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Les entreprises ont découvert des logiciels qui peuvent les aider à faire face à la redondance quotidienne et aux opérations fastidieuses. En utilisant les fonctionnalités d'un système de gestion électronique des documents (SGED), les entreprises peuvent rationaliser leurs opérations pour être sur la bonne trajectoire vers la croissance.
En quoi consiste un système de gestion électronique de documents ?
Un SGED est un logiciel de gestion utilisé pour créer, stocker, organiser et récupérer des documents dans différents formats. Il est doté de fonctionnalités qui permettent aux utilisateurs de suivre et de gérer les documents commerciaux dans une base de données centralisée. Le logiciel stocke numériquement les documents originaux.
À partir de la base de données centralisée, les utilisateurs peuvent se connecter et lancer la gestion des documents, comme la gestion de contenu d'entreprise ( GCE ).
Certaines personnes pensent que les systèmes de gestion électronique de documents et la gestion de contenu d'entreprise sont identiques, mais ce n'est pas le cas. Bien qu'ils partagent de nombreuses caractéristiques, le SGED diffère du SGCE.
Le premier est utilisé pour archiver des documents numériques dynamiques dans des organisations à fort contenu, tandis que le second permet aux utilisateurs de stocker des documents nécessitant peu d'ajustements dans un dépôt central auquel les parties autorisées peuvent accéder.
Comment fonctionne un système de gestion électronique de documents
- Permet le partage de documents entre clients
- Facilite la collaboration entre les groupes ou les membres d'une équipe
- Suivi de l'historique et de l'activité du système
Caractéristiques du SGED
1. Flux de travail et navigation faciles à configurer
L'accès aux informations sur les flux de travail dans une GED est facile. Les informations sur les flux de travail peuvent être rationalisées pour une efficacité optimale. De plus, une GED simplifie la collaboration afin de s'assurer que tout le monde comprend clairement le projet et est impliqué.
2. Capacités multi-sites
Les membres de l'équipe travaillent aujourd'hui sur plusieurs plateformes et appareils. Les GED ont des capacités de déploiement en nuage mobile qui rendent la gestion du contenu et la maintenance de l'intégrité des données possibles sur diverses plates-formes et appareils. Les utilisateurs et les entreprises bénéficient grandement de cette fonctionnalité.
3. Outils de collaboration
Un GED dispose d'outils de collaboration qui permettent aux groupes et aux membres de l'équipe de modifier les documents et de rationaliser la prise de décision. Les GED sont dotés d'outils de collaboration tels que des zones de texte, des rédactions, des annotations, et bien d'autres encore.
Ces fonctionnalités sont parmi celles qui rendent ce système de gestion très attrayant.
4. Recherche et localisation faciles des documents
La GED facilite la localisation rapide d'un document en cas de besoin. Grâce aux métadonnées et aux fonctionnalités hiérarchiques, vous pouvez suivre n'importe quel document parmi les nombreux documents du dépôt, ce qui peut être essentiel pour le processus de prise de décision d'une entreprise.
Avantages de la GED
1. Intégrité accrue des données
Une GED améliore l'intégrité des données stockées dans son référentiel. En se connectant à des sources de données pertinentes telles qu'un GRC et une GCM, les utilisateurs peuvent conserver les informations stockées.
Les entreprises peuvent utiliser les informations stockées dans ce système de gestion pour résoudre des problèmes courants, tels que des informations incomplètes ou périmées.
2. Temps de recherche réduit au minimum
Les utilisateurs n'ont pas besoin de passer beaucoup de temps sur un SGED pour rechercher un document. Les informations et les données sont accessibles facilement. Le système est conçu de telle sorte que, à partir d'une source unique de vérité, toutes les informations importantes recherchées sont disponibles rapidement.
3. Contrôle et sécurité des données améliorés
Les données et les informations d'une organisation peuvent être sensibles et doivent donc être protégées de manière adéquate. Il peut être difficile, voire impossible, d'obtenir un contrôle et une sécurité complets avec un système de stockage sur papier.
Les fonctions de traçabilité et de réglementation d'une GED garantissent que vos documents sont aussi sûrs que possible.
4. Moins de coûts de gestion
Une GED organise et stocke les documents pour un prix très bas. La gestion des documents papier peut être longue et coûteuse, selon la durée de gestion.
Dans l'espace électronique d'une GED, la gestion des documents est facile. Les utilisateurs peuvent stocker autant de fichiers qu'ils le souhaitent sans se ruiner.
5. Gestion cohérente du contenu
Faire en sorte que les auteurs adhèrent aux derniers formats lorsqu'ils éditent un document papier peut être décourageant. Un GED fournit automatiquement des modèles et veille à ce que tous les documents nouvellement formatés soient mis à jour selon les dernières normes.
Il met automatiquement à jour tous les documents publiés afin qu'ils restent uniformes et conformes aux directives stipulées.
6. Un système de sauvegarde solide
Stocker des documents sur des ordinateurs traditionnels ne garantit pas qu'ils soient sauvegardés correctement. Tous les fichiers sauvegardés peuvent être perdus en cas de panne du système. Dans un GED, les documents sont enregistrés dans une base de données centrale en nuage, ce qui garantit que les documents sont correctement sauvegardés et peuvent être récupérés à tout moment.
Derniers points à retenir
Au XXIe siècle, les entreprises changent la façon dont elles stockent et gèrent leurs documents, passant du papier au numérique. Les solutions de gestion électronique des documents sont la tendance et la clé d'une gestion efficace des documents.
Le stockage numérique des documents, qui permet aux parties prenantes et aux employés d'y accéder facilement à tout moment, accroît l'efficacité et la compétitivité des entreprises.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).