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Quelle que soit la taille de votre entreprise, vous savez désormais qu'il n'est pas négociable de disposer d'un moyen d'organiser les innombrables fichiers qui constituent la base de vos activités. Mais si vous vous aventurez dans les eaux des Systèmes de Gestion de Documents, ou si vous cherchez à remplacer le système que vous possédez déjà, il peut être difficile de savoir exactement ce qu'il faut rechercher. Heureusement, nous avons élaboré ce guide utile. Lisez la suite pour découvrir les caractéristiques essentielles d'un Système de Gestion de Documents.
Qu'est-ce que la Gestion de Documents ?
Pour résumer, la Gestion Documentaire est le système par lequel une entreprise organise numériquement tous ses documents (électroniques et papier), y compris les contrats, factures, reçus, accords, etc. Le système implique généralement une architecture pour organiser les fichiers, tels que des dossiers, des catégories et des balises, afin de faciliter le stockage et la recherche des documents, le tout en un seul endroit.
Quelles sont les caractéristiques d'un Système de Gestion de Documents ?
Chaque Système de Gestion de Documents est différent, et certains peuvent être adaptés pour répondre aux particularités de secteurs spécifiques. Cependant, certaines fonctionnalités doivent être standard. Voici quelques-uns des éléments que tout Système de Gestion de Documents devrait avoir.
1. Une fonction de recherche robuste
Comme les entreprises doivent jongler avec une multitude de documents critiques à tout moment, il est important de pouvoir trouver ce que vous cherchez, et de le trouver rapidement. Cependant, une récente analyse a interrogé 1 000 employés de différents secteurs d'activité et a révélé que 49 % des travailleurs avaient du mal à trouver des documents. C'est pourquoi les fonctions de recherche sont si importantes dans un bon Système de Gestion des Documents
Un système doit pouvoir utiliser des métadonnées pertinentes, comme le numéro de facture, le nom du fournisseur, la date, etc. pour retrouver facilement le document que vous recherchez. Certains systèmes ont également une fonction de marquage qui vous permet d'organiser et d'étiqueter les documents par catégorie, comme "facture" et "contrat". Cela vous aide à voir facilement tous les documents d'un type ou d'un sujet particulier pour une référence facile.
2. Accès hiérarchisé ou avec autorisation
Même s'il est utile d'avoir tous vos fichiers en un seul endroit pour un accès facile, vous ne voulez pas que ces fichiers tombent entre de mauvaises mains. Certains documents contiennent des informations sensibles qui doivent être protégées. Par exemple, les prestataires de soins de santé doivent garder les dossiers médicaux privés, non seulement pour préserver la confidentialité du médecin et du patient, mais aussi pour respecter les réglementations. Par ailleurs, il se peut que vous ne souhaitiez pas que certains employés accèdent à des documents qui ne devraient être accessibles qu'à un petit nombre de personnes.
En tant que tel, le Logiciel de Gestion de Documents doit fournir un moyen d'organiser et de sécuriser les fichiers afin que seules les personnes ayant les bonnes autorisations sur leurs comptes puissent y accéder. À un niveau de base, le logiciel doit fournir des droits d'accès généraux, c'est-à-dire que tout le monde dans l'entreprise peut voir les fichiers, mais personne d'autre. Mais ce qui est encore mieux, c'est l'accès hiérarchisé qui garantit que seules les personnes appartenant à certains groupes, comme les cadres ou le personnel des ressources humaines, peuvent consulter les documents.
3. Historique des modifications
Comme le dit le vieil adage, la seule constante dans la vie est le changement. Pour une entreprise, garder la trace de ces changements - en particulier pour les documents - est un défi nécessaire. En effet, selon l'enquête de Nintex, 33 % des employés ont du mal à gérer les versions. Un Système de Gestion des Documents est un outil essentiel pour surmonter cet obstacle.
Soyez à l'affût des logiciels qui fournissent un historique détaillé des modifications : quelle était la modification, qui l'a effectuée et quand. Ces données sont essentielles pour maintenir le contrôle des versions et s'assurer que les membres de l'équipe ne travaillent qu'à partir de la version la plus récente d'un document.
4. Accès mobile
En fonction de vos besoins, l'accès mobile est une autre fonctionnalité à rechercher dans un Logiciel de Gestion de Documents. Bien que de nombreuses personnes préfèrent gérer la majeure partie de leur travail sur un ordinateur de bureau, l'accès mobile peut être utile pour les tâches rapides telles que l'approbation ponctuelle de factures ou de contrats.
5. Intégration avec les plates-formes existantes
Quelle entreprise n'aimerait pas disposer de la technologie la plus récente et la plus performante pour l'aider à accomplir ses tâches ? En réalité, les anciens logiciels constituent souvent l'épine dorsale des opérations, et leur remplacement serait une entreprise de grande envergure. L'ajout d'applications et d'outils pour gérer des fonctions spécialisées peut être utile, mais les employés peuvent perdre plus de 30 minutes par jour à passer d'une application à l'autre.
Tout Logiciel de Gestion Documentaire digne de ce nom peut éviter ces maux de tête en s'intégrant à ces systèmes existants. L'objectif n'est pas d'aller à contre-courant et de rendre vos autres systèmes inutiles, mais de travailler avec ce que vous avez, en fournissant la solution la meilleure et la plus rentable.
6. Automatisation du flux de travail
Il n'y a jamais assez de temps dans une journée, donc tout ce qui permet d'économiser cette précieuse ressource est une aubaine pour les entreprises. Lorsqu'il s'agit d'un logiciel de gestion de documents, cela signifie que les fonctions d'automatisation des flux de travail sont indispensables.
Des choses comme les approbations par paliers ou le traitement automatisé des factures peuvent faire gagner beaucoup de temps et d'argent. En fait, selon un rapport de 2019, les départements de comptes fournisseurs qui ont mis en œuvre l'automatisation ont traité environ deux fois plus de factures par employé à temps plein que les organisations qui avaient moins d'automatisation.
Ces chiffres soulignent à quel point des flux de travail efficaces peuvent être puissants, et pourquoi l'automatisation est une fonction si importante dans un système de gestion des documents.
7. Basé sur le cloud
L'une des difficultés de la Gestion des Documents est de s'assurer que les gens peuvent y accéder quand ils en ont besoin. Certains fichiers peuvent encore être physiques et stockés dans une armoire, d'autres peuvent être numériques mais enregistrés sur un serveur sur site auquel les employés ne peuvent pas accéder facilement à distance. Et comme un grand nombre d'entreprises et de secteurs se tournent vers le travail à distance, il est plus important que jamais que tous vos documents se trouvent en un seul endroit et soient accessibles de n'importe où.
Un Logiciel de Gestion de Documents basé sur le cloud vous permet de travailler et de communiquer de manière plus transparente avec des équipes internationales et des employés à distance. En effet, un rapport récent a révélé que le personnel comptable pouvait gagner jusqu'à 15 heures par semaine en utilisant le cloud.
Avantages de la gestion des documents
Maintenant que nous connaissons certains des composants indispensables d'un Système de Gestion de Documents, récapitulons certains des avantages qui vont de pair avec ces fonctionnalités :
Gain de temps
Que vous tiriez parti d'un référentiel central basé sur le cloud, que vous tiriez le meilleur parti de l'automatisation ou que vous utilisiez une fonction de recherche de qualité, un Système de Gestion de Documents peut faire gagner des heures par jour à n'importe quelle personne. Et ce temps s'additionne. Même en gagnant une heure par jour (dans l'hypothèse d'une semaine de travail standard de 40 heures), vous économisez 260 heures par personne et par an, soit plus de 32 jours par an !
Plus de sécurité
Un rapport récent a révélé qu'au premier trimestre 2020, 4 milliards d'enregistrements ont été laissés exposés à des failles de sécurité, soit une augmentation de 273 % depuis 2019. Grâce aux paramètres de permissions et à l'accès hiérarchisé, les systèmes de gestion de documents fournissent cependant une couche de sécurité essentielle pour les documents sensibles.
S'adapte à votre entreprise
Au fur et à mesure que votre entreprise se développe, vous prendrez en charge encore plus de documents et de dossiers que ce que vous jonglez actuellement. Heureusement, l'architecture numérique créée par un logiciel de gestion de documents est facilement extensible. C'est particulièrement vrai si vous optez pour un outil basé sur le cloud computing : il fonctionnera sur des serveurs hors site et ne nécessitera pas l'intervention d'une équipe informatique interne dédiée.
Un flux de travail plus efficace
Les Logiciels de Gestion Documentaire vous permettent d'automatiser toutes sortes de processus, qu'il s'agisse du traitement des factures, de l'approbation des documents, de l'accès des fournisseurs aux documents essentiels à leur compte via un portail en libre-service, etc. Quel que soit le secteur d'activité, vous serez en mesure de rationaliser les flux de travail, libérant ainsi le personnel pour qu'il se consacre aux projets qui comptent vraiment.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et de logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).