 |
| Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique des documents et comment peut-il aider votre entreprise ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles. |
Soyons francs, la paperasse n'est pas une partie de plaisir. Personne n'aime avoir à trier des pages et des pages de documents et ceux-ci peuvent facilement se perdre. Lorsque vous démarrez une nouvelle entreprise, vous avez un million de choses à faire - vous assurer que vos documents papier ne se perdent pas devrait être le dernier de vos soucis. C'est là qu'un système de gestion électronique des documents vient à la rescousse. Idéalement, vous avez démarré votre activité en utilisant l'un de ces systèmes mais, si ce n'est pas le cas, il est possible de se convertir à ce type d'organisation. Continuez à lire pour savoir comment un système de gestion électronique des documents peut aider votre entreprise.
Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents (SGED) ?
Avant d'expliquer comment cet outil indispensable peut accroître l'efficacité et aider votre entreprise et votre flux de travail, commençons par définir ce qu'il est réellement. Un SGED est un logiciel qui organise et stocke pour vous différents types de documents sous forme électronique. Il s'agit d'une version électronique avancée d'un classeur. En utilisant un système de gestion électronique de documents, des milliers de fichiers peuvent être facilement gérés et stockés, ce qui permet aux utilisateurs de retrouver rapidement et facilement des documents en cas de besoin.
Comment fonctionnent-ils ?
Le processus d'un système de gestion électronique de documents fonctionne en trois étapes qui comprend :
1. Capture des documents et des données - Les documents peuvent être stockés en les capturant d'abord à partir de n'importe quelle source. Le plus souvent, les documents papier sont capturés par un scanner à haute vitesse. Ils peuvent également être obtenus à partir de courriels en enregistrant les pièces jointes. Des métadonnées sont généralement ajoutées à ces documents capturés afin de mieux les indexer sur un GED. Il peut s'agir de dates, de sujets, de mots-clés ou de tout autre système de classification pouvant être utile.
2. Stockage central des documents - Après avoir numérisé et indexé les documents, il est temps de les stocker électroniquement. Il est généralement important que ces documents électroniques soient accessibles à de nombreux employés pour permettre le partage des fichiers et la collaboration en temps réel. Un GED peut être configuré pour un accès sur site ou par le biais d'un stockage de documents dans le nuage, afin que les documents soient accessibles de n'importe où.
3. Récupération/distribution des documents - La troisième étape est la récupération des documents, de préférence au pied levé. C'est à ce moment-là que les métadonnées classées précédemment sont utiles. Les GED utilisent une fonction de recherche pour retrouver facilement un document afin de l'avoir sous la main le plus rapidement possible. La GED permet également le partage de fichiers par e-mail ou le téléchargement et le partage via une application pour une distribution facile.
Comment une GED peut-elle aider mon entreprise ?
Maintenant que nous savons ce qu'est une GED et comment elle fonctionne, voyons comment elle peut aider votre entreprise.
1. Il aide votre entreprise à fonctionner plus efficacement.
Le fait de devoir rappeler un client ou de le mettre en attente pendant dix minutes pour trouver un dossier n'est pas très utile en matière de gestion du temps. Il n'y a qu'un nombre limité de minutes dans une journée pour faire les choses, et la possibilité de trouver rapidement un document peut faire une grande différence.
Qu'il s'agisse d'une entreprise qui vient de démarrer ou d'une entreprise bien établie qui existe depuis 20 ans, il vous est sans doute arrivé de ne pas pouvoir trouver un dossier dont vous aviez absolument besoin. Cela aurait pu avoir des conséquences néfastes pour votre entreprise en termes de confusion entre les employés ou de perte d'argent et aurait même pu vous mettre dans l'embarras devant un client. Lorsque vous ajoutez automatiquement un dossier à un GED, vous pouvez le retrouver sans avoir à trier des piles de papier. La possibilité qu'un dossier papier soit perdu est éliminée.
2. Il permet à votre entreprise de faire des économies.
Comment une GED peut-elle vous faire économiser de l'argent ? Après tout, il s'agit simplement d'un classeur numérique, non ? Il y a plusieurs raisons pour lesquelles le stockage électronique des documents peut vous faire économiser de l'argent.
La première raison est que le classement et la récupération des dossiers papier prennent un temps précieux. Le temps que vous payez aux employés pour classer des documents peut être utilisé à meilleur escient et réorienté vers des tâches productives qui renforcent votre entreprise.
La deuxième raison est que vous aurez besoin de classeurs supplémentaires et de plus d'espace à mesure que votre entreprise se développera. Une GED élimine la nécessité d'acheter des systèmes de stockage physique coûteux.
3. Il protège votre entreprise.
Un GED est le moyen le plus sûr de stocker des fichiers - plus sûr que de les stocker dans votre courrier électronique ou sur votre disque dur et certainement plus sûr que des fichiers en vrac dans votre bureau. Nous connaissons tous les violations de données qui ont eu lieu ces dernières années et un GED est conçu pour la sécurité. Un GED dispose également d'une sauvegarde sur site si les copies physiques et numériques de vos fichiers sont détruites.
4. Il contribue aux bonnes pratiques de conformité pour votre entreprise.
Il est facile de respecter les bonnes pratiques de conformité lorsqu'on choisit de stocker ses fichiers dans une GED. Pour des raisons juridiques et de conformité réglementaire, il existe souvent un certain nombre d'années pendant lesquelles vous pouvez conserver des fichiers avant d'être obligé de les détruire. Il est facile de respecter ce délai lorsque vos fichiers sont stockés dans un SGED plutôt que dans un garage ou un entrepôt. Un GED peut également être configuré pour détruire automatiquement les fichiers qui sont datés au-delà d'une certaine période, ce qui garantit automatiquement la conformité de votre entreprise.
Alors que nous nous dirigeons de plus en plus vers le monde numérique, le besoin de dossiers physiques disparaît peu à peu. De plus en plus d'entreprises choisissent de se passer de papier, et ce pour une bonne raison : non seulement c'est meilleur pour l'environnement, mais le stockage de documents en ligne augmente également la productivité, la sécurité et les possibilités de collaboration. Un GED simplifie la gestion de votre entreprise et rend les employés et les clients beaucoup plus heureux.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).