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Au cours du siècle dernier, le bureau traditionnel a changé de façon spectaculaire. Les nouvelles technologies telles que les télécommunications, les ordinateurs, l'Internet et bien d'autres ont amélioré l'efficacité des bureaux. Aujourd'hui, de nombreuses entreprises sont encore coincées dans le monde du papier lorsqu'il s'agit de documents réglementés. On estime que 80 % de toutes les informations commerciales sont stockées uniquement sur papier. Cela s'explique principalement par le fait qu'il y a souvent d'importants obstacles techniques, financiers et opérationnels à surmonter lors de la mise en œuvre de Systèmes de Gestion Electronique des Documents, mais il y a aussi des avantages considérables à tirer une fois ces systèmes en place.
Les 10 principaux avantages du passage à la Gestion Electronique des Documents que nous avons identifiés sont les suivants :
#1 - Des sauvegardes fiables : Très souvent, le contenu n'est pas correctement sauvegardé. Nous le découvrons souvent lorsqu'il est trop tard et que le contenu est perdu. La réglementation exige de pouvoir produire des copies originales et lisibles des documents et il est important de disposer d'une solution de sauvegarde solide. Une fois que vos données ont été numérisées, vous pouvez facilement créer des copies de sauvegarde à stocker hors site. Cela garantit également que votre entreprise survivra à toute catastrophe.
#2 - Sécurité et contrôle accrus : Les documents peuvent être extrêmement sensibles et il est impératif d'avoir une sécurité et un contrôle adéquats sur les personnes qui peuvent récupérer vos informations. Il est extrêmement difficile d'obtenir ce contrôle au moyen d'un système manuel de classement ou de papier. En déplaçant vos données vers le cloud, vous pouvez définir des autorisations pour chaque document, dossier ou armoire et identifier clairement qui a récupéré quels documents et quand.
#3 - Collaboration facilitée : La possibilité de créer et de mettre en œuvre des flux de travail de vos informations améliore considérablement la collaboration interne et externe. Par exemple, un employé ou un responsable peut être en mesure d'identifier à tout moment où en est un dossier dans le processus d'approbation.
#4 - Amélioration de la rapidité d'exécution : Le personnel qui travaille dans un bureau ou à distance peut accéder instantanément à la documentation dont il a besoin. Le fait de pouvoir rechercher un dossier ou un document à partir de leur ordinateur plutôt que de fouiller manuellement dans un classeur leur fait gagner du temps. De plus, les documents étant désormais électroniques, ils peuvent être consultés par plusieurs personnes à la fois.
#5 - Réduction des coûts d'archivage : La gestion et l'archivage des documents papier peuvent demander beaucoup de travail et donc coûter cher. Le traitement, le stockage et la récupération des documents archivés peuvent être considérablement améliorés lorsqu'on passe à un environnement électronique.
#6 - Amélioration du contrôle des versions : La possibilité de rechercher rapidement un document ou un fichier spécifique permet aux utilisateurs d'identifier la version la plus récente du document. De plus, l'indication de la date et de l'heure de la dernière mise à jour du document est très utile aux utilisateurs qui souhaitent consulter le document le plus récent.
#7 - Efficacité et gestion des fichiers accrues : Le processus de gestion des documents permet également d'améliorer considérablement la productivité de votre personnel. Plutôt que de fouiller dans des classeurs pour trouver des informations insaisissables, il suffit de rechercher ces informations à partir de votre ordinateur. Une fois que vous avez trouvé les documents, vous pouvez en imprimer une copie ou simplement les lire à l'écran. Les documents ne se perdent pas puisqu'il n'est pas nécessaire de les classer à nouveau.
#8 - Meilleures capacités de recherche : Pouvoir trouver facilement des informations et des connaissances à partir d'un contenu indexé permet d'améliorer la prise de décision et de réduire le temps perdu à chercher des informations. La plupart des logiciels de gestion de documents utilisent la reconnaissance optique de caractères, qui est une technologie permettant de convertir différents types de documents, tels que des documents papier scannés, des fichiers PDF ou des images capturées par un appareil photo numérique, en données éditables et consultables. Une fois que vos données ont été converties à l'aide d'un logiciel OCR, il est beaucoup plus facile de les organiser, de les rechercher, de les stocker et même de les afficher en ligne.
#9 - Un contenu plus cohérent : Il n'est pas facile de s'assurer que le contenu est formaté, nommé et contrôlé de manière cohérente. En mettant en œuvre des flux de travail numériques ou en concevant la manière dont vous souhaitez que vos documents soient classés, vous générez généralement un contenu qui est archivé de la même manière. Par exemple, vos factures seront toutes classées numériquement avec les mêmes informations requises (numéro de facture, date, nom du fournisseur, code de dépense, etc).
#10 - Amélioration de la gestion des tâches : La numérisation de vos informations permet d'attribuer des tâches aux utilisateurs si vous le souhaitez. Des fonctionnalités de flux de travail avancées sont également disponibles et vous permettent d'acheminer les documents à travers votre organisation tout en conservant la possibilité de suivre leur progression et de recevoir des notifications par e-mail sur leur statut.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).