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L'avantage fondamental d'un SGRH est de disposer de toutes les informations sur votre personnel dans un référentiel central. Cela réduit les risques de non-conformité, fournit un ensemble de données riches pour éclairer la prise de décision, aide à garder les employés engagés et rend les professionnels des RH plus productifs et leurs processus plus efficaces.
Examinons les cinq principaux avantages commerciaux d'un SGRH.
Une vision plus détaillée : Sans SGRH, les travailleurs et les managers créent des informations à différents niveaux, des tableaux aux dossiers papier en passant par les applications de gestion des coûts, ce qui ne permet pas d'obtenir une vue d'ensemble des coûts de la main-d'œuvre. Avec un SGRH, toutes les données se trouvent dans un seul et même endroit, avec une plus grande intégrité. Il est également essentiel à une initiative de planification et d'analyse de la main-d'œuvre, dans le cadre de laquelle une entreprise évalue ses effectifs actuels et compare cette réalité aux besoins futurs déterminés par les objectifs commerciaux. Parmi les principaux avantages, citons la possibilité d'identifier et de combler les lacunes en matière de compétences avant qu'elles ne nuisent à la productivité, de codifier les plans de succession et de maîtriser les coûts de main-d'œuvre en analysant l'incidence des paiements d'heures supplémentaires ou de temps double sur les performances financières.
Avec un SGRH, les équipes RH peuvent également repérer les indicateurs précoces de problèmes. Par exemple, si les employés les plus performants d'un département quittent l'entreprise à un rythme plus élevé que la normale, cela peut indiquer que le manager est toxique. Un SGRH peut relier les points et aider à identifier les employés à risque.
Amélioration de l'engagement des employés : Un SGRH est d'une aide précieuse pour développer et retenir les talents, un sujet qui passionne les dirigeants des RH. Dans un SGRH, les RH peuvent créer des programmes de formation, personnaliser les plans d'apprentissage et les parcours professionnels et mettre en place des mentorats.
Le développement des compétences est de première importance pour les jeunes employés et suggère spécifiquement un programme de mentorat axé sur le partage de l'expertise. Les travailleurs de la génération Z et du millénaire s'attendent également à ce qu'on leur demande, de façon régulière, de parler de leurs expériences. Un SGRH peut à la fois mettre en relation les seniors d'un département ou d'une région avec ceux qui peuvent bénéficier d'une relation de mentorat, menée virtuellement, et réaliser et dépouiller des enquêtes de satisfaction et d'engagement des employés.
Toutes ces activités de développement sont ensuite suivies dans le SGRH afin de reconnaître les étapes de développement. Cela permet de maintenir les employés sur la bonne voie et de les fidéliser à l'entreprise.
Efficacité des processus et culture du libre-service : Répondre aux demandes de renseignements ou administrer de grands programmes, comme l'inscription aux avantages sociaux ou les évaluations de performance, peut prendre jusqu'à 40 % du temps d'un professionnel des RH chaque semaine, et dans de nombreux cas, les individus seraient plus qu'heureux de faire ce travail eux-mêmes. Dans un SGRH, les RH peuvent mettre en place un référentiel de connaissances pour que les gens puissent trouver des réponses aux questions fréquemment posées, et les employés et les managers peuvent accéder en toute sécurité à leurs propres dossiers, ce qui permet aux RH de se concentrer sur des services à plus forte valeur ajoutée.
En outre, les processus RH qui nécessitent plusieurs niveaux d'approbation, comme le traitement des fiches de présence, des demandes d'emploi et des demandes de congés, peuvent être de gros consommateurs de temps. Un SGRH fournit des workflows d'approbation pour automatiser ces processus et d'autres encore, de sorte que les approbateurs sont avertis lorsque c'est leur tour d'approuver (ou de rejeter). Cela peut réduire le temps de traitement de plus de 50 % et améliorer la précision.
Réduire les frais généraux : Du point de vue de l'informatique et des dépenses d'investissement, la nature centralisée d'un SGRH, surtout s'il est vendu dans un modèle de logiciel-service entièrement basé sur le cloud, nécessite moins de matériel, d'espace de centre de données et de ressources en personnel informatique et de développement pour la maintenance, le support et la formation. Cela permet de rationaliser les dépenses informatiques pour la technologie RH, de réduire le nombre d'employés du service d'assistance et, en général, d'améliorer la satisfaction des utilisateurs à plein temps d'un SGRH, c'est-à-dire l'équipe RH elle-même.
Un recrutement plus rapide : Attirer les meilleurs talents et construire la réputation de votre entreprise comme "l'endroit où tout le monde veut travailler" est un autre domaine qui passionne les professionnels des RH. L'expérience du candidat, cependant, a été largement ignorée parce qu'il est difficile de comprendre le processus de recherche d'emploi lorsque les annonces sont publiées en dehors de l'entreprise. Un SGRH résout ce problème en mettant en relation les recruteurs et les candidats par voie électronique via des sites d'emploi et des applications mobiles, ce qui rend le processus plus agréable et plus efficace.
Les RH peuvent même accéder à une technologie de mise en commun des candidats qui accélère le recrutement passif lorsque de nouveaux postes sont ouverts.
Sécurité du SGRH
Les informations personnelles des employés nécessitent un haut niveau de protection, non seulement pour faire respecter le droit à la vie privée et répondre aux exigences de conformité, mais aussi pour maintenir une culture positive. Aucune autre information ne peut semer la discorde comme celle qui permet à un employé de savoir ce que gagnent ses collègues dans des fonctions similaires, à l'exception peut-être des détails des actions personnelles qui deviennent publiques.
Par conséquent, les fonctions de sécurité destinées à protéger l'accès aux informations sensibles des employés doivent figurer en tête de liste de vos exigences en matière de SGRH.
Si certains secteurs, comme les soins de santé ou la finance, et les entreprises multinationales peuvent avoir des exigences particulières en matière de sécurité, tous les acheteurs de SGRH devraient insister sur les points suivants :
Un accès basé sur les rôles : Le personnel RH a besoin de droits différents de ceux du reste du personnel, et ce pour une bonne raison. Les managers doivent pouvoir effectuer certaines tâches, les employés individuels, d'autres qui concernent leurs propres données. Le SGRH doit prévoir tous les rôles dont vous avez besoin pour gérer les groupes d'utilisateurs.
Segmentation du système : Le SGRH doit être configuré de manière à ce que certaines données ne soient accessibles que par certaines personnes ou certains rôles. Même au sein du département des RH, certaines entreprises ont déployé des protocoles de sécurité pour que les professionnels des RH n'aient accès qu'aux segments du personnel qu'ils servent. Souvent, la paie des cadres est complètement séparée dans des entités comptables uniques afin de protéger ces informations.
Authentification à deux facteurs : L'adoption généralisée des téléphones mobiles facilite grandement l'activation de la technologie d'authentification à deux facteurs pour un niveau de sécurité supplémentaire.
Cryptage des données : Toutes les données relatives au personnel doivent être cryptées au repos dans le SGRH et en transit vers l'utilisateur final.
Politiques de résistance et de réinitialisation des mots de passe : Le service informatique devrait pouvoir exiger des mots de passe d'une certaine longueur et d'une certaine complexité et préciser des périodes de réinitialisation, par exemple tous les 30 jours, afin d'empêcher l'accès non autorisé aux données du SGRH.
Une approche multidimensionnelle de la sécurité du SGRH est une chose qu'un investisseur ou un acheteur potentiel ou un assureur en matière de cybersécurité recherchera certainement, alors intégrez-la dès le départ.
Choisir un SGRH
Le marché du SGRH est très fragmenté et peut être écrasant, certains sites Web d'évaluation de logiciels de premier plan répertorient plus de 700 entreprises qui fournissent des systèmes de gestion des ressources humaines. Les évaluer toutes, à raison de deux par jour, prendrait presque une année entière.
La première étape consiste donc à séparer les fournisseurs potentiels en trois groupes :
Les fournisseurs de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) intègrent leurs autres applications commerciales, telles que la comptabilité, la gestion de la relation client et les achats, ce qui vous permet de bénéficier des avantages de la centralisation, comme le fait de n'avoir à saisir qu'une seule fois la fiche d'un employé. Avec des coûts d'intégration plus faibles, le modèle ERP peut offrir une expérience utilisateur plus cohérente, et vous bénéficiez d'un modèle de sécurité unique, c'est pourquoi 95 % des entreprises font état d'améliorations des processus après la mise en œuvre d'un ERP.
Les prestataires de services offrent une solution entièrement externalisée, dans laquelle l'entreprise paie un prestataire pour gérer les salaires, les déclarations fiscales, les avantages sociaux, la conformité du service RH et l'envoi de données à la comptabilité afin que les dépenses liées aux RH puissent être incluses dans les rapports financiers. Le prestataire de services joue le rôle de votre service des RH, ce qui réduit le nombre de spécialistes des RH employés par votre entreprise.
Quand acheter un SGRH
Il n'y a pas de réponse unique à la question de savoir quand entreprendre un projet SGRH. Parmi les événements courants qui incitent les entreprises à acheter ou à mettre à niveau un SGRH, citons l'embauche d'un nouveau responsable des RH, l'expansion de l'entreprise dans d'autres états ou pays, l'échec d'un audit, l'achat d'un nouveau système comptable ou une fusion ou une acquisition. Parmi les autres facteurs, citons les nouvelles exigences réglementaires en matière de rapports, une croissance rapide ou la nécessité de mieux planifier les effectifs futurs.
Une fois que les choix sont limités, il est bon de faire appel à un échantillon représentatif d'employés qui utiliseront réellement le système afin qu'ils donnent leur avis sur l'interface et les fonctionnalités. Ces employés pourront ensuite se faire les champions du système une fois qu'il sera déployé.
Les composantes du succès du SGRH
En résumé, voici les cinq clés pour tirer le meilleur parti d'un achat de SGRH :
1. Si votre éthique informatique est tournée vers l'avenir, explorez les systèmes qui peuvent utiliser l'apprentissage automatique et l'analyse prédictive dès maintenant et qui ont une feuille de route pour l'IA. Plus tôt vous commencerez à alimenter le système en données, mieux il pourra vous conseiller sur les besoins futurs en main-d'œuvre et faire correspondre les candidats aux postes.
2. Les différents SGRH excellent dans certains domaines. Vous avez un taux de rotation élevé ? Alors examinez attentivement les capacités de gestion des candidats. Vous avez une main-d'œuvre répartie sur plusieurs états ou pays ? Vous embauchez beaucoup d'intérimaires mais vous vous demandez s'il ne serait pas plus judicieux d'embaucher ? Une fonction de gestion du personnel temporaire peut vous aider dans cette analyse.
3. Vous ne vendrez pas un SGRH aux détenteurs de budget en leur parlant de fonctionnalités intéressantes. Ce qui permet de financer un projet, c'est la façon dont le système aidera à retenir les talents, à libérer le personnel RH pour des projets à valeur ajoutée et à minimiser les résultats des audits.
4. Faites participer votre équipe ou votre consultant en sécurité au processus de sélection dès le début, surtout si vous êtes dans un secteur hautement réglementé comme la finance ou la santé.
5. Si vous décidez d'opter pour la meilleure solution, recherchez des API ouvertes qui rendent l'intégration, sinon simple, du moins possible sans un projet de développement important et coûteux.
WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).