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| Qu'est-ce qu'un Système de Gestion Electronique de Documents (GED) et pourquoi en ai-je besoin ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles. |
Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre les fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.
Un système de gestion électronique de documents (GED) est une solution permettant de stocker, de gérer et de récupérer des documents pour les utilisateurs autorisés. Il offre souvent des fonctionnalités de recherche, d'accès mobile aux documents, de distribution de documents et d'édition.
Bien sûr, vous pourriez continuer à utiliser des classeurs et des dossiers réseau. Mais réfléchissez au temps perdu lorsque, pour réviser un document, vous devez localiser la version la plus récente (dont vous êtes sûr qu'elle a été révisée par le collaborateur A, même si elle est enregistrée dans un dossier appartenant au service du collaborateur B). Une fois que vous l'avez trouvée, vous la téléchargez sur votre propre appareil et la modifiez. Une fois modifié, vous le réenregistrez dans le même dossier que précédemment, avec un nouveau nom de version (mais le fichier original a été créé par quelqu'un qui ne travaille plus là, donc personne ne sait que c'est vous qui avez apporté les modifications).
Lorsque le moment est venu pour un supérieur d'approuver ce document, vous le téléchargez et l'envoyez par courrier électronique. Avec un peu de chance, le document ne nécessite pas de signature, car il doit alors l'imprimer, le signer, le scanner et vous le renvoyer par courrier électronique.
Aurez-vous besoin de ce document prochainement ?
J'espère que non. Parce que la version soi-disant la plus récente n'était peut-être pas la bonne. Et vous devrez peut-être tout recommencer.
Le bon SGDE capturera, stockera et récupérera vos documents de manière à vous faire gagner du temps, à vous donner une visibilité sur les révisions et à vous rassurer sur leur sécurité.
Pourquoi en ai-je besoin ?
Une GED centralise ces processus et vous donne plus de contrôle et de supervision. L'accès étant déterminé par le service informatique, vous pouvez vous assurer que personne ne modifie votre document sans y être autorisé. Cette facture ou cette politique RH peut être créée, modifiée, approuvée et stockée au même endroit. Et avec la bonne GED, vous pourrez également envoyer ces documents par e-mail directement depuis l'interface.
1. Trouvez vos documents plus rapidement
Même le plus organisé des professionnels de l'administration perd parfois des documents. Ou passent 18 minutes de trop à chercher le bon lorsque quelqu'un l'a remis au mauvais endroit ou l'a retiré pour en faire une photocopie. Même si ce n'est qu'en termes de temps (oubliez l'encre, le papier, les classeurs, les dossiers et les pansements pour les inévitables coupures de papier), le gain réalisé avec un SGED est énorme. Au lieu de vous creuser la tête pour vous souvenir de la logique derrière le choix du dossier pour ce document d'approbation du budget, vous pouvez rechercher "budget" ou un autre mot clé dans votre Système de Gestion des Documents pour trouver votre document rapidement et facilement.
2. Assurez la sécurité de vos documents
Les documents sensibles sont-ils sauvegardés en toute sécurité ? Pouvez-vous contrôler qui y accède, les modifie, les imprime ou les copie ? Une GED peut vous permettre de contrôler qui peut consulter un document et de savoir qui le consulte et le modifie.
3. Prouver que vous êtes en conformité avec les réglementations du secteur
Lorsque vos documents sont tous au même endroit et facilement consultables, avec une visibilité sur toutes les modifications apportées, vous disposez de toute la documentation dont vous avez besoin pour prouver que vous êtes conforme à toute réglementation.
Vous n'éliminerez peut-être pas tout le papier de vos processus, mais la mise en œuvre d'une GED résout des problèmes commerciaux clés tout en vous aidant à atteindre vos objectifs.