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L'élaboration d'un cadre de Suivi-Evaluation permet de clarifier les éléments d'information à recueillir pour mettre en évidence votre projet de développement.
Idéalement, rédigez votre cadre avant le début de votre projet afin de vous assurer que vous collectez les données appropriées dès le départ.
Ce dont vous aurez besoin
- Utilisez un outil de planification
Soyez clair sur ce que vous essayez d'atteindre. La plupart des organisations sont animées par un sens clair de l'objectif et de la mission partagée, mais cela n'est pas toujours consigné sur papier. Cela peut entraîner des problèmes lorsque vous décidez des données à collecter pour votre évaluation.
Vous pouvez utiliser un triangle de planification ou une théorie du changement pour commencer.
- Décrivez vos résultats
Les résultats sont les biens, produits et services que vous fournissez. Si vous avez développé un Triangle de planification, vous pouvez générer une liste de résultats en examinant vos objectifs. Vos objectifs décrivent un domaine de travail planifié - vos résultats sont tous les biens, produits et services qui relèvent de ces domaines.
Exemple
Les produits comprennent des séances de soutien individuel et des cours de mathématiques et d'alphabétisation.
Définir des indicateurs de résultats
Les indicateurs de production sont des éléments d'information spécifiques que vous recueillez pour suivre et rendre compte du travail que vous avez fourni. Les indicateurs de sortie vous donnent des informations sur :
- les résultats que vous avez fournis
- à qui vous les avez fournis
- si les personnes ou les organisations auxquelles vous les avez fournis sont satisfaites et pensent que votre travail est de bonne qualité.
Certains résultats vous intéresseront plus que d'autres. Fixez des priorités réalistes pour la mesure et essayez de limiter le nombre d'indicateurs de résultats que vous définissez.
Exemple
Produit (le bien, le service ou le produit fourni) Indicateur (que mesurerons-nous ?)
Séances de soutien individuel - Nombre de séances organisées
- Lieu des sessions
- Nombre de personnes soutenues
- Profil des personnes aidées (âge, sexe, origine ethnique, sexualité, handicap, antécédents professionnels)
- Niveau de satisfaction des utilisateurs
De nombreux bailleurs de fonds et commissaires demandent des informations spécifiques sur le profil des personnes auxquelles vous fournissez vos services. Il peut s'agir de l'âge, du sexe, de l'orientation sexuelle, de l'origine ethnique ou des croyances religieuses. Plus important encore, vous aurez besoin de ces informations pour comprendre si votre service est accessible ou non à toutes les personnes que vous souhaitez atteindre.
Décrivez vos résultats
Les résultats sont les changements qui résultent de votre travail.
Si vous avez développé un Triangle de planification, vous pouvez générer une liste de résultats en décomposant vos objectifs spécifiques. Examinez vos objectifs spécifiques, qui décrivent les grands domaines de changement que vous prévoyez de réaliser, et notez tous les changements individuels liés à ces domaines.
Assurez-vous de:
- de définir clairement vos résultats. Évitez les résultats vagues tels que "les utilisateurs du service se sentent plus autonomes". Que signifie cette autonomisation pour les utilisateurs ? Quels sont les changements qui en résultent pour eux ? Plus vos résultats sont faciles à comprendre, plus ils seront faciles à mesurer.
- de décrire des changements uniques. Les résultats composites contenant plus d'une idée sont difficiles à mesurer.
- de ne pas formuler de changements importants et complexes. Par exemple, au lieu d'un résultat "amélioration du bien-être", demandez-vous si vous voulez dire amélioration du bien-être physique, mental ou émotionnel.
Les résultats doivent décrire les changements que vous souhaitez créer, et non le travail que vous réalisez. Faites attention à ne pas rédiger des résultats qui concernent l'accès à vos services. Si vous organisez des ateliers de formation, par exemple, il n'est pas vraiment utile de mesurer le résultat "accès accru aux ateliers de formation". Cela ne vous dit rien sur ce qui a changé pour les gens grâce à votre travail. Il peut y avoir une exception à cette règle si vos utilisateurs sont très difficiles à engager, et que le fait de les faire accéder à un service signifie un réel changement pour eux. C'est le cas, par exemple, des sans-abri qui n'ont jamais eu accès à un centre de jour et qui se sentent mal à l'aise à l'intérieur.
Une bonne pratique consiste à inclure les résultats négatifs possibles dans votre cadre. Cela vous aidera à vérifier que votre travail n'a pas d'effets indésirables.
Examinez quels résultats sont prioritaires pour la mesure, il est peu probable que vous puissiez consacrer du temps à mesurer tout ce qui change. Les résultats prioritaires peuvent
- être au cœur de votre travail
- représenter le "résultat final" d'une chaîne de petits changements
- débloquer d'autres résultats
- être utiles pour attirer des financements ou rendre compte aux financeurs existants.
Exemple
Les résultats comprennent : l'amélioration des compétences en mathématiques, l'amélioration des compétences en lecture et en écriture, l'amélioration des compétences en matière de recherche d'emploi, l'amélioration de la confiance en soi lors des entretiens.
Définir des indicateurs de résultats
Les indicateurs de résultats sont des éléments d'information spécifiques et mesurables que vous pouvez recueillir pour suivre l'évolution de votre travail. Ils vous indiquent si vous atteignez ou non vos résultats et dans quelle mesure le changement s'est produit.
La définition d'indicateurs de résultats est très utile pour décider ce qu'il faut mesurer et ce qu'il ne faut pas mesurer. La rédaction d'une liste claire d'indicateurs facilitera grandement l'élaboration d'outils de collecte de données (tels que des questionnaires).
Passez en revue votre liste de résultats prioritaires et réfléchissez bien aux informations que vous devez recueillir comme preuve du changement.
Vos indicateurs de résultats doivent :
- Etre exprimés dans un langage neutre. Ils peuvent être formulés comme "niveau de", "nombre de", "type de" ou "fréquence". Contrairement aux résultats, les indicateurs de résultats ne doivent pas utiliser un mot qui indique un changement, comme "augmenté" ou "amélioré". En effet, vous devez collecter les données avant de savoir si l'augmentation ou l'amélioration prévue s'est produite ou non.
- Etre adaptés à votre contexte. Il existe des banques d'indicateurs en ligne, mais elles ne sont utiles que si les indicateurs sont adaptés au type de travail que vous effectuez, aux personnes que vous soutenez et aux changements que vous souhaitez créer. Réfléchissez bien à vos résultats. Quels sont les signes qui indiquent que vous avez réussi ? Comment pouvez-vous savoir si vous avez progressé ? Les réponses à ces questions constituent généralement de solides indicateurs.
- Une bonne pratique consiste à définir au moins deux indicateurs pour mesurer chaque résultat. En élaborant vos indicateurs, vous pouvez :
- Combiner des chiffres (données quantitatives) et des descriptions ou des récits (données qualitatives) pour vous donner une image plus complète de ce qui a changé.
- combiner différentes perspectives.
- Combinez les indicateurs subjectifs et objectifs. Cela peut donner une image plus solide de l'existence ou non d'un changement. Par exemple, si nous voulions savoir si les personnes travaillant dans des organisations bénévoles avaient amélioré leurs compétences en matière de demande de subventions, nous pourrions leur demander dans quelle mesure elles se sentiraient confiantes pour faire une demande de subvention plus importante. Cela nous donne un point de vue subjectif sur la réalisation ou non du résultat. Une mesure plus objective pourrait être le pourcentage de demandes acceptées (bien que d'autres facteurs puissent également l'influencer).
Planifiez comment mesurer les résultats secondaires
Certains des résultats les plus importants de votre travail peuvent être des résultats " doux " - des changements internes dans la façon dont les gens se sentent ou pensent, impossibles à observer directement. Par exemple, l'amélioration de l'estime de soi, de la confiance, du bonheur ou de la satisfaction au travail.
Pour définir des indicateurs de résultats non techniques, réfléchissez à la manière dont vous pourriez déterminer si le résultat a été atteint. Vous pourrez peut-être mesurer des changements de comportement observables, ce que l'on appelle parfois des "indicateurs indirects". Par exemple, lorsque la confiance en soi augmente, vous pouvez constater des changements dans la façon dont les gens parlent, s'habillent ou se comportent avec les autres. Les indicateurs de confiance en soi peuvent être : la disposition à établir de nouveaux contacts sociaux ; l'aisance avec laquelle ils parlent dans un groupe ou font une présentation.
Testez soigneusement les connaissances et la sensibilisation
Le simple fait de demander aux gens s'ils pensent en savoir plus qu'avant ne vous donnera pas nécessairement des informations significatives ou précises ; il est préférable de définir des indicateurs plus ciblés. Par exemple, dans le cadre d'une campagne visant à mieux faire connaître les installations de recyclage locales, vous pouvez définir des indicateurs permettant de savoir si les gens savent ou non où recycler les différents matériaux, plutôt que de leur demander leur "niveau de sensibilisation".
Examiner et classer par ordre de priorité vos indicateurs de résultats
Après avoir rédigé vos indicateurs de résultats, vous pouvez vous retrouver avec une longue liste d'informations à collecter. Réfléchissez bien à vos priorités en matière de mesure. Quels résultats sont les plus importants à prouver ? Si vous avez défini un grand nombre d'indicateurs pour chaque effet, quels sont les plus intéressants ou les plus révélateurs ?
Demandez-vous si vous recueillez déjà des informations qui pourraient être utilisées pour le suivi. Par exemple, si vous utilisez des échelles et des outils validés, comme l'outil de conseil CORE, vous pouvez utiliser le score comme indicateur de la santé mentale globale.
Vérifiez votre liste d'indicateurs de résultats. Vous donneront-ils des informations précises sur vos résultats ? Si vous recueillez des preuves par rapport à vos indicateurs, sera-t-il facile pour quelqu'un d'extérieur de trouver des failles dans vos données ou de les écarter ? Vos indicateurs serviront de base aux questions de votre questionnaire, aux sujets de vos groupes de discussion et aux calendriers de vos entretiens ; il est donc important de vous assurer qu'ils mesurent ce que vous avez l'intention de mesurer.
Déterminez si vous devez prouver l'impact
Votre impact (les effets généraux ou à long terme de votre travail) peut être difficile à prouver. Il faut du temps pour mesurer un changement dans le temps, et un certain nombre d'acteurs et de facteurs différents seront impliqués dans la création de changements significatifs à long terme.
Pour suivre l'impact de manière significative, vous devez être en mesure de démontrer le rôle que votre travail a joué dans la création d'un changement à plus long terme. Cela implique de comprendre le rôle joué par d'autres organisations et des facteurs plus larges (attribution). Cela implique également de comprendre l'ampleur du changement qui se serait produit si votre organisation n'avait pas existé (ce que l'on appelle parfois le contrefactuel ou le poids mort).
La prise en compte de ces questions nécessite souvent une approche plus sophistiquée de l'évaluation et un plan de recherche plus détaillé. En général, la mise en évidence de l'impact à long terme de votre organisation nécessitera plus de temps, de compétences et de ressources que la mise en évidence de vos résultats.
Cependant, vous pouvez décider de définir des indicateurs pour suivre votre impact si vous pensez pouvoir mesurer les changements à long terme de manière significative. Dans ce cas, examinez votre déclaration d'impact et réfléchissez aux indicateurs pour lesquels vous devrez collecter des informations.
Planifiez votre suivi de processus
Pour comprendre pourquoi votre projet apporte des changements, vous devez identifier les facteurs qui comptent vraiment dans votre façon de faire les choses - vos processus. Il peut s'agir d'examiner la manière dont vous fournissez certains résultats, ou d'autres aspects de votre travail tels que vos relations avec d'autres agences ou la manière dont le personnel et les bénévoles travaillent ensemble.
Il peut être utile de définir des indicateurs spécifiques pour les processus.
Voici quelques exemples :
- l'importance du travail en équipe
- l'étendue et le type de réunions avec d'autres agences
- le niveau et la qualité des contacts avec les médias.
Terminer le cadre
Pour compléter votre cadre d'évaluation, vous devrez décider de vos méthodes de collecte d'informations.