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Les RH consistent à prendre soin des personnes. Cela signifie aider les gens à franchir les différentes étapes du parcours de l'employé, et s'assurer que l'entreprise dispose des bons talents pour atteindre ses objectifs stratégiques.
Afin d'équilibrer ces deux objectifs principaux, les équipes RH doivent être agiles, adaptables et efficaces. Elles ont besoin de processus et d'outils qui simplifient leur travail autant que possible, afin de pouvoir se concentrer sur ce qui compte vraiment : les relations.
Nous allons explorer les processus de ressources humaines qui sont les plus critiques pour le succès de toute entreprise. Nous examinerons également certaines des façons dont ces processus peuvent être optimisés pour vous aider à offrir des expériences exceptionnelles aux employés et à placer votre entreprise sur la voie du succès.
Qu'est-ce qu'un processus RH ?
Un processus RH est un moyen d'apporter cohérence et visibilité à une fonction commune du département RH. Cette cohérence facilite l'interaction des employés avec leurs équipes RH et aide les responsables RH à répondre aux employés en temps voulu et avec précision. (Elle facilite également la vie des professionnels des RH, qui ont peut-être l'habitude de recevoir des demandes par e-mail).
L'amélioration de ces processus relève généralement de la responsabilité du spécialiste ou du responsable RH. Cette amélioration nécessite d'adapter le processus afin de :
- - Permettre aux employés de vivre une expérience positive
- - Réduire le nombre d'erreurs et optimiser la précision
- - Améliorer les temps de réponse
- - Améliorer la visibilité et le contrôle
- - Rendre les processus plus conviviaux
- - Réduire la friction des processus
Pour améliorer leurs processus de ressources humaines, les responsables RH peuvent s'appuyer sur des outils communs tels que des formulaires, des visualisations (organigrammes ou documents de support) ou des logiciels qui automatisent tout ou partie du processus. La connexion des processus et l'intégration des outils sont essentielles pour atteindre tous les objectifs mentionnés précédemment.
Qu'est-ce que la GRH ?
Les processus RH sont très variés et touchent de nombreux segments différents de votre entreprise. La Gestion des Ressources Humaines, ou GRH, est une approche stratégique de la supervision de l'ensemble des personnes et des processus qui contribuent au fonctionnement de votre entreprise.
Sans système pour gérer ces processus, votre équipe RH peut être submergée par un sentiment de désordre, de répétition et de manque de cohérence. Si les avantages d'une gestion efficace de vos processus de ressources humaines sont nombreux, trois d'entre eux sont les plus courants :
- - Des processus plus efficaces et plus performants. C'est l'objectif premier des RH. L'amélioration du temps de réalisation des processus a un impact sur de nombreux aspects de l'entreprise. Qu'il s'agisse d'accélérer la sortie d'un produit ou l'arrivée d'employés précieux, les RH facilite la réalisation des objectifs de l'entreprise et permet d'améliorer les performances organisationnelles.
- Satisfaction et service client améliorés. Le consommateur d'aujourd'hui s'attend à acheter et à recevoir le bon produit avec une livraison fiable et rapide.
- Amélioration du moral des employés. L'automatisation des processus est un élément clé qui peut soulager les employés des tâches banales et répétitives que personne ne trouve gratifiantes. Les formulaires et les flux de processus peuvent être automatisés de manière à ce qu'un minimum de données soit requis de la part des travailleurs. L'automatisation de l'acheminement des formulaires, des demandes et des approbations peut libérer les employés pour qu'ils effectuent un travail plus productif.
Votre équipe sera amenée à gérer de nombreux processus liés aux ressources humaines, qui évolueront en fonction de la croissance de votre entreprise, des réglementations gouvernementales et des tendances de la concurrence dans le secteur.
Certains d'entre eux sont probablement en train de changer maintenant, alors que les équipes RH s'adaptent aux initiatives de retour au travail en cours. Mais il existe des processus clés en matière de ressources humaines que chaque équipe RH doit bien gérer pour la santé de vos employés et le succès de votre entreprise.
1. Recrutement
Le recrutement est le processus qui consiste à attirer des candidats qualifiés pour passer un entretien avec votre entreprise (et potentiellement travailler pour elle). Vos spécialistes RH possèdent toutes les étapes nécessaires pour recruter des talents. Cela inclut la publication d'offres d'emploi sur des sites et l'élaboration de formules de rémunération susceptibles d'attirer et de retenir les candidats les plus talentueux.
Il est essentiel que ces étapes soient suivies à l'aide d'un logiciel de processus de recrutement qui peut normaliser un processus dans lequel beaucoup d'informations sont recueillies et peuvent potentiellement être perdues.
Les RH doivent également examiner chaque candidature, déterminer la meilleure adéquation, procéder à des vérifications téléphoniques, programmer (et parfois mener) des entretiens formels, vérifier les antécédents et rédiger les offres initiales.
2. Rétention
Selon des études récentes, la transition vers le travail à distance a rendu plus difficile la rétention des employés de qualité. Dans une enquête, 58 % des personnes interrogées ont déclaré qu'elles chercheraient un nouveau travail si elles n'étaient pas autorisées à continuer à travailler à distance. Dans une autre, les chercheurs ont estimé que 41 % de la main-d'œuvre mondiale envisagerait de quitter son employeur actuel au cours de l'année prochaine. En conséquence, 70 % des chefs d'entreprise interrogés dans le cadre d'une autre enquête déclarent qu'ils réévaluent leurs stratégies de recrutement et de fidélisation alors qu'ils se préparent à retourner au bureau.
Tout ceci laisse présager des défis à venir pour les départements RH, qui devront réorganiser leurs stratégies de recrutement et de fidélisation des talents actuels. Il est probable que ces processus évolueront afin de s'adapter à ce que certains responsables RH appellent une "guerre des talents".
3. Intégration
L'intégration est le processus d'insertion des employés nouvellement embauchés dans l'entreprise. Plus complet que l'orientation, ce processus se déroule généralement sur une année.
Au cours de l'intégration, les employés découvrent l'abondance de ressources dont ils auront besoin pour réussir, par exemple la description des rôles, les attentes en matière de performances et la formation requise. Cette logistique est toujours gérée par le personnel des RH.
L'ampleur des variations requises dans le processus d'intégration (différents rôles, exigences, autorisations de sécurité, etc. Un logiciel d'intégration des employés peut être utilisé pour normaliser les étapes de l'intégration et s'assurer que tout le monde est sur la même longueur d'onde concernant le calendrier et les responsabilités.
Le processus d'intégration est nécessaire pour donner aux employés la capacité de contribuer aux organisations.
4. Offboarding
Le processus d'intégration est parfois éclipsé par le processus d'accueil, mais le processus de départ des employés peut faire une grande différence pour
1) minimiser les perturbations,
2) maintenir une expérience positive pour les employés et
3) protéger la réputation de l'entreprise en tant qu'employeur désirable.
5. Formation et développement
Il y a deux raisons principales pour lesquelles le processus de formation des employés nécessitera une attention particulière et une meilleure organisation à l'avenir.
Tout d'abord, une grande partie de la formation qui était autrefois dispensée en personne doit maintenant être gérée à distance. Cela implique de nouveaux outils et de nouveaux flux de travail à gérer.
6. Les relations avec les employés
Les relations avec les employés englobent toutes les activités RH axées sur l'engagement et la fidélisation des employés. L'engagement des employés, pour faire simple, est une mesure de l'investissement des employés dans l'entreprise. La fidélisation des employés implique la mise en place de mesures visant à garantir que les employés sont satisfaits de leur travail.
Des relations saines avec les employés sont essentielles pour réduire le taux de rotation du personnel. Idéalement, les équipes RH utilisent des moyens quantitatifs et qualitatifs pour mesurer l'engagement des employés et son effet sur la rétention. Ces méthodes sont différentes formes de création d'interactions bilatérales entre les employés et leurs employeurs pour s'assurer qu'ils sont engagés, ce qui est l'un des principaux aspects des relations avec les employés.
Ces différentes approches, qui peuvent impliquer l'émission de diverses formes d'enquêtes avec des réponses quantitatives ou simplement demander aux employés de signer les politiques après les avoir lues, nécessitent un moyen uniforme de mise en œuvre et d'étude de leurs effets, ce que fournit le logiciel de gestion des processus RH.
7. Rémunération et avantages
La rémunération et les avantages sociaux sont les deux principales formes de motivation externe pour attirer les employés et les retenir. Les RH sont directement responsables de l'offre officielle de rémunération et d'avantages sociaux, tels que les régimes de santé, de soins dentaires et de retraite, à chaque employé. Pour ce faire, il faut évaluer les salaires et les avantages sociaux des autres employés de l'organisation occupant des postes similaires, ainsi que ceux des employés extérieurs à l'organisation.
Il faut également évaluer chaque année les performances des employés, ce qui permet d'augmenter le salaire et les avantages sociaux ou de les compléter par des primes. En fait, le large éventail d'avantages sociaux différents exige à lui seul un moyen complet de gérer ce processus RH ; les différents salaires et primes ne font qu'ajouter à sa complexité globale.
8. Les demandes des employés
La façon dont les équipes RH gèrent les demandes a un impact direct sur l'expérience des employés et leur satisfaction au travail. Il est donc essentiel que les équipes RH disposent de flux de travail permettant de résoudre les demandes rapidement et avec précision.
Cela peut parfois être un défi car les RH gèrent un large éventail de demandes des employés, y compris les congés payés, les besoins en équipement et en installations, les commentaires des employés, les demandes de mise à jour des informations personnelles ou d'accès aux documents... la liste est longue.
Améliorer les résultats pour tous les types de demandes des employés peut être aussi simple que d'utiliser un système de gestion des flux de travail qui permet aux équipes de créer et d'automatiser des flux de travail uniques pour chaque type de demande des employés. Parfois appelés logiciels de gestion de cas RH, ces outils facilitent la collaboration entre les équipes en permettant à chacun, quel que soit le service, d'apporter sa contribution ou son approbation pour résoudre la demande.
9. La gestion des performances
La gestion des performances est le processus qui consiste à évaluer dans quelle mesure les employés font bien leur travail et à trouver des moyens de les aider à l'améliorer. Souvent effectuée sur une base annuelle, les départements RH sont chargés de gérer, d'évaluer, de créditer et de traiter chaque aspect du processus de gestion des performances.
Au minimum, cette tâche nécessite d'obtenir l'autorisation de lancer des programmes de gestion des performances, d'émettre des formulaires d'évaluation, de gérer les progrès de l'organisation en matière d'évaluation et d'appliquer les résultats aux salaires, aux avantages et aux primes. Étant donné que ce processus comporte un grand nombre d'étapes très différenciées, il nécessite des mesures de gestion formelles qui peuvent être reproduites et adaptées à l'échelle de l'organisation.
10. Conformité réglementaire
Les processus de conformité réglementaire visent à garantir que les organisations et leurs employés respectent les nombreux mandats réglementaires qui les concernent. Les réglementations varient généralement en fonction du secteur, de l'organisme de réglementation, du lieu et du type de travail effectué.
Les départements RH sont chargés de promulguer les activités spécifiques qui doivent être mises en place dans les unités commerciales pour s'assurer que les organisations restent conformes. Le vaste champ d'application de ces réglementations, le nombre toujours croissant d'entités réglementaires et de leurs mandats, ainsi que les sanctions de plus en plus sévères en cas de non-conformité, nécessitent une gestion extrêmement attentive des processus de conformité.
11. La planification des RH
La planification des ressources humaines (PRH) est l'identification et la gestion de tous les besoins d'embauche d'une organisation. Elle implique la prise en compte de l'offre de RH d'une organisation, des demandes futures, des prévisions, de la stratégie et de la mise en œuvre. Pour être efficaces, les RH doivent équilibrer les besoins en personnel à court et à long terme avec les objectifs de l'entreprise et les réalités du climat des affaires.
Idéalement, les facteurs affectant la PRH devraient être intégrés dans un logiciel de gestion des processus RH. Souvent, les entreprises utilisent une analyse SWOT ou des outils de prévision pour découvrir leurs besoins.
Automatisation des processus RH
Les départements RH efficaces pilotent les objectifs organisationnels en gérant les processus RH, mais peuvent compromettre la croissance en utilisant des méthodes manuelles. Les tâches répétitives, en plusieurs étapes, et les interactions manuelles entre les outils sont très sujettes aux erreurs humaines et à l'inefficacité, ce qui retarde le passage à l'action.
L'automatisation et l'intégration peuvent éliminer ces risques, donnant aux équipes RH plus de temps pour se concentrer sur d'autres priorités. Le résultat est une équipe RH qui peut visualiser tous les processus en un seul endroit, hiérarchiser les demandes importantes et gérer ses responsabilités tout en donnant la priorité aux employés.
Se concentrer sur les personnes, pas sur la paperasse
Les responsables RH performants savent qu'il leur incombe de s'occuper des personnes, et pas seulement de la paperasse. Après tout, les employés sont le bien le plus précieux de votre entreprise. Leur bonheur et leur bien-être ont un impact direct sur la satisfaction des clients, l'efficacité des processus et la rentabilité de l'entreprise. L'automatisation et l'intégration des processus RH vous permettent de ne plus vous focaliser sur la minutie des formulaires, des e-mails et des feuilles de calcul, mais d'avoir un impact significatif sur les personnes de votre organisation.
Améliorer la visibilité et le contrôle
Pour améliorer la visibilité et le contrôle, il est essentiel d'intégrer des outils et d'automatiser les tâches manuelles et répétitives.
L'automatisation permet aux organisations de créer des indicateurs clés de performance autour de paramètres importants, tels que les taux de rotation, et d'offrir différents choix pour créer des rapports autour de ces données afin d'automatiser les processus de diffusion de l'information pour la planification des RH. En utilisant des outils qui envoient et répondent automatiquement aux e-mails, les organisations peuvent standardiser et accélérer les aspects des demandes de congés, des demandes de vacances, de l'accueil des employés et des relations avec les employés.
De meilleurs processus RH pour tous
Les RH jouent un rôle essentiel dans la réussite de l'entreprise. Donner à votre équipe RH les outils dont elle a besoin pour être efficace et efficiente est une façon d'avoir un impact direct et visible dans votre entreprise.
WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).