Pourquoi le suivi de projet et comment le mettre en œuvre avec l'intelligence artificielle ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique vous explique.

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Le suivi de projet joue un rôle essentiel dans la gestion de projet ainsi que dans les processus de prise de décision du chef de projet.

Cependant, il s'agit d'une méthode souvent négligée et utilisée uniquement pour répondre aux exigences d'un plan de gestion de projet. Mais s'il est mis en pratique, le suivi du projet peut aider les chefs de projet et leurs équipes à prévoir les risques et les obstacles potentiels qui, s'ils ne sont pas traités, pourraient faire dérailler le projet. Il permet de clarifier les objectifs du projet, de relier les activités aux objectifs, de fixer la cible, de rendre compte de l'avancement du projet à la direction et de la tenir informée des problèmes qui surviennent pendant la mise en œuvre du projet. Il soutient et motive la direction à achever le projet dans le respect du budget et des délais.  

Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi d'un projet consiste à suivre toutes les mesures liées au projet, y compris les performances de l'équipe et la durée des tâches, à identifier les problèmes potentiels et à prendre les mesures correctives nécessaires pour s'assurer que le projet respecte la portée, le budget et les délais fixés.  En termes simples, le suivi de projet consiste à superviser toutes les tâches et à garder un œil sur les activités du projet pour s'assurer que le projet est mis en œuvre comme prévu.

Le processus de suivi du projet commence pendant la phase de planification du projet. Au cours de cette phase, il est important de définir à quoi ressemblera la réussite du projet et comment les objectifs peuvent être mesurés à l'aide d'indicateurs de performance clés ( ICP ).

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantages aux organisations la planification des activités du projet selon une structure quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle, la gestion efficace des différentes équipes, le suivi de la progression du travail, la coordination transparente des équipes.

Pourquoi le suivi du projet est-il important ?

Lorsque les gestionnaires de projet prennent des décisions importantes sans données vérifiées, c'est comme s'ils se lançaient à l'aveuglette. Vos décisions seront basées sur très peu de preuves, voire aucune, et l'action risque de ne pas être très efficace et de n'être qu'une perte de temps et de ressources.  L'obtention d'une certification vous aidera à évoluer et à devenir un chef de projet orienté objet performant.  

C'est pourquoi il est important de suivre les projets avec diligence et d'utiliser les données recueillies pour prendre des décisions intelligentes. Voici quelques questions auxquelles le suivi de projet permet de répondre :

  • Les tâches sont-elles exécutées comme prévu ?
  • Ces tâches ont-elles des conséquences imprévues ?
  • Quelles sont les performances de votre équipe à une période donnée ?
  • Quels sont les éléments du projet qui doivent être modifiés ?
  • Quel est l'impact de ces changements ?
  • Ces actions vous conduiront-elles aux résultats escomptés ?

Les outils et technologies automatisés peuvent simplifier le processus fastidieux du suivi de projet. La plupart des chefs de projet ont déjà adopté des outils de gestion de projet pour déléguer les tâches et suivre leurs projets. Cependant, le suivi d'un projet est un processus complexe et il n'existe que quelques applications de gestion de projet capables de répondre aux besoins des chefs de projet en se concentrant sur les tâches individuelles et l'efficacité de l'équipe.

Types de suivi de projet :

Le suivi de projet peut être réalisé par le biais de :

  • Des réunions du personnel, qui peuvent être organisées sur une base hebdomadaire, mensuelle ou annuelle.
  • Les réunions des partenaires, les forums d'apprentissage ( discussions de groupe, enquêtes) ou les retraites.
  • Des examens participatifs par les parties prenantes.
  • des missions de suivi et de supervision qui peuvent être effectuées par le bénéficiaire lui-même, par un donateur ou conjointement.
  • Statistiques ou rapports d'avancement

Comment mettre en œuvre le suivi et le contrôle de projet dans les projets ?

Voici les étapes à suivre pour mettre en œuvre le suivi et le contrôle de projet (SCP) dans les projets :

1. Surveiller les paramètres de la planification du projet : Il faut surveiller les paramètres du projet tels que l'effort, le coût, le calendrier, l'échéancier, etc. Il est de la responsabilité d'un chef de projet de suivre ces paramètres tout en travaillant sur un projet.

2. Contrôler les engagements : En tant que chef de projet, vous devrez suivre les engagements des différentes parties prenantes du projet. Les parties prenantes peuvent être n'importe qui : les membres de l'équipe, la direction, les pairs, les vendeurs ainsi que les clients.

3. Surveiller les risques du projet : Il est important de garder une trace de tous les risques qui peuvent être impliqués dans le projet. Il existe différents types de risques qui peuvent être impliqués dans un projet, y compris le processus, les personnes, la technologie, les outils, etc.

4. Suivi de la gestion des données : Garder la trace de tous les éléments de configuration, ce qui inclut les logiciels, le matériel et la documentation du projet.

5.     Suivi de l'implication des parties prenantes : En tant que chef de projet, il est important que vous suiviez la manière dont toutes les parties prenantes sont impliquées dans le projet. Cela peut se faire par le biais de différents types de réunions, de rapports d'état, etc.

6. Gérer les revues d'avancement : Conduisez et gérez les revues d'avancement du projet à l'aide de différentes techniques, notamment l'avancement du travail des membres de l'équipe, les réunions avec le client, les revues des étapes clés, etc. Sur la base de ces activités, divers rapports d'état sont créés, qui sont également partagés avec les parties prenantes.

7. Gérer les actions jusqu'à la clôture : Sur la base de l'avancement du projet, il est important de prendre des actions correctives pour contrôler l'avancement du plan de projet.  Ces actions correctives sont ensuite suivies par les chefs de projet jusqu'à la clôture du projet ou jusqu'à ce que l'avancement soit sous contrôle.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de faire fonctionner ensemble la conception et l’exécution du projet.

Pourquoi un suivi de projet ?

Le suivi du projet a plusieurs objectifs. Il met en évidence les problèmes qui se produisent ou qui pourraient se produire pendant la mise en œuvre du projet et qui exigent des solutions pour une progression plus harmonieuse du projet. Un suivi efficace permet de savoir si les résultats escomptés sont atteints comme prévu, quelles actions sont nécessaires pour atteindre les résultats escomptés pendant l'exécution du projet, et si ces initiatives ont un impact positif sur l'exécution du projet.

  • Évaluer les résultats du projet : Pour savoir si les objectifs sont atteints et si les changements souhaités sont réalisés.
  • Pour améliorer la planification des processus : Elle permet de mieux s'adapter aux facteurs contextuels et de risque qui affectent le processus de recherche, comme les dynamiques sociales et de pouvoir.
  • Pour promouvoir l'apprentissage : Il vous aidera à apprendre comment les différentes approches de la participation influencent les résultats.
  • Pour comprendre les perspectives des parties prenantes : En participant directement au processus de suivi et d'évaluation, apprenez à connaître les personnes impliquées dans le projet de recherche. Comprenez leurs valeurs et leurs points de vue, et concevez des méthodes pour résoudre les conflits d'opinions et d'intérêts.
  • Assurer la responsabilité : Évaluer si le projet a été exécuté de manière efficace, appropriée et efficiente, afin de pouvoir en rendre compte.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, aide les organisations à gérer des projets beaucoup plus complexes, à obtenir une vue d'ensemble instantanée de l'état d'avancement du projet, des tâches associées et des délais correspondants.

3 façons de suivre et de replanifier un projet

On dit que les projets ne se déroulent jamais comme on l'avait prévu. Il faut donc être prêt à apporter des modifications si nécessaire. Vous pouvez également opter pour l'approche suivante en trois étapes :

1. Vérifiez et comprenez l'état d'avancement du projet : Avant de commencer à replanifier votre projet, vous devez être sûr de l'état actuel et du statut du travail. Il est utile d'organiser une réunion de toute l'équipe pour connaître les mises à jour du travail en cours, les tâches à venir et les problèmes. Reconnaissez également les étapes importantes lors de cette réunion.

2. Recherchez et gérez les exceptions : Restez à l'affût des exceptions telles que les risques, les problèmes et les demandes de changement. Les problèmes en suspens devront être résolus afin de lever les obstacles, et un plan d'atténuation des risques devra être élaboré.

3. Re-planifiez le projet : Vous avez une idée de la manière de replanifier le projet. Les étapes suivantes vous aideront à le faire :

  • Maintenez à jour les documents importants du projet, notamment la charte du projet.
  • Partagez le nouveau plan avec les actionnaires.
  • Réaffectez le travail en fonction de la demande. Communiquez avec les membres de l'équipe concernant les nouvelles affectations et envoyez-leur des rappels automatiques.
  • Si nécessaire, effectuez des changements sur le site du projet avec les rapports et les tableaux de bord mis à jour.
  • Suivi en temps réel des performances de l'équipe 
Grâce au suivi automatisé des tâches, vous pouvez suivre l'évolution de la situation, notamment ce sur quoi l'équipe travaille, quels membres de l'équipe sont bloqués sur une tâche ou quelles autres tâches doivent être effectuées pour faire avancer le projet.
  • Rapports d'état et de progression réguliers
 Il affiche le temps que l'assigné a passé sur une tâche et prédit combien de temps supplémentaire est nécessaire pour achever le projet entier afin que vous puissiez identifier les problèmes existants et faire des ajustements opportuns pour remettre les choses sur la bonne voie.
  • Fournir des recommandations et des suggestions
Le logiciel de suivi de projet peut estimer le pourcentage de réussite ou d'échec d'un projet. Il peut également prédire la probabilité que des tâches soient en retard ou ne respectent pas leur échéance et vous donner de précieux conseils sur la manière dont vous pouvez amener l'équipe à travailler ensemble pour éviter que cela ne se produise.
  • S'assurer que les actions recommandées sont mises en œuvre
  • Il est important que l'équipe sache clairement si des changements sont apportés au plan du projet.  
Conclusion
En conclusion, le suivi du projet est important pour faire fonctionner le plan de gestion du projet et atteindre les objectifs du projet. Il fait partie intégrante du projet et de la gestion du projet, et ne s'y ajoute pas. Compte tenu des données relatives à l'équipe, au projet et à la prévision des retards, les gestionnaires de projet peuvent personnaliser le plan de projet et traiter les problèmes avant qu'ils ne surviennent. Grâce au suivi de projet, vous pouvez identifier la manière la plus efficace de gérer vos ressources et évaluer en permanence l'état de votre projet, afin d'en assurer la réussite.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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