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Le suivi et l'évaluation doivent être abordés dans le cadre de la planification du projet et intégrés à la mise en œuvre du projet et aux systèmes de gestion pour une efficacité maximale. Dans notre blog précédent, nous avons exploré les 5 phases du cycle de vie de la gestion de projet. Aujourd'hui, nous allons nous pencher sur les principales phases nécessaires à la réalisation d'un projet de suivi et d'évaluation. La méthodologie et le contenu du S&E doivent être pris en compte.
Les étapes clés d'un projet de suivi et d'évaluation
Voyons comment les principales étapes du suivi et de l'évaluation sont liées aux étapes clés du cycle de projet.
Étape 1 : Convenir du point de départ
Quel est le contexte pour établir le suivi et l'évaluation ? Idéalement, les décisions concernant le suivi et l'évaluation sont prises au début du programme. Le projet prévu et le contexte dans lequel il se déroulera peuvent n'avoir que quelques qualités de base. Il y a encore quelques décisions cruciales à prendre au début, notamment :
- Qui sont les principaux exécutants ?
- Qui sont les principaux bénéficiaires ?
- Qui finance la réforme et s'agit-il d'une intervention multi-donateurs ?
- Qui fournit les ressources pour le suivi et l'évaluation ?
- Y a-t-il des partenaires supplémentaires ?
- Qui a les compétences et est disponible pour entreprendre le travail de S&E dans l'équipe/l'organisation ?
Ces informations donnent le contexte dans lequel concevoir le suivi et l'évaluation.
Qui doit effectuer le suivi et l'évaluation ?
La responsabilité du suivi et de l'évaluation est répartie entre plusieurs sections au sein de nombreuses organisations multilatérales et bilatérales. Le personnel local du programme, en collaboration avec ses homologues des organisations partenaires locales, est normalement chargé du suivi continu. L'équipe locale est normalement chargée de l'examen des réalisations et des résultats immédiats, mais avec l'aide de consultants externes et de professionnels du suivi et de l'évaluation. Ceux-ci peuvent provenir du service d'évaluation local de l'organisation ou du service d'évaluation central.
L'équipe du programme, quant à elle, est chargée de s'assurer que ses systèmes de suivi et ses résultats d'évaluation offrent des preuves pour l'évaluation de l'impact, elle doit donc comprendre ce qu'est l'évaluation d'impact et comment elle est réalisée. Le gestionnaire de projet (GP) doit avoir le contrôle de ce qui est nécessaire à la mise en œuvre, ainsi que la capacité de démontrer ce qui a été fait, comment cela a été fait, ce qui a été mesuré et quels résultats ont été atteints. Les GP doivent également s'assurer que les évaluateurs et les évaluateurs d'impact seront en mesure d'accéder aux informations dont ils ont besoin sur le projet ainsi que sur un groupe de comparaison ou de contrôle. La responsabilité réelle de la conception varie d'un projet à l'autre et d'une organisation à l'autre. Le GP, quant à lui, doit être conscient des exigences du suivi et de l'évaluation et être capable d'intégrer et de traduire les exigences du suivi et de l'évaluation et de la gestion du programme.
Étape 2 : Identifier l'approche et obtenir un budget
La création d'une stratégie de suivi et d'évaluation est généralement un processus itératif qui implique de nombreuses itérations différentes de la stratégie. Le gestionnaire de programme ne sera pas en charge de toutes les tâches, mais il devra comprendre, influencer, et peut-être faire le choix final. Avant d'obtenir un budget et d'intégrer le tout dans un plan formel, il y a généralement six variables à prendre en compte dans la conception du suivi et de l'évaluation.
Établir un budget de suivi et d'évaluation
Le coût du suivi et de l'évaluation est de plus en plus préoccupant. Alors que les organisations de développement cherchent des moyens plus fiables de mesurer les résultats du développement, les préoccupations concernant les coûts et l'efficacité du suivi et de l'évaluation font surface. Le coût est souvent cité comme un obstacle à la réalisation d'efforts d'évaluation sérieux au-delà de la traditionnelle synthèse de fin de projet. L'idée est que les ressources consacrées au suivi et à l'évaluation seraient mieux utilisées pour l'intervention d'aide elle-même, afin de maximiser les avantages pour les personnes aidées.
Le budget global des activités de suivi et d'évaluation et leur portée pour chaque projet spécifique doivent être proportionnels au volume et à la portée de l'intervention humanitaire évaluée. Les projets plus importants et plus complexes impliquant un grand nombre d'entreprises et/ou de personnes auront généralement des systèmes de suivi et d'évaluation plus étendus et donc plus coûteux. De même, parce que de nouvelles méthodes doivent être développées, un projet innovant peut nécessiter des efforts et des ressources supplémentaires pour le suivi et l'évaluation. Une activité pilote, en revanche, peut nécessiter un travail de suivi et d'évaluation plus intensif sur une période plus courte afin de déterminer s'il convient de la "déployer" à plus grande échelle.
Quel montant faut-il allouer ?
Une fois que les composantes de la conception du suivi et de l'évaluation ont été déterminées, tout doit être chiffré et combiné dans un budget de suivi et d'évaluation. Cela aussi peut être un processus itératif. Le budget doit trouver un équilibre entre les ressources de S&E disponibles et les exigences du cadre et du plan de suivi et d'évaluation qui ont été élaborés.
Qui gère le budget ?
Le budget ne peut pas être administré en un seul endroit ou par une seule personne. Comme mentionné précédemment, plusieurs de ces tâches de suivi et d'évaluation (en particulier le suivi) font partie de la collecte de routine des données sur les activités et les résultats de la réforme et peuvent être effectuées par les partenaires ou l'équipe du projet. Pour assurer une collecte et un enregistrement précis et opportuns des données, des programmes informatiques ou des formations peuvent être nécessaires. Cet argent pourrait être utilisé à d'autres fins. Au lieu d'être financé par le programme, une évaluation d'impact peut être requise et payée par un seul donateur. Tous ces éléments doivent être pris en compte lors de la création d'un budget et des "règles empiriques" pour l'établissement des rapports.
Étape 3 : Mise en œuvre du plan de suivi et d'évaluation
Une fois que l'exécution d'un programme a été approuvée, l'étape suivante consiste à mettre les activités de S&E en action.
Le premier devoir sera de mettre à jour le cadre et le plan de suivi et d'évaluation, ainsi que de compléter un cadre de gestion du programme plus étendu, dans le but de :
- Refléter tout changement dans le calendrier initial.
- Identifier et assigner les tâches et responsabilités de suivi et d'évaluation aux responsables internes du suivi et de l'évaluation.
- Préparer les termes de référence définitifs pour tout consultant externe qui aidera au suivi et à l'évaluation, ainsi qu'une procédure et un calendrier de recrutement.
- S'assurer que les systèmes de rapportage du projet sont liés aux systèmes de suivi et d'évaluation, aux procédures de rapportage et à la documentation.
Quelles sont les tâches clés pour la mise en œuvre du plan de suivi et d'évaluation ?
Le chef de projet a des responsabilités spécifiques de mise en œuvre :
- Les responsables internes du suivi et de l'évaluation seront informés du plan global et de leur rôle essentiel dans les activités de suivi et d'évaluation.
- Choisir et informer des consultants externes pour aider aux évaluations périodiques.
- S'assurer que tout travail d'enquête de base est commencé.
- Si vous utilisez une technique de suivi et d'évaluation quasi-expérimentale, il est nécessaire de planifier l'identification et la constitution de groupes de contrôle, ainsi que la confirmation du principal groupe cible de l'activité de réforme.
- Mettre en place des systèmes de suivi pour saisir et enregistrer les intrants, les activités, les processus et les extrants.
- La collecte de données pour l'évaluation des produits et des résultats se fait régulièrement.
- Collecte régulière de données pour l'évaluation des effets.
- Examiner et mettre à jour le cadre logique.
- Mise en place de forums de parties prenantes.
- Identification d'autres parties qui pourraient être intéressées.
- Création d'une stratégie de communication.
Étape 4 : Analyser les résultats du suivi et de l'évaluation
Les données sont collectées au cours des activités de suivi et d'évaluation tout au long du projet ; l'analyse des données doit donc se faire en parallèle.
Si les responsabilités d'information et d'apprentissage du suivi et de l'évaluation doivent être remplies, il est nécessaire de mener une analyse continue et de débattre des résultats au fur et à mesure qu'ils sont fournis. Les outils nécessaires à l'analyse des données acquises lors des activités de suivi et d'évaluation seront déterminés par la méthodologie utilisée, les types d'instruments de collecte de données utilisés, ainsi que le volume et la nature des données recueillies.
Les données doivent être examinées pour divers groupes, comparées entre groupes et comparées dans le temps.
Une expertise externe peut être nécessaire pour l'analyse des données, à la fois en termes de conseils sur les outils à utiliser et sur la façon dont les données doivent être collectées et conservées, ainsi que pour effectuer l'analyse proprement dite une fois les données acquises. En plus des rapports de suivi et d'évaluation de routine réalisés dans le cadre de la gestion du projet, il y a généralement quatre ou cinq points dans un projet où les résultats doivent être analysés et rapportés.
Les points suivants sont les principaux points d'analyse et de rapport :
- Première étape du travail de base et de cartographie. Si un projet nécessite la réalisation d'une base de référence ou d'un exercice de cartographie, les résultats de ce travail doivent être examinés et rapportés dès que possible car ils créent une base importante sur laquelle le projet sera construit et détermineront souvent les activités qui seront réalisées et celles qui ne le seront pas.
- Phases pilotes ou travaux pilotes. Un projet peut comporter une phase pilote, au cours de laquelle quelque chose est testé auprès d'un petit groupe ou dans un domaine spécifique avant d'être "déployé" auprès d'un public plus large.
Là encore, il est essentiel que les données de suivi et d'évaluation de ce pilote soient analysées de manière approfondie et rapide, car les résultats seront utilisés pour guider l'évolution du projet.
- Examens évaluatifs à mi-parcours ou périodiques. Les principales conclusions du travail d'évaluation périodique, qui commence normalement autour de l'échéance à mi-parcours du projet, doivent être évaluées et rapportées en temps utile, car elles montrent si les résultats du projet sont atteints et si les questions de processus progressent. Les données de ces évaluations à mi-parcours permettent de s'assurer que le plan de suivi et d'évaluation pour analyser les résultats et l'impact du projet est toujours valable. Si les résultats préliminaires indiquent que le projet n'atteint pas ses objectifs, ou qu'il les atteint d'une manière inattendue, le plan de suivi et d'évaluation devra peut-être être revu et modifié dans le cadre des efforts d'évaluation finale du projet. Cet examen des résultats du projet/programme est basé sur les objectifs et les indicateurs, les hypothèses et les chaînes de résultats, ainsi que les données et les informations recueillies par le biais d'un suivi axé sur les résultats.
- Évaluation de fin de projet. Il s'agit généralement de l'étude la plus approfondie, car elle combine tous les éléments ci-dessus tout en procédant à la collecte, à l'analyse et à la communication des données de fin de projet. Si les résultats doivent être traités et communiqués rapidement après la fin du projet, c'est le moment le plus important pour le travail de suivi et d'évaluation. Par conséquent, les ressources doivent avoir été mises en place et les tâches doivent avoir été bien gérées pendant cette période. Du personnel externe - des collègues du service central d'évaluation et/ou des consultants externes - sera toujours impliqué dans cette évaluation. Ne sous-estimez pas le temps qu'il faudra pour compiler les données et les résultats du suivi et de l'évaluation sommative.
- Évaluation post-projet. Parfois, après la fin d'un projet - un an ou plus après - il y a une disposition dans le contrat pour une révision avec l'accent sur l'effet Ceci est généralement fait par un professionnel au sein de l'organisation et/ou des consultants externes qui sont engagés pour faire le travail, développer l'analyse, et fournir les résultats.
Étape 5 : Communiquer les résultats du suivi et de l'évaluation
Bien que les résultats du suivi et de l'évaluation soient souvent communiqués par le biais des systèmes de gestion de projet, comme mentionné ci-dessus, il n'est pas rare qu'ils passent inaperçus, tant en interne qu'en externe. Ceux qui travaillent dans le domaine du suivi et de l'évaluation, en particulier dans les activités d'évaluation d'impact, consacrent souvent beaucoup d'efforts à la conception et à la mise en œuvre des systèmes de suivi et d'évaluation, mais négligent de se demander comment leurs résultats seront utilisés. Il est essentiel de mettre en place un bon plan de diffusion si l'on veut que la pratique du suivi et de l'évaluation remplisse à la fois ses responsabilités d'apprentissage et de preuve, et que ses résultats influencent la réflexion, la politique et la pratique du développement.
Comment assurer l'inclusion
Il doit y avoir une incitation permanente à la diversité et à l'inclusion qui fonctionne à chaque étape de la conception, de la mise en œuvre et de la gestion de la pratique du S&E d'un projet afin de garantir que les questions et les préoccupations relatives à la diversité et à l'inclusion sont examinées et traitées lorsque cela est possible.
Messages clés
- Dès le départ, le suivi et l'évaluation doivent être complètement intégrés au cycle du projet et aux systèmes de gestion du projet.
- Les GP doivent jouer un rôle important dans la conception et la planification du suivi et de l'évaluation.
- Les GP peuvent ou non être chargés de toutes les responsabilités en matière de suivi et d'évaluation.
- Dès le début du processus, identifiez les questions essentielles que le suivi et l'évaluation devront poser et auxquelles il faudra répondre.
- Avec les représentants des organisations partenaires, les jalons et les plans opérationnels doivent être élaborés en collaboration.
- Une communication efficace peut contribuer à renforcer le soutien à la réforme, à accélérer son acceptation et à assurer sa viabilité à long terme.