décembre 2021

6 éléments à prendre en compte lors de l'achat d'une technologie de Gestion des Ressources Humaines (GRH), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
 6 éléments à prendre en compte lors de l'achat d'une technologie de Gestion des Ressources Humaines (GRH), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Lorsque vous investissez dans une technologie RH, il est important de tenir compte du secteur et de la taille de l'entreprise. Votre SGRH doit être à la fois un système de gestion de la paie, un système RH complet, une application SGRH pour mobile, un logiciel SGRH en ligne pour ordinateur de bureau et doit également fournir d'autres solutions RH.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de créer des programmes de formation, de personnaliser les plans d'apprentissage et les parcours professionnels et de mettre en place des mentorats.

En tant que recruteur, il est important d'investir dans la technologie RH, afin que vos fonctions RH soient transparentes et efficaces. Mais en tant que responsable du recrutement ou propriétaire d'une entreprise, vous pouvez avoir du mal à trouver la technologie qui répond à vos besoins. Dans votre recherche, vous pouvez tomber sur de nombreux sites Web qui couvrent presque tous les autres aspects des RH, mais qui omettent parfois de parler de la technologie RH. Nous avons donc pensé qu'il serait utile de dresser une liste des éléments à prendre en compte lors de l'achat d'une technologie RH. Il ne s'agit pas d'une liste exhaustive, couvrant tout ce à quoi vous pouvez penser, mais c'est une liste qui vous permettra au moins de commencer.

Lorsque vous investissez dans une technologie RH, il est important de tenir compte du secteur d'activité et de la taille de l'entreprise. Vous devez également garder à l'esprit les points suivants : quand l'acheter, où l'acheter et quand ou à quelle fréquence le remplacer. En outre, votre SGRH doit être à la fois un système de gestion de la paie, un système RH complet, une application SGRH pour mobile, un logiciel SGRH en ligne pour ordinateur de bureau et doit fournir d'autres solutions RH

Le choix de la technologie RH diffère d'une entreprise à l'autre en fonction du type et de la taille de la main-d'œuvre. Par exemple, le choix d'une technologie RH pour une équipe de 50 employés débutants est différent de celui d'une équipe de 50 responsables de produits et autres. En outre, le nombre et le type de technologies nécessaires évoluent également en fonction de l'effectif.

Cela dit, quels que soient le secteur d'activité et la taille de l'entreprise, il existe certaines lignes directrices pour l'achat de logiciels RH qui ne doivent pas être ignorées.

Voici une liste de six éléments importants à prendre en compte lors de l'achat d'une technologie RH :

1. Auto-évaluation de l'état actuel

2. Donner la priorité aux fonctionnalités et à la personnalisation

3. Comprendre les besoins de la plate-forme technologique

4. Déterminez le type de formation des utilisateurs qu'ils proposent

5. Vérifiez soigneusement leurs plans de mise en œuvre

6. À la demande ou sur site ?

- Auto-évaluation de l'état actuel

En tant qu'entreprise, vous devrez vous poser les questions suivantes :

1. Est-ce la première fois que vous mettez en œuvre une technologie RH ou s'agit-il d'une mise à niveau du système existant ?

2. Quel est le budget alloué à cette technologie ?

3. L'équipe d'employés, y compris les managers et l'équipe RH, est-elle suffisamment compétente en matière de technologie ?

Une fois que vous aurez les réponses à ces questions, vous devrez peut-être créer un résumé de l'infrastructure et de la technologie actuelle employée, le cas échéant, avant de prendre une décision. L'étude de l'infrastructure vous aidera à déterminer si elle est en mesure de supporter la technologie envisagée sans modifications supplémentaires.

- Priorité aux fonctionnalités et à la personnalisation

Il s'agit d'un point essentiel dont il faut prendre grand soin. Parfois, nous sommes enthousiastes à l'idée de mettre en place une nouvelle technologie pour notre entreprise et, par conséquent, nous identifions de nombreuses fonctionnalités que nous pouvons vouloir intégrer. Et même si la technologie que vous achetez est capable de tout faire, cela ne signifie pas nécessairement qu'en tant qu'organisation, vous en avez vraiment besoin. Comme toute technologie est coûteuse, vous devez donner la priorité aux fonctions dont votre entreprise a besoin plutôt qu'à celles qui sont agréables à avoir.

Voici quelques fonctionnalités auxquelles vous devez absolument penser :

1. Connexion unique ou multiple (en fonction de l'utilisateur ou du nombre de personnes qui l'utiliseront)

2. Réactivité mobile

3. Accès en temps réel

4. Stockage des données

Outre les fonctionnalités, renseignez-vous sur la personnalisation. Il est important de savoir quel degré de personnalisation est possible et quel degré de personnalisation est nécessaire pour votre entreprise actuellement.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'automatiser le traitement des fiches de présence, les demandes d'emploi et les demandes de congés.

- Comprendre les besoins de la plate-forme technologique

En tant qu'organisation investissant dans la dernière technologie RH, vous voudrez obtenir de chacun de vos fournisseurs potentiels des informations sur le type d'infrastructure technologique nécessaire à votre nouveau système. Il est extrêmement important que la technologie que vous intégrez soit absolument compatible avec les systèmes RH et non RH existants. Prenons cet exemple : vérifiez si le nouveau système RH est compatible avec tous les navigateurs Internet. Effectuez tous ces tests de compatibilité pour être sûr avant de finaliser le projet.

- Déterminez le type de formation qu'ils dispensent aux utilisateurs

La technologie n'est pas à la portée de tout le monde. Lorsque vous achetez une technologie pour votre entreprise, il est essentiel que vous receviez une formation à cette technologie non seulement au début, mais aussi plus tard. Cette formation doit être dispensée non seulement à l'équipe des RH de l'entreprise, mais aussi à tous les responsables et employés. Un soutien à la formation serait nécessaire à tous les niveaux. Le matériel de formation dispensé devrait être mis à disposition sous différents formats, comme des forums communautaires, des articles numériques, des webinaires, etc. L'équipe de soutien du système de gestion des ressources humaines (SGRH) doit offrir une formation pour des choses comme :

1. La Gestion de la Paie

2. L'intelligence artificielle dans les RH

3. SGRH en ligne

- Vérifiez soigneusement leurs plans de mise en œuvre

La mise en œuvre d'une nouvelle technologie au niveau de l'entreprise n'est pas une sinécure. Si cela peut être facile pour les personnes qui travaillent dans le domaine de la technologie, il n'en va pas de même pour celles qui ne sont pas issues du milieu informatique. Outre la question évidente du temps qu'il faudra pour mettre en œuvre le nouveau système RH, il faut également se poser d'autres questions, comme celles-ci :

1. Quel niveau et quel type de soutien le fournisseur offre-t-il ?

2. Pour les mises en œuvre plus complètes, y aura-t-il une équipe à plein temps pour superviser la mise en œuvre du nouveau système ?

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- À la demande ou sur site ?

Traditionnellement, les gens optent pour des logiciels sous licence sur site. C'était autrefois la méthode de déploiement la plus recherchée pour les produits technologiques, tels que les technologies RH. Mais aujourd'hui, avec l'engouement pour le déploiement dans le nuage, on opte rigoureusement pour cette méthode à la demande. Elle est également devenue une tendance grâce à des caractéristiques telles que des paiements mensuels faciles, l'absence de mise à niveau, l'accessibilité de n'importe où, etc.

En tant qu'entreprise investissant dans un logiciel RH, vous devez comprendre le type de technologie que vous achetez ainsi que ses avantages et inconvénients avant de prendre votre décision.

L'achat d'un logiciel peut sembler simple en théorie. Mais, il peut s'avérer plutôt pénible. De la compréhension de la documentation marketing du fournisseur à la sélection du produit ou de la technologie qui convient le mieux, cette activité prend beaucoup de temps. En plus de la recherche pour trouver la technologie dont vous avez besoin, vous devrez également vous assurer que ce que vous choisissez est bon et qu'il peut naviguer à travers les changements dans l'entreprise ou dans la façon dont votre secteur fonctionne, au moins dans un avenir proche. 

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce que la détection des risques dans la conduite de projets et programmes? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Si vous cherchez  "pourquoi les projets échouent", vous obtiendrez plusieurs raisons pour lesquelles les plans de travail des projets échouent et comment les éviter. Un grand nombre de ces raisons sont d'ordre procédural et concernent la définition du champ d'application, la méthodologie et la communication, par exemple, mais il existe un thème commun : un processus d'identification des risques inadéquat.

La mauvaise gestion des risques n'est pas seulement un problème qui touche les grandes entreprises. Les petites entreprises sont sujettes aux mêmes types d'erreurs et à leurs conséquences, qui peuvent être tout aussi (sinon plus) catastrophiques pour elles. L'identification des risques liés aux projets n'est pas réservée aux entreprises, mais constitue une pratique qui devrait être au cœur du modus operandi de toute entreprise.

Qu'est-ce que la gestion des risques ?

La gestion des risques est le processus d'identification, de suivi et de gestion des risques potentiels qui peuvent avoir un impact sur la santé et la réputation d'une entreprise. L'analyse et la gestion des risques est un processus qui permet de comprendre et de gérer de manière proactive les événements à risque individuels et le risque global, optimisant ainsi le succès en minimisant les menaces et en maximisant les opportunités et les résultats.

L'engagement approprié des parties prenantes et une approche disciplinée de l'identification et de la gestion des risques, un projet comportera un risque plus élevé d'échec.

La leçon à retenir est qu'il faut s'attaquer aux risques dès le début du projet et laisser les enseignements tirés guider les décisions relatives à la portée, au processus et aux ressources. Tenez compte des questions qui reviennent sans cesse dans les projets, comme le risque lié aux contrats à prix fixe ou le risque lié à certaines périodes de l'année pour les clients. 

N'oubliez pas non plus que la gestion des risques n'est pas seulement un processus, mais aussi une question de culture .

Dans un registre plus élevé, il existe également des risques qui peuvent profiter à un projet. Par exemple, un changement potentiel dans la politique d'une organisation qui supprimerait la paperasserie et vous ferait gagner du temps. On parle généralement d'opportunités pour ces risques, et de menaces pour les risques négatifs. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, possède un processus d'identification et de gestion des risques centralisé et facilement accessible.

Quel est le cycle de vie et le processus d'identification des risques ?

En creusant un peu plus, nous trouvons l'identification des risques, qui est la première étape du processus de gestion des risques. Créez une liste de tous les risques et opportunités possibles auxquels vous pouvez penser. Si vous ne vous concentrez que sur les menaces, vous risquez de passer à côté de l'occasion d'apporter une valeur inattendue au client.

Remarquez comment la dernière partie de la définition plaide en faveur de l'inclusion de risques positifs dans votre planification.

Risques positifs dans votre planification : saisissez toutes les occasions de satisfaire les parties prenantes.

Alors, comment faire pour identifier les risques ? Il existe différents cadres pour cela et vous devez choisir celui qui correspond le mieux aux pratiques de travail et aux ressources de votre organisation. Si vous travaillez sur un projet simple ou au sein d'une petite organisation, cela peut s'avérer excessif, mais cela vaut néanmoins la peine d'être compris.

Considérons d'abord le contexte : dans un projet, le cycle de vie de l'identification des risques est un processus qui fournit les éléments clés d'un plan global de gestion des risques. Le processus d'identification des risques lui-même suit une structure définie et s'élabore progressivement à travers six étapes :

  • Spécification du modèle
  • Identification de base
  • Identification détaillée
  • Vérification croisée externe
  • Vérification croisée interne
  • Finalisation de la déclaration

Comment déceler les risques dans la conduite de projet

Par souci de concision, nous nous concentrerons sur les trois premières étapes car elles couvrent spécifiquement l'identification des risques (tandis que les autres étapes concernent la validation et la formalisation des résultats par rapport à la portée globale du projet).

Spécification du modèle

Il s'agit d'une déclaration de risque basée sur le retour d'information concernant les causes, les effets, les impacts, les zones de risque et les événements. Un modèle structuré vous aide à capturer ces informations de manière cohérente.

Identification de base

Répondre à deux questions sur les risques potentiels : pourquoi ou pourquoi pas nous et s'ils ont été expérimentés auparavant. La première peut être saisie via l'exercice d'analyse SWOT, tandis que la seconde est une déclaration, idéalement référencée à partir d'un projet post mortem ou d'une bibliothèque de leçons apprises.


Identification détaillée
Cette étape prend plus de temps que les précédentes, mais elle fournit les détails dont vous avez besoin pour évaluer correctement les risques. Le PMI identifie cinq outils à utiliser :
  • L'entretien
  • Analyse des hypothèses
  • Revue de documents
  • Technique Delphi
  • le remue-méninges.
Une fois ces étapes terminées, vous devrez classer les risques dans la prochaine étape, celle de la vérification croisée externe. 
La cinquième étape est la vérification croisée interne, qui consiste à faire correspondre les risques aux éléments correspondants de l'étendue des travaux. À ce stade, vous commencerez à vous faire une idée des éléments du projet qui sont plus risqués que d'autres, et des stratégies d'atténuation à adopter.

L'étape finale, la finalisation de l'énoncé, regroupe les résultats dans une série de diagrammes couvrant les zones à risque, les causes et les impacts.
Conseil : utilisez un outil comme de gestion de projets pour tenir un registre des risques couvrant l'ensemble de vos projets, auquel vous pourrez vous référer chaque fois que vous en lancerez un nouveau.

Exemple d'identification des risques

Comment élaborer un plan de gestion des risques

Considérez les risques que vous avez identifiés comme les éléments de base de votre plan de gestion des risques, qui comprend généralement les éléments suivants :
  • Identification des risques
  • Evaluation des risques
  • Attribution de la responsabilité du risque aux membres de l'équipe de projet
  • Réponses aux risques
  • Plan pour surveiller constamment les nouveaux risques et les traiter de manière appropriée.
Lorsque vous aurez terminé l'étape d'identification des risques, vous pourrez vous référer aux informations détaillées pour chacun d'entre eux afin de les évaluer, d'en attribuer la responsabilité et de déterminer les réponses.
Le travail ne s'arrête pas une fois que vous avez fait cela. Au fur et à mesure que le projet avance, vous devrez surveiller et identifier de nouveaux risques. L'appropriation des risques joue ici aussi un rôle important. Assurez-vous donc d'avoir défini des processus de communication et d'escalade. Cela nous amène à la question suivante : qui doit superviser les risques ? 

Qui doit superviser les risques ? 

Les grandes entreprises nomment des gestionnaires de risques au niveau de la direction et forment souvent des comités de risques composés de représentants de différents départements, qui rendent compte au PDG et au conseil d'administration. La gouvernance des risques des grandes entreprises est également régulièrement auditée par des parties externes.

Le modèle devient de plus en plus "léger" pour les petites entreprises, mais l'identification et la gestion des risques liés aux projets doivent toujours être une priorité.
Une bonne pratique consiste à attribuer des responsabilités dès le début d'un projet, en établissant une correspondance entre les rôles et les responsabilités. Voici à quoi cela pourrait ressembler pour les grandes organisations :

Sponsor du projet : Il a la responsabilité globale du projet et a une vue d'ensemble du plan de gestion des risques, qu'il approuve. 
Le chef de projet : Il a la responsabilité globale de la gestion des risques, y compris la communication et l'escalade. 
Propriétaire du risque : Il peut s'agir d'un membre de l'équipe du projet ou d'une partie prenante qui n'en fait pas partie mais qui est néanmoins propriétaire des risques individuels. 
Comité des risques : A une vue d'ensemble des risques pour chaque projet de l'organisation.

Dans les petites organisations, les chefs d'entreprise portent la casquette de sponsor de projet et sont moins susceptibles d'avoir un comité des risques. Les plus diligents couvriront les risques tout aussi efficacement en rationalisant le processus.


La gestion des risques est une composante essentielle et substantielle de la gestion de projet. Elle peut également s'avérer un exercice coûteux si l'on considère qu'elle peut absorber jusqu'à 20 % du temps total du projet.
Il est donc surprenant d'apprendre que de nombreuses grandes organisations s'appuient sur des outils dépassés comme des documents, des feuilles de calcul et des courriels pour gérer les risques. . Cela présente toutes sortes de risques si l'on y réfléchit. Combien de fois un fichier a-t-il disparu ou une ancienne version mise à jour et diffusée ?

En utilisant un outil de gestion de projet moderne, polyvalent et puissant, vous gagnez en efficacité et réduisez les risques en même temps. Voici comment :
  • Votre processus d'identification et de gestion des risques est centralisé et facilement accessible.
  • Vous pouvez concevoir des flux de travail pour faciliter les étapes de vos plans de gestion des risques.
  • Vous pouvez ajouter plusieurs niveaux de catégorisation et de marquage aux risques pour les rechercher dans plusieurs projets.
  • Vous êtes alerté des risques les plus critiques et les plus prioritaires. 
  • Vous êtes toujours à jour et pouvez exécuter des rapports en appuyant simplement sur un bouton.
  • Vous communiquez et collaborez en temps réel.
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Système de gestion électronique des documents (SGED) : Un guide complet, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Dans ce guide, nous expliquons ce qu'est un système de gestion électronique de documents (GED), ses caractéristiques communes et ses avantages pour les entreprises.

Qu'est un système de gestion électronique de documents (GED)?

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un SGED?

Pourquoi votre entreprise doit-elle utiliser un système de gestion des documents ?

Comment faire adopter votre solution de gestion de documents par l'ensemble de votre entreprise ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est conçu pour regrouper tous les fichiers (numériques et physiques) tels que les feuilles de présence, les demandes de congés payés, les reçus de dépôt direct, les contrats clients, les factures ou les reçus, etc. sous un même toit.

Comment votre entreprise gère-t-elle la multitude de documents et de papiers ?

Il n'est pas rare que les petites entreprises adoptent une approche moins structurée de la gestion des documents. Malheureusement, une telle approche " à l'année " de la gestion des documents peut causer un certain nombre de problèmes au sein de votre organisation. 

Selon le rapport de référence 2019 sur la gestion intelligente de l'information :

  • 86 % des employés interrogés rencontrent des difficultés pour localiser des dossiers de bureau spécifiques.
  • 46 % déclarent que la localisation des fichiers de bureau est difficile et prend du temps.
  • 83 % finissent par recréer un document existant parce qu'ils n'ont pas réussi à localiser l'original
  • 65% trouvent qu'il est difficile de vérifier, d'approuver et d'utiliser les fichiers et documents de bureau.

Ces problèmes peuvent entraîner une perte de productivité allant jusqu'à 21 %. 

Ce chiffre ne tient compte que des pertes monétaires réelles dues à une mauvaise productivité. Le coût est encore plus élevé si l'on prend en compte les pertes potentielles, comme les clients qui se désistent et les opportunités manquées).

Si vous n'avez pas une approche claire et standardisée de la gestion des documents, votre entreprise est probablement en train de perdre du capital et de laisser une tonne de revenus potentiels sur la table.

C'est pourquoi vous avez besoin d'un SGED ou système de gestion électronique des documents.

En quoi consiste un système de gestion électronique des documents (GED) ?

Un système de gestion électronique de documents, ou GED, est un système sur lequel les documents et les fichiers d'une entreprise peuvent être stockés, rappelés, gérés et utilisés si nécessaire.

Mais les caractéristiques d'un bon SGED ne s'arrêtent pas là.

Une GED complète remplit un certain nombre de fonctions, de la gestion des documents et du contenu à l'imagerie numérique et à la conversion des fichiers.

Jetons un coup d'œil rapide à certains des acronymes qui circulent dans le monde de la gestion électronique des documents.

  • EDRMS : Système de gestion des documents et des dossiers électroniques
  • EDMS : Système de gestion des documents électroniques
  • EDM : Gestion des documents électroniques
  • ERM : Gestion des documents électroniques
  • ERMS : Système de gestion des documents électroniques
  • DMS : Système de gestion des documents
  • DIP : Traitement des images numériques
  • ECM : Gestion du contenu de l'entreprise
  • RM : Gestion des documents
  • DM : Gestion des documents

Caractéristiques de la GED

Examinons maintenant de plus près certaines des fonctions clés à rechercher dans un système de gestion électronique de documents.

Notez que les systèmes de gestion électronique de documents diffèrent en termes d'orientation, chacun offrant des degrés variables de fonctionnalité dans certains domaines. Néanmoins, la plupart des systèmes modernes de gestion électronique de documents sont généralement dotés des fonctions suivantes.

Stockage des documents

À la base, un SGED agit comme une plaque tournante centralisée pour toute la paperasse qui entre et sort de votre entreprise.

Qu'il s'agisse de feuilles de présence, de demandes de congés payés, de reçus de dépôt direct, de contrats clients, de factures ou de reçus, les systèmes de gestion électronique de documents sont conçus pour regrouper tous les fichiers (numériques et physiques) sous un même toit.

Les fournisseurs de GED proposent généralement des niveaux de stockage différenciés pour les organisations dont les besoins varient. 

Il est important de penser à vos besoins futurs en matière de stockage lorsque vous choisissez une GED.

Capture de l'information

Les systèmes de gestion électronique de documents automatisent également le processus de capture de la documentation numérique et physique.

La capture de l'information numérique est assez simple : Le SGED reproduit les documents entrants en vue de leur stockage. Dans certains cas, ce processus peut impliquer la conversion des fichiers entrants dans des formats plus appropriés ou plus efficaces.

La capture d'informations physiques nécessite l'utilisation de la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) et de lecture optique de marques (LOM). Combinées à la technologie de numérisation en masse, les organisations peuvent capturer rapidement de gros volumes de documents manuscrits ou imprimés avec une quasi exactitude.

Les systèmes de gestion électronique de documents créent également des métadonnées pour les documents numériques et physiques lors de leur capture. Ces métadonnées fournissent des informations d'identification supplémentaires pour les fichiers individuels, telles que la date de création, la date des dernières modifications, et bien plus encore.

Structuration et indexation des documents

Lors de la capture d'un document ou d'un fichier, un SGED l'indexe selon une structure hiérarchique générée automatiquement.

Dans le cas le plus simple, il peut s'agir de créer des noms de fichiers séquentiels pour les documents d'une série (par exemple, fichier 001, fichier 002, etc.). La GED peut également automatiser ou rationaliser le processus de création d'arbres de dossiers navigables et intuitifs.

Toujours en ce qui concerne les métadonnées, votre GED doit indexer les fichiers en fonction de la manière et du moment où ils ont été utilisés. Cela permet de retrouver facilement les documents les plus utilisés ou les plus récents, ou les fichiers qui répondent à un certain critère.

Localiser et récupérer des documents

Plus vos fichiers sont indexés et stockés efficacement, plus il sera facile de les localiser et de les récupérer pour les utiliser. La plupart des GED rendent ce processus encore plus facile en fournissant des fonctionnalités de navigation et de recherche conviviales. 

En ce qui concerne la recherche de fichiers, il s'agit de naviguer dans les bonnes arborescences de dossiers. Cela signifie qu'une interface utilisateur intuitive est indispensable pour les GED modernes, ainsi qu'un système automatisé intuitif pour la structuration des fichiers, bien sûr.

Les fonctions de recherche sont de plus en plus avancées dans les GED, et ce à bien des égards. Là encore, les noms de fichiers, les métadonnées, etc. générés automatiquement permettent d'obtenir des résultats de recherche plus précis dans le système. Les fonctions de recherche de la plupart des systèmes de gestion documentaire prennent également en compte le contenu des fichiers lors de la recherche d'un terme interrogé.

En outre, de nombreux SGED utilisent désormais l'analyse sémantique pour comprendre la signification du contenu d'un document. Cela peut permettre à votre équipe de trouver facilement des documents, même si elle ne dispose pas d'informations spécifiques sur le document en question.

Octroi de permissions et blocage

Les documents qui entrent et sortent de votre organisation ne sont pas tous destinés à être vus par tout le monde dans votre entreprise.

Avec un GED, vous pouvez facilement définir des autorisations pour des fichiers individuels, ainsi que pour les fichiers qui répondent à certains critères. Certains peuvent ainsi permettre à des équipes de modifier un document donné, alors que le reste de l'équipe ne pourra que le consulter, et que d'autres ne pourront pas y accéder du tout.

Ainsi, vos équipes se concentrent uniquement sur les fichiers et les documents qui leur importent, et vous réduisez les risques de perte ou d'endommagement des fichiers par des personnes qui n'avaient pas besoin d'y accéder en premier lieu.

Communication et collaboration

Votre système de gestion électronique de documents doit permettre à votre équipe de communiquer entre eux à distance et de modifier les documents en collaboration.

En général, les SGED permettent aux propriétaires et aux gestionnaires de documents de s'envoyer des messages, de faire des commentaires sur certaines parties du document et de modifier le document si nécessaire. 

Vous pouvez également censurer ou masquer des informations pour des collaborateurs spécifiques en fonction de leurs autorisations et habilitations, ce qui leur permet de se concentrer uniquement sur les informations importantes pour leurs objectifs.

Il est essentiel que la GED que vous choisissez soit agnostique en termes de plateforme, car cela permettra à vos équipes de collaborer sur des documents à partir d'ordinateurs de bureau, de mobiles et de tablettes.

Versionnage

Au fil du temps, les différents documents de votre entreprise subiront un certain nombre de modifications.

Il est essentiel que votre GED conserve un enregistrement clair de ces modifications, et qu'il conserve également des copies de chaque version distincte du document tout au long de son cycle de vie. Les administrateurs doivent également être en mesure de revenir aux itérations précédentes d'un document en cas de besoin.

En outre, l'enregistrement des versions sert de preuve que certaines modifications ont été apportées à un moment précis (et que toutes les parties prenantes étaient d'accord avec ces modifications). Cela peut contribuer à atténuer la confusion ou les malentendus qui peuvent survenir entre les personnes concernées par le dossier en question.

Sécurité et conformité

Les GED modernes offrent un certain nombre de fonctionnalités visant à assurer la sécurité de vos données et à garantir leur conformité.

Comme nous l'avons mentionné, des fonctions telles que l'autorisation et la gestion des versions agissent elles-mêmes comme des sécurités. D'une part, elles minimisent les risques qu'un document tombe entre de mauvaises mains. Si un fichier est accidentellement consulté et modifié (ou, pire, supprimé), les gestionnaires seront facilement en mesure de récupérer le document dans sa forme correcte.

En ce qui concerne la conformité, de nombreuses lois et réglementations (HIPAA, GDPR, etc.) imposent aux entreprises de conserver un enregistrement de leurs documents du début à la fin. Ainsi, le versionnage, etc. ne se contente pas d'aider à fournir une preuve de conformité, il s'agit en fait d'un élément nécessaire de la conformité en soi.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, remplit un certain nombre de fonctions, de la gestion des documents et du contenu à l'imagerie numérique et à la conversion des fichiers.

Avantages de l'utilisation d'une GED

Sur la base des fonctions que nous venons d'aborder, vous pouvez probablement comprendre certains des principaux avantages de la migration vers un système de gestion électronique des documents.

Néanmoins, examinons un peu plus en détail comment, spécifiquement, un SGED peut permettre à votre organisation de prospérer.

Productivité et rentabilité accrues

Comme nous l'avons mentionné précédemment, la quantité de ressources consacrées à la capture, au stockage et à la récupération des données peut être considérable.

Comme la GED rend ces processus beaucoup plus faciles et plus efficaces, elle réduit le travail de terrain nécessaire. En retour, vous passerez moins de temps à localiser des documents importants et plus de temps à les utiliser à bon escient.

Ainsi, dès le départ, vous constaterez une augmentation de votre marge bénéficiaire. En fait, certaines entreprises estiment qu'elles réduisent jusqu'à 40 % les coûts liés à la gestion des documents.

Pour aller plus loin, vous pourrez réinvestir le capital économisé dans votre entreprise. Vous pourrez ainsi rationaliser vos processus, vous concentrer davantage sur l'innovation et améliorer le service et l'assistance à la clientèle. 

Tout cela, bien sûr, se traduit par des bénéfices et une croissance encore plus importants, et ce, dans un laps de temps encore plus court.

Meilleure adhésion aux processus

Sans un système centralisé sur lequel s'appuyer, il est difficile (voire impossible) de systématiser vos processus de gestion documentaire.

(Et, rappelez-vous : l'approche du " laisser faire " s'est avérée inefficace, même pour les plus petites organisations).

Cependant, un SGED convivial ne sera que cela : Un outil facile d'accès qui permet à vos équipes de suivre à tout moment les procédures opérationnelles standard et les meilleures pratiques de gestion des documents.

Dans certains cas, comme pour le nommage et l'indexation des fichiers, ce processus est presque automatique. En d'autres termes, pour suivre le protocole, il suffit de mettre le processus en marche et de laisser le système opérer sa magie. 

Dans des cas plus pratiques, votre logiciel de GED peut faire en sorte que l'utilisateur (vos employés) suive le chemin de moindre résistance lorsqu'il effectue certaines tâches.

Voici quelques exemples :

  • L'envoi des mises à jour de fichiers par l'intermédiaire de la GED, plutôt que par e-mail.
  • Création de nouvelles factures à partir d'un modèle défini 
  • Envoi et enregistrement des documents le long de la chaîne de commandement appropriée.

Vous avez tout intérêt à systématiser ces processus et d'autres encore, que vous utilisiez une GED ou non. Mais si vous le faites, ce sera beaucoup mieux pour les affaires.

Amélioration du partage des connaissances 

L'adoption d'un système de gestion électronique des documents vous permet de contrôler le flux d'informations au sein de votre organisation. À l'exception des restrictions liées aux autorisations, cela signifie généralement que les données et la documentation peuvent circuler librement d'une équipe à l'autre, ce qui facilite grandement le partage des connaissances. 

En raison de la nature centralisée d'un GED, vos employés auront toujours un accès immédiat à la version la plus récente de tout fichier dont ils pourraient avoir besoin. 

Il n'est donc plus nécessaire d'envoyer les fichiers dans les deux sens (ou d'attendre que cela se produise) après chaque modification ou changement. 

Au contraire, le fichier mis à jour est téléchargé sur le serveur en temps réel, ce qui signifie que votre équipe n'a jamais à attendre pour recevoir le bon fichier lorsqu'elle en a besoin.

Il convient également de mentionner que les GED modernes s'intègrent généralement bien aux outils et logiciels tiers. La communication et la collaboration, et donc le transfert de connaissances, s'en trouvent grandement facilitées, puisque les membres de l'équipe peuvent le faire directement dans l'interface de votre GED.

Amélioration de la préservation des connaissances

En plus de faciliter le partage des connaissances, la GED assure également la préservation des connaissances et des données de l'organisation au fil du temps.

En termes de conformité, cela renvoie à l'importance de la gestion des versions et de l'archivage. Une GED de qualité sera construite de manière à ce que vous deviez respecter les réglementations nécessaires simplement en utilisant l'outil. En revanche, si vous optez pour une solution moins systématisée, vous vous exposez à des violations potentielles à tout moment.

Un GED peut également vous aider à préserver les données organisationnelles après le départ d'un employé. Alors que les connaissances implicites et tacites sont plus souvent hébergées dans des bases de connaissances internes, les connaissances explicites (c'est-à-dire les informations tangibles contenues dans les fichiers et les documents) sont plus importantes pour les processus de gestion des documents. 

Fondamentalement, votre GED vous permettra de localiser, d'accéder et d'utiliser tous les documents que les anciens membres de votre équipe ont pu laisser derrière eux. Le reste de votre équipe pourra ainsi reprendre le flambeau là où il s'est arrêté et continuer à avancer dans la bonne direction.

Une assurance qualité garantie

Tout ce que nous avons évoqué jusqu'ici débouche sur un avantage majeur :

L'assurance qualité, pour votre équipe et pour vos clients.

Votre équipe peut travailler en toute confiance, sachant qu'elle a un contrôle total sur les fichiers avec lesquels elle travaille, tout en respectant les mesures de sécurité et de conformité appropriées. 

Pour vos clients, vous aurez également garanti la sécurité de leurs données, ce qui signifie qu'ils se sentiront également en confiance lorsqu'ils feront appel à votre entreprise.

De plus, l'optimisation de vos processus de gestion de documents aura un effet d'entraînement qui se répercutera sur l'expérience client en termes de rapidité et de réactivité. 

Parce que vous serez mieux à même de trouver, localiser et utiliser les documents selon les besoins, vous finirez inévitablement par servir vos clients plus rapidement et plus efficacement.

Obtenir l'adhésion de vos employés à un GED

Si vous n'avez pas encore fait grand-chose pour systématiser vos processus de gestion documentaire, il ne suffira probablement pas d'appuyer sur un bouton et de regarder votre équipe se mettre au travail.

Vous devrez plutôt sensibiliser vos employés à cette idée afin qu'ils soient en mesure de tirer le meilleur parti du changement à opérer.

Jusqu'à présent, nous avons vu comment l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents peut être bénéfique pour votre entreprise.

Mais ce qui est important à ce stade, c'est d'aider vos équipes et vos employés à voir en quoi cela leur sera bénéfique. S'ils ne comprennent pas comment un SGED leur permettra d'être plus productifs, d'être moins frustrés, etc., vous risquez d'être confronté à une certaine réticence lorsqu'ils l'adopteront.

Parlez des différences tangibles qu'un DMS (Système de gestion des documents) apportera à leurs opérations quotidiennes. Définissez les indicateurs clés de performance à atteindre, en étayant votre raisonnement par des études de cas d'organisations similaires ayant atteint des objectifs similaires. Répondez aux plaintes antérieures de votre personnel, en expliquant comment un SGED contribuera à résoudre le problème en question.

Plus vous serez en mesure de convaincre votre équipe des avantages de l'utilisation d'un SGED, plus il sera facile de passer aux étapes suivantes du processus. Obtenez leur adhésion au changement et commencez à les préparer à systématiser vos processus.

Renforcer et améliorer les processus de gestion documentaire au fil du temps

Une fois que vous aurez créé et optimisé vos processus de gestion documentaire, vous devrez veiller à ce que vos employés restent concentrés sur ces processus au fil du temps.

(Dans le cas contraire, ils risquent de revenir rapidement à l'"ancienne façon de faire les choses", ce qui rendra inutiles tous les efforts que vous avez déployés jusque-là).

Il est donc important de reconnaître et d'apprécier les efforts de vos employés, et de célébrer les réussites obtenues grâce à ces efforts. 

Cela peut se faire de manière plus structurée (par exemple, en soulignant la croissance de la productivité lors des réunions trimestrielles) ou de manière spontanée (par exemple, lorsqu'un responsable remarque qu'un employé fait preuve des meilleures pratiques absolues).

En plus de renforcer vos processus systématisés de gestion des documents, vous devriez également revoir vos processus définis au fil du temps. 

Vous et votre équipe pourrez ainsi identifier ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être complètement revu.

L'idée est de faire en sorte que votre équipe adopte pleinement des processus de gestion documentaire systématiques, au point que les "anciennes méthodes" appartiennent au passé.

Développer et systématiser les processus de manière collaborative

Il est important d'impliquer vos différents employés dans la création de vos processus de gestion systématique des documents.

La raison en est la suivante :

L'expérience et les connaissances que chacun d'entre eux apporte sont essentielles pour déterminer comment votre organisation doit aborder la gestion des documents en premier lieu. 

Ici, votre équipe peut glaner des informations précieuses auprès de votre personnel de base et de direction, telles que :

  • Ce que l'équipe fait actuellement (le cas échéant) en termes de gestion systématisée des documents.
  • Quels sont les processus de gestion des documents qui doivent être créés et/ou améliorés ?
  • Quel outil de gestion électronique des documents convient le mieux à votre organisation ?

Si la gestion des documents s'articule autour de processus similaires dans toutes les organisations, elle se présente de manière très différente d'une entreprise à l'autre.

Cela dit, vous devez garder à l'esprit les questions les plus urgentes pour votre organisation lorsque vous systématisez vos propres processus de gestion de documents.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, est un système sur lequel les documents et les fichiers d'une entreprise peuvent être stockés, rappelés, gérés et utilisés si nécessaire.

Déployez votre plan et intégrez vos employés progressivement

La systématisation de vos processus de gestion documentaire ne se fera pas en un clin d'œil.

Il faudra au contraire que toutes les personnes concernées y consacrent du temps et des efforts.

Il est donc essentiel que vous accordiez du temps à vos employés pour qu'ils s'efforcent d'adopter les nouveaux processus dans leurs activités générales. 

Cela signifie qu'il faut prévoir des sessions de formation, faciliter la co-création de matériel didactique et d'autres efforts de collaboration, et permettre une pratique simulée avant d'introduire les processus dans le "monde réel".

En outre, vos employés doivent avoir un accès libre à toutes les connaissances organisationnelles relatives à vos processus de gestion de documents

Des guides de procédures aux instructions pour les logiciels et autres équipements, vos équipes doivent toujours être en mesure de trouver les informations dont elles ont besoin pour approfondir leur compréhension de vos processus de gestion de documents.

Renforcer et améliorer les processus de gestion documentaire au fil du temps

Une fois que vous aurez créé et optimisé vos processus de gestion documentaire, vous devrez veiller à ce que vos employés restent concentrés sur ces processus au fil du temps.

(Dans le cas contraire, ils risquent de revenir rapidement à l'"ancienne façon de faire les choses", ce qui rendra inutiles tous les efforts que vous avez déployés jusque-là).

Il est donc important de reconnaître et d'apprécier les efforts de vos employés, et de célébrer les réussites obtenues grâce à ces efforts. 

Cela peut se faire de manière plus structurée (par exemple, en soulignant la croissance de la productivité lors des réunions trimestrielles) ou de manière spontanée (par exemple, lorsqu'un responsable remarque qu'un employé fait preuve des meilleures pratiques absolues).

En plus de renforcer vos processus systématisés de gestion des documents, vous devriez également revoir vos processus définis au fil du temps. 

Vous et votre équipe pourrez ainsi identifier ce qui fonctionne bien, ce qui doit être amélioré et ce qui doit être complètement revu.

L'idée est de faire en sorte que votre équipe adopte pleinement des processus de gestion documentaire systématiques, au point que les "anciennes méthodes" appartiennent au passé.

Conclusion de la GED

Il est indéniable qu'une approche ciblée de la gestion des documents est vitale pour votre entreprise, aujourd'hui et demain.

(Après tout, vous ne ferez qu'accumuler de plus en plus de documents au fur et à mesure que votre entreprise se développera, n'est-ce pas ?)

Si vous hésitez encore à vous lancer dans une solution complète de gestion de documents, nous vous proposons une alternative. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Impacts de la gestion électronique de documents (GED) sur les coûts, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Une gestion inadéquate des documents peut avoir de graves conséquences pour les entreprises. Parmi elles, on peut citer les pertes de documents et les pertes, les reprises, les amendes pour absence de documentation et les amendes pour documents en retard.

Lorsque l'entreprise ne met pas en œuvre une politique de gestion permettant de retracer le cycle de vie de toute la documentation organisationnelle, il est difficile de savoir quand certains documents peuvent être jetés ou lesquels doivent être conservés à des fins de preuve juridique et fiscale.

Mais quelles sont les conséquences financières de la gestion des documents ? Consultez notre article aujourd'hui et apprenez-en davantage !

Les risques d'une mauvaise gestion des documents

Réduire les coûts et augmenter la productivité, voilà ce dont rêve tout entrepreneur et ce qu'il souhaite réaliser au quotidien. Pourtant, la maturité de la gestion documentaire est encore peu adoptée dans les entreprises, impactant directement les résultats et la croissance des organisations.

Pour vous donner une idée, l'absence d'une gestion correcte - et complète - des documents entraîne les situations suivantes :

  • Les managers perdent en moyenne 1 mois, sur les 12 mois de l'année, à chercher des informations mal stockées et dans des dossiers désorganisés ;
  • Les professionnels passent 5 à 15% de leur temps à lire les informations contenues dans les documents, mais cela peut atteindre jusqu'à 50% du temps de recherche de ces documents ;
  • Les employés passent en moyenne 2 heures par jour à chercher des documents perdus ;
  • Au moins 2/3 des informations détenues par les entreprises sont obsolètes et peuvent être supprimées ou détruites ;
  • Un document est photocopié, en moyenne, 19 fois. Près de 40% des impressions sont inutiles                                                                                                                            

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, simplifie le processus de stockage des données, et le stockage hors site des données permet à votre entreprise de gagner un temps précieux.

Des dépenses avec des amendes

Lorsque l'entreprise ne maintient pas une gestion efficace des documents, elle s'expose facilement à des pertes. Parmi celles-ci, citons les amendes imposées par les autorités fiscales en raison de l'absence de documents (ou de la difficulté à les trouver).

De nombreuses entreprises ne savent pas non plus comment gérer correctement leurs informations numériques, en ouvrant inutilement des comptes bancaires en réseau et des comptes de messagerie. Il est important de savoir comment les gérer et tirer le meilleur parti de la technologie - en réduisant les coûts et en augmentant la productivité.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

Retravail

Les documents perdus, voire égarés, génèrent des reprises et, par conséquent, une baisse de la productivité. En outre, les employés perdent beaucoup de temps à indexer des documents physiques, qui pourraient facilement être traités par des opérations automatisées.

Avec une bonne gestion des documents, il est possible de standardiser l'organisation des dossiers, que ce soit par date, année ou autres spécifications. Cela élimine la difficulté de gérer les documents physiques qui peut entraîner la perte et la disparition d'informations importantes.

En utilisant les outils et systèmes appropriés, il est possible d'intégrer tous les secteurs de l'entreprise. Vous disposez de toutes les informations en un seul endroit, sans avoir à rechercher des dossiers isolés ou des fichiers numériques.

Coûts du self-stockage

Les entreprises produisent quotidiennement une grande quantité d'informations, qui occupent beaucoup d'espace physique pour le stockage. En outre, de nombreuses organisations sont obligées de louer un self-stockage pour y affecter toute la documentation. Cela génère des coûts plus élevés en termes de loyer, de maintenance et de personnel.

En maintenant la gestion des documents au format numérique, l'entreprise peut conserver toutes les informations en toute sécurité et dans le nuage. Toutes les données sont accessibles de n'importe où et à tout moment, sans utilisation excessive d'espace et sans dépenses plus importantes.

Le logiciel de gestion comme solution

La gestion des documents est l'une des pratiques les plus importantes pour éviter (voire éliminer) les coûts inutiles qui peuvent entraîner de graves pertes.

Il est nécessaire de traiter correctement l'immense quantité de documents physiques et électroniques. Mais en plus de cela, il faut compter sur l'aide de professionnels spécialisés dans ce domaine, avec des connaissances suffisantes pour définir une stratégie capable d'intégrer toute l'entreprise et de rendre accessible et organisée toute la documentation produite.

En choisissant les bons outils, l'entreprise peut rationaliser les coûts documentaires, optimiser les ressources et augmenter la productivité, ce qui se traduit par de meilleurs résultats.

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Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration de projets et programmes? Pourquoi est-il important pour votre organisation ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique, du développement de solutions de suivi-évaluation de projets et programmes, Suivi-Evaluation de Projets et Programmes, Gestion de projets et programmes, Définition des phases d’un projet, Gestion d’un projet par secteur d’activités, Intégration d’un plan de travail annuel, Classification des projets par activité, Gestion des partenaires de projets, Gestion des statistiques et tableaux de bord des projets, Gestion des taux d’avancement des projets et programmes, Gestion du planning des composantes de projets, Gestion des problèmes et risques rencontrés, Gestion des indicateurs de projets, Gestion des états d’avancement et statuts de projets, Répartition géographique des projets par zones, Gestion de fichiers et documents par projet, Gestion des réalisations sur les projets, Définition de prochaines étapes de projet, Gestion du budget par projet, Génération de Rapports sur les projets et programmes, Configuration des acteurs intervenants par projet, Paramètres de base du Suivi-Evaluation, Gestion du Cadre Logique (Objectifs Globaux, Objectifs spécifiques, Résultats, Activités des projets), Gestion des partenaires, Gestion des localités, Gestion des étapes de projets, Gestion des bénéficiaires d'un projet, Gestion des moyens utilisés par projet, Gestion des finances et budgets des projets et programmes, Agenda des activités (timesheet) par projet, Diagramme de Gantt des activités par projet. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Suivi-Evaluation, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Votre équipe vous a aidé à traverser la phase de planification du cycle de vie d'un projet. Toutes les ressources ont été alignées en fonction des tâches à venir. Leurs dates d'échéance sont fixées et tout le monde s'est mis au travail pour commencer la phase d'exécution.

Cette même équipe peut être confrontée à divers défis auxquels elle n'est pas encore préparée. Et si :

  • Votre client demande une modification qui change en plein milieu de l'exécution du projet ?
  • Votre équipe ne suit pas correctement le plan du projet, ce qui accroît les inefficacités ?
  • Toutes les parties prenantes sont toujours occupées et ne participent pas à l'exécution du projet ?

Il existe de nombreux obstacles qui peuvent entraîner des retards dans la réalisation d'un projet. Vos clients et les autres parties prenantes seront les premiers à subir les conséquences de ces retards. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de visualiser les jalons avec les membres de votre équipe, de planifier la stratégie d'exécution parfaite du projet, de garder toutes les équipes concernées dans la boucle, de partager des fichiers.

Le projet peut finalement échouer. Donc, avant de vous retrouver dans cette situation, il est temps de réfléchir à toutes les raisons possibles qui pourraient en être la cause. En voici quelques-unes qui sont courantes :

  • Un plan de projet imprécis,
  • Collaboration inefficace de l'équipe,
  • Vision imprécise du client.

Le manque de collaboration peut certainement conduire votre équipe à un tel scénario. Alors, comment faire pour que vos projets donnent les résultats que vos clients attendent ? 

Vous devez intégrer un logiciel de collaboration de projet qui vous aide à communiquer facilement les dernières mises à jour aux équipes internes et distantes.

Vous vous demandez peut-être "pourquoi un logiciel de gestion de projet collaboratif est important pour notre organisation". Mais avant de nous plonger dans cette tangente, comprenons d'abord ce qu'est un logiciel de collaboration de projet.

Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration de projet ? 

Il existe plusieurs définitions de logiciel de collaboration de projet que vous rencontrerez si vous effectuez une recherche.

  • Un logiciel de collaboration de projet est conçu pour aider les membres d'une équipe à communiquer toutes les mises à jour du projet qui les aident à atteindre leurs objectifs de projet dans les délais. Pourtant, un logiciel de gestion de projet en collaboration était auparavant défini comme "des processus de groupe intentionnels et un logiciel pour les soutenir."
  • Un logiciel de collaboration de projet est un outil qui permet le partage, le traitement et la gestion de fichiers et d'autres types de données entre plusieurs utilisateurs et/ou systèmes. Ce type de logiciel permet à deux ou plusieurs utilisateurs distants de travailler ensemble sur une tâche ou un projet. 
  • Un logiciel ou une plate-forme de collaboration de projet est une catégorie d'outils commerciaux qui ajoute toutes les larges capacités de réseau social aux processus de travail.  L'objectif d'un logiciel de collaboration est de favoriser l'innovation en incorporant la gestion des connaissances dans les processus d'entreprise afin que les employés distants puissent partager des informations et résoudre efficacement les problèmes de l'entreprise. 

Si nous devions donner la définition la plus simple d'un logiciel de collaboration de projet, elle serait la suivante :

Un logiciel de collaboration de projet est une plateforme qui rassemble des équipes de régions éloignées pour travailler en équipe sur une tâche ou un projet.

Types de logiciels de collaboration de projet

Avec autant d'options sur le marché, il existe différents types de logiciels de collaboration que l'on doit connaître avant de faire le bon choix.

Les types de logiciels de collaboration sont les suivants :

  • La communication
  • La coordination
  • Conférence

Tous ces outils de collaboration pour la gestion de projet font la même chose, mais de manière différente.

D'autre part, au lieu d'une large catégorisation, voici sept types principaux de logiciels de gestion de projet. Ce sont :

  • Le partage de fichiers
  • Partage de calendrier 
  • Messagerie instantanée
  • Vidéo-conférence
  • Stockage en nuage
  • Synchronisation de documents
  • Tableaux blancs

Cependant tous les types de logiciels susmentionnés peuvent faire partie d'un seul et même logiciel.

C'est là une des caractéristiques des logiciels de collaboration de projet. Il vous offre toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, ce qui facilite la collaboration avec vos équipes de manière instantanée.
Maintenant que nous savons clairement ce qu'est un logiciel de collaboration de projet, il est essentiel de comprendre les raisons qui rendent l'intégration de ce logiciel importante pour une organisation. Mais avant cela, discutons des principales caractéristiques des logiciels de collaboration de projet.

Caractéristiques des logiciels de collaboration de projet

Travailler avec des équipes à distance peut être très difficile et le plus difficile est de garder tous vos employés sur la même longueur d'onde. Même si vous disposez de 100% d'employés internes, il est impossible pour eux de savoir ce qui doit être fait et quand.
C'est pourquoi il est essentiel d'avoir toutes les informations clés du projet sur un seul tableau de bord. Par exemple, le logiciel de gestion de projet propose un tableau de bord unique qui vous permet de :
  • Voir qui travaille sur quoi
  • de suivre l'évolution du projet
  • de voir combien de temps chaque membre de l'équipe consacre aux tâches qui lui sont assignées
  • de vous assurer que toutes les échéances sont respectées. 
La gestion de tâches multiples est une tâche ardue. Tout d'abord, vous devez vous assurer que les membres de votre équipe comprennent les buts et les objectifs du projet, puis vous leur attribuez une tâche et leur donnez une échéance.


Dans une configuration manuelle, comment allez-vous vous assurer que tout sera livré à temps ?

Saviez-vous que, beaucoup de projets échouent parce qu'ils fixent des délais irréalistes (de moins d'un an), ce qui oblige les membres de l'équipe à se précipiter dans les phases du projet ?
Ainsi, lorsqu'il s'agit de délais, le plus important est la gestion des tâches. Cette fonctionnalité ne se limite pas au suivi et à l'affectation. Le logiciel de gestion de projet simple propose une gestion des tâches qui vous permet de :
  • créer des dépendances de tâches, en veillant à ce que les membres de votre équipe ne passent à une nouvelle tâche qu'après avoir terminé la tâche en cours.
  • de définir des autorisations de tâches afin que les membres autorisés de l'équipe reçoivent des notifications concernant les mises à jour du projet.
  • d'ajouter des commentaires sur les tâches afin de donner aux équipes un retour d'information et de tenir tout le monde au courant.
  • calendrier partagé
La visualisation des jalons est un autre obstacle auquel les membres de l'équipe sont confrontés lors de l'exécution d'un projet. C'est pourquoi il devient impossible de collaborer à l'achèvement du projet dans les délais impartis.
Avec un logiciel de gestion de projet collaboratif robuste, vous pouvez :
  • Visualiser les jalons avec les membres de votre équipe
  • Planifier la stratégie d'exécution parfaite du projet
  • Garder toutes les équipes concernées dans la boucle
  • Partage de fichiers
Pouvez-vous imaginer travailler sur des projets avec des documents papier pour chaque petite tâche ? Ne serait-ce pas un véritable casse-tête ?
À part cela, imaginons que vous utilisiez une plateforme de documents en ligne. Serait-il facile de séparer les documents en fonction des projets et de s'assurer que seules les équipes concernées ont accès à ces documents ?
Cela ne peut être réalisé qu'avec un logiciel de collaboration de projet qui offre le partage de fichiers. Avec l'aide de cette fonctionnalité, vous pouvez :
  • Partager les fichiers pertinents aux membres autorisés de l'équipe
  • garantir la sécurité des fichiers
  • Accéder, gérer et stocker plusieurs fichiers sur une seule plateforme.
  • Suivi du temps
Tout responsable souhaite savoir sur quoi travaillent les membres de son équipe, surtout s'ils ne respectent pas les délais. Cela devient un cauchemar de les suivre en permanence, eux et leurs produits livrables. Mais il existe aussi une solution à ce problème.
Un logiciel de collaboration pour la gestion de projets doté d'une fonction de suivi du temps peut résoudre tous vos problèmes. Il vous aide à :
  • Suivre le temps passé sur chaque projet/tâche
  • Comparer le temps passé sur une tâche avec le temps estimé qui devrait être consacré à cette tâche.
  • Respecter facilement les délais.
Raisons d'utiliser les outils de collaboration de projet dans votre organisation

Lorsque vous demandez "quels sont les avantages d'un logiciel de collaboration de projet", vous devez penser à l'organisation dans son ensemble. Examinons donc quelques-uns des avantages dont votre équipe et votre organisation peuvent bénéficier après avoir intégré cette solution logicielle dans votre processus de travail.

- Améliorer le travail d'équipe en augmentant l'engagement
Il est évident que le travail d'équipe est important pour que toute équipe de projet puisse fournir des résultats de qualité en temps voulu. Mais le travail d'équipe ne peut s'améliorer que s'il existe des occasions ou des moyens pour l'équipe de s'engager les uns envers les autres.
Avec des moyens tels qu'un logiciel de collaboration de projet, l'équipe peut accroître son engagement envers le projet et travailler à la réalisation des objectifs dans les délais fixés.

Cela conduit à deux conclusions :
1. L'organisation ne s'efforce pas de stimuler l'engagement des employés de manière proactive.
2. L'entreprise risque de recevoir moins de projets et de voir ses bénéfices diminuer.
Mais cette conclusion peut être évitée pour votre organisation si elle travaille activement à augmenter l'engagement des employés, ce qui conduit à un meilleur travail d'équipe.

- Collaboration efficace, réunions d'équipe efficaces
Après avoir adopté une approche proactive pour développer le travail d'équipe, vous pouvez organiser moins de réunions. Pourquoi ? C'est clair, des modes de collaboration efficaces permettent de mener des réunions efficaces qui, au final, réduisent le nombre de réunions d'équipe.
Un outil de collaboration de projet permet d'atteindre les objectifs d'une tâche et de documenter l'avancement du projet sans difficulté. De plus, vous pouvez facilement assigner des tâches aux membres de l'équipe.
Une fois que cette part de travail est cochée dans la liste, les équipes se mettent au travail et partagent des informations plus proactives pendant les réunions, ce qui augmente également l'engagement de l'équipe.

- Collaboration transparente avec les parties prenantes
L'une des plaintes des parties prenantes à laquelle vous pouvez mettre un terme est le manque de collaboration. L'utilisation d'un outil de collaboration peut être utile à bien des égards.
Examinons-en quelques-unes.
1. Vous pouvez vous concentrer sur la collaboration externe
2. Vos équipes ne manquent pas une seule nouvelle mise à jour sur un projet.
3. Vous évitez les retards dans les livrables du projet.
4. Votre équipe peut travailler sans problème à la gestion des risques.

Ce qui est encore plus utile avec l'utilisation d'une solution de collaboration, c'est que vous pouvez obtenir un retour de vos clients à chaque étape de l'exécution du projet. Cela vous aidera à améliorer la qualité du produit ou du service et à atteindre facilement l'objectif prévu.


- Amélioration de la productivité de l'équipe
La communication et l'engagement des employés sont stimulés, tout comme la productivité globale. Les outils de mise en réseau, comme les logiciels de collaboration de projet ou les outils de collaboration de projet en ligne, ont tendance à augmenter la productivité pour les équipes de développement de logiciels à l'échelle mondiale.
Qu'une équipe de développement soit complètement distante ou dans un environnement de travail hybride, il est essentiel de s'assurer que chaque employé est aligné. Des réunions et des réunions régulières sont indispensables pour discuter des projets et des tâches, mais il ne faut pas en faire trop et tuer la productivité des employés. Mettez en place un outil de communication pour les petits détails auquel tout le monde a accès.

Ainsi, si une organisation intègre un outil qui l'aide :
1. Améliorer la communication entre les équipes et les autres parties prenantes
2. Augmenter l'engagement des employés
3. Réduire les multiples réunions d'équipe à quelques-unes
4. Et, faire évoluer la collaboration externe vers un autre niveau tend également à stimuler la productivité de l'équipe.

- Collaboration = Profits
En fin de compte, il est important de compter tout ce qu'un logiciel de collaboration peut vous apporter. Bien qu'il soit essentiel de comprendre les bénéfices offerts par l'utilisation d'un logiciel, il est tout aussi important de se concentrer sur la manière de l'intégrer à votre équipe et à votre organisation.

Une fois cette étape franchie, il deviendra plus facile pour votre équipe de :
1. Travailler à l'amélioration de la flexibilité du travail
2. Améliorer l'engagement des employés envers les projets existants et à venir
3. Stimuler une culture de réunion d'équipe plus ou moins productive.
4. Terminez vos projets à temps avec des livrables de qualité, augmentant ainsi le nombre de projets entrants.
5. Augmenter le taux de rétention des clients
6. Obtenir un maximum d'idées innovantes pour passer à la phase d'exécution.
7. Collaborer avec les parties prenantes de manière transparente

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