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Le Suivi-Evaluation (S&E) est un outil puissant pour le changement transformationnel et l'apprentissage.
Lorsqu'un plan de Suivi-Evaluation solide est incorporé dans un projet à un stade précoce, il guide le projet dans la bonne direction dès le premier jour. Le Suivi et l'Evaluation agissent comme un catalyseur pour mobiliser les ressources, améliorer les performances du projet, atteindre les bénéficiaires prévus, assurer la responsabilité et la transparence vis-à-vis des donateurs, des parties prenantes et des bénéficiaires, et maximiser l'impact du projet, souvent dans le respect des normes de qualité établies, des délais prévus et du budget alloué.
Le Suivi et l'Evaluation vont de pair et sont mis en œuvre de manière continue tout au long de la vie d'un projet. Cependant, il est utile de comprendre chaque terme séparément, afin d'avoir une compréhension approfondie des fonctions, de leur interconnexion et de leur place dans le cadre d'un projet.
Qu'est-ce que le suivi ?
En termes simples, le Suivi est une activité continue qui commence et se termine avec un projet. Le Suivi implique la collecte et l'analyse de données et d'informations sur une base régulière afin d'identifier les modèles, les changements et les progrès au sein de l'intervention de développement en cours, par rapport aux cibles, indicateurs et objectifs prédéterminés.
Comme le Suivi est effectué par des membres de l'équipe interne, il leur donne un aperçu de première main du projet pour réviser les stratégies si nécessaire et prendre des décisions de gestion éclairées.
Le Suivi aide l'équipe du projet à discerner si ses apports et ses ressources sont adéquats pour mettre en œuvre les activités. Il leur permet également de suivre la façon dont les activités sont mises en œuvre et de déterminer si elles génèrent les résultats escomptés. En outre, le Suivi permet à l'équipe d'identifier les lacunes dans la mise en œuvre et de formuler des solutions pour les corriger au fur et à mesure qu'elles se présentent. L'équipe de projet est en mesure de vérifier la conformité des activités du projet avec les normes établies et de discerner l'efficacité ou l'inefficacité de l'utilisation des fonds et des ressources alloués.
Qu'est-ce que l'Evaluation ?
L'Evaluation, quant à elle, a lieu à des intervalles spécifiques du cycle de vie d'un projet. Contrairement au suivi, l'Evaluation a une vue d'ensemble et examine plus en profondeur les résultats, l'impact et l'objectif global du projet, ainsi que leur signification.
En d'autres termes, l'évaluation utilise des données (y compris des données de suivi) pour déterminer l'efficacité de la conception et de la mise en œuvre du projet, la pertinence des buts et des objectifs du projet, l'efficacité de l'utilisation des ressources, les stratégies du projet, les politiques organisationnelles, le domaine opérationnel, la qualité des résultats, la durabilité de l'impact du projet, etc.
L'Evaluation cherche à comprendre comment et pourquoi l'intervention a si bien fonctionné ou pourquoi elle a échoué et propose des solutions pour l'améliorer. L'Evaluation permet ainsi de dresser un tableau plus complet et de fournir des informations et des recommandations crédibles pour permettre aux organisations d'intégrer les leçons apprises dans leur processus de prise de décision pour leur croissance et leur succès à long terme.
Suivi-Evaluation pour l'apprentissage et l'amélioration des performances
Le Suivi-Evaluation (S&E) est une fonction de gestion continue qui permet de déterminer si des progrès ont été accomplis dans la réalisation des résultats escomptés, de repérer les goulets d'étranglement dans la mise en œuvre et de mettre en évidence les effets inattendus (positifs ou négatifs) d'un plan d'investissement, d'un programme ou d'un projet ("projet/plan") et de ses activités.
Les processus de planification, de Suivi et d'Evaluation constituent l'approche de la gestion axée sur les résultats (GAR), qui vise à faciliter la prise de décision en vue d'atteindre des objectifs explicites (voir GAR). La planification permet de se concentrer sur les résultats qui comptent, tandis que le suivi et l'évaluation facilitent l'apprentissage à partir des succès et des défis passés et de ceux rencontrés pendant la mise en œuvre.
Les éléments d'un Système de Suivi qui, s'il est développé avec toutes les parties prenantes clés, encouragera la participation et l'appropriation d'un projet/plan sont les suivants :
- (a) Les cadres de résultats ou cadres logiques qui sont des outils permettant d'organiser les résultats escomptés, c'est-à-dire les changements de développement mesurables. Les cadres de résultats servent de base à l'élaboration du plan de suivi et d'évaluation et les deux doivent être cohérents l'un avec l'autre ;
- (b) le plan de Suivi-Evaluation, qui contient une description des fonctions requises pour collecter les données pertinentes sur les indicateurs fixés et les méthodes et outils nécessaires pour ce faire. Le plan de S&E est utilisé pour organiser systématiquement la collecte de données spécifiques à évaluer, en indiquant les rôles et les responsabilités des parties prenantes du projet/plan. Il garantit que les informations pertinentes sur les progrès et les performances sont collectées, traitées et analysées régulièrement afin de permettre une prise de décision en temps réel, fondée sur des données probantes ;
- (c) les divers processus et méthodes de suivi (tels que la collecte et l'examen réguliers des données sur les intrants et les extrants, le suivi participatif, le suivi des processus) et d'évaluation (y compris l'évaluation d'impact et thématique, les enquêtes, l'analyse économique de l'efficacité ; et
- (d) le système d'information de gestion, qui est un dépôt organisé de données (souvent géoréférencées) pour aider à gérer les informations numériques clés liées au projet/plan et à l'analyse.