La disponibilité des ressources humaines ou financières vous ralentit-elle ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
La disponibilité des ressources joue un rôle fondamental dans la gestion des ressources. Savoir quelles ressources sont disponibles à un moment donné est un facteur important pour décider comment distribuer et allouer les bons actifs pour un projet donné. Comment pouvez-vous planifier la construction d'un pont, par exemple, si vous ne savez pas combien de travailleurs de la construction sont disponibles ? Mais la gestion des ressources ne concerne pas seulement les personnes. Lorsque nous parlons de ressources, nous faisons référence à :
- Les personnes - gestion de l'équipe
- au financement - gestion du budget
- Les biens matériels - tout ce qui contribue à la réussite d'un projet, de la planification à l'achèvement, c'est-à-dire les outils, les machines, les équipements et l'espace.
Réunir ces différents facteurs peut être un défi et a donné à la gestion des ressources la réputation d'être une profession délicate. Sans les outils de planification et d'analyse nécessaires, les chefs de projet ont peu d'espoir d'obtenir des estimations réalistes de la durée d'un projet, du nombre de personnes et des ressources financières et matérielles nécessaires. Sans outils qui exposent clairement ces facteurs, les gestionnaires ne peuvent pas tenir compte de tous les détails importants et des opportunités peuvent passer inaperçues.
Les chefs de projet risquent de ne pas respecter les délais ou de dépasser le budget, ce qui, en fin de compte, coûtera de l'argent à leur organisation et pourrait nuire à leur réputation auprès des clients.
Qu'est-ce que la disponibilité des ressources ?
Lorsque nous parlons de disponibilité des ressources, nous nous intéressons spécifiquement à la disponibilité des ressources renouvelables dans l'entreprise, ce qui inclut vos travailleurs, vos outils, vos machines et votre espace. Les ressources renouvelables sont celles qui doivent être renouvelées périodiquement. Les exemples de disponibilité des ressources dans la catégorie renouvelable incluent la disponibilité de vos travailleurs sur une base quotidienne. Cette catégorie s'oppose aux ressources consommables, qui sont renouvelées sur la durée d'un projet entier (votre budget en est le meilleur exemple).
Pour poursuivre l'exemple mentionné ci-dessus, si le pont doit être construit, un chef de projet doit connaître la disponibilité des ressources sur une base quotidienne pour l'ensemble du projet, y compris :
- la présence et l'absence de ses travailleurs (vacances, maladie et blessures)
- si l'équipement et les machines sont présents et fonctionnels
La pièce suivante du puzzle est la demande de ressources. Il s'agit du nombre de ressources dont vous avez besoin pour mener à bien le projet, c'est-à-dire de vos exigences. Ainsi, par exemple, si une partie prenante décide que le projet doit être terminé une semaine plus tôt ou obtient l'approbation de la planification d'un deuxième pont et veut commencer immédiatement, il s'agit d'une demande de ressources supplémentaire.
Lorsque la demande de ressources est supérieure à la disponibilité des ressources, vous avez un problème. Un chef de projet ne peut pas toujours contrôler la demande de ressources, mais il doit veiller à la disponibilité des ressources à tout moment.
Que se passe-t-il lorsque la disponibilité des ressources est compromise ?
Si vous ne répartissez pas le travail de manière égale entre vos ressources, vous risquez que les machines tombent en panne et que les gens se fatiguent et se désengagent. En ce qui concerne l'élément humain, vous risquez que vos travailleurs soient :
Surchargés de travail
Si vous ne savez pas qui est libre pour démarrer un nouveau projet, vous risquez de confier trop de travail aux mêmes personnes, ce qui surchargera inutilement leur emploi du temps et pourrait provoquer un épuisement professionnel.
Sous-utilisé
Vous pouvez aussi laisser les autres avec trop peu de choses à faire, gaspillant ainsi tous les avantages de leurs compétences et de leur formation. Cela peut aussi potentiellement les démoraliser.
En conséquence, vous pourriez vous retrouver dans l'obligation de
- Annuler des projets existants
- refuser un travail que vous auriez pu faire autrement
- prendre un engagement excessif pour un travail que vous ne pouvez pas livrer à temps ou selon les normes requises.
Ce sont des scénarios potentiels qui coûteront de l'argent à votre organisation, mais qui peuvent être évités en surveillant la disponibilité des ressources.
Présentation de la solution de gestion des ressources
Du point de vue de la gestion de projet, la réussite de tout projet dépend de la capacité de votre organisation à optimiser les ressources disponibles. Pour que les projets soient réalisés dans les délais et selon les normes requises, un bon logiciel de gestion des ressources est crucial.
De nombreux chefs de projet apprennent que les solutions de gestion des ressources coûteuses et à grande échelle ne sont pas la bonne option lorsqu'il s'agit de gérer et de planifier les ressources. Et ceux qui utilisent des feuilles de calcul Excel constatent qu'ils ne disposent pas des analyses et des prédicteurs en temps réel dont ils ont besoin pour faire face aux aléas et aux complexités de la gestion d'un projet réel.
Ce qu'il faut, c'est une solution rationalisée et intelligente, capable de prévoir et de prédire la disponibilité des ressources et de répondre à toutes les exigences en matière de planification et de visibilité précises.
Une solution très souple et adaptable
L'ajout et l'importation de données ne pourraient être plus faciles. Grâce à la possibilité de saisir directement des données et de s'intégrer en douceur aux outils de gestion des ressources existants, vous pouvez être rapidement opérationnel.