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Votre certificat de naissance. Vos formulaires de déclaration d'impôts. Les dossiers financiers de votre entreprise. L'acte de propriété. Même si vous ne les utilisez pas très souvent, ce sont tous des documents importants que vous ne voudriez pas perdre, ou pire, tomber dans de mauvaises mains.
Mais posez-vous la question suivante : êtes-vous vraiment certain d'avoir rangé ces documents en toute sécurité ? Ces documents sont-ils bien classés et rapidement identifiables en cas de besoin ?
Nous allons vous parler du stockage et de l'archivage des documents et vous montrer les meilleures façons de stocker vos documents papier et numériques afin que vous puissiez avoir l'esprit tranquille en sachant qu'ils sont en sécurité.
Quelle est donc la meilleure façon de stocker vos documents ? Avant de répondre à cette question, nous allons d'abord vous expliquer pourquoi c'est important.
Pourquoi s'embêter avec l'archivage ?
Lorsque nous stockons des documents que nous n'utilisons plus activement, on parle d'archivage. Voici cinq des nombreuses raisons pour lesquelles l'archivage est si important pour les entreprises et les particuliers.
1. Répondre aux exigences réglementaires
De nos jours, la protection des données est un sujet dont la plupart des entreprises sont parfaitement conscientes. À la lumière des récentes mises à jour importantes de la loi sur la protection des données, les entreprises sont désormais soumises à une pression croissante pour gérer correctement et en toute sécurité les données des consommateurs, sous peine de se voir infliger de lourdes amendes. Cela leur impose de disposer de processus de gestion des données efficaces et de solutions de stockage des documents sécurisées.
D'autres exigences réglementaires imposent de conserver certains documents financiers pendant un certain nombre d'années. Grâce à l'archivage de documents, les entreprises peuvent satisfaire à ces exigences en stockant en toute sécurité des données et des documents.
2. Réduire les coûts et gagner de l'espace
Que vous soyez à la tête d'une grande entreprise internationale ou d'une jeune pousse, il est important de faire des économies là où vous le pouvez. Dans cette optique, l'archivage de documents permet de libérer de l'espace et de limiter les coûts opérationnels. Moins vous avez de documents à gérer sur site, moins vous devez consacrer de temps et d'argent à leur gestion.
3. Améliorer le flux de travail et les performances
Un archivage approprié des documents peut améliorer le flux de travail et les performances de votre entreprise. Selon les estimations, pas moins de 80 % des données de production n'ont pas besoin d'être facilement accessibles.
4. Protection contre le vol d'identité
Les entreprises ne sont pas les seules à bénéficier de l'archivage. Chacun d'entre nous possède des documents importants qui pourraient potentiellement être utilisés pour le vol d'identité.
Quelles sont les différentes options de stockage des documents ?
Lorsqu'il s'agit d'archiver vos documents, il existe trois principales solutions de stockage à envisager : le stockage traditionnel, le stockage numérique et le stockage par numérisation à la demande. Vous trouverez ci-dessous un bref aperçu de chacune d'entre elles.
Stockage traditionnel sur papier
Le stockage traditionnel de documents est essentiellement un stockage sur papier. Il s'agit d'archiver vos documents papier en les classant ou en payant une installation de stockage sécurisée hors site. Il s'agit d'une pratique courante pour les grandes entreprises qui ont besoin de conserver une trace écrite des documents non essentiels à leur mission.
Le stockage numérique
Il y a quelques décennies, le stockage de documents pour les entreprises signifiait des rangées et des rangées de classeurs. Cela signifiait dépenser de l'argent pour acheter de grandes quantités de papier, de crayons et de personnes pour les organiser. Heureusement, grâce à la technologie moderne, ce n'est plus nécessaire.
Il est désormais possible de numériser tous vos documents à l'aide d'un scanner et de détruire les copies papier inutiles.
Il existe des sociétés d'archivage de documents qui se chargent de l'ensemble du processus pour vous. Elles numérisent vos documents, vous les remettent sur des clés USB ou des CD, ou les sauvegardent sur le cloud.
Néanmoins, cette option ne convient pas à tout le monde. De nombreux propriétaires d'entreprise aiment conserver des copies physiques et n'aiment pas l'idée de mettre tout leur système de stockage de documents entre les mains d'un ordinateur.
Stockage de documents à la demande
Le stockage de documents à la demande est le meilleur des deux mondes. Il s'agit d'une solution dans laquelle une entreprise stocke vos documents papier hors site pour vous, mais les numérise également et vous envoie une copie numérique sur demande.
Il s'agit donc d'une bonne option pour les entreprises qui souhaitent stocker une grande quantité de documents hors site, mais qui peuvent avoir besoin d'y accéder occasionnellement.
Cependant, les solutions de numérisation à la demande sont plus coûteuses que le stockage papier classique, car vous payez pour un service supplémentaire.
Stockage des documents sous forme de papier
Vous pourriez penser que le stockage de vos documents sur papier est superflu à l'ère du numérique.
Où dois-je stocker mes documents papier ?
En fin de compte, la meilleure façon de stocker vos documents dépend de la quantité que vous devez stocker et du montant que vous êtes prêt à dépenser. Voici vos deux principales options.
1. Le stockage interne
Le stockage interne est une solution intéressante pour les particuliers et les PME qui n'ont qu'un petit nombre de documents à stocker. Si vous choisissez cette option, vous devez vous assurer que vous disposez de l'équipement nécessaire pour les stocker en toute sécurité.
Pour les documents vraiment importants, vous pouvez envisager d'acheter un coffre-fort ignifugé (résistant au feu), qui garantira que vos documents papier pourront survivre à tout sinistre dans vos locaux.
Si vous optez pour des classeurs ordinaires ou d'autres unités de stockage, assurez-vous qu'ils sont sécurisés et organisez-les avec des trombones et des séparateurs.
2. Installations de stockage
Le recours à des installations de stockage hors site est une option rentable, dans la mesure où elles offrent une excellente sécurité et un espace accessible.
Lorsque vous choisissez un centre de stockage, tenez compte des éléments suivants :
- Quelle est la proximité entre le centre et votre lieu de travail ? Pouvez-vous accéder rapidement à vos documents si vous en avez besoin ?
- Services de gestion des documents : Selon les documents que vous prévoyez d'entreposer, vous voudrez peut-être choisir un établissement qui offre des services tels que l'indexation et la récupération des fichiers.
- La qualité des rayonnages : Choisissez un établissement qui met les documents dans des boîtes et les stocke sur des étagères métalliques. Si vous les entreposez sur le sol, ils risquent d'être endommagés par l'eau et les déversements.
- La sécurité et l'accès : Il va sans dire que vous devez vous assurer que les locaux que vous avez choisis sont sécurisés, avec des caméras internes et externes et un personnel formé.
- Climatisation : Certaines installations utilisent l'air conditionné pour éviter la dégradation du papier. Demandez-vous si vous avez besoin de cette fonctionnalité et choisissez un site en conséquence.
Stockage de documents numériques
Si vous ne souhaitez pas investir dans des solutions de stockage de documents sur site ou hors site, vous pouvez stocker vos documents sous forme numérique. Cela peut réduire les coûts en éliminant le besoin d'espace de stockage et améliorer votre flux de travail en rendant l'accès à vos documents numériques plus rapide.
Vous pouvez choisir parmi plusieurs solutions de stockage de documents numériques :
- Utilisez les bibliothèques pour stocker les documents sur votre disque dur.
- Stockez vos documents dans le nuage via un service.
- Enregistrez vos documents sur du matériel de stockage externe, comme des disques durs amovibles.
- Stockez vos documents à l'aide d'une GED spécialement conçue
La dernière solution, l'utilisation d'une GED, est probablement la meilleure façon de stocker vos documents sous forme numérique. Mais qu'est-ce qu'une GED ? Nous allons le découvrir.
Qu'est-ce qu'un système de gestion de documents (SGD) ?
Les systèmes de gestion de documents sont des solutions logicielles qui vous aident à classer, stocker et gérer vos documents. Ils sont un peu comme un comptable numérique. Ils s'occupent du classement physique des documents, tout comme vous le feriez pour vos documents papier, mais sous forme électronique.
Il existe de nombreux systèmes de gestion de documents différents sur le marché, mais la plupart d'entre eux présentent les mêmes caractéristiques.
Conseils généraux pour le stockage des documents
Quelle que soit la manière dont vous choisissez de stocker vos documents, il existe certaines bonnes pratiques que vous devez suivre afin de vous assurer que votre système de stockage reste organisé et efficace. Vous trouverez ci-dessous quelques conseils qui peuvent vous y aider.
1. Stockez vos documents en tenant compte de l'accessibilité
Si vous stockez vos documents en interne, vous pourrez probablement économiser de l'argent, mais il est important de mettre en place un bon système pour vous assurer que vos documents archivés sont facilement accessibles.
Envisagez de stocker ensemble les documents de même type et veillez à les étiqueter pour pouvoir choisir facilement les documents nécessaires.
2. Gardez une trace du moment où vos documents peuvent être détruits
L'archivage des documents est important pour vous assurer que vous restez en conformité et que vous disposez de preuves telles que des reçus et des fiches de paie en cas de besoin. Cependant, lorsque les documents ont quelques années, il n'est souvent plus nécessaire de les conserver.
Lorsque vous archivez des documents, indiquez sur ceux-ci une date de destruction à laquelle ils ne seront plus nécessaires. Vous pourrez ainsi facilement vous occuper des documents périmés et vous assurer que vous utilisez efficacement votre espace de stockage.
3. Protégez vos documents papier de l'usure
Pour vous assurer que vos documents ne seront pas endommagés, vous devez penser à l'usure. Même s'ils sont stockés en toute sécurité, ils peuvent être endommagés par des manipulations fréquentes, l'exposition au soleil et les déversements. Placez-les dans des pochettes en plastique avant de les classer pour réduire le risque d'usure.
4. Envisagez l'utilisation de coffres-forts bancaires si vous souhaitez stocker des documents hors site.
Les banques accordent souvent des réductions sur les coffres-forts si vous êtes un client existant. Les coffres-forts peuvent être une bonne solution de stockage de papier hors site si vous n'avez besoin de stocker qu'un très petit nombre de documents importants.
5. Réfléchissez aux matériaux et à la conception de votre coffre
Certains matériaux résistent mieux à l'usure que d'autres. Si vous choisissez de stocker vos dossiers sur place dans des boîtes de rangement, essayez de choisir un matériel durable et résistant, comme le métal ou le plastique. Vous pouvez faire un meilleur usage de votre espace de stockage disponible si vous choisissez des boîtes empilables.
6. Veillez à stocker vos documents dans un endroit frais et sec
La chaleur et l'humidité sont des tueurs de papier. Pour conserver vos documents en bon état, essayez de les stocker dans un endroit frais et sec. Si vous vivez dans un climat humide, pensez à utiliser un climatiseur ou un déshumidificateur pour contrôler l'humidité de votre espace de stockage. Si vous stockez vos documents hors site, surveillez les signes d'humidité dans l'installation que vous envisagez.
7. Assurez-vous qu'ils sont à l'abri des catastrophes naturelles
Si vous stockez des documents importants en interne, assurez-vous que vous avez pensé aux risques potentiels de catastrophes naturelles. Gardez-les en hauteur pour les protéger des inondations et optez pour un conteneur ignifuge (résistant au feu) si possible.
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