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Si votre entreprise dépend d'une variété de documents et d'enregistrements importants, vous pouvez trouver qu'il est difficile de les organiser. C'est là qu'intervient un système de gestion de documents.
À la base, un Système de Gestion de Documents est un type de
logiciel qui capture, stocke, récupère et distribue des documents numériques.
Au plus haut niveau, il vous permet de fournir rapidement et facilement aux
employés, aux clients et aux fournisseurs les informations dont ils ont besoin,
réduisant ainsi les inefficacités pour atteindre vos objectifs.
Mais quels sont les avantages spécifiques d'un Système de Gestion de Documents, et à quoi cela ressemble-t-il pour une entreprise ?
Quels sont les avantages de la gestion des documents ?
L'utilisation d'un outil qui aide à gérer la documentation de votre entreprise présente de nombreux avantages - et les connaître est la première étape pour choisir le bon Système de Gestion de Documents.
Voici quelques-uns des avantages les plus notables :
1. Moins d'espace de stockage
Les coûts de stockage des documents papier peuvent s'accumuler rapidement. Après tout, vous devez acheter et faire de la place pour les classeurs, les boîtes et les bacs de rangement. Selon un rapport, le stockage des documents physiques occupe environ 15 % de l'espace de bureau total. Et en moyenne, l'espace de bureau aux États-Unis coûte 285 $ par pied carré. À ce prix-là, c'est beaucoup de budget à allouer au seul stockage des documents.
Un système de gestion de documents étant une solution
logicielle, vous pourrez libérer de l'espace et stocker les copies papier
nécessaires hors site, dans des endroits plus abordables comme un entrepôt.
2. Sauvegarde/récupération des documents
Non seulement le stockage de documents physiques est
coûteux, mais il est également risqué. Un incendie, une inondation, un
tremblement de terre ou une autre catastrophe peut détruire des années
d'informations précieuses et avoir des conséquences graves pour votre
entreprise. Croyez-le ou non, 40 à 60 % des petites entreprises ne rouvrent
jamais leurs portes après un sinistre. Malheureusement, cela n'a rien de
surprenant : lorsqu'un sinistre survient, il est pratiquement impossible de
récupérer les fichiers essentiels.
En stockant électroniquement vos documents dans un Système de Gestion de Documents, en particulier un système basé sur le cloud et hors
site, vous pourrez éviter ce problème et sauvegarder et protéger facilement vos
informations.
3. Amélioration des flux de travail
Dans une récente enquête de Nintex auprès de 1 000
personnes, 49 % des répondants ont déclaré avoir du mal à trouver des
documents, 43 % ont rencontré des obstacles pour partager des documents et 33
ont eu des problèmes avec les versions des documents. C'est beaucoup d'inefficacité.
Rationalisez les flux de travail et faites gagner des heures
à votre équipe en plaçant les fichiers dans un système de gestion des
documents. Comme le système agit comme un dépôt centralisé facile à utiliser,
les employés peuvent trouver rapidement ce dont ils ont besoin, partager
facilement les fichiers et déterminer d'un coup d'œil si le document est
récent. Cette simplification leur permet de consacrer leur temps à des tâches
plus importantes.
4. Favoriser un meilleur contrôle des versions et une meilleure
organisation
Même si vous êtes passé au numérique, il peut être difficile
de déterminer si le document que vous regardez est la version la plus récente.
Rappelez-vous que, selon l'enquête de Nintex, 33 % des travailleurs ont du mal
à contrôler les versions. Il est clair que cela peut conduire à la confusion et
à la désorganisation.
Un bon système de gestion des documents évite ces maux de
tête en suivant les modifications et en fournissant un historique des
documents. Ainsi, vous pouvez voir toutes les modifications et avoir toujours
accès à la dernière version.
5. Faciliter la conformité réglementaire
Chaque secteur d'activité a des exigences de conformité
différentes, et il n'est pas toujours facile de s'y conformer. Par exemple, une
étude récente a révélé que 56 % des prestataires de soins de santé ne sont pas
conformes au droit d'accès HIPAA. Non seulement ce type de non-conformité vous
expose à des problèmes juridiques et à des amendes potentiellement lourdes,
mais il peut également nuire à votre réputation et, en fin de compte, affecter
vos résultats.
Un système de gestion des documents peut faciliter la mise
en conformité avec l'HIPAA, les lois fiscales, l'Occupational Safety and Health
Administration (OSHA) et d'autres réglementations fédérales ou nationales. Vous
serez en mesure d'organiser et de sécuriser automatiquement les fichiers
conformément aux réglementations et de les stocker sans problème.
6. Permet un accès plus large aux documents
L'un des principaux problèmes avec les documents physiques
est qu'ils ne peuvent se trouver qu'à un seul endroit à tout moment, et que
faire des copies n'est pas toujours efficace ou sûr. Si vous investissez dans
un système de gestion de ces fichiers, tous ceux qui ont besoin d'accéder à un
document peuvent le faire, sans avoir à attendre que quelqu'un d'autre ait fini
de le traiter.
De plus, les membres de l'équipe peuvent cliquer sur ces
formulaires à partir de plusieurs appareils tels que des ordinateurs de bureau,
des ordinateurs portables ou même des appareils mobiles. Un Système de Gestion de Documents garantit que toutes les personnes qui ont besoin d'accéder aux
documents l'ont.
7. Une meilleure sécurité
Cela dit, un accès étendu n'est pas toujours une bonne
chose. Dans 41 % des entreprises, plus de 1 000 fichiers contenant des
informations sensibles (numéros de cartes de crédit, dossiers médicaux, etc.)
sont laissés sans protection et accessibles à tous les employés. ) laissés sans
protection et accessibles à n'importe quel employé. Il s'agit là d'un problème
majeur, car les problèmes de sécurité peuvent avoir de graves conséquences et
vous conduire à la faillite.
Un Système de Gestion de Documents est inestimable pour
résoudre ces problèmes. Vous pouvez restreindre l'accès si nécessaire et savoir
à tout moment qui a consulté ou modifié un document.
8. Gagner du temps et de l'argent
La gestion des dossiers papier est une activité qui prend du
temps et coûte cher. Un Système de Gestion de Documents peut faire gagner du
temps et de l'argent, car les employés peuvent l'utiliser pour effectuer des recherches
par mot, par phrase ou en texte intégral et trouver rapidement ce dont ils ont
besoin. Comme tous les documents sont stockés sur le cloud, vos employés
peuvent atteindre leurs objectifs en une fraction du coût et du temps.
9. Intégration aux systèmes patrimoniaux vitaux
À notre époque, il existe plus d'applications et de systèmes
logiciels que vous ne pouvez en compter. En fait, en moyenne, les entreprises
utilisent environ 130 applications ou outils différents pour accomplir leur
travail. Et beaucoup d'entre eux, en particulier ceux qui sont essentiels à une
entreprise, seraient coûteux et difficiles à remplacer.
Mais un bon Système de Gestion Documentaire peut facilement
s'intégrer aux systèmes existants, évitant ainsi toute perturbation. Les comptes
fournisseurs, la logistique, le marketing et tout autre service pourront
accéder aux documents et les envoyer facilement, et automatiser un grand nombre
de leurs tâches.
10. Facilite la recherche de documents
Dans une enquête McKinsey de 2012, les travailleurs du
savoir passaient 19 % de leur temps à chercher des informations, que ces
informations soient au format numérique ou non.
Un Système de Gestion Documentaire simplifie la recherche,
car il permet aux employés d'accéder à ce dont ils ont besoin à partir d'à peu
près n'importe quel endroit, via une simple recherche. Et selon le système que
vous choisissez, vous pouvez ajouter des métadonnées et des balises à chaque
document pour faciliter le processus de recherche.
11. Augmenter la collaboration
Selon une étude de 2015, 75 % de toutes les équipes
interfonctionnelles sont dysfonctionnelles. Les défis en matière de
collaboration peuvent en être la cause.
Avec un Système de Gestion Documentaire, les employés de
différents services peuvent partager et travailler ensemble sur des documents avec un minimum d'efforts. Par exemple, un employé du marketing peut facilement
envoyer une facture par courriel à un collègue de la comptabilité. L'employé de
la comptabilité peut payer la facture et ensuite marquer le document comme
"payé" afin que tout le monde connaisse son statut.
Le choix du bon système de gestion des documents
La gestion de documents papier, ou même de documents
numériques mal organisés, peut entraîner des inefficacités qui font perdre du
temps, de l'argent et des maux de tête à votre entreprise. Investir dans un Système de Gestion Documentaire de qualité répondant à vos besoins spécifiques
est le meilleur moyen de tuer ces problèmes dans l'œuf. Cependant, trouver
cette solution est un autre problème.
Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) la plus performante, votre entreprise gagne du temps et de l'argent en réduisant les erreurs de saisie de données, en créant des flux de travail plus efficaces, et bien plus encore.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).