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En général, lorsque vous évaluez un logiciel RH, vous devez choisir entre une stratégie " meilleure de la gamme " avec des solutions ponctuelles pour les différentes fonctions RH - recrutement, paie, formation et développement, etc.
La raison d'être de la stratégie " meilleure solution " est que les fonctionnalités spécialisées et les caractéristiques plus avancées de ces solutions offrent des avantages qu'un système intégré ne peut pas offrir. C'est le cas, par exemple, d'un outil de recrutement spécialisé qui offre toute la gamme des fonctions dont vous pourriez avoir besoin, telles que le multipostage, le suivi des candidatures, la gestion des candidats, etc.
En revanche, avec cette approche, vous devrez peut-être développer des intégrations sur mesure entre ces systèmes ou les exploiter de manière isolée, ce qui entraînera la multiplication des ensembles de données.
Pour la plupart des gens, aucun de ces scénarios n'est attrayant. La question est donc de savoir si vos besoins sont si complexes que vous devez disposer d'un système spécialisé, ou si vous pouvez faire un compromis pour profiter des avantages considérables de l'intégration.
Il est également important de garder à l'esprit que les systèmes RH intégrés se sont améliorés dans tous les principaux domaines fonctionnels au cours des deux dernières années, de sorte que vous ne ferez peut-être pas autant de compromis qu'il n'y paraît à première vue.
Travailler avec un seul système peut faciliter la vie de votre département RH. Avant de décider de votre stratégie, vous devez donc évaluer soigneusement tous les avantages et les inconvénients. Cela signifie que vous devez prendre en compte l'impact de votre décision sur l'ensemble du service et de l'entreprise, et pas seulement sur un seul domaine, aussi unique ou complexe soit-il.
Pour vous aider, cet article présente cinq des avantages les plus importants qui découlent du choix d'une option intégrée :
1. Un gain de temps
Disposer de différents systèmes pour différents services peut être source de confusion et de difficultés pour vos employés. Les RH peuvent alors être amenées à répondre à un nombre croissant de questions de la part des employés sur les problèmes liés à ces différents systèmes, ce qui peut faire perdre un temps précieux à tout le monde et ralentir la productivité.
Avec un système intégré, vous réunissez tous les éléments, de sorte que les employés n'ont qu'à se connecter à un seul système pour consulter les informations clés (état actuel de la formation, données de paie, dates de congé, etc.
En outre, avec un système unique, les possibilités d'automatisation et de flux de travail sont beaucoup plus grandes, ce qui réduit le nombre d'interventions manuelles nécessaires pour mener à bien un processus. Cette fonctionnalité sera déjà intégrée au système, il n'est donc pas nécessaire de créer des interfaces complexes et coûteuses entre deux ou plusieurs systèmes disparates.
2. Il vous fournit un ensemble unique de données
Avec différents systèmes en place, vous risquez de reproduire les données, ce qui entraîne des solutions manuelles et des doublons inutiles. Un système intégré, en revanche, vous fournit un ensemble unique de données à jour, ce qui permet aux informations de circuler plus librement dans votre système - toute modification ou mise à jour doit être effectuée une seule fois et est ensuite cohérente pour tous les domaines. Là encore, il n'est pas nécessaire de recourir à des intégrations supplémentaires pour synchroniser les données au fur et à mesure des modifications apportées aux différents systèmes.
Pour vous donner un exemple simple, si le contrat d'un employé est résilié, les détails nécessaires sont saisis une seule fois et chaque domaine concerné est automatiquement mis à jour, au lieu que la tâche doive être répétée dans plusieurs systèmes.
3. Une précision accrue
Le fait que les données ne doivent être saisies qu'une seule fois dans votre système a l'avantage supplémentaire d'améliorer la précision de vos données. Avec des systèmes multiples, davantage de personnes doivent saisir davantage de données, ce qui multiplie les possibilités d'erreur humaine - et tous les problèmes qui en découlent.
Un système intégré, même s'il n'élimine pas complètement le risque d'erreur humaine, le réduit considérablement grâce à une saisie de données simplifiée et beaucoup moins importante, ce qui vous donne une plus grande confiance dans l'exactitude des dossiers de vos employés.
4. Il améliore considérablement le reporting et l'analyse
L'un des défis les plus courants auxquels sont confrontées les équipes RH est la quantité d'efforts nécessaires pour produire des rapports apparemment simples. La cause première est la qualité des données. Avec des systèmes disparates, la collecte, le nettoyage et l'agrégation des données est généralement un processus manuel. Il faut parfois plusieurs jours pour établir des rapports à l'aide de feuilles de calcul peu maniables et de formules compliquées.
La plupart des systèmes intégrés intègrent des outils de reporting et d'analyse, ainsi qu'un ensemble unique de données précises sur lesquelles travailler. Les rapports peuvent donc être générés en quelques clics, ce qui permet aux équipes RH de consacrer plus de temps à l'analyse des données, à l'identification des tendances et à la prise de mesures, plutôt que de perdre d'innombrables heures à manipuler des feuilles de calcul.
5. La conformité est facilitée
Les exigences réglementaires imposées aux professionnels des RH augmentent, avec l'introduction du règlement général sur la protection des données (RGPD), l'exemple le plus évident. Il y a beaucoup de nouvelles choses à faire, qui ne font que s'ajouter à une assiette déjà bien remplie.
Les systèmes RH intégrés aident les équipes RH à remplir bon nombre de ces nouvelles obligations, en minimisant à la fois la quantité d'efforts requis et le risque d'erreur. Ils automatiseront certains aspects des processus de conformité et fourniront une piste d'audit des activités de conformité. Il peut s'agir, par exemple, de fonctionnalités permettant d'assurer un suivi correct du consentement, de gérer rapidement les demandes d'accès des personnes concernées et de fonctionnalités de suppression pour se conformer au droit à l'effacement.
Les logiciels les plus performants offriront certainement un grand nombre de ces fonctions, mais imaginez que vous deviez reproduire ce processus sur plusieurs systèmes, sans compter les nombreux contrôles supplémentaires nécessaires pour garantir la conformité ? Un système intégré peut vous faire gagner beaucoup de temps et vous épargner bien des tracas, tout en vous protégeant d'amendes potentiellement paralysantes si les autorités de réglementation venaient à contrôler vos systèmes.
En résumé
Dans la plupart des cas, les systèmes intégrés offrent la meilleure solution globale pour les équipes RH. Même si vous devrez peut-être faire quelques compromis en ce qui concerne la richesse des fonctionnalités offertes par une solution de pointe, dans l'ensemble, un seul et même système vous facilite grandement la vie.
Bien sûr, il peut y avoir des exceptions lorsqu'une certaine fonction RH est très spécialisée et nécessite un logiciel très complexe. Mais en général, les petites et moyennes entreprises ne sont pas assez complexes pour justifier un tel niveau de fonctionnalités spécialisées.
Le fait est que de nombreuses organisations ont accordé une importance excessive aux fonctionnalités avancées fournies par les meilleures solutions, même si la complexité de leurs opérations ne le justifie tout simplement pas. Cela a conduit à un investissement important dans des solutions ponctuelles qui n'ont pas été récompensées par un avantage concurrentiel conséquent. En fait, cela a souvent augmenté la charge de travail des RH, ce qui signifie que le système est rarement utilisé.
Globalement, l'intégration améliore la précision, permet une plus grande automatisation, élimine les répétitions et garantit que tous les systèmes sont gérés de manière cohérente. Cela améliore la productivité et permet aux équipes RH d'apporter plus de valeur ajoutée grâce à des rapports plus précis et plus cohérents.
WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).