Qu'est-ce que l'archivage numérique ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique, vous explique.

Qu'est-ce que l'archivage numérique ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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L'Archivage Numérique est un dépôt de matériel numérique qu'une entreprise ou une personne souhaite conserver pendant une longue période. Il stocke des collections d'informations numériques telles que des documents, des vidéos, des images, etc. dans un format numérique, dans le but de fournir un accès à long terme à ces informations. Une archive numérique peut être une collection élaborée avec un système de stockage à plusieurs niveaux ou située sur un disque dur. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.

Les archives sont destinées à la conservation à long terme de matériaux appropriés en fonction de leur "valeur probante, juridique, contextuelle ou informative" afin de conserver la mémoire de l'entité. De même, les sociétés, les entreprises et les particuliers peuvent souhaiter conserver des archives similaires afin de protéger leur mémoire ou leur mémoire personnelle. 

Considérations relatives à l'archivage numérique

On pourrait croire que l'Archivage Numérique est une opération simple et rapide. Cependant, il y a différents éléments à prendre en compte lors de l'archivage de souvenirs et d'éléments que vous avez déterminé comme devant être conservés à des fins d'archivage. 

  • L'obsolescence : Avec les progrès de la technologie, les supports de stockage vont et viennent. Vous vous souvenez des disquettes ? La mise à jour de vos archives numériques est un élément important de votre politique d'archivage numérique. 
  • Métadonnées : Il s'agit d'un élément essentiel de l'archivage numérique. Sans elles, ou en quantité suffisante, vous aurez du mal à trouver les données souhaitées lorsque vous tenterez de les récupérer. 
  • Définir ce qui est approprié pour une archive numérique. 
  • Corruption de l'information.
  • Perte d'informations (disque dur, carte SD, etc.).
  • Authenticité et intégrité des données.
  • En interne ou en externe ?
  • Sécurité et accès

Avantages de l'archivage numérique

  • Nous allons expliquer l'importance de l'archivage numérique, les menaces qui pèsent sur les matériaux numériques et les différents éléments à prendre en compte lors de l'élaboration de votre plan et de votre politique d'archivage numérique. 
  • L'archivage est un élément clé pour les entreprises et les personnes depuis des milliers d'années. Les bibliothèques et les musées existent pour conserver les archives et les souvenirs de notre espèce et des plus grandes réalisations de l'homme. Les entreprises conservent depuis longtemps des archives pour diverses raisons, pour se souvenir d'un projet ou d'une campagne à l'autre ; pour se souvenir de ce qui s'est mal passé et de ce qui s'est bien passé ; pour se souvenir des étapes importantes de l'entreprise ; et pour se souvenir des contributions importantes à la société ou à la communauté dans laquelle l'entreprise est située. 
  • Cependant, les archives peuvent devenir excessivement volumineuses. Le principal avantage de l'archivage numérique est l'espace de stockage. Il faut moins d'espace pour stocker du papier ou des microfilms que pour stocker des documents sur des disques durs, un CD, un lecteur flash ou une carte SD. Certains utilisent désormais le stockage de données hors site.
  • Un autre avantage de la numérisation de vos archives est qu'elle facilite la localisation des informations. Vous n'avez pas besoin de passer du temps à fouiller dans de vieilles boîtes de dossiers dans l'espoir de trouver rapidement la bonne. Plusieurs personnes peuvent accéder aux mêmes informations en même temps. Si vous avez une grande entreprise ou plusieurs sites, le stockage des données ou des bibliothèques est plus facile d'accès pour les employés.
  • La prévention de la perte de données est plus facile avec les archives numériques car elles peuvent être sauvegardées. La perte d'archives est un risque tant pour les archives traditionnelles (papier, etc.) que pour les archives numériques. Avec les archives numériques, il est plus rentable de créer des sauvegardes qui peuvent également être stockées à différents endroits que de créer des copies papier et de les stocker à un autre endroit.

Convertir des éléments pour une archive numérique

  • Lorsqu'il s'agit de convertir vos informations, vous avez le choix entre le faire en interne ou l'externaliser. Si vous disposez déjà du personnel et de l'infrastructure nécessaires pour le faire en interne, c'est peut-être la solution la moins coûteuse. 
  • Cependant, si vous n'avez pas encore d'archives numériques en place, ou si vous préférez que vos employés ou vous-même vous concentriez sur les fonctions clés de l'entreprise, l'externalisation peut s'avérer moins chère à long terme si vous tenez compte de la valeur de votre temps et de celui de vos employés. 
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
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