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Les organisations souhaitent que leurs projets soient couronnés de succès et qu'ils répondent aux attentes des clients ainsi qu'à leurs objectifs internes. Cependant, comment se présente la réalité sur le terrain ? Dans un rapport du PMI, 14 % des projets informatiques étudiés ont été considérés comme des échecs. Seuls 57 % des projets se sont terminés dans les limites de leur budget initial, les autres dépassant l'objectif qu'ils s'étaient fixé.
Ce n'est certainement pas une bonne nouvelle pour les entreprises, car les dépassements de coûts ont non seulement un impact sur leurs marges, mais entravent également leur capacité à exécuter de futurs projets. Comprendre ce qu'est la gestion des coûts d'un projet et comment être efficace dans ce domaine peut aider les entreprises à garder le cap.
Découvrez dans cet article ce qu'est la gestion des coûts d'un projet, ses avantages et les étapes de son application.
Que signifie la gestion des coûts d'un projet ?
La gestion des coûts d'un projet est le processus d'estimation, de budgétisation et de contrôle des coûts tout au long du cycle de vie du projet, dans le but de garder les coûts dans les limites du budget autorisé.
Pour qu'un projet soit qualifié de réussi, il est nécessaire que
- qu'il réponde aux exigences et à la portée du projet
- la qualité de son exécution soit élevée
- qu'il soit terminé dans les temps et
- qu'il soit achevé dans les limites du budget.
La gestion des coûts d'un projet est donc l'un des principaux piliers de la gestion de projet et est pertinente quel que soit le domaine, qu'il s'agisse de fabrication, de vente au détail, de technologie, de construction, etc. Elle permet de créer une base financière à partir de laquelle les chefs de projet peuvent évaluer l'état actuel des coûts de leur projet et réorienter la direction si nécessaire.
Pourquoi la gestion des coûts d'un projet est-elle importante ?
Il est facile de comprendre l'importance de la gestion des coûts. Pour prendre un exemple simple et concret, si vous décidez de construire une maison, la première chose à faire est de fixer le budget. Lorsque vous avez une idée du montant à dépenser pour le projet, l'étape suivante consiste à diviser le budget de haut niveau en dépenses pour des sous-tâches et des postes plus petits.
Le budget déterminera des points de décision critiques tels que : quel concepteur engager - un concepteur haut de gamme qui construira et réalisera le projet de bout en bout, ou quelqu'un qui peut aider sur quelques éléments et être capable de travailler avec un budget plus petit ? Combien d'étages la maison doit-elle comporter ? Quelle qualité de matériaux doit-on utiliser ?
Sans budget prédéfini, il est non seulement difficile de répondre à ces questions, mais il devient impossible d'évaluer si vous avancez dans la bonne direction une fois le projet en cours. Dans les grandes organisations, l'ampleur de ce problème est encore amplifiée par la gestion simultanée de plusieurs projets, la modification des hypothèses initiales et l'ajout de coûts imprévus. C'est là que la gestion des coûts peut aider.
En appliquant des pratiques de gestion des coûts efficaces, les chefs de projet peuvent :
- Définir des objectifs précis avec les acteurs du projet
- Contrôler la dérive du projet grâce aux transparences établies avec le client.
- suivre les progrès et prendre rapidement des mesures correctives
- maintenir la limite prévue, accroître le retour sur investissement et ne pas perdre d'argent sur le projet
- générer des données de référence pour les projets futurs et suivre les tendances des coûts à long terme.
Les quatre étapes de la gestion des coûts d'un projet
Bien que la gestion des coûts soit considérée comme un processus continu, il est utile de diviser la fonction en quatre étapes : planification des ressources, estimation, budgétisation et contrôle. Ces étapes sont généralement séquentielles, mais il est possible que des changements de ressources surviennent à mi-parcours du projet, obligeant à ajuster les budgets. Ou encore, les écarts observés au cours du processus de contrôle peuvent nécessiter une révision des estimations.
Examinons en détail chacune de ces quatre étapes.
1. Planification des ressources du projet
La planification des ressources est le processus qui consiste à identifier les ressources nécessaires pour exécuter un projet et le mener à bien. Les ressources sont, par exemple, les personnes (employés et entrepreneurs) et les équipements (infrastructures, gros véhicules de construction et autres équipements spécialisés en quantité limitée).
La planification des ressources se fait au début d'un projet, avant que le travail ne commence réellement.
Pour commencer, les gestionnaires de projet doivent d'abord préparer la structure de répartition du travail (SRT). Ils doivent examiner chaque sous-tâche de la SRT et se demander combien de personnes, avec quel type de compétences, sont nécessaires pour accomplir cette tâche, et quel type d'équipement ou de matériel est requis pour accomplir cette tâche.
En adoptant cette approche au niveau de la tâche, les gestionnaires de projet peuvent dresser un inventaire précis et complet de toutes les ressources, qui est ensuite utilisé pour l'étape suivante de l'estimation des coûts.
Quelques conseils à prendre en compte au cours du processus :
- Tenez compte des données historiques - calendriers et efforts antérieurs - avant de déterminer les sous-tâches et les ressources correspondantes.
- Prenez en compte les commentaires des PME et des membres de l'équipe - une approche collaborative fonctionne bien, en particulier dans les projets qui ne disposent pas de données antérieures à utiliser.
- Évaluez les conséquences du délai sur les exigences en matière de ressources. Par exemple, une ressource peut n'être disponible qu'après quelques mois, ce qui fait glisser le calendrier du projet. Cela pourrait avoir un impact sur l'estimation des coûts.
- Bien que cette étape se situe au stade de la planification, les gestionnaires de projet doivent tenir compte des réalités du terrain. Par exemple, vous pouvez identifier le besoin d'une ressource possédant une certaine expertise, mais si cette ressource n'est pas disponible au sein de l'organisation, vous devez envisager d'engager un entrepreneur ou de former votre équipe pour la mettre à niveau. Tous ces aspects réels influent sur la gestion des coûts.
2. L'estimation des coûts
L'estimation des coûts est le processus qui consiste à quantifier les coûts associés à toutes les ressources nécessaires à l'exécution du projet. Pour effectuer les calculs de coûts, nous avons besoin des informations suivantes :
- Les besoins en ressources (résultat de l'étape précédente).
- Prix de chaque ressource (par exemple, le coût horaire du personnel, les coûts d'embauche des fournisseurs, les coûts d'acquisition des serveurs, les taux de matériel par unité, etc.)
- Durée durant laquelle chaque ressource est nécessaire
- Liste des hypothèses
- Risques potentiels
- Coûts des projets antérieurs et références industrielles, le cas échéant.
- un aperçu de la santé financière de l'entreprise et des structures de rapport.
L'estimation est sans doute l'étape la plus difficile de la gestion des coûts, car la précision est la clé. Les gestionnaires de projet doivent également tenir compte de facteurs tels que les coûts fixes et variables, les frais généraux, l'inflation et la valeur temporelle de l'argent.
Plus l'écart entre l'estimation et les coûts réels est important, moins le projet a de chances de réussir. Cependant, il existe de nombreux modèles d'estimation parmi lesquels choisir. L'estimation analogique est un bon choix si vous disposez de nombreuses données historiques sur les coûts de projets similaires. Certaines organisations préfèrent les approches mathématiques telles que la modélisation paramétrique ou la technique d'évaluation et de révision des programmes.
Il faut ensuite choisir entre une approche descendante et une approche ascendante. L'approche descendante fonctionne généralement lorsque des données antérieures sur les coûts sont disponibles. Dans ce cas, les chefs de projet ont généralement l'expérience de l'exécution de projets similaires et peuvent donc prendre une bonne décision. L'approche ascendante fonctionne pour les projets pour lesquels les organisations n'ont pas beaucoup d'expérience, et il est donc logique de calculer une estimation des coûts au niveau de la tâche, puis de la faire remonter au niveau supérieur.
Les prévisions de coûts comme outil de décision
Il est utile de rappeler que l'estimation des coûts est effectuée au stade de la planification et que, par conséquent, tout n'est pas encore figé. Il arrive souvent que les responsables de projet proposent plusieurs formules pour un même projet, et l'estimation des coûts les amène à prendre une décision. Il existe de nombreuses méthodes de calcul des coûts, telles que la comptabilité par activité, la comptabilité par tâche et la comptabilité du cycle de vie, qui permettent de réaliser cette analyse comparative.
Le coût du cycle de vie, par exemple, prend en compte le cycle de vie complet d'un projet. Dans les projets informatiques, par exemple, les coûts de maintenance sont souvent ignorés, mais le calcul du coût du cycle de vie porte sur le long terme et tient compte de l'utilisation des ressources jusqu'à la fin du cycle. De même, dans les projets de fabrication, l'objectif est de minimiser les coûts de service et les frais de remplacement futurs.
Parfois, le processus d'estimation permet également aux équipes d'évaluer et de réduire les coûts. L'ingénierie de la valeur, par exemple, permet d'obtenir la valeur optimale d'un projet tout en réduisant les coûts.
3. Budgétisation des coûts
La budgétisation des coûts peut être considérée comme faisant partie de l'estimation ou comme un processus distinct. La budgétisation est le processus d'affectation des coûts à une certaine partie du projet, telle que des tâches ou des modules individuels, pour une période de temps spécifique. Les budgets comprennent des réserves pour imprévus allouées pour gérer les coûts inattendus.
Par exemple, disons que le coût total estimé pour un projet qui s'étend sur trois ans est de 2 millions de dollars. Cependant, comme l'allocation budgétaire est fonction du temps, le chef de projet décide de ne considérer pour l'instant que les deux premiers trimestres. Il identifie les éléments de travail à réaliser et alloue un budget de, disons, 35 000 $ pour cette période et ces éléments de travail. Le chef de projet utilise la structure de répartition du travail et certaines des méthodes d'estimation présentées dans la section précédente pour parvenir à ce chiffre.
La budgétisation crée une base de référence des coûts par rapport à laquelle nous pouvons continuer à mesurer et à évaluer la performance des coûts du projet. Sans le budget, le coût total estimé resterait un chiffre abstrait, et il serait difficile de le mesurer à mi-parcours. L'évaluation des performances du projet permet de déterminer le montant du budget qui doit être libéré pour les phases ultérieures du projet.
Le fait que les organisations comptent souvent sur les flux de trésorerie futurs prévus pour leur financement constitue une autre raison de consolider les budgets. Au cours des phases initiales, le gestionnaire de projet dispose d'une réserve financière limitée et doit fixer des objectifs en conséquence. C'est un peu comme si vous construisiez les fondations et un étage de la maison dans les premiers mois et que vous acheviez le reste du projet plus tard, en économisant davantage.
4. Le contrôle des coûts
Le contrôle des coûts est le processus qui consiste à mesurer les écarts de coûts par rapport à la base de référence et à prendre les mesures appropriées, comme l'augmentation du budget alloué ou la réduction de l'étendue des travaux, pour corriger cet écart. Le contrôle des coûts est un processus continu réalisé tout au long du cycle de vie du projet. L'accent est mis ici autant sur la production de rapports clairs et opportuns que sur la mesure.
Avec la base de référence des coûts, le plan de gestion des coûts est un élément essentiel du contrôle des coûts. Ce plan contient des détails tels que la manière dont les performances du projet seront mesurées, le seuil de déviation, les mesures à prendre en cas de dépassement du seuil et la liste des personnes et des rôles qui ont l'autorité exécutive pour prendre des décisions.
La gestion de la valeur acquise est l'une des approches les plus populaires pour mesurer la performance des coûts.
Lorsqu'il s'agit de traiter des centaines de tâches dans le cadre d'énormes projets, le contrôle des coûts peut fournir le niveau de transparence dont les décideurs ont besoin pour réagir rapidement à la situation.
Logiciel de gestion des coûts de projet
La gestion des coûts, comme d'autres aspects de la gestion de projet, devient complexe avec de nombreuses variables en jeu. Le processus lui-même est élaboré, nécessitant une attention aux détails et une approche rigoureuse. L'utilisation d'un logiciel de gestion de projet peut simplifier considérablement ce processus.
Examinons quelques avantages de l'utilisation d'un logiciel de gestion des coûts de projet :
- L'automatisation des analyses chiffrées complexes pendant les phases d'estimation et de calcul permet de prévenir les erreurs manuelles.
- L'intégration des données dans la planification, l'estimation, la budgétisation et le contrôle permet un suivi continu et des réponses rapides et proactives, plutôt que des interventions ponctuelles.
- La prise de décision est facilitée par le fait que le logiciel de calcul des coûts permet d'évaluer des solutions alternatives en utilisant des scénarios de prévision et des analyses de simulation.
- Des rapports clairs et simples sous forme de tableaux de bord et d'autres interfaces utilisateur riches.
- La complexité de la gestion multidevise des projets sur différents sites géographiques est simplifiée par les logiciels de gestion des coûts de projet.
- De nombreuses solutions de gestion des coûts de projet permettent des intégrations avec des tiers, de sorte que les données peuvent être mises en commun et analysées.
- L'analyse comparative et la standardisation sont réalisables grâce à la disponibilité de données sur les résultats de plusieurs projets.
Gestion des coûts et performance des projets d'entreprise
Il n'est donc pas surprenant que 40 % des participants à l'enquête considèrent " l'investissement dans la technologie pour mieux permettre la réussite des projets " comme leur priorité absolue.
La maîtrise des coûts est fortement liée à la capacité d'une entreprise à gérer avec succès ses projets en cours et à venir. La mise en place d'un logiciel de gestion des coûts efficace permet de faire des économies importantes. Une bonne solution pour la gestion des coûts ne la traitera pas comme une fonction isolée mais l'exploitera comme partie intégrante de la performance du projet et du portefeuille, et corrélera les données entre les projets.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).