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L'Archivage de Documents consiste à placer les informations que vous n'utilisez plus régulièrement dans un stockage sécurisé pendant de longues périodes.

Il s'agit d'un processus complexe à mettre en œuvre, et si vous le faites mal, vous risquez de vous exposer à des failles de sécurité. Les sociétés d'archivage de documents peuvent gérer vos documents pour vous, réduisant ainsi les risques d'erreurs et contribuant à améliorer la protection de vos données.

Nous allons vous expliquer :

• Ce qu'est l'Archivage de Documents et les différentes manières de le faire.
• Comment fonctionne l'Archivage de Documents
• Comment récupérer les documents archivés
• Comment choisir un service d'Archivage de Documents digne de confiance ?
• Questions fréquemment posées sur les services d'archivage

Qu'est-ce que l'Archivage de Documents ?

L'Archivage de Documents consiste à stocker en toute sécurité des informations que vous n'utilisez plus régulièrement.

Les deux possibilités d'Archivage de Documents sont les suivantes :

• L'archivage des documents dans vos propres locaux : cela occupera un espace de stockage précieux et vous devrez mettre en place un système d'archivage adéquat afin de pouvoir retrouver facilement les documents lorsque vous en avez besoin.
• Archivage des documents avec une société d'Archivage de Documents : une société spécialisée collectera vos documents et les stockera dans des locaux dédiés hors site. En fonction du service que vous choisissez, ils vont :
• archiver vos documents, les scanner et vous les envoyer sur demande
• archiver vos documents et vous livrer des documents papier individuels sur demande
• numériser vos documents papier avant de les archiver ou de les détruire.

L'Archivage de Documents hors site permet de gagner un espace précieux dans vos locaux et facilite la recherche de documents.

Qu'est-ce que l'Archivage de Documents Numériques ?

Les solutions de Gestion de Documents Numériques consistent à numériser les documents qui doivent être stockés sous forme numérique. Cela signifie que l'utilisateur a un plus grand contrôle sur ses documents électroniques. Il se peut que vous puissiez gérer vous-même les documents numériques via un portail en ligne pour en faciliter l'accès, bien que cela soit susceptible d'entraîner un coût supplémentaire.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, offre un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.

Quelles entreprises pourraient bénéficier de l'Archivage de Documents Numériques ?

• Les entreprises qui produisent beaucoup de documents
• Les entreprises qui ont besoin d'accéder fréquemment à des données antérieures
• Les entreprises qui sont plus susceptibles d'être auditées (sociétés financières, etc.).

Avantages

• Accès facile
• Gain de place (les documents papier peuvent être détruits/recyclés une fois numérisés).
• Facilité de localisation des documents grâce à des mots-clés ou un code-barres - Coûts initiaux plus élevés

Comment fonctionne l'Archivage de Documents ?

Avant d'archiver des documents professionnels, vous devez définir la manière dont vous allez procéder pour que tous les membres de votre entreprise traitent les documents de la même manière. En créant une procédure de Gestion et d'Archivage des Documents, vous pouvez vous assurer que vos documents sont archivés correctement, qu'ils sont sécurisés et faciles à retrouver lorsque vous en avez besoin.

Quel que soit le type de solutions d'archivage que vous choisissez, la société d'Archivage de Documents doit collecter vos documents dans vos locaux dans le cadre du service.

Il existe trois principaux types de services d'Archivage de Documents :

1. Les services d'Archivage de Documents Standard

La société d'archivage stocke vos documents hors site, dans un entrepôt dédié. Elle attribue à chaque boîte ou dossier son propre code-barres afin que vous sachiez quels documents se trouvent dans quelle boîte.

Lorsque vous avez besoin d'un document, vous pouvez demander à la société de vous apporter l'exemplaire original via un service de livraison suivi.

2. Service de numérisation à la demande pour l'Archivage de Documents

Un service de numérisation à la demande fonctionne comme suit :

• L'entreprise archive vos documents papier.
• Lorsque vous demandez un document, la société le numérise et vous l'envoie par courrier électronique.
• Une fois que vous avez reçu le document numérique, vous pouvez demander que le document papier soit réarchivé ou détruit.

Vous aurez toujours accès à un portail en ligne, grâce auquel vous pourrez voir où sont stockés vos documents et les dates auxquelles ils ont été récupérés ou détruits.

3. Service de numérisation de l'archivage complet des documents

Ce service consiste à numériser l'ensemble de vos archives (ou autant de documents que vous le souhaitez), puis à détruire et recycler les documents papier ou à les conserver.

Le principal avantage d'un service de numérisation intégrale des archives est qu'une fois les documents numérisés, vous pouvez y accéder et les gérer vous-même sans avoir à demander à la société d'archivage de vous les envoyer. La plupart des sociétés d'archivage ne proposent pas ce service en standard, mais s'associent à des sociétés partenaires pour fournir un service complet de numérisation d'archives. En raison de la quantité de travail que cela implique, ce service est souvent beaucoup plus cher qu'un service de numérisation à la demande.

Comment accéder à mes documents avec un logiciel d'archivage ?

Les logiciels de numérisation et d'Archivage de Documents permettent de localiser, de suivre et de récupérer facilement et en toute sécurité les documents archivés, qu'ils soient au format papier ou numérique.

• Si vos documents ont été numérisés et sont stockés sous forme numérique, vous aurez un accès complet à l'ensemble de vos archives.
• Si vos documents ont été stockés au format papier, vous pouvez utiliser le logiciel pour voir où ils sont stockés et obtenir des informations de base telles que les dates de stockage, de dernière extraction ou de destruction.

Les logiciels d'Archivage de Documents présentent généralement les caractéristiques suivantes :

• Un portail en ligne où vous pouvez demander que des copies de vos documents vous soient envoyées, ou vous pouvez demander que les documents soient détruits.
• Un accès contrôlé et sécurisé afin que seul le personnel autorisé puisse consulter, modifier ou récupérer les documents.
• Une piste d'audit afin que vous puissiez savoir qui a consulté, modifié, enregistré ou détruit les documents.

Les systèmes de codes-barres sont souvent utilisés conjointement avec les logiciels d'archivage pour permettre un suivi rapide et facile des documents individuels et des boîtes de stockage.

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Quelle est la procédure à suivre pour récupérer des documents papier ?

La société d'archivage attribue à chaque boîte un code-barres unique avant de la stocker. Vous pouvez utiliser ce système de code-barres pour demander un document et la société d'archivage localisera le dossier et vous le livrera en personne.

La livraison sera entièrement suivie et, pour une sécurité maximale, ne sera effectuée qu'à un contact nommé. Une fois que vous en aurez terminé avec le document, la société d'archivage le récupérera et le réarchivera ou le détruira si vous décidez que vous n'avez plus besoin de la copie papier.

Quels sont les avantages de l'utilisation d'un service d'Archivage de Documents ?

Économie d'espace : l'Archivage de Documents permet de libérer un volume précieux dans vos locaux en transférant les boîtes d'archives encombrantes vers d'autres sites.

Sécurité accrue : les documents sont stockés dans une installation sécurisée et seul le personnel autorisé y a accès.

Un meilleur contrôle : les documents sont constamment surveillés afin qu'ils ne puissent pas être perdus, récupérés ou modifiés sans être enregistrés.

Meilleure organisation et productivité : les employés peuvent facilement trouver et accéder aux documents dont ils ont besoin.

Flexibilité : vous pouvez archiver tous vos documents ou seulement certains fichiers, comme les factures ou les dossiers RH.

Sécurité : l'archivage des documents permet de les protéger contre les incendies et les inondations.

Conformité juridique : vous êtes toujours en conformité avec les réglementations de votre secteur en matière d'archivage.

Comment choisir un service d'Archivage de Documents fiable ?

Il existe un certain nombre de questions que vous pouvez vous poser lorsque vous recherchez un service d'archivage fiable :

• Les mesures de sécurité
• Références
• Assistance à la clientèle
• Frais
• Adhésion et normes
• Suppléments
• Quelles sont les mesures de sécurité en place ?

Demandez à la société d'entreposage quelles mesures de sécurité elle utilise pour protéger les documents qu'elle conserve sur place. Les dispositifs de sécurité standard pour les installations d'entreposage comprennent :

• vidéosurveillance et systèmes d'alarme
• personnel soumis à des contrôles de sécurité complets
• des camionnettes de livraison surveillées
• élimination sécurisée des déchets confidentiels.

Les logiciels de stockage de documents doivent être dotés d'un accès multifactoriel et être capables de suivre intégralement les documents qui ont été déplacés ou modifiés.

• Peut-il fournir des références de clients précédents ou existants ?

Demandez à voir des références d'entreprises utilisant actuellement leurs services d'archivage.

• Sont-ils faciles à contacter et disposent-ils d'un service clientèle et d'une assistance réactifs ?
• Facturent-ils des frais de sortie ?

Il est courant que les sociétés de stockage de documents demandent à leurs nouveaux clients de signer un contrat. De nombreuses sociétés d'archivage facturent des frais de sortie pour que les clients déplacent leurs documents hors de l'espace de stockage ou vers un autre fournisseur.

• Sont-elles membres de groupes industriels reconnus et respectent-elles les normes industrielles en matière de numérisation et d'archivage ?

Bien qu'il n'existe pas de normes officielles que les sociétés de numérisation et d'archivage doivent respecter, vous pouvez vérifier un certain nombre d'éléments pour vous assurer que la société que vous choisissez est digne de confiance

• fournir un service de récupération et de livraison des documents papier.

Que peuvent archiver les services d'Archivage de Documents ?

Outre les documents papier, vous pouvez archiver de nombreux autres éléments, tels que :

• les journaux et les magazines
• les cartes
• les livres

Comment l'Archivage de Documents peut-il m'aider si mon entreprise fait l'objet d'un audit ?

Si votre entreprise fait l'objet d'un audit, vous devrez peut-être fournir des documents tels que les fiches de paie, des informations sur la TVA, des documents sur le commerce international, etc. Au cours de cet audit, vous devrez peut-être fournir ces informations pour les dernières années. Le gouvernement insiste sur le fait que tous les documents doivent être lisibles et facilement accessibles pour être inspectés en cas de besoin.

L'Archivage de Documents permettra de conserver vos documents dans un endroit sûr, sécurisé et propre. Vos documents seront facilement accessibles grâce au suivi par code à barres, ce qui vous donnera un contrôle total sur vos dossiers.

Pendant combien de temps dois-je conserver des documents ?

Certains documents commerciaux ont des périodes de conservation, ce qui signifie que vous devez les conserver pendant une période déterminée avant de les détruire.

• Il est recommandé de conserver les dossiers de paie et les fiches de paie pendant trois ans à compter de la fin de l'année fiscale à laquelle ils se rapportent.
• Conformément à la loi, vous devez conserver les documents relatifs à la TVA pendant six ans.
• Les documents commerciaux doivent être conservés pendant quatre ans, mais il est recommandé de les conserver pendant dix ans s'ils sont nécessaires à une enquête criminelle.

Dans les domaines médical et juridique, vous devez conserver les documents encore plus longtemps, les dossiers des médecins généralistes, par exemple, doivent être conservés pendant 10 ans après le décès d'un patient. Certains documents juridiques doivent être conservés pendant 50 ans après la date de clôture de l'affaire.

Vous devez définir la période de conservation de votre entreprise pour les documents autres que ceux que vous devez conserver pour des raisons juridiques et d'audit dans la politique de Gestion des Documents de votre entreprise.

Comment fonctionne un logiciel de numérisation et d'archivage ?

Les logiciels de numérisation et d'archivage transforment des documents imprimés standard en fichiers numérisables. Ils utilisent un logiciel appelé OCR (reconnaissance optique de caractères). Le logiciel OCR convertit les images de textes dactylographiés, manuscrits ou imprimés en PDF ou autres documents texte. Ces documents peuvent ensuite être recherchés via un logiciel d'archivage. Cela signifie que les utilisateurs peuvent rechercher des mots-clés ou des phrases.

Qu'est-ce que la protection des données ?

La protection des données est le processus de sauvegarde des informations importantes contre la perte, la compromission ou la corruption. Si vous recueillez des informations sur des personnes pour toute raison autre que des fins personnelles, familiales ou domestiques, vous devez vous conformer aux lois sur la protection des données.

Chacun a le droit au respect de sa vie privée et au contrôle de sa propre identité et de ses interactions avec les personnes et les entreprises. La protection des données permet aux gens de confier leurs données aux entreprises et, par conséquent, de soutenir les utilisations innovantes des données.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de stocker en toute sécurité des informations documentaires.

Que considère-t-on comme des informations personnelles ?

Il existe de nombreux types de données personnelles. En voici quelques exemples :

• le nom
• l'adresse
• photos
• adresse IP
• données génétiques
• données biométriques

De nouveaux types de données et de techniques de collecte de données sont développés chaque jour. Cela signifie que de nouveaux types de données personnelles peuvent relever de la protection des données.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).