Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration de projets et programmes? Pourquoi est-il important pour votre organisation ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique, vous édifie.

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Votre équipe vous a aidé à traverser la phase de planification du cycle de vie d'un projet. Toutes les ressources ont été alignées en fonction des tâches à venir. Leurs dates d'échéance sont fixées et tout le monde s'est mis au travail pour commencer la phase d'exécution.

Cette même équipe peut être confrontée à divers défis auxquels elle n'est pas encore préparée. Et si :

  • Votre client demande une modification qui change en plein milieu de l'exécution du projet ?
  • Votre équipe ne suit pas correctement le plan du projet, ce qui accroît les inefficacités ?
  • Toutes les parties prenantes sont toujours occupées et ne participent pas à l'exécution du projet ?

Il existe de nombreux obstacles qui peuvent entraîner des retards dans la réalisation d'un projet. Vos clients et les autres parties prenantes seront les premiers à subir les conséquences de ces retards. 

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de visualiser les jalons avec les membres de votre équipe, de planifier la stratégie d'exécution parfaite du projet, de garder toutes les équipes concernées dans la boucle, de partager des fichiers.

Le projet peut finalement échouer. Donc, avant de vous retrouver dans cette situation, il est temps de réfléchir à toutes les raisons possibles qui pourraient en être la cause. En voici quelques-unes qui sont courantes :

  • Un plan de projet imprécis,
  • Collaboration inefficace de l'équipe,
  • Vision imprécise du client.

Le manque de collaboration peut certainement conduire votre équipe à un tel scénario. Alors, comment faire pour que vos projets donnent les résultats que vos clients attendent ? 

Vous devez intégrer un logiciel de collaboration de projet qui vous aide à communiquer facilement les dernières mises à jour aux équipes internes et distantes.

Vous vous demandez peut-être "pourquoi un logiciel de gestion de projet collaboratif est important pour notre organisation". Mais avant de nous plonger dans cette tangente, comprenons d'abord ce qu'est un logiciel de collaboration de projet.

Qu'est-ce qu'un logiciel de collaboration de projet ? 

Il existe plusieurs définitions de logiciel de collaboration de projet que vous rencontrerez si vous effectuez une recherche.

  • Un logiciel de collaboration de projet est conçu pour aider les membres d'une équipe à communiquer toutes les mises à jour du projet qui les aident à atteindre leurs objectifs de projet dans les délais. Pourtant, un logiciel de gestion de projet en collaboration était auparavant défini comme "des processus de groupe intentionnels et un logiciel pour les soutenir."
  • Un logiciel de collaboration de projet est un outil qui permet le partage, le traitement et la gestion de fichiers et d'autres types de données entre plusieurs utilisateurs et/ou systèmes. Ce type de logiciel permet à deux ou plusieurs utilisateurs distants de travailler ensemble sur une tâche ou un projet. 
  • Un logiciel ou une plate-forme de collaboration de projet est une catégorie d'outils commerciaux qui ajoute toutes les larges capacités de réseau social aux processus de travail.  L'objectif d'un logiciel de collaboration est de favoriser l'innovation en incorporant la gestion des connaissances dans les processus d'entreprise afin que les employés distants puissent partager des informations et résoudre efficacement les problèmes de l'entreprise. 

Si nous devions donner la définition la plus simple d'un logiciel de collaboration de projet, elle serait la suivante :

Un logiciel de collaboration de projet est une plateforme qui rassemble des équipes de régions éloignées pour travailler en équipe sur une tâche ou un projet.

Types de logiciels de collaboration de projet

Avec autant d'options sur le marché, il existe différents types de logiciels de collaboration que l'on doit connaître avant de faire le bon choix.

Les types de logiciels de collaboration sont les suivants :

  • La communication
  • La coordination
  • Conférence

Tous ces outils de collaboration pour la gestion de projet font la même chose, mais de manière différente.

D'autre part, au lieu d'une large catégorisation, voici sept types principaux de logiciels de gestion de projet. Ce sont :

  • Le partage de fichiers
  • Partage de calendrier 
  • Messagerie instantanée
  • Vidéo-conférence
  • Stockage en nuage
  • Synchronisation de documents
  • Tableaux blancs

Cependant tous les types de logiciels susmentionnés peuvent faire partie d'un seul et même logiciel.

C'est là une des caractéristiques des logiciels de collaboration de projet. Il vous offre toutes les fonctionnalités mentionnées ci-dessus, ce qui facilite la collaboration avec vos équipes de manière instantanée.
Maintenant que nous savons clairement ce qu'est un logiciel de collaboration de projet, il est essentiel de comprendre les raisons qui rendent l'intégration de ce logiciel importante pour une organisation. Mais avant cela, discutons des principales caractéristiques des logiciels de collaboration de projet.

Caractéristiques des logiciels de collaboration de projet

Travailler avec des équipes à distance peut être très difficile et le plus difficile est de garder tous vos employés sur la même longueur d'onde. Même si vous disposez de 100% d'employés internes, il est impossible pour eux de savoir ce qui doit être fait et quand.
C'est pourquoi il est essentiel d'avoir toutes les informations clés du projet sur un seul tableau de bord. Par exemple, le logiciel de gestion de projet propose un tableau de bord unique qui vous permet de :
  • Voir qui travaille sur quoi
  • de suivre l'évolution du projet
  • de voir combien de temps chaque membre de l'équipe consacre aux tâches qui lui sont assignées
  • de vous assurer que toutes les échéances sont respectées. 
La gestion de tâches multiples est une tâche ardue. Tout d'abord, vous devez vous assurer que les membres de votre équipe comprennent les buts et les objectifs du projet, puis vous leur attribuez une tâche et leur donnez une échéance.


Dans une configuration manuelle, comment allez-vous vous assurer que tout sera livré à temps ?

Saviez-vous que, beaucoup de projets échouent parce qu'ils fixent des délais irréalistes (de moins d'un an), ce qui oblige les membres de l'équipe à se précipiter dans les phases du projet ?
Ainsi, lorsqu'il s'agit de délais, le plus important est la gestion des tâches. Cette fonctionnalité ne se limite pas au suivi et à l'affectation. Le logiciel de gestion de projet simple propose une gestion des tâches qui vous permet de :
  • créer des dépendances de tâches, en veillant à ce que les membres de votre équipe ne passent à une nouvelle tâche qu'après avoir terminé la tâche en cours.
  • de définir des autorisations de tâches afin que les membres autorisés de l'équipe reçoivent des notifications concernant les mises à jour du projet.
  • d'ajouter des commentaires sur les tâches afin de donner aux équipes un retour d'information et de tenir tout le monde au courant.
  • calendrier partagé
La visualisation des jalons est un autre obstacle auquel les membres de l'équipe sont confrontés lors de l'exécution d'un projet. C'est pourquoi il devient impossible de collaborer à l'achèvement du projet dans les délais impartis.
Avec un logiciel de gestion de projet collaboratif robuste, vous pouvez :
  • Visualiser les jalons avec les membres de votre équipe
  • Planifier la stratégie d'exécution parfaite du projet
  • Garder toutes les équipes concernées dans la boucle
  • Partage de fichiers
Pouvez-vous imaginer travailler sur des projets avec des documents papier pour chaque petite tâche ? Ne serait-ce pas un véritable casse-tête ?
À part cela, imaginons que vous utilisiez une plateforme de documents en ligne. Serait-il facile de séparer les documents en fonction des projets et de s'assurer que seules les équipes concernées ont accès à ces documents ?
Cela ne peut être réalisé qu'avec un logiciel de collaboration de projet qui offre le partage de fichiers. Avec l'aide de cette fonctionnalité, vous pouvez :
  • Partager les fichiers pertinents aux membres autorisés de l'équipe
  • garantir la sécurité des fichiers
  • Accéder, gérer et stocker plusieurs fichiers sur une seule plateforme.
  • Suivi du temps
Tout responsable souhaite savoir sur quoi travaillent les membres de son équipe, surtout s'ils ne respectent pas les délais. Cela devient un cauchemar de les suivre en permanence, eux et leurs produits livrables. Mais il existe aussi une solution à ce problème.
Un logiciel de collaboration pour la gestion de projets doté d'une fonction de suivi du temps peut résoudre tous vos problèmes. Il vous aide à :
  • Suivre le temps passé sur chaque projet/tâche
  • Comparer le temps passé sur une tâche avec le temps estimé qui devrait être consacré à cette tâche.
  • Respecter facilement les délais.
Raisons d'utiliser les outils de collaboration de projet dans votre organisation

Lorsque vous demandez "quels sont les avantages d'un logiciel de collaboration de projet", vous devez penser à l'organisation dans son ensemble. Examinons donc quelques-uns des avantages dont votre équipe et votre organisation peuvent bénéficier après avoir intégré cette solution logicielle dans votre processus de travail.

- Améliorer le travail d'équipe en augmentant l'engagement
Il est évident que le travail d'équipe est important pour que toute équipe de projet puisse fournir des résultats de qualité en temps voulu. Mais le travail d'équipe ne peut s'améliorer que s'il existe des occasions ou des moyens pour l'équipe de s'engager les uns envers les autres.
Avec des moyens tels qu'un logiciel de collaboration de projet, l'équipe peut accroître son engagement envers le projet et travailler à la réalisation des objectifs dans les délais fixés.

Cela conduit à deux conclusions :
1. L'organisation ne s'efforce pas de stimuler l'engagement des employés de manière proactive.
2. L'entreprise risque de recevoir moins de projets et de voir ses bénéfices diminuer.
Mais cette conclusion peut être évitée pour votre organisation si elle travaille activement à augmenter l'engagement des employés, ce qui conduit à un meilleur travail d'équipe.

- Collaboration efficace, réunions d'équipe efficaces
Après avoir adopté une approche proactive pour développer le travail d'équipe, vous pouvez organiser moins de réunions. Pourquoi ? C'est clair, des modes de collaboration efficaces permettent de mener des réunions efficaces qui, au final, réduisent le nombre de réunions d'équipe.
Un outil de collaboration de projet permet d'atteindre les objectifs d'une tâche et de documenter l'avancement du projet sans difficulté. De plus, vous pouvez facilement assigner des tâches aux membres de l'équipe.
Une fois que cette part de travail est cochée dans la liste, les équipes se mettent au travail et partagent des informations plus proactives pendant les réunions, ce qui augmente également l'engagement de l'équipe.

- Collaboration transparente avec les parties prenantes
L'une des plaintes des parties prenantes à laquelle vous pouvez mettre un terme est le manque de collaboration. L'utilisation d'un outil de collaboration peut être utile à bien des égards.
Examinons-en quelques-unes.
1. Vous pouvez vous concentrer sur la collaboration externe
2. Vos équipes ne manquent pas une seule nouvelle mise à jour sur un projet.
3. Vous évitez les retards dans les livrables du projet.
4. Votre équipe peut travailler sans problème à la gestion des risques.

Ce qui est encore plus utile avec l'utilisation d'une solution de collaboration, c'est que vous pouvez obtenir un retour de vos clients à chaque étape de l'exécution du projet. Cela vous aidera à améliorer la qualité du produit ou du service et à atteindre facilement l'objectif prévu.


- Amélioration de la productivité de l'équipe
La communication et l'engagement des employés sont stimulés, tout comme la productivité globale. Les outils de mise en réseau, comme les logiciels de collaboration de projet ou les outils de collaboration de projet en ligne, ont tendance à augmenter la productivité pour les équipes de développement de logiciels à l'échelle mondiale.
Qu'une équipe de développement soit complètement distante ou dans un environnement de travail hybride, il est essentiel de s'assurer que chaque employé est aligné. Des réunions et des réunions régulières sont indispensables pour discuter des projets et des tâches, mais il ne faut pas en faire trop et tuer la productivité des employés. Mettez en place un outil de communication pour les petits détails auquel tout le monde a accès.

Ainsi, si une organisation intègre un outil qui l'aide :
1. Améliorer la communication entre les équipes et les autres parties prenantes
2. Augmenter l'engagement des employés
3. Réduire les multiples réunions d'équipe à quelques-unes
4. Et, faire évoluer la collaboration externe vers un autre niveau tend également à stimuler la productivité de l'équipe.

- Collaboration = Profits
En fin de compte, il est important de compter tout ce qu'un logiciel de collaboration peut vous apporter. Bien qu'il soit essentiel de comprendre les bénéfices offerts par l'utilisation d'un logiciel, il est tout aussi important de se concentrer sur la manière de l'intégrer à votre équipe et à votre organisation.

Une fois cette étape franchie, il deviendra plus facile pour votre équipe de :
1. Travailler à l'amélioration de la flexibilité du travail
2. Améliorer l'engagement des employés envers les projets existants et à venir
3. Stimuler une culture de réunion d'équipe plus ou moins productive.
4. Terminez vos projets à temps avec des livrables de qualité, augmentant ainsi le nombre de projets entrants.
5. Augmenter le taux de rétention des clients
6. Obtenir un maximum d'idées innovantes pour passer à la phase d'exécution.
7. Collaborer avec les parties prenantes de manière transparente

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
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