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Il existe de nombreuses fonctions différentes liées au Suivi-Evaluation. Certaines sont regroupées sous la rubrique générale du suivi-évaluation, tandis que d'autres interagissent avec le Suivi-Evaluation à des degrés divers, selon les circonstances. Les différentes fonctions décrites, du cycle du projet / programme . Les différentes fonctions décrites, du cycle du projet / programme sont résumées sur différentes étapes. Un projet ou un programme est d'abord identifié et/ou conçu. Ensuite, il y a une phase de conception, à la suite de laquelle un plan est développé. Ensuite, le projet ou le programme est mis en œuvre. Après cela, il peut être clôturé, étendu, élargi ou repensé. Tous les projets ou programmes ne suivent pas le même cycle, et parfois les différentes étapes se chevauchent ou sont réalisées dans un ordre différent. Par exemple, les informations acquises au cours de la planification ou de la mise en œuvre peuvent conduire à une nouvelle conception du projet ou du programme.
Une analyse de situation est une analyse d'une situation dans un lieu géographique ou un secteur. Elle implique normalement une évaluation des défis à relever dans le lieu ou le secteur, et une analyse des personnes qui travaillent actuellement sur ces défis, de ce qu'elles font et des capacités dont elles disposent. Elle implique également une évaluation de l'environnement socio-économique externe. L'analyse situationnelle est généralement effectuée pendant la phase de conception d'un projet ou d'un programme, et contribue à la phase de planification. Dans certaines circonstances, elle peut être utilisée pour aider à identifier des projets ou des programmes.
Un plan est produit après la conception d'un projet ou d'un programme. Il comprend généralement une description écrite des méthodes de travail, des buts, des objectifs, des activités, des indicateurs, des budgets, etc. Dans les projets simples, les plans comprennent souvent des activités prédéfinies destinées à atteindre les objectifs souhaités. Dans des situations plus complexes, les plans sont élaborés en tenant compte de la nécessité d'une certaine flexibilité tout au long de la période du projet ou du programme. Le Suivi et l'Evaluation sont souvent fortement basés sur la planification, et peuvent conduire ultérieurement à l'ajustement des plans pendant la mise en œuvre. Une évaluation formelle est souvent effectuée à la fin des phases de conception et de planification, avant que l'autorisation ne soit donnée de poursuivre un projet ou un programme. Une évaluation examine de manière critique tous les aspects d'un projet ou d'un programme. Elle vérifie que les méthodes de travail conçues pour atteindre les buts et les objectifs sont réalistes et que le projet ou le programme est susceptible de présenter un bon rapport qualité-prix.
L'évaluation peut également porter sur la pertinence et/ou la faisabilité du projet ou du programme. Parfois, les évaluations peuvent conduire à la réalisation d'autres travaux de conception ou de planification. Identifier Concevoir Planifier Mettre en œuvre Clôturer / redéfinir. Pour comprendre les changements apportés par un projet ou un programme, il est nécessaire de comprendre quelle était la situation initiale. C'est ce que l'on appelle la base de référence. Les bases de référence peuvent aller de simples exercices informels à de grandes enquêtes coûteuses. Elles constituent une partie importante de nombreux Systèmes de Suivi-Evaluation. Les bases de référence collectent généralement des informations sur les objectifs et/ou les indicateurs du projet ou du programme. Elles sont normalement réalisées au début ou à proximité du début d'un projet ou d'un programme, soit à la fin de la phase de planification, soit au début de la phase de mise en œuvre. Le suivi est la collecte et l'analyse systématiques et continues d'informations sur les progrès d'une intervention de développement. Le suivi est effectué pour s'assurer que les personnes qui ont besoin de connaître une intervention de développement sont correctement informées afin que les décisions de gestion puissent être prises en temps opportun.
Le suivi est effectué tout au long de la mise en œuvre d'un projet ou d'un programme. Il alimente souvent les évaluations et peut également contribuer à des modifications des plans et des budgets. Parfois, il peut conduire à une nouvelle conception des projets ou des programmes. Un examen peut avoir lieu à tout moment au cours d'un projet ou d'un programme et peut se concentrer sur les points suivants sur tout aspect du travail. Il s'agit d'un terme très imprécis qui a des significations différentes selon les circonstances. La plupart des personnes utilisent le terme pour désigner un exercice qui est un peu moins qu'une évaluation. Un examen peut être régulier ou ad hoc, formel ou informel, large ou étroit, interne ou externe, ou toute combinaison de ces éléments.
Les revues font partie intégrante de nombreux systèmes de Suivi-Evaluation. Certains projets et programmes ont un examen formel à la fin au lieu d'une évaluation. Un audit est réalisé pour vérifier que les projets ou les programmes respectent les règles, les règlements et les procédures. Les audits portent souvent sur les politiques et pratiques financières. Mais ils peuvent également être réalisés pour examiner d'autres processus tels que la gestion des risques ou la conformité aux réglementations gouvernementales. Les audits diffèrent des évaluations car ils portent sur la conformité plutôt que sur la performance. Ils sont généralement réalisés au cours de la mise en œuvre, mais peuvent également être effectués à la fin d'un projet ou d'un programme.
Une évaluation est normalement réalisée à un moment important du projet ou du programme. Cela peut être à mi-parcours, à la fin ou un peu plus tard. Les évaluations peuvent également être réalisées lorsqu'un projet ou un programme est sur le point de passer à une nouvelle phase, ou en réponse à une question critique. La plupart des évaluations d'OSC sont réalisées au niveau des projets et des programmes, bien que des évaluations puissent également être réalisées au niveau du pays, de la région ou du secteur. Le but d'une évaluation est souvent d'apprécier la performance d'un projet ou d'un programme par rapport à ses objectifs. L'évaluation d'impact implique l'évaluation systématique des changements à long terme et/ou significatifs - positifs ou négatifs, planifiés ou non planifiés - provoqués par une intervention de développement ou une série d'interventions. L'évaluation d'impact se concentre toujours sur l'impact des interventions, plutôt que sur les activités ou les résultats.
L'évaluation d'impact peut être effectuée pendant la mise en œuvre d'un projet ou d'un programme, mais elle est le plus souvent réalisée à la fin, voire quelque temps après. Il existe de nombreuses occasions où la recherche peut être utilisée dans le cycle du projet ou du programme. La recherche est souvent menée dans le cadre de la phase d'identification ou de conception. La recherche peut également être menée en parallèle des projets ou des programmes afin de mieux comprendre l'évolution des contextes. Dans le cas de programmes complexes, la recherche peut être commandée pour approfondir une question ou générer des résultats qui peuvent ensuite être utilisés pour améliorer le programme. De plus en plus, les évaluations à grande échelle ou majeures et les études d'évaluation d'impact deviennent indiscernables de la recherche.
Une approche de la planification et de l'évaluation fondée sur une théorie du changement (TdC) est désormais considérée comme une pratique essentielle pour de nombreux grands organismes, programmes et projets. La plupart des TdC comprennent une description de la manière dont le changement se produit dans un contexte particulier, une description du rôle que jouent une organisation et ses partenaires pour contribuer au changement, et des hypothèses critiques. Une TdC peut être élaborée avant le début d'un projet ou d'un programme, pour alimenter les phases de conception et de planification. Les théories du changement sont également couramment utilisées comme référence pour l'évaluation et l'analyse d'impact.
- - Le suivi est normalement effectué tout au long d'un projet ou d'un programme. -Les évaluations sont effectuées à certains moments, par exemple à la fin d'un projet ou d'un programme, ou à mi-parcours.
- -Tous les projets et programmes sont suivis, mais certains ne sont jamais évalués formellement.
- -Le suivi tend à se concentrer davantage sur les activités quotidiennes et sur le processus d'une intervention.
- -L'évaluation a tendance à se concentrer davantage sur les progrès réalisés par rapport aux objectifs et aux buts.
- -Le suivi est généralement effectué par le personnel interne du projet, et parfois aussi par les bénéficiaires.
- -L'évaluation peut également impliquer ces parties prenantes, mais elle est généralement menée par des évaluateurs ou des facilitateurs externes.
- -Le suivi est réalisé par la collecte, l'analyse, le stockage, le partage, le compte rendu, la communication et l'utilisation systématiques d'informations sur une base régulière et continue.
- -L'évaluation, quant à elle, comprend souvent des exercices supplémentaires de collecte de données, tels que de grandes enquêtes.