rapide et précise des documents.
1- Indexation de documents en texte intégral
La recherche en texte intégral, ou en anglais Full Text Search (FTS), est l'une des méthodes les plus efficaces pour retrouver des documents aussi rapidement que possible.
Lorsque les documents sont numérisés, ils sont convertis en images numériques. Pour comprendre le texte, on utilise plusieurs technologies comme la reconnaissance optique de caractères, qui construit un index de chaque phrase et de sa position.
Ces technologies lisent chaque page d'un document numérique, en extraient les informations et les indexent pour les retrouver ultérieurement.
Lorsque l'on interagit avec plusieurs langues, des difficultés peuvent apparaître. Cependant, la plupart des outils disponibles sont assez précis et prennent en charge un large éventail de langues.
2- Les métadonnées
Le terme "métadonnées" fait référence aux "données qui contiennent des informations sur d'autres données".
En d'autres termes, ce sont des "données sur les données". Elles contiennent toutes les informations nécessaires pour comprendre et utiliser efficacement les données.
Cependant, sa pertinence devient évidente lorsque l'on considère son utilisation fonctionnelle.
Les métadonnées peuvent être ajoutées aux documents numériques sous forme de balises ou d'autres informations en vue d'une recherche et d'une récupération ultérieures.
Il s'agit d'une approche très solide, mais son exécution manuelle est sujette à des erreurs. Il existe sur le marché d'autres technologies permettant d'automatiser cette procédure, ce qui augmentera la productivité et l'efficacité du personnel et le rendra moins sujet aux erreurs.
3- Indexation par champs
L'indexation par champ, qui est conceptuellement liée à l'indexation par métadonnées, fait référence à diverses sources d'information à l'intérieur d'une base de données, également appelées champs.
Ce type d'option d'indexation permet à l'utilisateur de rechercher des détails qui sont uniques à chaque page. Le champ peut être un nom de fournisseur, des données reçues, un type ou toute autre zone désignée, par exemple.
Comment fonctionne l'indexation des documents ?
Le processus d'indexation de documents implique le balayage manuel ou automatique de documents scannés et numérisés afin d'identifier des phrases clés prédéfinies. Bien entendu, l'indexation manuelle de documents est une opération qui prend du temps et qui est sujette à des erreurs. La méthode la plus suggérée est d'automatiser ce processus.
- Manuellement, un employé doit parcourir tous les documents numériques et en extraire les informations essentielles à utiliser lors de la production d'un document dans le système de gestion des documents.
- La majorité des technologies actuelles permettent une automatisation complète de cette opération. Lorsque le document est numérisé, le système utilise des algorithmes de reconnaissance optique de caractères pour extraire les informations importantes de la page, les stocker sous forme de métadonnées et rendre la recherche plein texte disponible.
Pourquoi l'indexation des documents est-elle importante ?
L'indexation des documents numériques vous permet de trouver le fichier dont vous avez besoin en quelques minutes. Les informations contenues dans les documents stockés doivent être utilisées pour prendre des décisions cruciales. Elle permet aux organisations de gagner du temps dans la recherche de documents, d'économiser de l'argent sur le stockage, d'améliorer la collaboration et le flux d'informations.
La numérisation des documents permet de les retrouver rapidement et facilement, de gagner de l'espace et d'assurer la sécurité, la conformité juridique et la reprise après sinistre.
L'indexation des documents est essentielle pour donner au personnel la capacité de trouver rapidement des informations. Jetons un coup d'œil à certains des avantages supplémentaires de l'indexation.
1- Gagner du temps
Pour être agile dans l'environnement actuel qui évolue rapidement, il est essentiel d'être équipé de la technologie, des outils et des processus appropriés. L'un des aspects les plus importants de la capacité à réagir rapidement est la possibilité de découvrir facilement des documents.
L'indexation des documents, lorsqu'elle est effectuée efficacement, permet à votre personnel de gagner un temps considérable au quotidien.
2- Moins de frais de stockage
Les documents papier prennent beaucoup de place lorsqu'il s'agit de les stocker. Les documents numérisés ont simplement besoin d'un espace de stockage virtuel, qui est généralement peu coûteux.
3- Conformité aux audits
Les audits sont souvent longs et coûteux, surtout lorsqu'il s'agit de documents tangibles. Le fait d'avoir vos données numérisées et indexées aidera le processus à se dérouler beaucoup plus facilement et rapidement.
4- Collaboration plus facile
Lorsqu'on utilise des documents papier, la coordination de l'organisation interne entre les différents départements est nécessaire et difficile.
La numérisation des papiers et l'indexation des informations qui leur sont associées devraient permettre un partage, un transfert et une lecture plus rapides, mettant tout le monde sur la même longueur d'onde.
5- Prise de décision
Les informations contenues dans les documents sauvegardés sont indispensables à une prise de décision efficace. Si votre entreprise a besoin d'un temps considérable pour identifier et accéder aux documents, le processus de prise de décision est retardé, et vous risquez de passer à côté de possibilités éventuelles.
L'indexation des documents numériques accélère considérablement votre processus de prise de décision.
6- Un accès plus rapide
Il va sans dire que les documents numériques et indexés sont plus faciles à obtenir et à consulter pour votre personnel, ce qui augmente sa productivité et son efficacité.
7- Amélioration du flux d'informations
Les informations numériques sont plus facilement partagées et circulent sans problème entre les services et les collègues.
Les documents de l'entreprise ne seront utiles que si les informations nécessaires sont facilement accessibles dans le système. Cela ne peut se faire que si les documents sont correctement indexés.
Conclusion
L'indexation des documents est une méthode efficace pour faciliter la recherche ultérieure de documents dans de grandes archives contenant des milliers de documents.
Les documents peuvent être indexés par leur contenu en texte intégral (de sorte que n'importe quel mot du contenu peut être consulté) ou par des informations liées au document, telles qu'un identifiant unique, la date de production ou le thème principal du document.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).