Comment utiliser les diagrammes de Gantt pour la planification de projets et programmes en Suivi-Evaluation? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique, vous dit tout.

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Avez-vous déjà vu un jongleur de couteaux en action ? Imaginez à quel point il serait difficile, voire dangereux, de jongler avec plusieurs couteaux tranchants en même temps. Chaque mouvement nécessite du temps pour être parfait. Si vous en manquez un seul, non seulement cela gâchera toute votre performance, mais vous risquez également de causer des dégâts.

La gestion de projet n'est pas différente de la jonglerie avec de multiples couteaux tranchants. Pour mener à bien un projet, vous devez non seulement contrôler plusieurs activités en même temps, mais aussi vous assurer qu'elles sont achevées dans les délais prévus.

Si vous ratez une échéance ou si vous prenez plus de temps que prévu pour accomplir une tâche, c'est tout le projet qui risque d'être compromis. Vous risquez non seulement de ne pas respecter le délai de livraison du projet ou de faire exploser les coûts, mais aussi de perdre le projet.

C'est précisément la raison pour laquelle il est si utile de pouvoir visualiser d'un seul coup d'œil toutes les petites tâches à accomplir et de savoir exactement quand chaque activité doit être terminée.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre des fonctionnalités telles que le calendrier partagé et les diagrammes de Gantt et aide les organisations à définir, gérer et suivre les jalons sur un seul tableau de bord.

Qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

La première chose à savoir est : qu'est-ce qu'un diagramme de Gantt ?

Au cas où vous n'en auriez pas encore entendu parler, un diagramme de Gantt est une représentation visuelle des activités du projet (tâches et événements) programmées en temps supplémentaire. En général, un diagramme de Gantt contient une liste des activités sur la gauche et une échelle de temps appropriée en haut.

Les diagrammes de Gantt sont l'un des moyens les plus populaires et les plus utiles pour planifier des projets de toutes tailles. Il s'agit d'un moyen très intuitif d'indiquer visuellement les tâches qui doivent être réalisées un jour donné et dans quel délai. Ils vous permettent également de voir les dates de début et de fin d'un projet en une seule vue.

Quelle est l'importance des diagrammes de Gantt ?

Maintenant que vous savez ce qu'est un diagramme de Gantt, il est essentiel de connaître son importance.

Au cours des dernières années, gérer les projets de la bonne manière pour atteindre les résultats attendus est devenu une nécessité. C'est pourquoi, lorsque les diagrammes de Gantt ont fait leur apparition, les gestionnaires ont compris leur importance. Avec le diagramme de Gantt, vous pouvez :

  • - Organiser et planifier les tâches
  • - Définir les durées et les dépendances
  • - Collaborer avec des commentaires
  • - Identifier le chemin critique
  • -Définir des alertes et des rappels
  • - Stocker des fichiers et des informations clés
  • - Suivre les jalons
  • - Déterminer les ressources nécessaires pour mener à bien le projet
  • - Déterminer le temps nécessaire à la réalisation du projet.

La liste est longue, mais une chose est claire : grâce à ses nombreuses fonctionnalités, un diagramme de Gantt permet de mener à bien un projet. Et c'est ce qui a fait prendre conscience aux managers de l'importance des diagrammes de Gantt.

Histoire des diagrammes de Gantt

Croyez-le ou non, mais les gens ont déjà encré des plans sur papier et même utilisé des blocs de couleur pour représenter les tâches d'une manière similaire à celle décrite ci-dessus.

En fait, avant l'avènement des logiciels de gestion de projet équipés d'un affichage de diagramme de Gantt, les blocs magnétiques et les Legos étaient régulièrement utilisés comme outils de planification de Gantt. 

Le premier diagramme de Gantt a été créé par Karol Adamiecki, un ingénieur polonais, au milieu des années 1890. Adamiecki exploitait une aciérie dans le sud de la Pologne et souhaitait améliorer les techniques de gestion.

Une quinzaine d'années plus tard, Henry Gantt, un ingénieur américain et consultant en gestion de projet, a repris le concept d'Adamiecki et créé sa propre version du diagramme. La méthode est rapidement devenue très populaire dans les pays occidentaux et son usage s'est répandu.

Les premiers diagrammes de Gantt étaient préparés presque exclusivement à la main, un processus laborieux et chronophage. Et chaque fois que les directives du projet changeaient, il était nécessaire de recréer le diagramme.

C'était un inconvénient majeur à l'époque et cela limitait l'utilité des diagrammes de Gantt puisque le changement est généralement la seule constante dans la plupart des projets. Aujourd'hui, cependant, avec l'avènement des ordinateurs et des logiciels de gestion de projet sophistiqués, les diagrammes de Gantt peuvent être créés, modifiés et imprimés facilement.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de diviser vos projets en tâches et sous-tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe concernés et d'obtenir des mises à jour en temps réel sur l'avancement du projet.

Qui a besoin d'un diagramme de Gantt ?

La réponse courte est : à peu près tout le monde.

Aujourd'hui, quiconque a besoin d'un meilleur moyen d'organiser et de visualiser ses tâches peut utiliser un diagramme de Gantt.

Étant donné que le travail le plus difficile (la conception du diagramme) est effectué par des applications logicielles, la plupart des gens peuvent profiter des diagrammes de Gantt pour créer des listes de tâches, même simples, avec des dates de début et de fin.

La plupart des entreprises, cependant, l'utilisent pour gérer des projets beaucoup plus complexes, obtenir une vue d'ensemble instantanée de l'état d'avancement du projet, des tâches associées et des délais correspondants.

Les diagrammes de Gantt sont des outils efficaces pour les personnes ayant les rôles suivants :

  • - Chefs de projet
  • - Chefs d'équipe
  • - Directeurs généraux
  • - Directeurs des opérations
  • - Responsables RH
  • - Responsables de l'ordonnancement
  • - Responsables du travail
  • - Responsables marketing
  • - Designers
  • - PDG et directeurs techniques
... et toute autre personne ayant besoin d'une vue instantanée de la chronologie d'un projet.

Les diagrammes de Gantt ne sont plus des jouets destinés exclusivement aux chefs de projet ayant reçu une formation formelle. Grâce aux progrès de la technologie des logiciels de gestion de projet, tout le monde peut aujourd'hui utiliser des diagrammes de Gantt en ligne ou pour la gestion de ses tâches personnelles.
Les diagrammes de Gantt sont le moyen idéal de planifier un projet. De la définition du processus d'exécution du projet à l'analyse de l'avancement des travaux, tout peut être visualisé à l'aide d'un diagramme de Gantt

Voici quelques avantages du diagramme de Gantt :
  • - Représentation facile des activités et des calendriers du projet
  • - Visualisation précise des tâches, des sous-tâches, des activités du projet et des jalons.
  • - Définition claire des délais
  • - Assure une gestion efficace du temps
  • - Aide à planifier les activités du projet selon une structure quotidienne, hebdomadaire, mensuelle, trimestrielle ou annuelle.
  • - Aide à gérer efficacement différentes équipes
  • - Il est facile de voir qui travaille sur quoi
  • - Suivi de la progression du travail sans effort
  • - Coordination transparente des équipes
De nos jours, les gestionnaires utilisent des logiciels de gestion de projet robustes, qui comportent un outil de diagramme de Gantt pour non seulement planifier correctement les projets, mais aussi générer des rapports détaillés et perspicaces.

Comment utiliser un diagramme de Gantt ?

Étape 1 : Identifier les tâches essentielles
Les diagrammes de Gantt ne seront utiles que s'ils incluent toutes les activités nécessaires à la réussite du projet.
La première chose à faire, évidemment, est de dresser la liste de toutes ces activités. Décomposez les étapes de votre projet en unités individuelles afin de déterminer quelles sont les différentes tâches. Ensuite, pour chaque tâche, déterminez sa date de début et sa durée estimée.
Vous pouvez commencer par dresser la liste de toutes les tâches nécessaires à l'achèvement du projet, ainsi que le calendrier de chaque tâche. 

Étape 2 : Identifier les relations entre les tâches
Un diagramme de Gantt montre clairement la relation entre toutes les tâches d'un projet. La plupart des projets ont des dépendances de tâches qui exigent que certaines tâches soient réalisées avant d'autres.
Les autres tâches, qui ne dépendent pas d'autres tâches, s'exécutent en "parallèle", c'est-à-dire qu'elles peuvent être lancées en même temps que d'autres tâches.

Ainsi, à ce stade, il est important d'identifier les tâches de votre projet qui sont séquentielles et celles qui sont parallèles.
Les tâches peuvent être dépendantes les unes des autres pour plusieurs raisons. Si vous créez du matériel de marketing pour votre page de médias sociaux, par exemple, cette tâche dépend de la stratégie de contenu. Celle-ci doit être réalisée en premier. Une autre raison pour laquelle une tâche peut être dépendante d'une autre est qu'elle partage une certaine ressource. Pour reprendre notre exemple précédent, toutes vos tâches de conception graphique dépendront de l'achèvement de toutes les autres tâches si vous n'avez qu'un seul artiste pour les réaliser toutes.

Chaque fois que des tâches dépendent d'autres tâches, notez la relation qui les unit. Cela vous permettra de mieux comprendre comment organiser le projet et vous aidera à prendre des décisions importantes concernant l'ordonnancement des tâches.

Etape 3 : Créer le projet
Pour visualiser l'avancement de chaque tâche, il est temps que vous créiez un projet dans un logiciel de gestion de projet simple.
Une fois que vous avez créé votre projet, ajoutez toutes vos tâches désignées avec les dates d'échéance, les utilisateurs responsables de leur réalisation et les délais pour chaque tâche. Cela vous aide à enregistrer la progression de chaque tâche sans problème.


Étape 4 : Vue du diagramme de Gantt
Une fois que vous avez créé toutes les tâches, il est temps de visualiser leur progression à l'aide d'un diagramme de Gantt. Il vous aidera à suivre la progression d'un projet, de ses tâches et de ses sous-tâches.
Vous pouvez également modifier ou ajouter des tâches et des sous-tâches. Vous pouvez facilement voir quelles sont les tâches qui nécessitent une attention immédiate et celles qui sont encore en attente auprès de votre équipe.
Cela vous aidera par la suite à informer vos parties prenantes sur l'avancement du projet, augmentant ainsi l'importance de la vue Diagramme de Gantt pour les deux parties.

Ligne de fond
En tant que manager, vous êtes tenu d'être multitâche. Mais lorsque vous êtes multitâche, il peut devenir difficile pour vous de vous assurer que chaque activité est terminée à temps et sans accroc. Alors, comment s'assurer que toutes les tâches sont achevées à temps ?
Une vue de diagramme de Gantt vous aidera à atteindre cet objectif.
Avec une vue rapide du diagramme de Gantt, vous pouvez facilement suivre les tâches et leur taux de progression. Cela vous aidera également à informer votre équipe de l'achèvement de leurs tâches ou sous-tâches pour atteindre facilement l'objectif du projet.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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