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Un système de gestion électronique de documents (GED) est un logiciel qui stocke et organise la documentation de manière centralisée dans un référentiel numérique. Parmi les types de GED, on trouve des solutions "auto-construites", des solutions propriétaires "sur site" et des solutions basées sur le cloud. L'objectif d'une GED est d'apporter des capacités de classement numérique structurées et sécurisées, la possibilité de découvrir et de contrôler toute la documentation que votre entreprise génère afin qu'elle puisse fonctionner efficacement. Une GED agit comme une source unique de vérité qui facilite la collaboration et permet à votre organisation d'économiser des coûts inutiles.
Qui a besoin d'une GED ?
L'anarchie documentaire est encore une source de perte de temps, d'énergie et de ressources pour de nombreuses organisations. La difficulté de trouver et de partager des documents est toujours l'un des principaux irritants et défis de la vie quotidienne de nombreux travailleurs. Mais pour certaines entreprises, c'est un véritable obstacle à la conquête de nouveaux marchés et à une expansion efficace. De mauvaises procédures d'émission et de contrôle des documents peuvent les empêcher de se conformer à des normes comme ISO 9001 et ISO 13485. Parallèlement, une structure de sécurité inadaptée à la sensibilité des données que vous contrôlez peut entraîner des failles dans le système, avec de graves répercussions sur le plan commercial et sur la réputation de l'entreprise.
La plupart des outils d'archivage numérique (comme un simple Google Drive) peuvent apporter des avantages immédiats à une entreprise en pleine croissance en structurant votre stockage de manière plus raisonnable et en ayant accès à des zones partagées pour la coopération documentaire. Mais ils ne sont pas tous conçus pour faire face à tous les types de défis commerciaux - ou pour " grandir " dans ces défis avec vous.
Comment choisir la bonne GED
Quels sont les critères à prendre en compte pour choisir un système de gestion électronique de documents (GED) ? Cela dépend des degrés de maîtrise, de coopération et de souplesse que vous souhaitez atteindre.
Cependant, il existe deux caractéristiques essentielles de la GED que vous devez toujours rechercher :
1. Des flux de travail simples à configurer
Vous pouvez faciliter la collaboration (même à distance) et vous assurer que toute votre équipe, où qu'elle soit dans le monde, travaille sur le bon document et la bonne version. Un bon SGDE comportera des processus d'approbation et des contrôles de révision pour rationaliser le flux de travail et garantir la productivité de votre équipe.
2. Contrôle intuitif des versions des documents
Toutes les révisions et ébauches d'un document doivent être capturées et gérées avec précision. Vous devez être en mesure d'utiliser le contrôle automatique des versions des documents et l'audit sur différents appareils. L'ensemble de l'équipe doit avoir accès à des informations actuelles et précises, car cela garantira la sécurité de votre documentation et maintiendra l'intégrité des données.
6 questions pour vous aider à choisir le bon système de gestion électronique des documents
1. Dois-je le faire moi-même ?
L'un des premiers choix auxquels vous pouvez être confronté est de choisir entre l'installation d'une solution de GED tierce spécialement conçue et une approche de type "DIY" (en utilisant des applications de partage de fichiers comme Google Drive, Dropbox ou Box).
Les plateformes de partage de fichiers comme Google Drive ou OneDrive offrent des capacités de collaboration et de gestion de documents multiplateformes décentes et conviviales. Elles sont faciles à mettre en place et peuvent être "peu coûteuses" ou "gratuites" (du moins, au début). Cependant, ils peuvent aussi rapidement devenir inadéquats pour une entreprise en pleine expansion confrontée à des exigences complexes en matière de contrôle et de stockage des fichiers.
C'est particulièrement vrai pour les entreprises qui génèrent et collaborent sur des volumes croissants de documentation technique dans différents formats, ou qui accumulent des données sensibles sur leurs clients.
2. SharePoint est-il la solution ?
Pour ceux qui ont des besoins plus complexes, SharePoint peut sembler être un bon choix, car il vous permet de concevoir et de construire une solution qui répond précisément à vos besoins. Cependant, la création d'une solution SharePoint suffisamment avancée pour répondre à des besoins formels en matière de gestion documentaire nécessitera probablement un temps considérable de la part des développeurs et même l'assistance d'un spécialiste pour la conception, la mise en œuvre et la maintenance.
Par conséquent, pour développer votre propre système de gestion de documents, vous devez vous demander si vous pouvez le rendre assez sophistiqué et sécurisé pour vos objectifs à un coût réaliste. Et même si vous y parvenez, quel type de maintenance devra-t-il assurer pour rester opérationnel à long terme ?
Pour de nombreuses entreprises, le choix d'un système de gestion des données propriétaire spécialement conçu résout ces problèmes, en éliminant le casse-tête de la conception, du développement et du support du système. Cette option vous permettra de vous concentrer sur les tâches essentielles que sont la gestion de vos propres produits et le service à vos clients.
3. Sur site ou en mode cloud ?
Une solution de gestion documentaire tierce peut vous offrir des fonctionnalités de GED hautement sécurisées, configurables et sophistiquées tout en vous déchargeant du casse-tête des spécifications et du développement. Mais faut-il choisir une installation sur site ou une solution SaaS en mode cloud ?
Les solutions sur site exigent que vous utilisiez vos propres serveurs et votre propre stockage, ce qui signifie que vous devrez toujours effectuer votre propre maintenance. Mais vous pouvez, peut-être, être plus sûr que toutes vos données sont en sécurité et sous votre contrôle. Parmi les inconvénients, citons les coûts initiaux élevés et le temps d'installation et d'apprentissage.
De manière générale, les solutions basées sur le cloud sont plus souples et plus flexibles. Mais si vous utilisez une solution basée sur le cloud, comment est-elle configurée ? Bénéficiez-vous d'un service dédié tel qu'un serveur privé virtuel ou partagez-vous des ressources ? Les fichiers sont-ils cryptés lorsqu'ils sont en transit ? Qu'en est-il de la sécurité du centre de données, de la sauvegarde et de la redondance ?
Quelle que soit la solution que vous choisissez, si vous vous assurez qu'elle est conçue pour vous aider à stocker et à traiter les informations conformément aux normes rigoureuses de la norme ISO 27001, vous aurez la certitude que l'entreprise avec laquelle vous traitez est capable d'assurer les plus hauts niveaux de sécurité des données.
4. Avez-vous besoin d'une gestion ou d'un contrôle des documents ?
Il s'agit d'une distinction importante, qui touche au cœur de ce que vous pouvez exiger de votre GED. La gestion des documents est une affaire de facilité et de souplesse dans le stockage, la localisation, la mise à jour, le suivi et le transfert des documents. La maîtrise des documents consiste à mettre en place des priorités d'accès, une sécurité, des capacités d'audit, une gouvernance des versions, un protocole de révision, d'approbation et d'émission. Toutes les organisations n'ont pas besoin d'atteindre les plus hauts niveaux de contrôle des documents - le genre de niveaux qu'une entreprise aérospatiale ou pharmaceutique pourrait être tenue de respecter - mais beaucoup auront besoin de plus que ce qu'une solution Google Drive de base peut supporter.
5. Ai-je besoin que mon GED soit évolutif ?
Ces considérations devraient inclure bien plus que la capacité d'étendre l'espace de stockage ou d'ajouter des sièges à un coût raisonnable. Il s'agit de pouvoir répondre à des exigences plus complexes en matière de traitement des documents avec les bons outils au bon moment pour votre entreprise. Lors de la création de votre entreprise, vous pouvez simplement avoir besoin d'un dépôt sécurisé et interrogeable et d'un espace de collaboration pour que vos équipes commencent à travailler collectivement sur des idées. Mais au fur et à mesure que ces idées se transforment en plans commerciaux réels, en opportunités et en échéances, vous pouvez avoir besoin que votre SGD fonctionne davantage comme un système de gestion de la qualité. Pour ce faire, vous aurez peut-être besoin d'outils plus sophistiqués de contrôle des documents et de "contrôle des phases", ou encore de la possibilité de produire des "fichiers techniques" vérifiables répondant à des spécifications précises.
Le choix d'un système de gestion documentaire capable de s'adapter à la complexité de vos besoins peut vous éviter de vous enliser dès le départ dans des exigences de documentation conçues pour des entreprises plus grandes et mieux établies. Mais il peut aussi vous donner la possibilité de mettre en place rapidement une approche plus contrôlée lorsque vous commencez à penser à obtenir la certification ISO ou à prouver votre conformité aux réglementations.
6. Le coût m'inquiète-t-il ?
Bien sûr. Mais sachez que les solutions les moins chères peuvent exiger des compromis en matière de contrôle des documents et d'évolutivité, tandis que les meilleures solutions les plus chères peuvent entraver votre agilité à des moments cruciaux de l'évolution de votre entreprise.
Les solutions soi-disant bon marché comme Dropbox et OneDrive peuvent rapidement devenir coûteuses lorsque vous passez à leur version Entreprise, car vous devez ajouter des sièges et davantage de stockage. Dans le même temps, les efforts que vous déployez pour trouver des solutions de contournement pour les solutions génériques - afin que les signatures numériques et autres intégrations fonctionnent comme vous le souhaitez - peuvent alourdir vos frais généraux.
Mais le coût des meilleurs logiciels de gestion de la qualité peut être vraiment prohibitif pour les entreprises en phase de démarrage : les contrats de trois ans minimum à plus de 10 000 euros par an ne sont pas rares. De plus, le type de procédures opérationnelles normalisées et de processus de contrôle des documents qu'ils peuvent vous demander de mettre en œuvre peut ne pas convenir à une entreprise en plein mode d'idéation.
Conclusion
Il est fréquent que les décisions en matière de GED soient prises en fonction de ce qui semble le plus facile à réaliser rapidement et à moindre coût - pour que les organisations se rendent compte des limites de leurs choix par la suite. D'autres choisissent les solutions les plus robustes et les plus rigoureuses qu'ils peuvent trouver (pour les bonnes raisons), pour se sentir ensuite freinés par leur manque de souplesse lorsque les réalités commerciales se font sentir.
La création d'une liste d'exigences (les éléments qu'un produit doit avoir, devrait avoir, pourrait avoir et n'aura pas encore) vous aidera à hiérarchiser ce qui est important pour vous maintenant tout en pensant à ce qui deviendra significatif à l'avenir. Les démonstrations et les essais de solutions de GED potentielles sont également un bon point de départ. Ils peuvent vous aider à déterminer ce dont vous avez réellement besoin et ce avec quoi vous pouvez travailler.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).