Qu'est-ce que l'indexation de documents ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
La Gestion des Documents est difficile. Même si votre flux de travail de numérisation de documents est bien organisé et que vous avez investi dans un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) de premier ordre ou dans un Système de Gestion de Contenu Electronique (GCE), il reste à indexer les documents.
Par rapport au reste de votre projet de gestion documentaire, l'indexation peut sembler être l'un des éléments les moins importants. Il peut être tentant de traiter l'indexation plus tard, bien après la capture du document, ou de simplifier à l'excès la méthode d'indexation pour accélérer le processus ou pour économiser des coûts, mais cela pourrait causer des problèmes en cours de route.
Chaque projet est différent. Une organisation peut avoir besoin d'une gestion documentaire spécifique qu'une autre n'a pas. Mais si je peux transmettre quelque chose au sujet de l'indexation, c'est qu'il faut absolument envisager un plan avant la capture, et si un processus d'indexation spécifique est déterminé comme étant nécessaire, le mettre en œuvre dès que possible. Non seulement l'application rétroactive de méthodes d'indexation est coûteuse en temps et en argent (en plus de l'appliquer plus tôt, au moment de la capture), mais une indexation efficace permettra de réaliser des économies importantes au fil du temps, dès sa mise en place. Retarder les bonnes pratiques d'indexation ne fera que retarder votre retour sur investissement.
Mais qu'est-ce que l'indexation de documents ?
C'est une excellente question, ne serait-ce que parce que c'est le titre de ce blog ! En termes simples, l'indexation est un ensemble de méthodes permettant d'organiser numériquement des documents électroniques, généralement dans un logiciel de GED ou de GCE (l'indexation peut aussi s'appliquer techniquement à l'organisation de fichiers papier, mais dans le cadre de ce blog, nous parlerons de documents électroniques).
C'est maintenant la partie la plus importante : Parce que les documents sont si bien organisés, ils peuvent être retrouvés rapidement et efficacement. La possibilité d'appeler immédiatement une facture, un dossier d'étudiant ou un dossier important permet de passer moins de temps penché sur une cabine de classement et de se concentrer sur d'autres tâches plus importantes.
Il existe plusieurs façons d'indexer vos documents. Vous pouvez même combiner les méthodes pour créer la meilleure stratégie d'organisation pour votre entreprise. Voici quatre méthodes d'indexation clés :
Nommage des fichiers
Cette méthode est tellement évidente qu'elle donne presque l'impression de tricher, mais pour les projets simples ou de petite envergure, une bonne stratégie de dénomination des fichiers peut suffire à organiser vos documents.
Certaines applications de GED et même certains appareils multifonctions ont des conventions de nommage automatiques qui peuvent être appliquées, comme l'ajout de la date du jour au nom du fichier, ou l'ajout de préfixes spécifiques à des séquences de numéros pour produire quelque chose comme "ABC_001.pdf", "ABC_002.pdf", etc. Si vous vous basez uniquement sur les noms de fichiers, il est important d'avoir une convention cohérente et compréhensible pour éviter toute confusion à l'avenir. Pour cette raison, il n'est pas recommandé de se fier uniquement aux noms de fichiers pour les projets importants ou complexes.
Structure des dossiers
L'utilisation d'une bonne structure de dossiers est un autre moyen simple, mais très efficace, d'indexer vos documents. L'imbrication des dossiers est utile dans les situations où un simple nom de fichier ne suffit pas.
Texte consultable / ROC
C'est maintenant que nous nous mettons vraiment à la page avec des méthodes d'indexation puissantes ! L'OCR est l'abréviation de "optical character recognition" (reconnaissance optique de caractères), et c'est le moyen par lequel votre logiciel de numérisation ou de gestion de documents lit les mots sur une page imprimée une fois que vous l'avez numérisée pour construire une base de données consultable de vos fichiers. L'OCR s'appuie sur des lettres, des chiffres et d'autres caractères standard, et ne fonctionne donc pas aussi bien avec les polices atypiques ou surtout avec l'écriture manuscrite, mais pour les pages imprimées les plus courantes, l'OCR vous donne les moyens de trouver rapidement un mot unique ou une phrase spécifique parmi la multitude de documents de votre système.
Métadonnées
Les logiciels de gestion de documents vous permettent souvent de joindre des informations utiles à un document ou à un fichier, comme le numéro de facture, l'identifiant du dossier ou la date d'embauche, etc. Les métadonnées sont l'un des outils d'indexation les plus longs à mettre en œuvre et à maintenir, mais c'est aussi l'un des atouts les plus puissants à votre disposition.
L'indexation de documents peut être assez intimidante, mais nous espérons avoir levé une partie du mystère. Aborder votre projet de numérisation avec un plan d'indexation solide peut demander un peu plus de temps, un peu plus d'efforts et, pour être honnête, un peu plus d'argent, mais le retour sur investissement est imbattable.
Lorsque vos employés ou vos collègues trouveront des documents en quelques secondes et passeront sans problème à de nouvelles tâches, vous serez reconnaissant d'avoir planifié et exécuté votre stratégie d'indexation à l'avance.
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