Comment les Systèmes de Gestion de Documents aident les entreprises à gérer efficacement les flux de travail ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel de Gestion des Ressources Humaines en Afrique vous explique.

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Un Système de Gestion Documentaire bien conçu est devenu un outil indispensable pour un certain nombre d'organisations dans le monde. Il contribue grandement à l'optimisation des flux de travail et prend en charge tous les processus liés aux documents.

Indépendamment des spécificités sectorielles, presque toutes les entreprises ont une chose en commun : elles doivent gérer une quantité importante (et sûrement ennuyeuse) de travail sur papier. Il va sans dire que les documents font partie intégrante de toute entreprise et qu'il est presque impossible d'imaginer le monde sans eux.

Pourtant, plus nous créons de documents, plus il devient compliqué de les gérer, et c'est exactement là qu'un Système de Gestion de Documents (SGD) prend tout son sens. Un Système de Gestion Documentaire bien conçu est capable de gérer toute une série de processus, notamment la numérisation, l'organisation, la sécurisation, la capture et le marquage des fichiers commerciaux. Il accroît l'efficacité de divers processus et secteurs d'activité et offre des avantages supplémentaires tels qu'une sécurité de haute qualité, une collaboration efficace et une conformité réglementaire automatisée. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, capable de gérer toute une série de processus, notamment la numérisation, l'organisation, la sécurisation, la capture et le marquage des fichiers.

Les systèmes de gestion de documents expliqués

Essentiellement, un outil de Gestion de Documents est considéré comme un logiciel informatique qui permet aux utilisateurs de stocker, traiter, classer, suivre leurs documents électroniques et d'exécuter un tas d'autres fonctions, ce qui simplifie considérablement le travail avec eux sur une base régulière.

À l'origine, les GED ont été introduits pour répondre aux problèmes rencontrés par les entreprises qui cherchaient des moyens d'abandonner les bureaux sur papier, où des millions de dossiers étaient entassés dans des classeurs. Depuis lors, la Gestion des Documents a pris une place plus importante. Elle est désormais considérée comme un outil inestimable pour faciliter les flux de travail et rassembler des référentiels disparates dans un pôle central.

Les solutions de Gestion Documentaire sont utiles aux grandes entreprises comme aux petites. De nos jours, les entreprises du monde entier doivent traiter un énorme volume de documents et gérer des flux de travail complexes. Elles ont aussi souvent des unités commerciales individuelles qui sont dispersées sur différents sites. Il est clairement plus pratique et plus efficace de stocker et de traiter toutes les données internes sur une plateforme unifiée et partagée.

Un Outil de Gestion Electronique des Documents est pertinent pour tous les secteurs d'activité. Toutefois, ce type de solution est actuellement plus courant dans les entreprises de fabrication, de construction et de distribution, car elles doivent gérer un flux continu de factures, de bons de commande et de contrats divers. Sans un SGD sophistiqué, ces tâches deviendraient rapidement trop fastidieuses et trop longues à réaliser.

Types de Systèmes de Gestion de Documents : sur site ou dans le nuage ?

Lorsque vous choisissez le meilleur Système de Gestion de Documents pour votre entreprise, vous devez décider du type d'hébergement. Les Systèmes de Gestion de Documents peuvent être divisés en deux catégories : sur site et dans le nuage. Voyons maintenant en quoi ils diffèrent les uns des autres et examinons les avantages de chacun.

Sur site

Si vous optez pour une solution sur site, vous êtes tenu d'utiliser vos propres serveurs et votre propre stockage, ce qui implique que votre organisation sera responsable de la maintenance et de la sécurité du système. Étant donné que la solution sur site impose des exigences techniques élevées, elle convient généralement mieux aux grandes entreprises qui disposent de ressources informatiques dédiées : si un petit bug logiciel survient, vos développeurs seront en mesure de le corriger immédiatement.

Le grand avantage d'un DMS auto-hébergé est que seule votre entreprise a le contrôle direct du système et que vous ne devez compter sur personne pour le faire fonctionner. De plus, vous n'avez pas besoin d'une connexion Internet, car vous pouvez accéder à tous vos documents et fichiers hors ligne.

Basé sur le cloud

Les logiciels basés sur le cloud sont normalement hébergés par le fournisseur de DMS et les employés de votre organisation peuvent y accéder en ligne. Tous les fichiers sont stockés en toute sécurité dans le nuage, et vous pouvez bénéficier d'une grande flexibilité. 

Les logiciels basés sur le cloud computing présentent deux avantages majeurs. Premièrement, vous n'avez pas besoin d'une équipe informatique pour installer et maintenir le logiciel. Ensuite, vous pouvez littéralement accéder au système de n'importe où et à tout moment, à condition de disposer d'une connexion Internet stable.

Quelles sont les caractéristiques à rechercher dans un outil de gestion de documents ?

Pour vous assurer que vous serez en mesure de tirer le meilleur parti de votre future GED, il est essentiel d'examiner exactement l'ensemble des fonctionnalités qu'elle offre. Nous allons examiner ci-dessous les aspects que vous devez prendre en compte pour comparer les Logiciels de Gestion de Documents et choisir le meilleur pour votre entreprise. 

Entrée de documents provenant de plusieurs sources

Lorsqu'il s'agit d'entrée de documents, la majorité des organisations combinent à la fois des fichiers papier et des fichiers numériques. Par conséquent, un SGD devrait permettre l'entrée de fichiers provenant de plusieurs sources telles que des scanners, des courriels, des formulaires Web, des applications mobiles et des documents numériques créés manuellement.

Organisation intelligente de tous les fichiers et recherche avancée

Jongler avec de nombreux documents est sans aucun doute problématique, surtout pour les entreprises en pleine croissance. Vous devez vous assurer que votre Système de Gestion de Documents dispose des fonctionnalités de catégorisation, de balisage et de classement appropriées, car elles vous permettront de trouver facilement des documents et des fichiers. En outre, grâce à des fonctionnalités de recherche robustes et avancées, les processus auparavant longs et lents seront considérablement accélérés.

Interface utilisateur intuitive

Étant donné que votre personnel utilisera régulièrement un GED, il est essentiel de s'assurer qu'il dispose d'une interface intuitive et conviviale. Dans le cas contraire, ils trouveront l'Outil de Gestion Documentaire difficile à utiliser et, à long terme, abandonneront l'idée d'entreprendre la transition numérique.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de stocker, traiter, classer, suivre leurs documents électroniques et d'exécuter un tas d'autres fonctions.

Partage autorisé et contrôle de version

Avec le partage avec autorisation, vous avez le pouvoir de choisir qui peut modifier et supprimer les fichiers. Un Système de Gestion Documentaire idéal doit permettre aux administrateurs de définir des autorisations spécifiques pour chaque employé, ce qui permet de contrôler les fichiers les plus importants et de les protéger contre toute modification.

Les SGD sont également tenus de suivre les mises à jour des différentes versions des fichiers et de sauvegarder chaque version d'un document. Cette fonction s'avère particulièrement utile si quelqu'un a fait une erreur dans le document et a enregistré la version modifiée. Si cela se produit, à condition que votre GED enregistre toutes les versions d'un document, vous pouvez simplement restaurer la forme précédente et commencer à travailler avec elle.

Prise en charge universelle des formats

Les extensions telles que .pdf et .docx sont considérées comme les formats de fichiers dominants de nos jours, mais cela ne signifie pas qu'ils sont les seuls. Il arrive que des clients ou des partenaires nous envoient des documents dans des formats étranges qui vont à l'encontre de nos programmes de fichiers, et nous avons du mal à les ouvrir. Par conséquent, plus votre SGD prend en charge de formats, moins vous rencontrerez de problèmes par la suite , et plus vous économiserez du temps.

Intégration transparente

Si votre organisation travaille avec une application CRM ou une base de données ERP, il est préférable de rechercher un DMS qui peut être intégré à ces programmes. Cela simplifiera grandement le travail de tous les départements. Bien sûr, vous êtes libre d'opter pour un logiciel de GED avec une capacité d'intégration limitée, mais cela nuit à l'efficacité de toute l'organisation. Lorsque le logiciel est compatible, tous les employés auront la possibilité d'accéder, de modifier, de gérer et de surveiller tous les documents créés avec votre CRM et/ou ERP sans aucune restriction.

Une évolutivité exceptionnelle

Lorsque vous choisissez un Outil de Gestion de Documents, il est judicieux de regarder au-delà de vos besoins actuels pour prévoir les fonctionnalités dont votre entreprise pourrait avoir besoin à l'avenir pour prospérer. C'est pourquoi il est très important de rechercher une solution de GED qui évoluera et progressera en même temps que votre organisation, et s'adaptera à ses besoins en constante évolution.

Intelligence du contenu

En raison des avantages qu'offre l'intelligence artificielle, certains fournisseurs de GED ont commencé à la mettre en œuvre dans leurs solutions. Avec l'aide de l'IA, il est facile de classer vos documents, d'analyser les fichiers à la recherche de données particulières, et même de séparer les données professionnelles importantes du fouillis. Donc, si vous êtes désireux de rester dans l'air du temps, vous devez absolument rechercher une fonctionnalité d'IA dans votre logiciel de gestion de documents.

Automatisation avancée des flux de travail

Un SGD doit également posséder une fonctionnalité intégrée de gestion des processus métier et d'automatisation des flux de travail au niveau de l'entreprise, qui sera chargée de diriger automatiquement les documents vers leur destination prévue. Parmi les autres fonctions qu'il doit être en mesure d'exécuter, citons le traitement des documents entrants basé sur des règles, la configuration de règles individuelles et d'actions sur les documents, la modélisation des processus métier avec des rapports personnalisés et la configuration des approbations à plusieurs niveaux.

Quelques-uns des avantages les plus évidents d'une GED

Un Système de Gestion Documentaire performant ne peut que donner un coup de pouce à votre organisation. Une fois que vous l'aurez installé, vous bénéficierez d'avantages nombreux et substantiels tels que la réduction de la dépendance au papier, l'amélioration de l'efficacité, la garantie de la sûreté et de la sécurité de tous vos documents, une plus grande précision et une réduction des coûts.

Réduction de la dépendance au papier

Si votre entreprise utilise encore beaucoup de documents papier, il est grand temps d'envisager la mise en œuvre d'une GED. La suppression du papier est considérée comme un choix durable et éthique : en plus de vous aider à faire votre part pour l'environnement, elle vous permettra de bénéficier d'une plus grande flexibilité et d'une meilleure délivrabilité de vos fichiers.

Une efficacité accrue

La recherche de vos fichiers numériques sur plusieurs plateformes et appareils prend beaucoup de temps. Cela vous empêche de faire le travail qui vous a été confié, et l'efficacité globale de votre organisation s'en ressent. Avec une GED élaborée à portée de main, la productivité augmentera à tous les niveaux, et tous les employés seront habilités à travailler plus efficacement, tant individuellement que collectivement.

La garantie de la sûreté et de la sécurité de vos documents

La meilleure façon de sécuriser tous vos fichiers professionnels essentiels est sans aucun doute de les stocker dans un Système de Gestion Electronique de Documents. Grâce à ses capacités de sécurité de premier ordre, notamment le contrôle des versions, la protection par mot de passe, les notifications en temps réel et le suivi des documents, les documents d'une entreprise ne peuvent être consultés que par les personnes autorisées et approuvées.

Une plus grande précision

Grâce à des fonctionnalités telles que le contrôle des versions et le suivi des documents, toutes les modifications apportées au document sont visibles par tous ceux qui y ont accès. Si quelqu'un repère une erreur dans le document, il peut toujours rétablir la version précédente ou proposer ses propres modifications. Les problèmes concernant l'exactitude de vos fichiers ne seront plus un casse-tête.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de trouver facilement des documents et des fichiers, grâce à ses fonctionnalités de recherche robustes et avancées.

Des coûts réduits

Il va sans dire que les coûts du papier, de l'impression et des installations de stockage sont extrêmement élevés. Toutefois, si vous décidez de passer au numérique avec un Outil de Gestion des Documents, ces coûts seront éliminés. Vous pourrez alors allouer vos ressources financières à des activités et des projets plus productifs.

Les modèles de tarification DMS existants

La tarification est certainement l'une des considérations les plus importantes dans le choix de tout type de logiciel, et les GED ne font pas exception. Alors que certains fournisseurs présentent des informations sur les prix sur leurs sites Web, d'autres fournissent un devis spécialisé, car les besoins de chaque entreprise en matière de logiciels varient. Toutefois, la majorité des fournisseurs ont tendance à appliquer l'un des deux modèles de tarification les plus courants : les plans d'hébergement par abonnement (pour les GED basés sur le cloud) ou les licences perpétuelles (pour les GED sur site).

Plans d'abonnement

Lorsque les fournisseurs hébergent le logiciel sur leurs serveurs, l'organisation paie normalement un abonnement mensuel ou annuel. Cette approche est considérée comme avantageuse pour ceux qui ne souhaitent pas héberger et gérer eux-mêmes leurs données. En général, la structure tarifaire standard est calculée par utilisateur et par mois et dépend du nombre d'employés qui utiliseront le logiciel. Presque tous les fournisseurs de GED proposent des plans d'abonnement évolutifs qui tiennent compte du nombre d'utilisateurs et des fonctionnalités incluses dans chaque plan.

Licence perpétuelle

Avec la licence perpétuelle, l'organisation est responsable de l'hébergement des données sur ses propres serveurs. Elle ne paie que la maintenance et l'assistance du logiciel au départ. Ce modèle de prix convient aux entreprises qui sont particulièrement soucieuses de la sécurité de leurs données et/ou qui ont des besoins particuliers.

Les principes de fonctionnement d'un Système de Gestion de Documents

Un Outil de Gestion Documentaire professionnel accompagne l'ensemble du cycle de vie d'un document d'entreprise, de la capture et la création à la distribution et au traitement. Voyons maintenant comment fonctionne un SGD.

Première étape : créer et capturer un document

Au départ, un document est capturé à partir d'une source particulière, puis il est enregistré et stocké. Naturellement, il existe de multiples options de capture, notamment pour les documents papier et les applications d'entreprise telles que les systèmes de gestion de la relation client (CRM) et les progiciels de gestion intégrés (ERP), les courriers électroniques et les rapports générés par le système.

Cette étape implique également une autre opération appelée indexation, qui vise à faciliter la recherche de documents en les classant selon des critères tels que les métadonnées, l'identifiant unique, etc. Une fois que le document a été capturé et indexé, il peut être facilement récupéré à tout moment.

Deuxième étape : stocker un document

Tous les documents qui ont été capturés sont stockés dans un seul endroit centralisé auquel toutes les parties autorisées ont accès. Un dépôt centralisé unique a tendance à être sécurisé par défaut puisqu'il dispose de fonctions de contrôle d'accès intégrées qui prédéterminent les droits des utilisateurs à créer, gérer et modifier les documents. En outre, grâce au contrôle des versions, il est possible de suivre toutes les modifications apportées aux documents et de vérifier qui a modifié le fichier et quand.

Troisième étape : récupérer et distribuer un document

Une solution de gestion de documents permet également de récupérer et de distribuer efficacement les documents. Grâce à la fonction d'indexation, la recherche de documents est considérablement simplifiée - il n'est pas nécessaire de passer de longues heures à chercher les fichiers souhaités. Grâce à une puissante fonctionnalité de recherche, vous serez en mesure de trouver les informations pertinentes en quelques secondes.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet aux entreprises de bénéficier d'avantages nombreux et substantiels tels que la réduction de la dépendance au papier, l'amélioration de l'efficacité, la garantie de la sûreté et de la sécurité de tous vos documents, une plus grande précision et une réduction des coûts.

En ce qui concerne la distribution, il convient de noter qu'une GED permet de partager des documents par différents moyens, notamment le courrier électronique et les logiciels d'entreprise.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et  de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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