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Avez-vous déjà vu un jongleur de couteaux en action ? Imaginez à quel point il serait difficile, voire dangereux, de jongler avec plusieurs couteaux tranchants en même temps. Chaque mouvement nécessite du temps pour être parfait. Si vous en manquez un seul, non seulement cela gâchera toute votre performance, mais vous risquez également de causer des dégâts.
La gestion de projet n'est pas différente de la jonglerie avec de multiples couteaux tranchants. Pour mener à bien un projet, vous devez non seulement contrôler plusieurs activités en même temps, mais aussi vous assurer qu'elles sont achevées dans les délais prévus.
Si vous ratez une échéance ou si vous prenez plus de temps que prévu pour accomplir une tâche, c'est tout le projet qui risque d'être compromis. Vous risquez non seulement de ne pas respecter le délai de livraison du projet ou de faire exploser les coûts, mais aussi de perdre le projet.
C'est précisément la raison pour laquelle il est si utile de pouvoir visualiser d'un seul coup d'œil toutes les petites tâches à accomplir et de savoir exactement quand chaque activité doit être terminée.
Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?
La première chose à savoir est : qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?
Au cas où vous n'en auriez pas encore entendu parler, un diagramme de Gantt est une représentation visuelle des activités du projet (tâches et événements) programmées en temps supplémentaire. En général, un diagramme de Gantt contient une liste des activités sur la gauche et une échelle de temps appropriée en haut.
Les diagrammes de Gantt sont l'un des moyens les plus populaires et les plus utiles pour planifier des projets de toutes tailles. Il s'agit d'un moyen très intuitif d'indiquer visuellement les tâches qui doivent être réalisées un jour donné et dans quel délai. Ils vous permettent également de voir les dates de début et de fin d'un projet en une seule vue.
Quelle est l'importance des diagrammes de Gantt ?
Maintenant que vous savez ce qu'est un diagramme de Gantt, il est essentiel de connaître son importance.
Au cours des dernières années, gérer les projets de la bonne manière pour atteindre les résultats attendus est devenu une nécessité. C'est pourquoi, lorsque les diagrammes de Gantt ont fait leur apparition, les gestionnaires ont compris leur importance. Avec le diagramme de Gantt, vous pouvez :
- - Organiser et planifier les tâches
- - Définir les durées et les dépendances
- - Collaborer avec des commentaires
- - Identifier le chemin critique
- -Définir des alertes et des rappels
- - Stocker des fichiers et des informations clés
- - Suivre les jalons
- - Déterminer les ressources nécessaires pour mener à bien le projet
- - Déterminer le temps nécessaire à la réalisation du projet.
La liste est longue, mais une chose est claire : grâce à ses nombreuses fonctionnalités, un diagramme de Gantt permet de mener à bien un projet. Et c'est ce qui a fait prendre conscience aux managers de l'importance des diagrammes de Gantt.
Histoire des diagrammes de Gantt
Croyez-le ou non, mais les gens ont déjà encré des plans sur papier et même utilisé des blocs de couleur pour représenter les tâches d'une manière similaire à celle décrite ci-dessus.
En fait, avant l'avènement des logiciels de gestion de projet équipés d'un affichage de diagramme de Gantt, les blocs magnétiques et les Legos étaient régulièrement utilisés comme outils de planification de Gantt.
Le premier diagramme de Gantt a été créé par Karol Adamiecki, un ingénieur polonais, au milieu des années 1890. Adamiecki exploitait une aciérie dans le sud de la Pologne et souhaitait améliorer les techniques de gestion.
Une quinzaine d'années plus tard, Henry Gantt, un ingénieur américain et consultant en gestion de projet, a repris le concept d'Adamiecki et créé sa propre version du diagramme. La méthode est rapidement devenue très populaire dans les pays occidentaux et son usage s'est répandu.
Les premiers diagrammes de Gantt étaient préparés presque exclusivement à la main, un processus laborieux et chronophage. Et chaque fois que les directives du projet changeaient, il était nécessaire de recréer le diagramme.
C'était un inconvénient majeur à l'époque et cela limitait l'utilité des diagrammes de Gantt puisque le changement est généralement la seule constante dans la plupart des projets. Aujourd'hui, cependant, avec l'avènement des ordinateurs et des logiciels de gestion de projet sophistiqués, les diagrammes de Gantt peuvent être créés, modifiés et imprimés facilement.
Qui a besoin d'un diagramme de Gantt ?
La réponse courte est : à peu près tout le monde.
Aujourd'hui, quiconque a besoin d'un meilleur moyen d'organiser et de visualiser ses tâches peut utiliser un diagramme de Gantt.
Étant donné que le travail le plus difficile (la conception du diagramme) est effectué par des applications logicielles, la plupart des gens peuvent profiter des diagrammes de Gantt pour créer des listes de tâches, même simples, avec des dates de début et de fin.
La plupart des entreprises, cependant, l'utilisent pour gérer des projets beaucoup plus complexes, obtenir une vue d'ensemble instantanée de l'état d'avancement du projet, des tâches associées et des délais correspondants.
Les diagrammes de Gantt sont des outils efficaces pour les personnes ayant les rôles suivants :
- - Chefs de projet
- - Chefs d'équipe
- - Directeurs généraux
- - Directeurs des opérations
- - Responsables RH
- - Responsables de l'ordonnancement
- - Responsables du travail
- - Responsables marketing
- - Designers
- - PDG et directeurs techniques
- - Représentation facile des activités et des calendriers du projet
- - Visualisation précise des tâches, des sous-tâches, des activités du projet et des jalons.
- - Définition claire des délais
- - Assure une gestion efficace du temps
- - Aide à planifier les activités du projet selon une structure quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
- - Aide à gérer efficacement différentes équipes
- - Il est facile de voir qui travaille sur quoi
- - Suivi de la progression du travail sans effort
- - Coordination transparente des équipes