Que faut-il faire pour suivre l'évolution d'un projet ou programme? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique, vous explique.

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Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Il s'agit de tous les efforts et activités visant à collecter et à analyser les données relatives à la performance du projet.

Les données de performance sont toutes les données brutes générées par l'équipe de projet dans le processus d'exécution du plan de projet. Par exemple, les coûts réels, les lots de travaux terminés, les défauts trouvés, le temps passé, les jours de vacances utilisés, etc.

Hors contexte, ces données ne signifient rien. Vous ne pouvez pas prendre de décision sur la base de ces données.

Les informations sur les performances sont les données dans le contexte de votre plan de projet, des lignes de base du projet, des estimations, etc. En général, il s'agit de données de performance comparées aux valeurs prévues. C'est suffisant pour savoir s'il y a un écart, mais pas assez pour justifier une demande de changement.

Le rapport de performance est l'information analysée et compilée sous une forme qui vous aide à prendre des décisions éclairées. Le tableau de gestion de la valeur acquise est un excellent exemple d'outil de rapport de performance.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

Suivre l'avancement en continu

Que faut-il faire pour suivre l'évolution d'un projet ?

Suivre l'avancement d'un projet semble simple. Mais de nombreux chefs de projet expérimentés ne le font pas correctement.

Pourquoi ?

Ils se concentrent sur le budget et le calendrier la plupart du temps. Alors que les problèmes apparaissent et s'accumulent dans d'autres aspects d'un projet.

La transformation des données dans le suivi de l'avancement du projet

Voici l'objectif des efforts de suivi en ces termes :

Établir des processus qui vous aideront à collecter les bonnes données qui pourront être converties en rapports utiles.

Se préparer au suivi de l'avancement du projet

Voici une question importante :

Quelles mesures sont cruciales pour votre projet ? Ce n'est pas parce que vous pouvez collecter des données que vous devez le faire. De plus, cela n'implique pas qu'elles seront utiles à la prise de décision à long terme.

Voici quatre aspects des données que vous devez considérer en premier lieu :

1. Elles doivent être bon marché et faciles à obtenir

Les données qui nécessitent des heures de collecte et de traitement ont peu de valeur.

Si vous ne disposez pas d'un logiciel intégré, simplifiez les processus de suivi. L'idéal est que la collecte des données soit intégrée au flux de travail.

2. Suivre la progression en continu

Vous devez être en mesure de collecter les mêmes données dans le même format pendant toute la durée de vie d'un projet. Sinon, l'interprétation et le traitement des données risquent de demander beaucoup d'efforts.

3. Comment interpréter les données

Il est évident de collecter et d'interpréter les coûts réels, le temps passé et les produits finis. Mais que faire avec l'engagement des parties prenantes, la qualité et l'efficacité des plans de réponse aux risques ?

4. Pouvez-vous fixer des seuils qui communiquent les problèmes ?

Pouvez-vous identifier un écart qui vous signalera que vous devez prendre des mesures ? Si ce n'est pas le cas, considérez les efforts que vous devez déployer pour interpréter les informations brutes tirées des données.

Ce qu'il faut retenir, c'est que vous devez réfléchir à l'avance pour comprendre comment collecter, utiliser et interpréter les données dont vous disposez.

Que devez-vous surveiller ?

Le temps et l'argent dépensés parlent d'eux-mêmes. Vous pouvez comparer les valeurs réelles aux valeurs prévues.

La qualité des exigences peut vous montrer le degré de dérapage que vous devez anticiper. Il s'agit d'une mesure qualitative qui indique si les exigences collectées sont suffisantes pour définir 100% de la portée.

Le pourcentage de livrables acceptés peut montrer votre véritable progression. Vous savez, vous pouvez avoir tous les livrables terminés à 80%. Mais dans cet état, ils n'ont aucune valeur pour les parties prenantes.

Risques

L'efficacité des plans de réponse aux risques indiquera si un plan de réponse traite le risque de manière efficace et dans les limites des réserves dédiées.

Les réserves de gestion restantes peuvent indiquer combien d'incertitudes et de risques inconnus vous pouvez absorber avant d'avoir un impact sur le plan du projet.

Parties prenantes

Le niveau d'engagement vous aidera si vous gérez stratégiquement les parties prenantes. Vous connaissez leur niveau d'engagement actuel (et leurs niveaux d'intérêt et d'autorité). Vous avez également prévu où vous devez faire évoluer l'attitude de chaque partie prenante envers le projet.

Les conflits vous aident généralement à suivre les tendances des comportements de certaines parties prenantes. Vous pouvez découvrir des interactions et des dépendances intéressantes entre elles.

La satisfaction est essentielle lorsque votre organisation fournit des services. Elle vous aidera à gérer votre projet de manière à assurer des relations commerciales prolongées avec les clients.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Communication

La sécurité est toujours importante. Vous devez contrôler le degré de sécurité des flux d'informations entre l'équipe de projet et les autres parties prenantes.

Le coût d'une décision est la valeur monétaire d'une décision que vous devez prendre lors d'une réunion ou par toute autre technique de facilitation. Il suffit d'additionner les taux de rémunération de tous les participants et de les multiplier par le temps que vous avez passé à prendre une décision.

Qualité

Parmi les nombreuses mesures de qualité que vous pouvez collecter, nous allons nous concentrer généralement sur les deux suivantes :

Les défauts par catégories montrent les domaines du projet qui requièrent le plus d'attention de votre part.

Les défauts signalés après le transfert montrent la force globale de vos efforts d'assurance qualité.

L'équipe d'assurance qualité devrait recueillir bien plus que cela. Cependant, il s'agit d'une question d'approche de votre gestion de la qualité.

Ressources humaines

Le journal des problèmes est une liste chronologique des conflits que vous avez eus avec les membres de l'équipe de projet et d'autres parties prenantes. Il permet de relier des événements apparemment sans rapport et de définir des modèles de comportement. Il permet également de s'assurer que vous n'avez pas de conflits non résolus.

Le progrès du développement personnel pour chaque personne de votre équipe de projet. Il vous montrera si vos collaborateurs sont intéressés à s'améliorer, à prendre de nouvelles responsabilités, etc. En outre, il s'agit d'une mesure secondaire du bonheur et de la motivation générale de l'équipe.

La carte en étoile des compétences est un tableau qui montre les compétences et l'expérience dans différents domaines pertinents pour votre projet. Vous pouvez également l'utiliser pour suivre la progression du développement de l'équipe.

Outils et techniques de suivi de projet

Les données doivent être dans un format que vous pouvez traiter efficacement et relier au plan du projet.

Collecter des informations de première main

La réunion quotidienne de Scrum est un excellent exemple de collecte d'informations de première main.

Pourquoi est-elle si populaire et si puissante ?

Elle est simple et son format d'information est strict :

1.         Qu'ai-je fait hier ?

2.         Ce que je vais faire aujourd'hui.

3.         Les problèmes que je rencontre.

Ce n'est peut-être pas suffisant pour suivre l'évolution du projet. Mais suffisant pour commencer à creuser plus profondément après.

Agréger les rapports formels

Personne n'aime les rapports. Surtout les rapports internes pour collecter des données.

Néanmoins, vous pouvez les rendre faciles et utiles.

Sur les grands projets, ce sera écrasant et de la micro-gestion. Cependant, sur un projet plus petit, cela fonctionne comme un charme.

Vous pouvez ensuite utiliser ces données pour mettre à jour les plans directeurs et prendre des mesures correctives si nécessaire.

Utilisez une structure de répartition du travail

Vous disposez déjà d'un système de reporting structuré. Tout peut littéralement être lié à un lot de travaux ou à une livraison.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de disposer des informations nécessaires pour améliorer leurs projets en cours et les affiner afin qu'ils servent mieux leurs bénéficiaires.

Rapports intégrés et humains

Aujourd'hui, je ne crois guère à une gestion de projet efficace sans JIRA, VSTS, MS Project ou tout autre outil. Ces outils ont des fonctions intégrées qui permettent de collecter et d'analyser les données relatives aux performances du projet.

Mais il y a un hic.

Il y a un facteur humain. Les gens doivent saisir les données réelles dans le système. Or, il y a tellement de raisons pour lesquelles ils ne le font pas régulièrement.

Ainsi, même avec un logiciel puissant, vous pouvez échouer dans le suivi de l'avancement du projet.

Vous aurez besoin de raisons convaincantes pour que l'équipe de projet suive l'évolution du projet de manière précise et régulière.

À retenir :

Qu'en est-il de la gestion de la valeur acquise, de la gestion des jalons et d'autres outils ? Ces outils relèvent davantage du "contrôle". 

Pour l'instant, vous devez déterminer clairement les données que vous pouvez obtenir de manière cohérente. Ce n'est qu'ensuite que vous pourrez sélectionner les outils appropriés pour contrôler le projet.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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