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Rapports sur l'état des projets
Un rapport sur l'état d'un projet est un document qui décrit l'état d'avancement d'un projet pendant une période donnée et le compare au plan du projet. Les gestionnaires de projet utilisent les rapports d'état pour tenir les parties prenantes informées de l'avancement du projet et surveiller les coûts, les risques, le temps et le travail. Les rapports d'état du projet permettent aux gestionnaires de projet et aux parties prenantes de visualiser les données du projet au moyen de tableaux et de graphiques.
Les rapports d'état du projet sont établis de manière répétée, à chaque phase de l'exécution du projet, afin de respecter le calendrier et de garder tout le monde sur la même longueur d'onde. Le rapport d'état d'un projet comprend généralement les éléments suivants :
- Le travail qui a été effectué
- Le résumé du budget et du calendrier du projet
- une liste des mesures à prendre
- les problèmes et les risques éventuels, ainsi que les mesures prises pour les résoudre.
La véritable valeur d'un rapport sur l'état d'un projet ne se limite pas à son utilisation comme canal de communication. Il fournit également un historique documenté du projet. Vous disposez ainsi de données historiques qui vous permettront d'éviter les faux pas et les goulots d'étranglement lors de la prochaine planification d'un projet similaire.
Les rapports sur l'état d'un projet couvrant de nombreux sujets, leur création prenait historiquement beaucoup de temps. Heureusement, les logiciels de gestion de projet modernes accélèrent le processus de création de rapports, qui est d'une importance capitale.
Comment rédiger un rapport d'état de projet
La rédaction d'un rapport d'état de projet est une tâche essentielle de la gestion de projet. Que vous en produisiez un chaque semaine, chaque mois ou chaque trimestre, les étapes sont essentiellement les mêmes. Voilà la procédure à suivre pour écrire un rapport sur l'état d'un projet :
1. Déterminez l'objectif
2. Ciblez votre public (Clients, membres de l'équipe, sponsors, etc.)
3. Choisissez le format et le type
4. Collectez vos données
5. Structurez le rapport
6. Assurez-vous qu'il est clair
7. Modifier le projet
Étant donné qu'un rapport d'étape de projet suit un plan de base, il peut être utile d'utiliser un modèle de rapport d'étape de projet. Cependant, un modèle de rapport d'état de projet n'est qu'un document statique. L'utilisation d'un logiciel de rapport d'état de projet s'intègre à tous vos outils de gestion de projet pour une plus grande efficacité.
Comment demander un rapport sur l'état d'un projet ?
Une mise à jour de l'état d'avancement d'un projet est généralement distribuée selon un calendrier régulier, mais il arrive que les gens souhaitent voir un rapport d'avancement immédiatement. Vous pouvez demander un rapport sur l'état d'un projet par courrier électronique, mais vous ne devez pas paraître impoli. Pour demander un rapport sur l'état d'avancement d'un projet, vous devez le demander de manière professionnelle et passer par les canaux appropriés.
Un rappel amical n'est jamais une mauvaise idée, car il permet de maintenir un lien, surtout si vous pouvez offrir quelque chose de valeur en retour. Si vous utilisez un logiciel de gestion de projet, vous pouvez toujours obtenir un rapport d'état instantané en consultant le tableau de bord du projet qui suit diverses mesures.
Le tableau de bord reflète tout ce que vous avez accompli pendant les phases de planification et d'exécution du projet. Laissez l'outil faire le travail difficile pour vous et tirez des calendriers, des budgets, des ressources et plus encore, sans possibilité d'erreur humaine. Ensuite, personnalisez votre affichage et filtrez les informations pour ne montrer que ce que vous voulez voir, comme les ressources restantes, la santé du projet, les tâches et les coûts. Grâce aux mises à jour en temps réel, vous disposez toujours des informations les plus récentes pour prendre les décisions les plus judicieuses. Améliorez la qualité de vos rapports.
Éléments d'un rapport d'état de projet
Les différents éléments d'un rapport d'état de projet organisent les différentes parties en un tout cohérent. L'objectif d'un rapport d'état est, bien entendu, de tenir les parties prenantes informées et d'exposer les domaines du projet qui nécessitent un plus grand soutien organisationnel.
Pour mieux communiquer ces éléments, veillez à aborder tous les points suivants lorsque vous rédigez votre rapport d'étape.
Informations générales sur le projet
Pour commencer, vous allez devoir poser les bases du projet. Quel est le nom du projet ? Qui est le chef de projet ? Quel est le nombre de ressources ? Toutes ces informations sont essentielles, voire évidentes, pour suivre la paperasse. Ne supposez pas que votre partie prenante connaît toutes ces informations. C'est particulièrement utile lorsque vous effectuez des recherches historiques pour des projets futurs. Intégrez-les à votre modèle de rapport d'état, si vous en avez un.
Informations générales sur l'état d'avancement
Une fois de plus, vous allez vouloir ajouter au rapport des données qui le distingueront du déluge de rapports qui afflueront dans les dossiers du projet. Il s'agit donc d'indiquer la date à laquelle le rapport a été généré, l'identité de l'auteur, etc.
Examen des jalons
Les jalons sont les principales phases de votre projet. C'est un bon moyen de diviser le grand projet en parties plus petites et plus faciles à digérer. La revue des jalons vous permet de noter où vous en êtes par rapport à ces jalons (par rapport à ce que vous aviez prévu d'être à ce stade) dans le cycle de vie du projet.
Résumé du projet
L'un des principaux objectifs du rapport d'état est de comparer l'avancement du projet avec les estimations du plan de projet. Pour ce faire, incluez un bref résumé de la date d'achèvement et des coûts prévus du projet. Cela permet aux gestionnaires de projet de contrôler l'exécution du projet et d'en mesurer le succès. Veillez à inclure les activités qui rencontrent des problèmes et la manière dont ces problèmes pourraient avoir un impact sur la qualité, les ressources, le calendrier et les coûts du projet. Expliquez ce que vous prévoyez de faire pour résoudre ces problèmes et quels seront les résultats une fois que vous aurez réglé le problème.
Problèmes et risques
Les risques sont tous les facteurs internes et externes qui constituent une menace pour votre projet. Ils deviennent des problèmes lorsqu'ils affectent le budget, le calendrier ou la portée de votre projet. Dressez la liste des problèmes qui se sont posés au cours du projet jusqu'à présent. Quels sont ces problèmes ? Comment les résolvez-vous ? Quel impact auront-ils sur l'ensemble du projet ? Posez les mêmes questions aux risques dont vous avez connaissance. Sont-ils apparus ? Si oui, que faites-vous pour remettre le projet sur la bonne voie ?
Mesures du projet
Il est important d'étayer votre rapport par des chiffres concrets afin de prouver les déclarations que vous faites. Vous auriez dû établir les paramètres de mesure pour les rapports d'état pendant la phase de planification du projet. Il est impossible de savoir si votre projet réussit sans mesurer son efficacité. Ces paramètres sont un moyen de montrer que vous êtes sur la bonne voie et d'évaluer ce qui nécessite une attention particulière, le cas échéant.
Qu'est-ce qu'un logiciel de reporting ?
Un logiciel de reporting est utilisé pour collecter automatiquement les données d'un projet, les analyser et afficher les résultats afin d'aider les chefs de projet à prendre de meilleures décisions lors de la gestion d'un projet. Le logiciel rassemble des informations provenant de différentes sources au sein du projet et les convertit en feuilles de calcul, graphiques et tableaux.
Avec un logiciel, les données du rapport peuvent être filtrées pour mettre en évidence les zones du projet que vous devez voir à ce moment-là. Les rapports peuvent être générés sur divers aspects de l'avancement et de la performance du projet, tels que le temps, le coût, la charge de travail, etc.
Les rapports sont également utilisés pour tenir les principales parties prenantes, telles que les sponsors et les clients, au courant de l'avancement du projet, et doivent donc pouvoir être partagés.
Rapports d'état de projet manuels ou logiciels de reporting
Les rapports ont toujours été un élément essentiel de la gestion de projet. Il s'agit d'une discipline axée sur les données. Étant donné que de nombreux projets ont réussi par le passé (sans l'aide d'un logiciel), est-il nécessaire d'utiliser un outil de reporting ?
Oui, bien sûr ! Un projet moderne traite beaucoup plus de données que les projets du passé, et les outils automatiques peuvent soulager beaucoup de maux de tête induits par la navigation manuelle dans tout cela.
Bien sûr, le reporting manuel présente certains avantages. Il est moins coûteux, car il n'y a pas de logiciel à acheter ou à souscrire. Vous contrôlez également le processus et pouvez le rendre aussi simple que vous le souhaitez.
Cependant, l'utilisation d'un logiciel de reporting automatique présente bien plus d'avantages. Il collecte automatiquement vos données et effectue les calculs pour vous - et ces rapports peuvent être archivés pour servir de données historiques lors de la planification de votre prochain projet. Les logiciels sont également beaucoup plus rapides et plus précis que si vous deviez tout faire manuellement.
Les logiciels de reporting peuvent également être basés sur le cloud, ce qui signifie qu'ils recueillent des données en temps réel. Quelle que soit la rapidité de vos calculs manuels, vous ne pourrez jamais rivaliser avec la vitesse et l'efficacité d'un outil de reporting dédié.
Avantages du logiciel de reporting
Disposer d'un outil rapide et facile à utiliser qui récupère instantanément les données importantes du projet, les organise et les affiche de manière simple et claire vous aide à tenir les parties prenantes informées. Avec toutes les informations à portée de main, vous pouvez également prendre de meilleures décisions.
Tous les logiciels de reporting ne se valent pas. Pour en avoir plus pour votre argent, assurez-vous que l'outil que vous choisissez possède les caractéristiques suivantes :
- Convertit des données compliquées en rapports utiles.
- Filtre les informations pour ne montrer que celles qui vous intéressent
- Permet de créer des rapports sur des périodes spécifiques
- Partager les rapports et tenir les parties prenantes au courant
- Mise à jour instantanée pour une plus grande précision
- Suivez les progrès réels par rapport à votre plan
- Rapport sur un programme ou un portefeuille de projets
Fonctionnalités incontournables des logiciels de reporting
Les rapports d'état de projet ne sont que l'un des nombreux rapports proposés par les logiciels de reporting, mais vous devez également vous assurer que le produit que vous choisissez possède les fonctionnalités suivantes.
Comment créer des rapports d'état de projet
Un logiciel de reporting est un outil qui permet de surveiller et de suivre les paramètres d'un projet en temps réel, puis de rassembler ces données dans un rapport qui est facilement partagé avec les membres du projet.
L'utilisation de la fonction de rapport vous permet de voir l'état des jalons du projet et des tâches récapitulatives, si vous filtrez le rapport pour les inclure. Les rapports peuvent être prévisualisés avant d'être exportés vers un PDF, Excel, CSV ou imprimés. Chaque rapport peut être personnalisé en sélectionnant les données et les colonnes que vous souhaitez inclure.
Voici tous les rapports que vous pouvez créer avec un logiciel.
Rapport sur l'état du projet
Comme mentionné ci-dessus, le rapport sur l'état du projet donne un aperçu de l'état actuel de votre projet, et vous permet de déterminer si le projet respecte les délais et le budget. Il indique les tâches qui sont dues la semaine où il a été généré, et celles qui sont en retard.
Résumé
Obtenez les éléments clés de votre projet condensés en bref pour capturer les points culminants de votre calendrier, budget et coûts pour les parties prenantes. Vous pouvez fournir des mises à jour du projet à tout moment pour votre équipe, vos clients et vos sponsors.
Tâches
Voyez quelles tâches sont en retard et quand leur date limite est fixée pour ne jamais perdre le fil de votre progression et rester dans les temps. L'outil vous permet d'assigner des activités aux membres de votre équipe et de communiquer avec eux en temps réel.
Jalons et tâches récapitulatives
Notez quels jalons ont été complétés pour mieux suivre l'avancement du projet. Visualisez où vous en êtes en termes d'achèvement des tâches récapitulatives ou des sous-tâches de votre calendrier.
Planifié et réel
Connaissez la variance de votre projet en suivant l'avancement réel sur le rapport d'état, qui est comparé à l'endroit où vous avez prévu d'être à ce point dans votre calendrier.
Rapport d'état du portefeuille
Un portefeuille est un ensemble de projets que l'on gère. Ils doivent fonctionner ensemble en accord avec la stratégie globale de l'organisation.
Voyez l'état de santé de l'ensemble de votre portefeuille, et voyez s'ils respectent leurs calendriers et leurs budgets. Obtenez les listes de vos chefs de projet, de votre équipe et de vos tâches pour mieux déterminer la santé globale de votre portefeuille.
Rapport sur le plan de projet
Le plan de projet est la carte qui guide votre activité lorsque vous gérez un projet. Le rapport vous permet de savoir si le plan est respecté grâce à votre progression réelle.
Gardez votre projet sur la bonne voie, dans le respect du budget et sachez à quelle distance vous êtes de l'achèvement. Obtenez un aperçu de votre calendrier et une liste de toutes les tâches et du moment où elles doivent être effectuées.
Tableau de bord du projet
Contrairement aux rapports précédents, qui sont des documents statiques exportés en tant qu'instantané d'un projet, un tableau de bord peut servir de regard contemporain sur le projet.
Vous pouvez obtenir des rapports d'état en temps réel grâce à un tableau de bord de projet. Chaque facette trouvée dans un rapport d'état est automatiquement mise à jour à travers les six métriques du tableau de bord pour une vue d'ensemble de la performance de votre projet.
Tableau de bord de portefeuille
Tout comme le tableau de bord de projet, le tableau de bord de portefeuille sert de vue en temps réel, mais pour une collection de projets plutôt qu'un seul.
Formatage des rapports d'état des projets
Pour récapituler, les objectifs des rapports d'état sont les suivants :
- Aider l'équipe de gestion du projet à suivre les coûts, les tâches et les délais.
- Comparer le budget et les prévisions de temps avec les coûts réels et la durée des tâches
- Améliorer la transparence dans tous les services de l'entreprise
- Simplifier le processus de communication
- Tenir les parties prenantes informées
- Transmettez les messages clés au public cible prévu
- Améliorer le soutien de l'organisation à vos projets ou à votre équipe
Si vous rendez compte aux parties prenantes, vous ne voulez pas les embourber dans des détails qui ne les intéressent pas. Faites en sorte que votre présentation soit légère et pertinente. Leur temps, comme le vôtre, est limité. Respectez-le. S'ils veulent en savoir plus sur un aspect spécifique du projet, vous pouvez aller plus loin.
Comment formater votre rapport d'avancement de projet
Il existe de nombreuses façons de formater votre rapport d'avancement. Vous pouvez composer le vôtre de n'importe quelle manière. Naturellement, en fonction du type de rapport et de son destinataire, vous suivrez une voie spécifique. Mais il existe généralement un modèle à suivre, quelle que soit la voie que vous choisissez de suivre.
Comme tout rapport, vous commencez par une introduction. Donnez un bref aperçu de ce qui va suivre. Il serait plus judicieux de composer cette section en dernier, afin de pouvoir faire un résumé précis du contenu à venir.
Vous voudrez ensuite énumérer les réalisations. Utilisez des faits concrets, des chiffres et des détails, et montrez comment ils reflètent vos progrès pour atteindre les buts et objectifs généraux du projet. En parlant d'objectifs, vous voudrez également les énoncer, en particulier l'objectif du rapport.
Ne négligez pas les problèmes. Notez les goulots d'étranglement et les barrages routiers qui vous empêchent d'être là où vous aviez prévu d'être à ce stade du projet. Fixez des attentes en détaillant les risques et les questions qui pourraient se transformer en problèmes rendant plus difficile l'atteinte de votre objectif. Indiquez également comment vous comptez aborder et résoudre ces problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent et quelles ressources seront nécessaires.
Meilleures pratiques pour la présentation des rapports sur l'état d'avancement du projet
Que vous présentiez votre rapport d'étape hebdomadaire lors d'une réunion ou que vous envoyiez une mise à jour hebdomadaire par courrier électronique, il est bon de connaître les meilleures pratiques pour rendre compte de l'avancement d'un projet avant de vous lancer dans la présentation de votre rapport.
Communiquez à l'adresse
Les rapports sur l'état d'avancement du projet ne sont qu'une facette de votre plan de communication. Ne comptez pas sur eux pour tout communiquer, mais utilisez-les pour transmettre les bonnes données à la bonne personne au bon moment.
Connaissez votre public
Les rapports sur l'état d'avancement du projet sont des véhicules de communication, mais si vous n'êtes pas sûr de la destination, vous ne livrerez pas la marchandise. Les parties prenantes telles que les clients et les sponsors veulent avoir une vue d'ensemble, tandis que les membres de l'équipe seront plus intéressés par les détails.
Cohérence
Utilisez le même format, le même cycle de distribution et la même méthode. Ne mélangez pas tout. Cela ne fait que perturber l'efficacité de l'aspect communication du rapport.
Établissez des paramètres
Lorsque vous planifiez le projet, déterminez comment vous allez mesurer son avancement, puis tenez-vous en à cette méthode lorsque vous rédigez des rapports sur le projet tout au long de son cycle de vie.
Simplifiez le site
Vous voulez que le rapport soit efficace, alors ne l'obscurcissez pas avec des détails inutiles. Allez droit au but et contentez-vous de rendre compte de ce qui doit l'être.
Vérifiez
Votre public ne veut pas d'opinions ou de faits non corroborés. Faites preuve de diligence raisonnable et assurez-vous que vous ne donnez que ce que votre public veut.
Normes
Tout comme la cohérence, le respect de normes de processus et d'un modèle de rapport garantit la clarté de votre rapport.
Utilisez des outils
Il existe des outils de gestion de projet qui intègrent ces meilleures pratiques, rationalisant le processus de rapport grâce à des tableaux de bord et des fonctions de rapport automatisées.
Autres types de rapports d'état
Les rapports d'état ne sont que l'un des nombreux rapports utilisés par les chefs de projet pour se tenir informés de l'avancement de leurs projets. Les rapports d'état sont plus généraux, tandis que d'autres se concentrent sur des aspects spécifiques du projet. Voici quelques-uns des types de rapports d'état les plus courants.
Rapport sur les tâches
Chaque projet est constitué de tâches, souvent très nombreuses. Vous avez besoin d'un rapport pour en assurer le suivi.
Rassemblez toutes les tâches de votre projet en un seul endroit. Filtrez le rapport pour afficher l'état de chaque tâche et voir si des obstacles ou des goulots d'étranglement ralentissent la progression. Vous devez vous occuper des problèmes avant qu'ils n'affectent le calendrier de votre projet.
Rapport sur les feuilles de temps
Les équipes consignent leurs heures sur des feuilles de temps qu'elles soumettent aux responsables pour la paie. Les feuilles de temps sont également un autre moyen de suivre l'avancement d'un projet en contrôlant les heures enregistrées pour les tâches.
Consultez les feuilles de temps des membres de l'équipe sélectionnés et sachez les heures qu'ils ont travaillées sur une période donnée en utilisant un logiciel de gestion de projet en ligne.
Rapport de disponibilité
Il est essentiel pour la planification et la gestion de la charge de travail de savoir quand votre équipe peut travailler, quand elle a des congés payés ou quand il y a des vacances.
Sachez instantanément qui a trop de travail dans votre équipe et s'il est disponible pour travailler. Les membres de l'équipe sont répertoriés dans ce rapport avec les taux d'utilisation. Ces données vous aident à réaffecter les tâches.
Rapport sur la charge de travail
La charge de travail est la quantité de tâches qui ont été assignées à votre équipe. En veillant à ce que la charge de travail soit équilibrée, afin que personne n'ait trop de travail, vous augmentez la productivité et le moral des troupes.
Visualisez l'ensemble de votre équipe avec le nombre de tâches qui lui ont été assignées. Sachez si quelqu'un a trop ou trop peu de tâches et équilibrez leur charge de travail pour en faire plus et ne pas épuiser les gens.
Rapport sur les écarts
La variance est la différence entre ce que vous avez planifié pour le projet et où vous en êtes réellement dans son exécution. C'est ainsi que vous savez si votre projet est sur la bonne voie ou non.
Définissez la ligne de base sur l'outil graphique de Gantt lors de la planification et obtenez des données sur votre calendrier actuel. Ensuite, comparez-le à l'endroit où vous aviez prévu d'être à ce stade du calendrier.
Les rapports hebdomadaires sur l'état du projet sont-ils une bonne idée ?
L'importance d'un rapport sur l'état d'avancement du projet devrait être claire, mais à quelle fréquence devez-vous le produire ? En général, les rapports d'état sont hebdomadaires, mais il n'est pas rare de créer des rapports quotidiens ou même mensuels, ce qui peut être le meilleur choix pour les entreprises de certains secteurs. La fréquence des rapports d'état est généralement hebdomadaire, mais il n'est pas rare de créer des rapports quotidiens ou même mensuels.
Journalier
Un rapport d'activité quotidien est axé sur les objectifs à court terme. C'est un moyen de faire une rétrospective du travail de la journée et de tirer des leçons de ce qui s'est mal passé et de ce qui s'est bien passé. Il évoque également les réalisations de la veille et ce qui est prévu pour le lendemain.
Hebdomadaire
Un rapport d'état hebdomadaire est plus étendu dans la mesure où il couvre le travail de la semaine, y compris ce qui a été accompli et ce qui reste à faire. Ils partagent un contenu similaire à celui du rapport quotidien, comme les défis et les leçons apprises, mais sur une période plus longue.
Mensuel
Un rapport d'état mensuel n'est vraiment utile que pour les projets d'une durée extrêmement longue. Sinon, vous voudrez obtenir des données plus régulières. Toutefois, lorsque le projet s'étend sur une longue période, les rapports d'étape mensuels (ou même trimestriels) sont recommandés. Le contenu est généralement le même.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).