La Gestion Electronique des Documents : un outil sur mesure pour votre système de gestion de la qualité présenté par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique.

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La Gestion Electronique des Documents (GED) est la base du système de gestion de la qualité et chaque organisation doit disposer d'un système de documentation performant dans le cadre de son processus qualité. L'utilisation d'un système basé sur le papier peut prendre beaucoup de temps et être source d'erreurs. C'est pourquoi il existe des outils électroniques.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de mettre en place un système pour acquérir et stocker l'information, contrôler les accès et diffuser les documents. Elle participe également au travail collaboratif et à la capitalisation de l'information.

Quels sont les avantages de la GED et comment la mettre en œuvre ?

La numérisation des documents pour qu'ils soient immédiatement disponibles crée de la valeur pour les employés afin de libérer leur productivité.

À l'ère du numérique, cette notion de documentation liée à la paperasse a été progressivement abandonnée et remplacée par des systèmes de gestion électronique de documents accessibles sur différents formats tels que les smartphones ou les tablettes. Un changement motivé par la volonté d'optimiser au mieux les performances de l'organisation.

Comment est organisée la documentation sur la qualité ?

Le système de documentation de la qualité est composé de différents documents ayant un rang et un degré d'importance spécifiques. Ils sont structurés comme une pyramide : du sommet, qui est la politique de qualité, à la base, qui est un ensemble de divers documents d'enregistrement tels que les formulaires d'enregistrement, etc...

Voyons ce que représente chaque couche de la pyramide :

  • Le manuel qualité : ce document est le premier document du système de management de la qualité d'une entreprise. C'est un document de synthèse qui définit comment une démarche qualité s'inscrit dans la stratégie globale de l'entreprise.

Selon la dernière version de l'ISO 9001, le manuel qualité n'est plus un document obligatoire. 

  • Fiches de processus : c'est un document qui rassemble les informations nécessaires à une compréhension complète du champ d'activités de chaque processus, des éléments d'entrée qui déclenchent l'initiation du processus, des éléments de sortie et de leur niveau de performance attendu.
  • Les procédures : elles formalisent la manière dont une ou plusieurs activités doivent être réalisées dans l'entreprise. Elles déterminent avec précision qui fait quoi, comment, où et pourquoi. 
  • Instructions de travail : les instructions de travail et les procédures opérationnelles complètent les procédures en détaillant chacune des tâches décrites dans le processus.
  • Les enregistrements : leur fonction est de prouver les résultats des opérations et d'assurer leur traçabilité (preuves et traces).

La gestion documentaire traditionnelle

C'est un système de gestion documentaire qui consiste à conserver les documents sur papier, sur des serveurs ou sur des disques durs. Les documents sont généralement au format Word, Excel ou PDF et sont la plupart du temps classés manuellement. Cette activité prend beaucoup de temps et la gestion des différentes versions et la mise à jour des documents peuvent être difficiles.  

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, prend en charge la gestion des flux de documents au sein d'une organisation.

Ce système présente plusieurs risques et inconvénients dans la gestion des données de l'entreprise :

  • Une mauvaise centralisation des données : La centralisation des documents est essentielle pour assurer un rendement optimal.  Au sein de chaque entreprise, toutes les personnes participent au classement et au tri des documents. Dans chaque entreprise, tout le monde participe au classement et au tri des documents. Cette activité est souvent source d'erreurs, comme la création de plusieurs versions ou le classement d'un même document plusieurs fois. De plus, chaque membre de l'équipe a sa propre logique et méthode de classement, ce qui peut poser problème à un autre membre de l'équipe qui se retrouve dans une méthode de classement qui n'est pas la sienne.
  • Les problèmes de traçabilité : Une déficience de la traçabilité des documents, voire une absence totale de visibilité sur la partie mise à jour des documents. 
  • Une maîtrise limitée de la diffusion : la gestion du cycle de vie de ces versions papier est très complexe en termes de diffusion et de destruction.

Ainsi, lorsque le système traditionnel de gestion des documents d'une entreprise n'est pas optimisé, celle-ci s'expose à des risques qui peuvent affecter sa performance et même la satisfaction de ses clients. 

Ces risques se traduisent par : la perte de temps des employés à rechercher des documents ou des informations, le coût de la gestion des archives papier, ou encore la sécurité et l'intégrité des données de l'entreprise.

C'est pourquoi nous verrons que la GED est un allié majeur dans cette démarche. 

La gestion électronique des documents et ses fonctionnalités

La GED est une solution logicielle permettant de gérer le cycle de vie d'un document électronique depuis sa création, son stockage, sa diffusion, jusqu'à son archivage ou sa destruction, le cas échéant. Elle prend en charge la gestion des flux de documents au sein d'une organisation.

La GED offre un large éventail de fonctions :

  • Le classement des documents, basé sur l'indexation ou le balisage, qui consiste à décrire le document (type, auteur, titre, source, date, etc.) ou en fonction de leur contenu (mots-clés), afin de faciliter leur utilisation.
  • La diffusion de documents ou d'informations sous forme électronique peut être réalisée par le biais d'Internet ou d'Intranet. 
  • L'intégration de documents existants dans le logiciel en les numérisant avec des photos ou des versions scannées, l'intégration de documents électroniques existants et la production de nouveaux documents électroniques.
  • L'archivage, qui consiste à classer les documents qui ne sont plus pertinents pour les opérations courantes mais qui doivent être conservés. L'indexation ou le balisage des documents archivés pour en faciliter l'accès.

Ces différentes fonctions permettent à la GED de garantir à chaque membre de l'équipe un accès dédié et sécurisé pour une gestion fiable des documents et des informations. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, garantit aux entreprises un accès dédié et sécurisé pour une gestion fiable des documents et des informations. 

La GED est également un outil qui permet aux collaborateurs de gagner du temps en offrant un accès immédiat aux versions électroniques de chaque document via une barre de recherche, tout en réduisant les coûts liés à l'archivage physique. 

La GED facilite le traitement et la diffusion des documents : les membres de l'équipe sont automatiquement avertis par e-mail lorsqu'une mise à jour ou une nouvelle version du document est disponible.

L'outil permet également aux utilisateurs d'attribuer un code couleur aux documents afin qu'ils puissent voir quelles modifications ont été apportées d'une version à l'autre, tout en ayant la possibilité de consulter l'historique correspondant.

La GED est une avancée technologique en termes d'optimisation de la gestion documentaire, offrant des fonctionnalités utiles et pratiques pour les entreprises qui aspirent à optimiser leurs performances. C'est un changement que les entreprises doivent opérer si elles veulent rester compétitives sur le marché actuel.

Passer d'un système de gestion documentaire traditionnel à une GED n'est pas chose aisée. Cependant, cette approche assure une meilleure diffusion de l'information, surtout dans un contexte de travail à distance où les entreprises ont dû s'adapter en conséquence.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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