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Une gestion inadéquate des documents peut avoir de graves conséquences pour les entreprises. Parmi elles, on peut citer les pertes de documents et les pertes, les reprises, les amendes pour absence de documentation et les amendes pour documents en retard.
Lorsque l'entreprise ne met pas en œuvre une politique de gestion permettant de retracer le cycle de vie de toute la documentation organisationnelle, il est difficile de savoir quand certains documents peuvent être jetés ou lesquels doivent être conservés à des fins de preuve juridique et fiscale.
Mais quelles sont les conséquences financières de la gestion des documents ? Consultez notre article aujourd'hui et apprenez-en davantage !
Les risques d'une mauvaise gestion des documents
Réduire les coûts et augmenter la productivité, voilà ce dont rêve tout entrepreneur et ce qu'il souhaite réaliser au quotidien. Pourtant, la maturité de la gestion documentaire est encore peu adoptée dans les entreprises, impactant directement les résultats et la croissance des organisations.
Pour vous donner une idée, l'absence d'une gestion correcte - et complète - des documents entraîne les situations suivantes :
- Les managers perdent en moyenne 1 mois, sur les 12 mois de l'année, à chercher des informations mal stockées et dans des dossiers désorganisés ;
- Les professionnels passent 5 à 15% de leur temps à lire les informations contenues dans les documents, mais cela peut atteindre jusqu'à 50% du temps de recherche de ces documents ;
- Les employés passent en moyenne 2 heures par jour à chercher des documents perdus ;
- Au moins 2/3 des informations détenues par les entreprises sont obsolètes et peuvent être supprimées ou détruites ;
- Un document est photocopié, en moyenne, 19 fois. Près de 40% des impressions sont inutiles
Des dépenses avec des amendes
Lorsque l'entreprise ne maintient pas une gestion efficace des documents, elle s'expose facilement à des pertes. Parmi celles-ci, citons les amendes imposées par les autorités fiscales en raison de l'absence de documents (ou de la difficulté à les trouver).
De nombreuses entreprises ne savent pas non plus comment gérer correctement leurs informations numériques, en ouvrant inutilement des comptes bancaires en réseau et des comptes de messagerie. Il est important de savoir comment les gérer et tirer le meilleur parti de la technologie - en réduisant les coûts et en augmentant la productivité.
Retravail
Les documents perdus, voire égarés, génèrent des reprises et, par conséquent, une baisse de la productivité. En outre, les employés perdent beaucoup de temps à indexer des documents physiques, qui pourraient facilement être traités par des opérations automatisées.
Avec une bonne gestion des documents, il est possible de standardiser l'organisation des dossiers, que ce soit par date, année ou autres spécifications. Cela élimine la difficulté de gérer les documents physiques qui peut entraîner la perte et la disparition d'informations importantes.
En utilisant les outils et systèmes appropriés, il est possible d'intégrer tous les secteurs de l'entreprise. Vous disposez de toutes les informations en un seul endroit, sans avoir à rechercher des dossiers isolés ou des fichiers numériques.
Coûts du self-stockage
Les entreprises produisent quotidiennement une grande quantité d'informations, qui occupent beaucoup d'espace physique pour le stockage. En outre, de nombreuses organisations sont obligées de louer un self-stockage pour y affecter toute la documentation. Cela génère des coûts plus élevés en termes de loyer, de maintenance et de personnel.
En maintenant la gestion des documents au format numérique, l'entreprise peut conserver toutes les informations en toute sécurité et dans le nuage. Toutes les données sont accessibles de n'importe où et à tout moment, sans utilisation excessive d'espace et sans dépenses plus importantes.
Le logiciel de gestion comme solution
La gestion des documents est l'une des pratiques les plus importantes pour éviter (voire éliminer) les coûts inutiles qui peuvent entraîner de graves pertes.
Il est nécessaire de traiter correctement l'immense quantité de documents physiques et électroniques. Mais en plus de cela, il faut compter sur l'aide de professionnels spécialisés dans ce domaine, avec des connaissances suffisantes pour définir une stratégie capable d'intégrer toute l'entreprise et de rendre accessible et organisée toute la documentation produite.
En choisissant les bons outils, l'entreprise peut rationaliser les coûts documentaires, optimiser les ressources et augmenter la productivité, ce qui se traduit par de meilleurs résultats.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).