La gestion des attentes d'un projet en Suivi-Evaluation de projets et programmes expliquée par WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique.

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Vous est-il déjà arrivé qu'après avoir travaillé de toutes vos forces sur un projet, tout ce que vous recevez à la fin, c'est la déception du client ? 

Cela peut être décourageant, surtout lorsque le résultat final est de haute qualité et qu'il respecte le délai et le budget prévus. 

Une telle situation peut sembler inattendue si un projet se déroule sans problème depuis le début, sans que le client ne se soit plaint de quoi que ce soit. 

Alors, qu'est-ce qui peut bien faire qu'un client soit mécontent du résultat final ? 

Des attentes inadaptées et irréalistes peuvent en être la cause !

Des attentes démesurées qui n'ont pas été communiquées dès le départ, ou une différence d'attentes, peuvent être à l'origine de l'échec d'un projet et d'une relation flétrie entre vous et votre client. 

La gestion des attentes dès le début du projet est essentielle à sa réussite. Elle permet de garder les choses parfaitement claires et d'éviter les suppositions inutiles de part et d'autre. 

Définir correctement les attentes et les gérer tout au long du processus n'est pas aussi facile qu'il n'y paraît. Nous vous expliquons tout sur la manière de gérer avec succès les attentes d'un projet, du début à la fin. 

Il est temps de mener votre projet à la réussite !

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de hiérarchiser les projets, de partager des fichiers, de lancer des discussions avec leur équipe, le tout sur un seul tableau de bord. 

Que sont les attentes et pourquoi sont-elles importantes ? 

Les attentes découlent d'hypothèses ou d'expériences passées. Il est dans la nature humaine de faire des suppositions et d'avoir des attentes pour tout dans la vie, notre restaurant préféré, la boutique en ligne où nous faisons souvent nos achats, le café du coin, et la liste est longue. 

La même logique s'applique à la gestion de projet

Vous avez certaines attentes vis-à-vis d'un projet, et vos clients ont également diverses attentes lorsqu'ils vous choisissent pour ce projet. Le moindre décalage entre ces attentes peut entraîner : 

  • - une confusion et un malentendu accrus
  • - une diminution de la confiance mutuelle
  • - des heures perdues et une baisse de la productivité de l'équipe.

Cela peut nuire à la performance du projet et le vouer à l'échec. Il est donc important de définir les attentes en matière de gestion de projet dès le début. Si vous savez ce que veut votre client, et si le client sait ce que vous avez promis, il n'y aura pas de possibilité de déception ou de surprise choquante. 

Le simple fait de définir correctement les attentes apporte de la transparence dans le processus et vous évite des tracas et des maux de tête par la suite. 

Examinons maintenant rapidement quelques méthodes éprouvées pour gérer les attentes d'un projet.

Comment gérer les attentes d'un projet

1. Parlez à vos clients avant la planification du projet

Savez-vous ce qui vous ennuie le plus lorsque vous travaillez sur des projets ?

Une demande continue de changements ! 

Cela se produit lorsque vous ne discutez pas des attentes des clients de manière approfondie avant de vous plonger dans la phase de planification. En conséquence, il y a un va-et-vient d'e-mails concernant les changements de projet, ce qui, à son tour, conduit à la frustration. Cela remet également en question votre crédibilité et influence votre relation avec les clients.     

Il est donc crucial de discuter des résultats attendus, puis de passer à la phase de planification. Cela vous permettra d'éviter les changements de dernière minute et vous aidera à répondre aux attentes des clients, voire à les dépasser si tout se passe bien. 

Si vous avez l'impression que les clients ont des attentes irréalistes en matière de gestion de projet vis-à-vis de vous et de votre équipe, discutez-en immédiatement. Soyez proactif et trouvez un terrain d'entente pour éviter les pertes de temps et le gaspillage des ressources. 

Pour ce faire, vous devrez faire preuve de transparence lors des discussions et communiquer clairement les capacités de votre équipe, la disponibilité des ressources et les résultats que vous pouvez concrètement fournir.  Plus vous serez transparent, plus il sera facile de créer une situation gagnant-gagnant.  

2. Constituez la bonne équipe

Une équipe peut faire ou défaire un projet. Si vous avez les bons membres dans votre équipe, cela peut donner un coup de fouet à la performance de votre projet. Au contraire, une équipe inexpérimentée ou incompétente peut entraîner l'échec du projet. 

Une bonne équipe gère bien les attentes du client et vous donne l'assurance que le produit final sera génial. Soyez donc très prudent lorsque vous sélectionnez les membres de votre équipe de projet et que vous leur attribuez des responsabilités. 

Reprenez l'historique des membres de l'équipe, recherchez leurs forces et leurs faiblesses afin d'identifier ceux qui conviennent à votre projet et qui ont fait preuve d'une sincérité et d'une diligence décentes dans des projets précédents. La constitution d'une équipe sera ainsi plus facile et plus efficace pour vous. 

Divisez votre projet en petits morceaux et attribuez-les à chaque membre de l'équipe. Si une tâche nécessite plusieurs membres, confiez-la uniquement à ceux qui peuvent travailler dans un environnement collaboratif. Analysez la façon dont ils s'entendent avec leurs collègues et leur propension à travailler collectivement avant de leur confier la tâche. 

Voici quelques astuces qui pourraient vous aider à constituer la bonne équipe pour votre projet :  

  • - Choisissez des personnes qui s'entendent bien entre elles 
  • - Soyez sûr des forces et des faiblesses de tous les membres de votre équipe. 
  • - Expliquez en détail les responsabilités professionnelles lors de la première réunion de l'équipe. 
  • - Communiquez les objectifs et les attentes dès le début.

3. Communiquez régulièrement

Vous ne voulez pas que les hypothèses et les attentes créent un chaos indésirable pendant la phase d'exécution du projet, n'est-ce pas ? 

Pour éviter cela, il est essentiel de communiquer souvent avec vos clients ainsi qu'avec votre équipe de projet. 

La communication commence dès la phase de planification et doit se poursuivre à toutes les étapes jusqu'à la livraison finale du projet. Organisez régulièrement des réunions en tête-à-tête avec vos clients après avoir franchi une étape importante. S'il n'est pas possible de rencontrer souvent votre client, utilisez les courriels ou les appels téléphoniques pour lui faire part des progrès réalisés. Posez autant de questions que vous le souhaitez, et encouragez même le client à faire des suggestions sur les tâches réalisées. 

Veillez à conserver une trace de chaque discussion avec votre client. L'idéal est de rédiger un "compte rendu de réunion" après chaque discussion et de le partager avec votre client et votre équipe de projet. En fin de compte, si votre client pose des questions, vous devez avoir des raisons logiques pour toutes les décisions importantes que vous avez prises en travaillant sur le projet

La communication est tout aussi importante lorsqu'il s'agit de votre équipe de projet. Chaque fois qu'il y a un développement ou un changement dans le schéma actuel des choses, communiquez clairement à votre équipe. 

Organisez des réunions régulières avec votre équipe ou, si vous estimez que les réunions vous font perdre du temps, les courriels sont la meilleure solution. Lorsque tous les membres du projet sont sur la même longueur d'onde, ils sont en mesure de travailler collectivement à la réussite du projet.

S'il s'agit d'un projet important et que de nombreuses parties prenantes sont impliquées, un outil de gestion de projet constitue une meilleure option. Il rend la gestion de projet et la collaboration d'équipe extrêmement facile. Vous pouvez suivre et hiérarchiser les projets, partager des fichiers, lancer des discussions avec votre équipe, le tout sur un seul tableau de bord. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de définir des autorisations de tâches afin que les membres autorisés de l'équipe reçoivent des notifications concernant les mises à jour du projet.

4. Ne promettez pas trop

Soyez réaliste et ne promettez que ce que votre équipe peut fournir. Si vous promettez trop de choses en vous emballant, c'est votre équipe qui devra en faire les frais et travailler jour et nuit pour atteindre ces objectifs irréalistes. 

Ne convenez que des objectifs que vous pensez que votre équipe est capable de réaliser. Une fois que vous et votre client vous êtes mis d'accord sur les objectifs du projet, veillez à ce qu'ils soient réalisés dans les délais et selon des normes exceptionnelles. 

Une bonne pratique consiste à consulter votre équipe de projet et à prendre en compte les suggestions de chaque membre avant de donner votre accord sur un délai. Votre équipe effectuera une grande partie du travail, il est donc conseillé de prendre leurs suggestions avant de décider de la date limite. 

Il est inutile de faire de fausses promesses à votre client. Les clients mettront en doute votre crédibilité si les promesses ne sont pas tenues. Par conséquent, ne promettez que ce que vous pouvez tenir !

5. Les choses peuvent parfois mal tourner. Soyez honnête à leur sujet

Les projets sont sujets aux risques, et le fait est que vous n'y pouvez rien. Il y aura des moments où les choses se détraqueront et où la situation semblera hors de contrôle. Il y aura des jours où un petit retard de votre part peut entraîner des gaffes.

Cela signifie-t-il que vous devez souffrir en silence et laisser vos clients et votre direction dans l'ignorance ?

Les erreurs sont inévitables. Il est préférable de les accepter, de les transmettre aux bonnes parties prenantes, de trouver un moyen de les corriger et d'aller de l'avant. 

Il n'y a rien de mal à être honnête sur ses erreurs. Cela ne fera que renforcer la confiance des parties prenantes à votre égard. Elles peuvent se montrer frustrées au début, mais elles vous laisseront le temps de rectifier le tir et de poursuivre le projet. 

Il est vrai que les erreurs ralentissent un projet, mais une plus grande erreur sera de ne pas transmettre la situation à votre client ou à vos seniors. Parfois, le fait d'être honnête et transparent vous ouvre d'autres portes, dont vous ne soupçonniez même pas l'existence. 

Par exemple, si vous communiquez le problème à votre supérieur immédiat, il ou elle peut proposer une solution rapide et pratique à laquelle vous n'auriez pas pensé. 

Être honnête dès le départ permet d'éviter que les erreurs ne s'aggravent davantage. 

6. Préparez-vous à des conflits

Les membres de votre équipe de projet peuvent aussi travailler sur d'autres projets. Ils devront gérer leur temps en fonction de l'urgence des tâches et des exigences du projet. 

C'est là que les conflits surgissent. D'autres chefs de projet voudront qu'un membre consacre plus de temps à un projet particulier, alors que vous voudrez qu'il fasse de même pour votre projet. Une situation conflictuelle de ce type peut mettre en péril les délais du projet

Ce n'est pas parce que vous êtes préoccupé par les délais que vous devez bombarder les membres de votre équipe d'une charge de travail. Cela serait à nouveau malsain, tant pour votre équipe que pour le projet

Ce que vous devez faire, c'est comprendre le scénario. Discutez avec d'autres chefs de projet des priorités et des échéances du projet. Ensuite, demandez à votre équipe combien de temps elle peut consacrer à votre projet. Comprenez leur flux de travail et soyez informé des distractions auxquelles ils sont confrontés en raison d'autres projets

Gardez tous ces éléments à l'esprit et proposez une solution pragmatique. Adoptez une approche systématique. Élaborez une stratégie qui permette à votre équipe de passer d'un projet à l'autre en toute transparence, sans que cela n'affecte ses performances. 

7. Fixez des jalons avec précision 

Il est impératif de fixer les bons jalons lorsque vous commencez à travailler sur un projet. 
Ils permettent de clarifier l'avancement du projet et de maintenir la transparence entre les deux parties. Vos clients peuvent visualiser le temps que prendra chaque étape et le chemin que suivra votre projet, ce qui leur permet de faire plus facilement des suggestions avant même que le travail ne commence. 
Les jalons agissent également comme une force motrice pour les membres du projet. Les membres de votre équipe ne se sentent pas dépassés lorsqu'ils voient l'ensemble du projet divisé en étapes facilement réalisables. L'atteinte d'un jalon rend votre équipe confiante dans ses capacités et maintient le développement du projet sur la bonne voie. 
Il est beaucoup plus facile de répondre aux attentes des clients lorsque votre projet, quelle que soit sa taille, est divisé en étapes faciles à gérer. 

Voici quelques conseils qui peuvent vous aider à fixer des jalons : 
  • - Identifiez les tâches critiques dont dépend la réussite du projet et fixez-les comme jalons. Fixez une date limite appropriée pour chaque tâche. 
  • - Ne qualifiez pas chaque tâche de jalon. 
  • - Planifiez vos jalons. Ne les rapprochez pas trop les unes des autres, car cela rendrait le travail fastidieux pour votre équipe. 
Pour fixer des jalons et suivre leur progression, envisagez d'utiliser un outil de gestion de projet décent qui offre des fonctionnalités telles que le calendrier partagé et les diagrammes de Gantt. Elles vous aident à définir, gérer et suivre les jalons sur un seul tableau de bord. Vous pouvez facilement vérifier la progression des jalons et contrôler qui travaille sur quel jalon, le tout à partir d'un seul endroit. 

8. Créez un calendrier pratique

Gérer les attentes du projet est un jeu d'enfant, à condition d'avoir un calendrier réaliste.
Si vous souhaitez que les choses avancent à un rythme régulier et disposer d'une marge de manœuvre pour effectuer des changements urgents, envisagez de créer un calendrier pratique. 
Par exemple, si la date limite d'un projet est fixée à cinq semaines, établissez un calendrier sur quatre semaines. 
Donnez à votre équipe une marge d'une semaine pour qu'elle puisse apporter les derniers changements, peaufiner le projet et rester détendue à l'approche de la date limite. Il est également possible que votre équipe termine le projet bien avant l'échéance, c'est-à-dire dans les quatre semaines. 
Si cela se produit, rien de tel. Si ce n'est pas le cas, il leur restera suffisamment de temps pour apporter les dernières retouches sans être pressés.

9. Guidez votre équipe

Attendre de votre équipe qu'elle réponde aux attentes en matière de gestion de projet sans l'orienter correctement est injuste et ne peut que conduire à une mauvaise performance du projet. 
Dès que les attentes du projet sont fixées, et que les délais sont décidés, transmettez ces informations à votre équipe. Ne vous précipitez pas pour commencer le projet. Organisez d'abord une séance de briefing avec l'équipe, au cours de laquelle vous expliquerez et discuterez en détail de tous les aspects du projet. 
Soyez honnête et transparent quant au type de performance que vous attendez de votre équipe. Expliquez les exigences en matière de communication, le type de risques liés au projet et les normes de qualité que vous souhaitez personnellement atteindre. 
Indiquez à votre équipe comment elle doit travailler, collaborer et communiquer dans le cadre du projet. Par exemple, si vous souhaitez qu'un membre de l'équipe envoie des rapports hebdomadaires au client, indiquez-le clairement lors de la réunion. 
Attribuez des tâches et des sous-tâches à chaque membre de l'équipe, lancez des discussions pour que les choses restent transparentes et donnez régulièrement un retour sur les performances de l'équipe. 

Le logiciel de gestion de projet peut vous aider à y parvenir. Il vous permet de diviser vos projets en tâches et sous-tâches, de les attribuer aux membres de l'équipe concernés et d'obtenir des mises à jour en temps réel sur l'avancement du projet. 


Gérez les attentes du projet et préparez-vous à un décollage réussi

Les attentes sont une partie inévitable de l'avancement et de la livraison d'un projet. En fait, avoir certaines attentes vis-à-vis d'un projet est une bonne pratique. Cela vous permet de rester motivé et concentré tout au long du projet.
Le problème survient lorsque les attentes ne sont pas bien gérées ou qu'il existe un décalage important entre vos attentes et celles de vos clients. C'est alors que la chute commence, entraînant le mécontentement des parties prenantes, la démotivation des équipes et une atteinte à votre crédibilité. 
Avant de commencer à travailler sur un projet, parlez à vos clients. Essayez de faire en sorte que tout soit transparent. Montrez-leur ce que votre équipe sait faire et ce qui dépasse les capacités de votre équipe. Vous ne devez pas promettre trop et ne pas tenir vos promesses. Prenez des engagements concrets que vous êtes sûr que votre équipe peut tenir. 
Définissez dès aujourd'hui vos attentes en matière de projet afin d'éviter toute confusion et tout malentendu à l'avenir.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
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