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Qu'est-ce que le SGRH ?
Le travail des RH est plus complexe et impliqué aujourd'hui qu'il ne l'a jamais été. Il y a tellement de choses qui entrent dans la gestion des informations sur les employés, qui sont utilisées pour tout, du recrutement et de l'embauche à la formation, aux évaluations, et bien plus encore. L'importance et la main-d'œuvre derrière ces tâches font qu'il est essentiel pour les professionnels des ressources humaines de disposer d'un logiciel de gestion des RH pour une gestion plus efficace des informations relatives aux RH.
C'est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent désormais un SGRH (Système de Gestion des Ressources Humaines) une combinaison de systèmes et de processus qui relie la gestion des ressources humaines et les technologies de l'information grâce à un logiciel RH. Un SGRH peut être utilisé pour le recrutement des candidats, la gestion de la paie, l'approbation des congés, la planification de la relève, le suivi des présences, la progression de la carrière, les évaluations des performances et la gestion globale des informations sur les employés au sein d'une organisation.
L'automatisation des tâches répétitives et chronophages dans le domaine de la Gestion des Ressources Humaines permet de libérer certains des employés les plus précieux de l'entreprise et de se concentrer sur la culture, la fidélisation et d'autres domaines à fort impact.
Quelle est la différence entre le SGRH et le SIRH ?
Le terme SGRH est parfois utilisé comme synonyme de SIRH (système d'information sur les ressources humaines), mais un SIRH est en fait un type de SGRH. Sur le plan fonctionnel, cependant, il n'y a pas de réelle différence dans le type de systèmes proposés sous l'un ou l'autre titre. À une certaine époque, un SGRH était une solution automatisée plus complète pour la gestion des ressources humaines qu'un logiciel étiqueté SIRH ou même GCH, mais le changement de marque de nombreuses entreprises a fait en sorte que les différents titres de logiciels sont généralement indiscernables. Les différences notables sont mentionnées ci-dessous.
Aujourd'hui, un SIRH est conçu pour suivre les données numériques et les informations sur les employés, comme leur horaire ou leur numéro de sécurité sociale. Un SIRH aide également les départements RH à gérer leurs politiques, leurs procédures et les personnes en général. Les tâches au cœur d'un SIRH comprennent les rapports, la formation, le recrutement, la rémunération, l'administration des avantages sociaux, le suivi des données, l'automatisation des flux de travail et les fonctions comptables.
D'autre part, un SIRH est plus robuste et comprend à la fois des technologies informatiques et de gestion des RH. Il traite toutes les mêmes informations qu'un SIRH et un HCM, en plus des informations non quantitatives concernant les employés et les candidats. Parmi les fonctionnalités uniques du SGRH, citons l'accueil, la satisfaction des employés, les performances professionnelles, les analyses, la rentabilité, etc.
Les avantages du SGRH pour une organisation
La gestion des activités RH par un logiciel SGRH est un dénominateur commun aux entreprises qui réussissent ; rares sont les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité, qui ont réussi sans avoir mis en place une forme d'automatisation des RH. L'accessibilité mobile a transformé les départements RH modernes, en mettant l'information et la gestion des tâches au bout des doigts des employés et des managers. Le SGRH a contribué à réduire efficacement la bureaucratie et à "aplanir" de nombreuses organisations.
Un SGRH peut aider les grandes organisations et les petites entreprises en démarrage à augmenter leur taux de croissance et leur productivité. Voici quelques exemples d'avantages supplémentaires qu'une organisation peut retirer de l'utilisation d'une plateforme SGRH.
- Les employés peuvent se charger de certaines tâches administratives liées à la saisie de leurs informations personnelles, ce qui permet aux professionnels des RH de récupérer du temps.
- Un SGRH est doté d'une sécurité intégrée, notamment de mesures d'authentification qui limitent l'accès aux utilisateurs autorisés et protègent les données de l'entreprise.
- La plupart des plateformes SGRH permettent aux utilisateurs de personnaliser leur flux de travail en fonction des besoins de leur organisation et d'obtenir la meilleure expérience utilisateur possible.
- Les responsables de l'organisation peuvent programmer des rappels et des courriels automatiques par l'intermédiaire d'un SGRH, ce qui facilitera l'accusé de réception du message et fera gagner du temps aux gestionnaires dans la recherche des réponses.
Fonctions communes des systèmes SGRH
La fonction du département des ressources humaines consiste à suivre les antécédents, les compétences, les aptitudes, les salaires et les réalisations des employés. En remplaçant certains processus par des systèmes SGRH de différents niveaux, on peut répartir les responsabilités en matière de gestion de l'information de façon à ce que la majeure partie de la collecte d'information ne soit pas strictement déléguée aux RH. En permettant aux employés de mettre à jour leurs informations personnelles et d'effectuer d'autres tâches, les informations sont plus précises et les professionnels des RH ne sont pas accaparés.
Chaque module remplit une fonction distincte au sein du SGRH qui contribue à la collecte ou au suivi des informations. Par exemple, l'embauche se fait par le biais du module de recrutement et d'accueil, la performance des employés par le biais du module d'évaluation et de gestion de la performance, et ainsi de suite.
Ces modules du SGRH peuvent aider à :
- la gestion de la paie
- le recrutement et l'accueil
- la collecte, le stockage et l'accès aux informations sur les employés
- la tenue des registres de présence et le suivi de l'absentéisme
- l'évaluation des performances
- Administration des avantages sociaux
- Gestion de la formation
- Libre-service pour les employés
- Planification des employés
- Analyse et prise de décision éclairée
Évaluer le besoin d'une solution SGRH
Avant qu'une entreprise ne prenne une décision concernant la sélection d'une solution SGRH, il est important que l'équipe de direction identifie les besoins de l'entreprise, ses processus et ses objectifs à court et à long terme. Il est essentiel pour la réussite du projet d'impliquer fortement les professionnels des RH dans le processus. Selon la taille et la structure de l'entreprise, il peut être utile d'organiser une réunion à l'échelle de l'organisation ou de choisir des représentants de chaque service pour discuter des objectifs et des options du SGRH.
Voici quelques points à aborder lors de cette réunion pour déterminer si votre entreprise pourrait bénéficier d'une plateforme SGRH :
- Votre département RH est surchargé de travail et n'a pas le temps d'accomplir toutes ses tâches.
- Votre entreprise perd de l'activité et de l'argent à cause d'erreurs de données RH et de conformité.
- Votre personnel est réparti sur plusieurs sites et ne dispose pas d'une plateforme unifiée pour le mettre en relation avec un supérieur hiérarchique direct
- Vous ne disposez pas des mesures nécessaires pour contrôler les employés non engagés et/ou n'avez aucun moyen de suivre les raisons de la rotation du personnel.
- Vos employés n'ont pas la responsabilité et/ou la possibilité de gérer leur propre évaluation de performance.
Sécurité des logiciels de gestion des RH
La sécurité est une préoccupation majeure lorsqu'il s'agit de choisir un Système de Gestion des Ressources Humaines. Les informations stockées dans un SGRH sont très sensibles, y compris les données exclusives de l'entreprise et les volumes d'informations personnelles sur les employés.
La sécurité interne est également essentielle ; les informations doivent être protégées par des mots de passe dont le niveau d'accès varie en fonction du poste occupé. Si la plupart des entreprises permettent désormais aux employés d'accéder à certaines parties des solutions SGRH, ceux-ci doivent comprendre l'importance de maintenir l'intégrité du système et de protéger la sécurité des informations qu'il contient (c'est-à-dire pas de partage de mot de passe). Des mesures de protection doivent également être mises en place pour interdire rapidement l'accès des employés licenciés aux systèmes.
Comment trouver le bon SGRH pour votre entreprise ?
Choisir et mettre en œuvre le bon SGRH pour votre entreprise peut faire une énorme différence pour sa croissance et son succès futurs. S'il est possible de s'occuper des fonctions RH manuellement, un système automatisé peut contribuer à élever les niveaux de productivité et changer la façon dont votre entreprise est perçue sur le marché moderne. Il est important de se rappeler que ces systèmes ne sont pas "taille unique", cependant ; tout comme chaque entreprise est différente, les systèmes disponibles sur le marché le sont aussi.
Voici quelques conseils pour identifier le bon SGRH pour votre secteur d'activité et votre organisation :
- Comprendre les caractéristiques de base du SGRH et comment il peut répondre aux problèmes de conformité et aux défis posés par une main-d'œuvre croissante et une structure organisationnelle en évolution.
- Identifiez les points forts de plusieurs fournisseurs et comparez leurs performances.
- Faites vos recherches et découvrez quelle technologie répond le mieux à vos besoins
- Déterminez quel SGRH offre la meilleure expérience utilisateur pour vos employés.
- Évaluez l'entreprise de SGRH dans son ensemble, y compris son service à la clientèle, ses pratiques et son succès, en plus du produit de l'entreprise.