11 avantages et bénéfices des systèmes d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED) développés par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique

11 avantages et bénéfices des systèmes d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
11 avantages et bénéfices des systèmes d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents.
Ingénierie logicielle, développement de logiciels, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.


Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, est un logiciel indispensable pour vous permettre d'obtenir les résultats les plus rapides et les plus précis lors de vos recherches de documents. 

Si votre entreprise dépend d'une variété de documents et d'enregistrements importants, vous pouvez trouver qu'il est difficile de les organiser. C'est là qu'intervient un système de gestion de documents. 

À la base, un Système de Gestion de Documents est un type de logiciel qui capture, stocke, récupère et distribue des documents numériques. Au plus haut niveau, il vous permet de fournir rapidement et facilement aux employés, aux clients et aux fournisseurs les informations dont ils ont besoin, réduisant ainsi les inefficacités pour atteindre vos objectifs.

Mais quels sont les avantages spécifiques d'un Système de Gestion de Documents, et à quoi cela ressemble-t-il pour une entreprise ?

Quels sont les avantages de la gestion des documents ?

L'utilisation d'un outil qui aide à gérer la documentation de votre entreprise présente de nombreux avantages - et les connaître est la première étape pour choisir le bon Système de Gestion de Documents.

 Voici quelques-uns des avantages les plus notables : 

1. Moins d'espace de stockage

Les coûts de stockage des documents papier peuvent s'accumuler rapidement. Après tout, vous devez acheter et faire de la place pour les classeurs, les boîtes et les bacs de rangement. Selon un rapport, le stockage des documents physiques occupe environ 15 % de l'espace de bureau total. Et en moyenne, l'espace de bureau aux États-Unis coûte 285 $ par pied carré. À ce prix-là, c'est beaucoup de budget à allouer au seul stockage des documents.

Un système de gestion de documents étant une solution logicielle, vous pourrez libérer de l'espace et stocker les copies papier nécessaires hors site, dans des endroits plus abordables comme un entrepôt.

2. Sauvegarde/récupération des documents

Non seulement le stockage de documents physiques est coûteux, mais il est également risqué. Un incendie, une inondation, un tremblement de terre ou une autre catastrophe peut détruire des années d'informations précieuses et avoir des conséquences graves pour votre entreprise. Croyez-le ou non, 40 à 60 % des petites entreprises ne rouvrent jamais leurs portes après un sinistre. Malheureusement, cela n'a rien de surprenant : lorsqu'un sinistre survient, il est pratiquement impossible de récupérer les fichiers essentiels.

En stockant électroniquement vos documents dans un Système de Gestion de Documents, en particulier un système basé sur le cloud et hors site, vous pourrez éviter ce problème et sauvegarder et protéger facilement vos informations.

3. Amélioration des flux de travail

Dans une récente enquête de Nintex auprès de 1 000 personnes, 49 % des répondants ont déclaré avoir du mal à trouver des documents, 43 % ont rencontré des obstacles pour partager des documents et 33 ont eu des problèmes avec les versions des documents. C'est beaucoup d'inefficacité.

Rationalisez les flux de travail et faites gagner des heures à votre équipe en plaçant les fichiers dans un système de gestion des documents. Comme le système agit comme un dépôt centralisé facile à utiliser, les employés peuvent trouver rapidement ce dont ils ont besoin, partager facilement les fichiers et déterminer d'un coup d'œil si le document est récent. Cette simplification leur permet de consacrer leur temps à des tâches plus importantes.

4. Favoriser un meilleur contrôle des versions et une meilleure organisation

Même si vous êtes passé au numérique, il peut être difficile de déterminer si le document que vous regardez est la version la plus récente. Rappelez-vous que, selon l'enquête de Nintex, 33 % des travailleurs ont du mal à contrôler les versions. Il est clair que cela peut conduire à la confusion et à la désorganisation.

Un bon système de gestion des documents évite ces maux de tête en suivant les modifications et en fournissant un historique des documents. Ainsi, vous pouvez voir toutes les modifications et avoir toujours accès à la dernière version.

WEBGRAM (agence basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, a conçu pour vous le meilleur logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents.

5. Faciliter la conformité réglementaire

Chaque secteur d'activité a des exigences de conformité différentes, et il n'est pas toujours facile de s'y conformer. Par exemple, une étude récente a révélé que 56 % des prestataires de soins de santé ne sont pas conformes au droit d'accès HIPAA. Non seulement ce type de non-conformité vous expose à des problèmes juridiques et à des amendes potentiellement lourdes, mais il peut également nuire à votre réputation et, en fin de compte, affecter vos résultats.

Un système de gestion des documents peut faciliter la mise en conformité avec l'HIPAA, les lois fiscales, l'Occupational Safety and Health Administration (OSHA) et d'autres réglementations fédérales ou nationales. Vous serez en mesure d'organiser et de sécuriser automatiquement les fichiers conformément aux réglementations et de les stocker sans problème.

6. Permet un accès plus large aux documents

L'un des principaux problèmes avec les documents physiques est qu'ils ne peuvent se trouver qu'à un seul endroit à tout moment, et que faire des copies n'est pas toujours efficace ou sûr. Si vous investissez dans un système de gestion de ces fichiers, tous ceux qui ont besoin d'accéder à un document peuvent le faire, sans avoir à attendre que quelqu'un d'autre ait fini de le traiter.

De plus, les membres de l'équipe peuvent cliquer sur ces formulaires à partir de plusieurs appareils tels que des ordinateurs de bureau, des ordinateurs portables ou même des appareils mobiles. Un Système de Gestion de Documents garantit que toutes les personnes qui ont besoin d'accéder aux documents l'ont.

7. Une meilleure sécurité

Cela dit, un accès étendu n'est pas toujours une bonne chose. Dans 41 % des entreprises, plus de 1 000 fichiers contenant des informations sensibles (numéros de cartes de crédit, dossiers médicaux, etc.) sont laissés sans protection et accessibles à tous les employés. ) laissés sans protection et accessibles à n'importe quel employé. Il s'agit là d'un problème majeur, car les problèmes de sécurité peuvent avoir de graves conséquences et vous conduire à la faillite.

Un Système de Gestion de Documents est inestimable pour résoudre ces problèmes. Vous pouvez restreindre l'accès si nécessaire et savoir à tout moment qui a consulté ou modifié un document.

8. Gagner du temps et de l'argent

La gestion des dossiers papier est une activité qui prend du temps et coûte cher. Un Système de Gestion de Documents peut faire gagner du temps et de l'argent, car les employés peuvent l'utiliser pour effectuer des recherches par mot, par phrase ou en texte intégral et trouver rapidement ce dont ils ont besoin. Comme tous les documents sont stockés sur le cloud, vos employés peuvent atteindre leurs objectifs en une fraction du coût et du temps.

9. Intégration aux systèmes patrimoniaux vitaux

À notre époque, il existe plus d'applications et de systèmes logiciels que vous ne pouvez en compter. En fait, en moyenne, les entreprises utilisent environ 130 applications ou outils différents pour accomplir leur travail. Et beaucoup d'entre eux, en particulier ceux qui sont essentiels à une entreprise, seraient coûteux et difficiles à remplacer.

Mais un bon Système de Gestion Documentaire peut facilement s'intégrer aux systèmes existants, évitant ainsi toute perturbation. Les comptes fournisseurs, la logistique, le marketing et tout autre service pourront accéder aux documents et les envoyer facilement, et automatiser un grand nombre de leurs tâches.

10. Facilite la recherche de documents

Dans une enquête McKinsey de 2012, les travailleurs du savoir passaient 19 % de leur temps à chercher des informations, que ces informations soient au format numérique ou non.

Un Système de Gestion Documentaire simplifie la recherche, car il permet aux employés d'accéder à ce dont ils ont besoin à partir d'à peu près n'importe quel endroit, via une simple recherche. Et selon le système que vous choisissez, vous pouvez ajouter des métadonnées et des balises à chaque document pour faciliter le processus de recherche.

11. Augmenter la collaboration

Selon une étude de 2015, 75 % de toutes les équipes interfonctionnelles sont dysfonctionnelles. Les défis en matière de collaboration peuvent en être la cause.

Avec un Système de Gestion Documentaire, les employés de différents services peuvent partager et travailler ensemble sur des documents avec un minimum d'efforts. Par exemple, un employé du marketing peut facilement envoyer une facture par courriel à un collègue de la comptabilité. L'employé de la comptabilité peut payer la facture et ensuite marquer le document comme "payé" afin que tout le monde connaisse son statut.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de localiser, stocker et gérer les documents.  

Le choix du bon système de gestion des documents

La gestion de documents papier, ou même de documents numériques mal organisés, peut entraîner des inefficacités qui font perdre du temps, de l'argent et des maux de tête à votre entreprise. Investir dans un Système de Gestion Documentaire de qualité répondant à vos besoins spécifiques est le meilleur moyen de tuer ces problèmes dans l'œuf. Cependant, trouver cette solution est un autre problème.

Grâce à la technologie de reconnaissance optique de caractères (ROC) la plus performante, votre entreprise gagne du temps et de l'argent en réduisant les erreurs de saisie de données, en créant des flux de travail plus efficaces, et bien plus encore.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Libellés :
[blogger]

Author Name

Formulaire de contact

Nom

E-mail *

Message *

Fourni par Blogger.