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Le suivi et l'évaluation sont essentiels à tout projet ou programme. Grâce à ce processus, les organisations collectent et analysent des données, et déterminent si un projet/programme a atteint ses objectifs. Le suivi commence dès le début et s'étend sur toute la durée du projet. L'évaluation vient ensuite et permet d'apprécier les résultats du programme. Chaque organisation devrait avoir un système de S&E en place. Voici dix raisons pour lesquelles :
Le S&E permet d'améliorer la transparence et la responsabilité
Parce que les organisations suivent, analysent et rendent compte d'un projet pendant la phase de suivi, il y a plus de transparence. Les informations circulent librement et sont disponibles pour les parties prenantes, ce qui leur permet d'avoir plus d'influence sur le projet. Un bon système de suivi garantit que personne n'est laissé dans l'ignorance. Cette transparence conduit à une meilleure responsabilisation. Avec une telle disponibilité des informations, les organisations doivent veiller à ce que tout soit transparent. Il est également beaucoup plus difficile de tromper les parties prenantes.
Le suivi et l'évaluation aident les organisations à détecter rapidement les problèmes
Les projets ne se déroulent jamais parfaitement selon le plan, mais un S&E bien conçu aide le projet à rester sur la bonne voie et à obtenir de bons résultats. Les plans de S&E permettent de définir la portée d'un projet, d'établir des interventions lorsque les choses tournent mal et de donner à chacun une idée de l'impact de ces interventions sur le reste du projet. Ainsi, lorsque des problèmes surviennent inévitablement, une solution rapide et efficace peut être mise en œuvre.
Le S&E permet de s'assurer que les ressources sont utilisées efficacement
Tout projet a besoin de ressources. La quantité de liquidités disponibles détermine des éléments tels que le nombre de personnes travaillant sur un projet, la portée du projet et les solutions disponibles si les choses dérapent. Les informations recueillies par le suivi révèlent des lacunes ou des problèmes, qui nécessitent des ressources pour être résolus. Sans le S&E, on ne saurait pas clairement quels domaines doivent être prioritaires. Des ressources pourraient facilement être gaspillées dans un domaine qui n'est pas à l'origine du problème. Le suivi et l'évaluation permettent d'éviter ce gaspillage.
Le suivi et l'évaluation aident les organisations à apprendre de leurs erreurs
Les erreurs et les échecs font partie de toute organisation. Le suivi et l'évaluation fournissent un plan détaillé de tout ce qui a bien fonctionné et de tout ce qui a mal fonctionné au cours d'un projet. Des documents de suivi et d'évaluation détaillés permettent aux organisations d'identifier des échecs spécifiques, au lieu de se contenter de deviner la cause des problèmes. Souvent, les organisations peuvent apprendre davantage de leurs erreurs que de leurs réussites.
Le S&E améliore la prise de décision
Les données doivent guider les décisions. Les processus de S&E fournissent les informations essentielles nécessaires pour avoir une vue d'ensemble. Après la fin d'un projet, une organisation dotée d'un bon S&E peut identifier les erreurs, les réussites et les éléments qui peuvent être adaptés et reproduits pour de futurs projets. La prise de décision est alors influencée par ce qui a été appris grâce au suivi et à l'évaluation passés.
Le S&E aide les organisations à rester organisées
L'élaboration d'un bon plan de suivi et d'évaluation exige beaucoup d'organisation. Ce processus est en soi très utile pour une organisation. Elle doit développer des méthodes pour collecter, distribuer et analyser les informations. L'élaboration de plans de suivi et d'évaluation exige également que les organisations décident des résultats souhaités, de la manière de mesurer le succès et de la façon de s'adapter au fur et à mesure que le projet avance, afin que ces résultats deviennent une réalité. De bonnes compétences organisationnelles profitent à tous les secteurs d'une organisation.
Le S&E aide les organisations à reproduire les meilleurs projets/programmes.
Les organisations n'aiment pas perdre du temps sur des projets ou des programmes qui n'aboutissent à rien ou qui ne répondent pas à certaines normes. Les avantages du S&E que nous avons décrits ci-dessus, tels que la détection précoce des problèmes, la bonne gestion des ressources et les décisions éclairées, se traduisent tous par des informations qui permettent aux organisations de reproduire ce qui fonctionne et d'abandonner ce qui ne fonctionne pas.
Le suivi et l'évaluation encouragent l'innovation
Le suivi et l'évaluation peuvent contribuer à alimenter une réflexion et des méthodes innovantes pour la collecte de données. Si certains domaines exigent des méthodes spécifiques, d'autres sont ouverts à des idées plus originales. Par exemple, les domaines qui s'appuient traditionnellement sur des outils standardisés tels que les questionnaires, les groupes de discussion, les entretiens, etc. peuvent se tourner vers la documentation vidéo et photographique, les récits et même les beaux-arts. Les outils novateurs offrent de nouvelles perspectives sur les données et de nouvelles façons de mesurer le succès.
Le S&E encourage la diversité des pensées et des opinions
En matière de suivi et d'évaluation, plus il y a d'informations, mieux c'est. Chaque membre de l'équipe offre une perspective importante sur l'état d'un projet ou d'un programme. Encourager la diversité des idées et explorer de nouvelles façons d'obtenir un retour d'information renforce les avantages du S&E. Les outils de suivi et d'évaluation, comme les enquêtes, ne sont vraiment utiles que s'ils incluent un large éventail de personnes et de réponses. Dans les bons plans de suivi et d'évaluation, toutes les voix sont importantes.
Chaque organisation bénéficie du suivi et de l'évaluation
Si certaines organisations peuvent utiliser des outils de S&E plus spécifiques, toutes les organisations ont besoin d'un système de suivi et d'évaluation. Qu'il s'agisse d'une petite entreprise, d'une société ou d'une agence gouvernementale, toutes les organisations ont besoin d'un moyen de suivre leurs projets et de déterminer s'ils sont réussis. Sans un solide système de suivi et d'évaluation, les organisations ne sont pas viables, elles sont plus vulnérables à l'échec et elles peuvent perdre la confiance des parties prenantes.