Gestion électronique des documents : comment fonctionne la GED ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique, vous explique.

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La Gestion électronique des documents (GED) concentre toutes les informations de l'entreprise dans un même système, ce qui facilite l'accès et rend les données plus sûres.

GED est l'abréviation de Gestion électronique des documents. Il s'agit d'un ensemble de systèmes technologiques permettant de capturer, traiter, stocker, indexer, partager et sauvegarder les documents et informations de l'entreprise.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de sécuriser le travail de tous les employés de l'entreprise d'assurer la sécurité et la confidentialité des informations par la délimitation des droits d'accès, l'utilisation du cryptage, des signatures électroniques et la tenue d'un historique détaillé du travail des utilisateurs.

Savez-vous pourquoi la GED peut être vitale pour la croissance de votre entreprise ?

Formulaires, feuilles de calcul, documents, contrats, factures, dossiers : le manque d'organisation de ces éléments peut avoir un effet négatif important sur la routine de votre entreprise, affectant à la fois les processus quotidiens et la prise de décision assertive et stratégique.

La bonne nouvelle est que la GED peut éliminer cette paperasse banale. Mais c'est bien plus que cela.

Vous apprendrez comment fonctionne la gestion électronique des documents et quel impact elle peut avoir sur votre entreprise !

Qu'est-ce qu'un système de GED ?

Que vos documents soient imprimés ou numériques, la GED est un moyen d'unifier toutes vos informations professionnelles dans un système unique, de faciliter l'accès, qui peut se faire de n'importe où, et de rendre les données plus sûres.

Mais quel est l'intérêt de la GED ? Le principal avantage est de rationaliser le travail quotidien, ce qui permet d'améliorer la productivité et l'efficacité.

À quelle fin la Gestion électronique des documents (GED) est-elle utilisée ?

Le rôle principal de la Gestion électronique des documents (GED) est de permettre la transformation numérique des documents de l'entreprise.

Les dossiers, les contrats, les mémoires, les rapports et les documents administratifs peuvent généralement être numérisés, transformés de la forme physique à la forme numérique, et organisés avec la GED. De cette façon, ils peuvent être facilement accessibles à tout moment.

Cela s'applique non seulement aux textes, mais aussi à d'autres types de documents, tels que les images, les vidéos, les enregistrements et autres, ce qui permet de centraliser toutes les informations commerciales dans un environnement numérique unique.

Outre le stockage et l'organisation des fichiers, la GED peut également réduire l'impression de papier, ce qui est crucial pour les entreprises respectueuses de l'environnement.

Il est important de noter qu'il est possible de gérer non seulement des documents physiques, mais aussi des fichiers numériques. Après tout, à mesure que les technologies s'intègrent aux activités quotidiennes, les processus tendent à être exécutés de manière entièrement virtuelle.

Gardez à l'esprit qu'avec la GED, vous pouvez gérer le flux de documents des processus achevés à des fins d'archives et de mémoire, mais vous pouvez également gérer les processus en cours. Cela donne une plus grande fluidité au développement des activités en temps réel.

Quelle est l'importance de la gestion documentaire ?

La gestion documentaire est une étape importante dans la gestion des connaissances de votre entreprise. Avec des données transparentes et unifiées, il devient possible de superviser l'exécution des processus, de mesurer les résultats et d'apporter des améliorations. En conséquence, la prise de décision devient basée sur des informations organisées.

Nous pouvons souligner une série d'avantages qui, ensemble, optimiseront divers processus d'entreprise :

Réduction des coûts

L'un des principaux avantages concurrentiels apportés par la GED est de rendre votre travail plus rapide en économisant du temps, de l'argent pour les copies et des ressources humaines.

Imaginez que, dans chaque processus d'achat, vous deviez rechercher des documents sur les derniers achats du client, des enregistrements de ses intérêts, des méthodes de paiement ou des contrats.

Réduction de l'espace physique

Le stockage électronique des documents est essentiel pour économiser de l'espace lorsque vous avez d'innombrables feuilles de dossiers et de copies.

Préservation de la mémoire de l'entreprise

Les documents seront stockés électroniquement, préservant ainsi l'histoire de votre entreprise au fil du temps. La GED permet le contrôle des versions des documents édités, ce qui permet de conserver leur historique et de faciliter les audits.

Récupération des documents

Les documents perdus ou endommagés peuvent être le fléau de nombreux secteurs d'une entreprise. Lorsque vous gérez vos documents selon les préceptes de la GED, les contrats, notes et rapports peuvent être stockés dans des emplacements sécurisés et prédéfinis. En outre, vous pouvez rechercher des documents pour les retrouver plus facilement.

Gestion visuelle

La GED permet d'assurer la transparence des informations pour l'ensemble de l'entreprise, les fournisseurs et les clients en mettant les documents à disposition en ligne.

Parmi d'autres avantages comme la possibilité de suivre l'évolution des processus en temps réel, la gestion visuelle vous permet de suivre les données et les métriques des processus.

Le service clientèle, par exemple, est beaucoup plus rapide, car les données nécessaires pour répondre sont visibles et automatisées. Il suffit de rechercher des mots-clés pour trouver les informations dans les documents.

Plus de sécurité pour vos données

La gestion des documents est également essentielle pour garantir la confidentialité et la sécurité de vos données. Lorsqu'il s'agit de documents numériques, la personne qui en est responsable peut définir les autorisations d'accès et les accorder uniquement aux personnes impliquées dans le processus.

Durabilités

Nous sommes au 21e siècle et tout le monde s'accorde à dire qu'il n'est plus viable d'imprimer beaucoup de papier pour qu'il soit un jour jeté dans l'écosystème.

La GED vise à stocker et à distribuer des documents dans un environnement numérique. Ainsi, si différents départements d'une entreprise ont besoin du même document, par exemple, il n'est pas nécessaire de l'imprimer plusieurs fois.

Gestion à distance

Le monde est de plus en plus numérique et global, et cela n'a plus de sens de n'avoir que des documents physiques dans une entreprise. 

La GED permet de gérer les fichiers à distance, surtout si elle est intégrée à un système en nuage.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'améliorer les gains de productivité en réduisant le temps de traitement et de récupération des documents à chaque étape de leur utilisation, de réduire les frais de stockage et de gestion des documents physiques, de fournir un accès rapide et facile aux documents à distance (ce qui peut être un facteur clé pour atteindre les performances souhaitées en termes de rapidité de livraison des produits),de répondre à certaines contraintes légales (archivage, normes de qualité, etc.).

Contrôle d'accès des utilisateurs

Avec la GED, vous pouvez également contrôler les autorisations d'accès aux fichiers et aux dossiers. Cet accès contrôlé, qui peut être appliqué à un document entier ou à une partie seulement de celui-ci, rend les informations plus sûres.

Les documents peuvent également être signés numériquement, ce qui est crucial pour les dossiers financiers, juridiques et de contrôle.

Comment fonctionne la GED ?

Comme expliqué précédemment, la Gestion Electronique des Documents est un ensemble de technologies permettant la gestion complète des documents. Elle comprend généralement plusieurs outils, tels que :

  • OCR : grâce à la reconnaissance optique de caractères, la GED peut numériser (scanner) des documents et reconnaître des mots et des lettres même dans des fichiers images. De cette façon, il est possible de rechercher des mots-clés, de trouver des informations spécifiques et de découper des parties d'un document pour les utiliser dans un autre.
  • ICR et IHR : selon le même principe, la reconnaissance intelligente des caractères (ICR) et la reconnaissance intelligente de l'écriture manuscrite (IHR) peuvent identifier les caractères dans les documents manuscrits.
  • DIP : grâce au traitement d'image des documents (DIP), un scanner peut identifier, stocker et visualiser les images d'un document, en les numérisant sous forme de bitmap.
  • RM : le système permet également le Records Management (également appelé Document Management ou DM), qui assure la gestion à long terme des documents physiques et numériques et supervise leur cycle de vie, de la création à l'archivage définitif ou à la suppression.
  • COLD/ERM : Enterprise Report Management vous permet de formater, d'indexer et de condenser des rapports, des inventaires, des factures et d'autres documents, libérant ainsi de l'espace et facilitant la recherche d'informations.

Avec toutes ces fonctionnalités intégrées, la GED favorise la gestion des connaissances dans les entreprises en organisant, numérisant et distribuant les documents. En outre, cette technologie permet d'accéder aux documents hors ligne, sans avoir à les télécharger.

Quelle est la différence entre GED ( Gestion Electronique de Documents) et l'ECM (Gestion de Contenu d'Entreprise)  ?

Si vous avez entendu parler de la GED, vous connaissez probablement aussi de l'ECM. Mais il ne s'agit pas de la même chose.

Alors que la GED est un ensemble de technologies conçues pour faciliter et rationaliser le processus de gestion numérique des documents, l'ECM est l'ensemble des technologies utilisées pour gérer le cycle de vie des informations non structurées, en passant par les étapes suivantes :

  • création et capture
  • stockage
  • contrôle des versions
  • indexation
  • gestion
  • nettoyage
  • distribution
  • publication
  • recherche et archivage

Il est important de souligner que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) relie tous les contenus aux processus métier.

On peut donc dire que la gestion de contenu d'entreprise (ECM) est un prolongement de la GED. Outre la gestion et l'organisation des documents, l'ECM permet également de gérer les informations de votre entreprise de manière structurée, ce qui permet une meilleure traçabilité des données en gérant les relations existantes entre elles.

Pour mieux comprendre, on peut dire que l'ECM vous permet de modéliser et de stocker toutes les informations relatives aux employés d'une entreprise, par exemple. À partir de là, vous pouvez les relier à d'autres informations d'enregistrement, comme les documents (photo, carte d'identité, contrats, paie), les projets sur lesquels ils ont travaillé, leurs chefs et subordonnés, etc. Tout sera soumis à des autorisations d'accès et de modification appropriées, bien entendu.

Cette structure de données et de documents devient encore plus puissante si l'ECM dispose d'outils de gestion des processus d'affaires (BPM) et de gestion des flux de travail, ce qui n'est pas toujours le cas mais peut constituer un grand avantage concurrentiel. Outre le fait de faciliter l'accès aux données, l'ECM permet d'inclure les données dans les processus et donc de les optimiser.

Gestion des Processus Métier (BPMS) : vers une gestion complète

Alors que la GED gère le contenu d'une entreprise de manière plus ciblée, la gestion par processus vise une gestion complète, qui couvre tous les domaines et activités d'une entreprise, de bout en bout.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, a pour objectif d'organiser, de sécuriser et de gérer les flux d'informations générés par votre entreprise. 

Disposer d'une suite de gestion des processus métier (BPMS) avec une gestion électronique des documents native permet une bien meilleure gestion.

Le BPMS est un outil qui automatise la gestion des processus d'entreprise. L'ensemble du flux de travail peut être cartographié, conçu, exécuté, analysé et optimisé en temps réel, ce qui augmente la productivité et la qualité du service à la clientèle.

Chaque processus métier comporte plusieurs documents intrinsèques, et le BPMS avec GED intégrée permet de documenter, de visualiser et de partager les connaissances relatives au processus entre les personnes concernées. Il crée une base de données d'informations qui aidera à la prise de décision concernant les processus.

En plus des fichiers eux-mêmes, le système permet d'intégrer les données provenant des documents pendant l'exécution du processus, ce qui permet une automatisation plus complexe.

Par exemple, un candidat peut utiliser le BPMS pour stocker un document dans le système, exécuter automatiquement l'OCR et vérifier si le document joint contient les données nécessaires. Il est également possible d'effectuer des recherches rapides dans la base de données des contrats d'un client afin de trouver des solutions qui génèrent plus de valeur pour lui.

Et pour accroître l'intégration de la gestion, il est intéressant d'avoir d'autres solutions intégrées au BPMS en dehors de la GED

Lorsque la direction a accès à ces représentations en temps réel, elle peut offrir des informations importantes pour la prise de décision, avec une rapidité maximale, ce qui est essentiel pour s'adapter au marché dynamique actuel.

Avec un système de gestion de la relation client (CRM), les données clients recueillies par la GED peuvent être déterminantes pour de bonnes relations avec les consommateurs, générant des ventes plus fortes et un service après-vente plus personnalisé.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
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