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SGED (Système de Gestion Electronique de Documents) est une
suite de produits de Gestion Electronique de Documents (GED) puissants, dotés
de riches fonctionnalités d'archivage, de gestion, d'indexation et de recherche
de documents. La GED comprend des produits/outils pour la numérisation, le
scannage, la reconnaissance optique de caractères (ROC), la conversion
d'images, la gestion du flux de travail électronique, l'archivage de documents,
la recherche avancée et la gestion des données de courrier électronique.
La GED permet aux utilisateurs de stocker, de localiser, de
filtrer, de récupérer, de partager et de suivre électroniquement des
informations basées sur des documents. La GED peut réduire les coûts et
minimiser les erreurs en ce qui concerne les installations de traitement des
documents du client. Il augmente ainsi la rentabilité de l'organisation.
Voici quelques-unes des caractéristiques du SGED :
- Application basée sur Windows et sur le Web
- Importation et exportation de plusieurs formats de fichiers.
- Manipulation de documents actifs, Rich Media, images.
- Interface utilisateur basée sur le Web.
- Pistes d'audit étendues.
- Paramètres OCR - Affichage du texte numérisé/OCR.
- Moteur d'importation pour l'intégration avec d'autres systèmes commerciaux.
- Commentaires des utilisateurs.
- Blocage de zones.
- Plusieurs niveaux de restrictions pour les utilisateurs.
- Backend de données - choix du client.
- Moteur de numérisation basé sur le bureau.
- Support universel des pilotes.
- Configuration de la source de numérisation
- Sélection du scanner.
- Configuration des métadonnées - nom, champs, balises.
- Paramètres d'amélioration de l'image et traitement standard de l'image
- Importation par lots de documents électroniques et de répertoires, importation par courriel.
- Exportations standard - Exportation d'images, d'index, de PDF, de systèmes de fichiers.
- Module de création de lots, module de réplication, module de tri.
- Signatures numériques.
Quelle est l'importance de l'utilisation des systèmes de
gestion électronique des documents ?
Un Système de Gestion Electronique de Documents est considéré comme un système informatique dans lequel les outils logiciels sont principalement utilisés pour traiter, capturer, indexer, récupérer, stocker, distribuer et éliminer les documents. Ces documents particuliers peuvent se présenter sous la forme de documents de traitement de texte, de feuilles de calcul, de fichiers multimédias, etc.
Qu'est-ce qui est inclus dans un Système de Gestion Electronique de Documents ?
Un Système de Gestion Electronique de Documents comprend de
préférence la capture des documents par le biais de codes-barres, de la
numérisation et de la reconnaissance optique de caractères, la gestion du flux
de travail par le contrôle d'un flux ordonné de documents ainsi que la
distribution des documents entre les départements et les individus.
En général, la plupart des processus des Systèmes de Gestion
de Documents sont inclus dans le logiciel de Gestion de Documents Electroniques. Il permet également de capturer et de stocker les documents sous
forme d'images graphiques.
Le logiciel peut être exécuté sur un ordinateur personnel et également mis en réseau en utilisant le réseau existant de l'entreprise. Il permet également un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.
Importance du système de gestion électronique des documents
Un utilisateur peut généralement créer un document, joindre
des images graphiques et également indexer le document avec la pièce jointe en
utilisant ce logiciel particulier. Tous les utilisateurs qui disposent d'une
habilitation de sécurité, quelle que soit leur situation géographique, peuvent
facilement accéder ultérieurement à toute information sur le document.
Les changements ultérieurs et les modifications qui sont
apportées par la suite sont à nouveau stockés avec le document original auprès
des autres utilisateurs et ils peuvent le visualiser comme un fichier complet.
Plus précisément, un système de gestion électronique des documents permet
d'éviter l'égarement ou la perte de fichiers.
Cela est dû principalement à la mise en place d'un système
de sécurité en ligne. Il contribue également à faciliter la reprise après
sinistre. Cela est dû à la possibilité de stockage externe des informations. En
outre, ce logiciel particulier permet également de contrôler les utilisateurs
qui peuvent facilement accéder, visualiser et transmettre tout document.
Un Système de Gestion Electronique des Documents est considéré comme plus rentable que la gestion des documents sur papier. En outre, il permet d'économiser les coûts liés à l'espace de bureau, aux papiers, aux armoires à dossiers et au personnel chargé de la maintenance des fichiers.
Composants importants d'un système de gestion électronique
de documents
Réseau
Le réseau est connu pour être un composant important du SGED. Il comprend donc à la fois les réseaux étendus et les réseaux locaux. Ils sont également très importants pour la connexion de plusieurs composants du SGED.
Serveurs
Les serveurs sont connus pour être un autre composant de la
GED. Ils sont principalement considérés comme des systèmes virtuels qui servent
d'hôtes et sont impliqués dans la répartition des opérations du système. À cet
égard, les départements ainsi que les tâches peuvent être des serveurs
spécifiques.
Ainsi, cela contribue à rendre l'opération beaucoup plus
organisée. En même temps, ces serveurs particuliers sont également reliés pour
un partage plus rapide et plus facile de l'information.
Logiciel
Dans un GED, il y a spécifiquement trois niveaux
d'évaluation du logiciel, dont le premier est considéré comme la
fonctionnalité. Ainsi, à cet égard, les opérations du SGED contribueront à
l'examen minutieux.
Un autre point d'évaluation est connu pour être
l'administration. Enfin, l'interface est évaluée. Cette interface doit être
conviviale, car le but du SGED est de faciliter les opérations quotidiennes de
l'entreprise, ce qui les rendra plus faciles, plus rapides et plus pratiques.
Stockage
Il est très important que le Système de Gestion Electronique des Documents possède une très grande capacité de stockage. En effet, le système en question fait office de dépôt pour tous les documents, les fichiers et les données de l'entreprise. Dans le système en question, les sauvegardes et les informations archivées doivent être bien stockées.
Par conséquent, la Gestion des Documents Electroniques est
considérée comme étant bien plus que la simple numérisation et la sauvegarde.
Ainsi, ce système complet fournit toujours des connaissances aux travailleurs
afin qu'ils puissent distribuer et organiser les documents importants à travers
l'organisation particulière pour une meilleure utilisation, notamment dans les
opérations quotidiennes.
En outre, le Système de Gestion Electronique de documents contient également le principal outil important qui aide à sécuriser les documents, à stocker et à accéder aux informations, à créer des fichiers numériques et à convertir les documents papier en documents numériques. Il permet également de partager facilement les documents numériques essentiels avec les personnes concernées.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).