Comment développer un plan de Suivi-Evaluation ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique vous dit tout.

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Qu'est-ce qu'un plan de Suivi-Evaluation ?

Un plan de suivi et d'évaluation (S&E) est un document qui permet de suivre et d'évaluer les résultats des interventions tout au long de la vie d'un programme. Il s'agit d'un document vivant qui doit être consulté et mis à jour régulièrement. Bien que les détails du plan de S&E de chaque programme soient différents, ils doivent tous suivre la même structure de base et inclure les mêmes éléments clés.

Un plan de S&E comprendra certains documents qui ont pu être créés pendant le processus de planification du programme, et d'autres qui devront être créés à nouveau. Par exemple, des éléments tels que le modèle logique/cadre logique, la théorie du changement et les indicateurs de suivi peuvent avoir déjà été développés avec la contribution des parties prenantes clés et/ou du donateur du programme. Le plan de suivi-évaluation reprend ces documents et développe un plan supplémentaire pour leur mise en œuvre.

Pourquoi développer un plan de Suivi-Evaluation ?

Il est important de développer un plan de Suivi-Evaluation avant de commencer toute activité de suivi, afin de disposer d'un plan clair pour les questions relatives au programme auxquelles il faut répondre. Il aidera le personnel du programme à décider comment il va collecter les données pour suivre les indicateurs, comment les données de suivi seront analysées, et comment les résultats de la collecte de données seront diffusés à la fois au donateur et en interne parmi les membres du personnel pour améliorer le programme. N'oubliez pas que les données de S&E ne sont utiles que si quelqu'un les utilise ! Un plan de S&E permettra de s'assurer que les données sont utilisées efficacement pour rendre les programmes aussi efficaces que possible et pour pouvoir rendre compte des résultats à la fin du programme.

Qui doit élaborer un plan de Suivi-Evaluation ?

Un plan de suivi et d'évaluation doit être élaboré par l'équipe de recherche ou par le personnel ayant une expérience de la recherche, avec des contributions du personnel du programme impliqué dans la conception et la mise en œuvre du programme.

WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, a conçu le meilleur logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes, qui donne la possibilité de répartir les projets et programmes par zone géographique.

Quand un plan de suivi-évaluation doit-il être élaboré ?

Un plan de Suivi-Evaluation doit être élaboré au début du programme, lorsque les interventions sont conçues. Cela permettra de s'assurer qu'il y a un système en place pour suivre le programme et évaluer son succès.

Objectifs d'apprentissage

Après avoir terminé les étapes de développement d'un plan de S&E, l'équipe devra :    

1. Identifier les éléments et les étapes d'un plan de S&E

2. Expliquer comment créer un plan de Suivi-Evaluation pour un programme à venir.

3. Décrire comment plaider pour la création et l'utilisation de plans de Suivi-Evaluation pour un programme ou une organisation.

Estimation du temps nécessaire

Le développement d'un plan de S&E peut prendre jusqu'à une semaine, selon la taille de l'équipe disponible pour développer le plan, et si un modèle logique et une théorie du changement ont déjà été conçus.

Conditions préalables

Comment développer un modèle logique

Étape 1 : Identifier les buts et les objectifs du programme

La première étape de la création d'un plan de S&E consiste à identifier les buts et les objectifs du programme. Si le programme dispose déjà d'un modèle logique ou d'une théorie du changement, les objectifs du programme sont très probablement déjà définis. Cependant, si ce n'est pas le cas, le plan de S&E est un excellent point de départ. Identifier les buts et les objectifs du programme.

La définition des buts du programme commence par la réponse à trois questions :

1. Quel problème le programme tente-t-il de résoudre ?

2. Quelles mesures sont prises pour résoudre ce problème ?

3. Comment le personnel du programme saura-t-il que le programme a réussi à résoudre le problème ?

Les réponses à ces questions permettront d'identifier ce que le programme est censé faire, et comment le personnel saura s'il a fonctionné ou non. 

Il est également nécessaire de développer des résultats et des objectifs intermédiaires pour le programme afin de suivre les étapes réussies sur la voie de l'objectif global du programme. 

Étape 2 : Définir les indicateurs

Une fois les buts et objectifs du programme définis, il est temps de définir les indicateurs qui permettront de suivre les progrès accomplis dans la réalisation de ces buts. Les indicateurs du programme doivent être un mélange de ceux qui mesurent le processus, ou ce qui est fait dans le programme, et ceux qui mesurent les résultats. 

Les indicateurs de processus permettent de suivre les progrès du programme. Ils aident à répondre à la question "Les activités sont-elles mises en œuvre comme prévu ?". Voici quelques exemples d'indicateurs de processus :

  • Le nombre de formations organisées avec les prestataires de santé
  • Nombre d'activités de sensibilisation menées dans des lieux adaptés aux jeunes

Les indicateurs de résultats permettent de déterminer dans quelle mesure les activités du programme ont permis d'atteindre ses objectifs. Ils aident à répondre à la question "Les activités du programme ont-elles fait une différence ?"

Ce ne sont là que quelques exemples d'indicateurs qui peuvent être créés pour suivre le succès d'un programme. 

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, possède de multiples fonctionnalités tel que la génération de rapport d'activités sur les projets et programmes annuels et trimestriels.

Étape 3 : Définir les méthodes de collecte des données et la ligne de démarcation

Après avoir créé des indicateurs de suivi, il est temps de décider des méthodes de collecte des données et de la fréquence à laquelle les diverses données seront enregistrées pour suivre les indicateurs. Cela doit être une conversation entre le personnel du programme, les parties prenantes et les donateurs. Ces méthodes auront des implications importantes sur les méthodes de collecte de données qui seront utilisées et sur la manière dont les résultats seront rapportés.

La source des données de suivi dépend largement de ce que chaque indicateur tente de mesurer. Le programme aura probablement besoin de plusieurs sources de données pour répondre à toutes les questions de programmation.

Une fois que l'on a déterminé comment les données seront collectées, il est également nécessaire de décider de la fréquence de leur collecte. Cela dépendra des exigences des donateurs, des ressources disponibles et du calendrier de l'intervention. Certaines données seront collectées en permanence par le programme (comme le nombre de formations), mais elles seront enregistrées tous les six mois ou une fois par an, en fonction du plan de S&E

Étape 4 : Identifier les rôles et les responsabilités en matière de S&E

Il est important de décider dès les premières étapes de la planification qui est responsable de la collecte des données pour chaque indicateur. Il s'agira probablement d'un mélange de personnel de S&E, de personnel de recherche et de personnel du programme. Tout le monde devra travailler ensemble pour que les données soient collectées avec précision et en temps voulu.

Les rôles de gestion des données doivent être décidés avec la participation de tous les membres de l'équipe afin que chacun soit sur la même longueur d'onde et sache quels indicateurs lui sont attribués. Ainsi, au moment de la rédaction du rapport, il n'y aura pas de surprise.

Une façon simple d'intégrer cela dans le plan de S&E est d'ajouter au tableau des indicateurs des colonnes supplémentaires pour indiquer qui est responsable de chaque indicateur. 

Étape 5 : Créer un plan d'analyse et des modèles de rapports

Une fois que toutes les données ont été collectées, quelqu'un devra les compiler et les analyser afin de remplir un tableau de résultats pour un examen interne et un rapport externe. Il s'agira probablement d'un responsable interne du S&E ou d'un assistant de recherche pour le programme.

Le plan de S&E doit inclure une section avec des détails sur les données qui seront analysées et comment les résultats seront présentés. Le personnel de recherche doit-il effectuer des tests statistiques pour obtenir les réponses nécessaires ? Si c'est le cas, de quels tests s'agit-il et quelles données seront utilisées dans ces tests ? Quel logiciel sera utilisé pour analyser les données et créer des tableaux de présentation ? Excel ? Ce sont des considérations importantes.

Une autre bonne chose à inclure dans le plan est un tableau vierge pour le rapport des indicateurs. Ces tableaux doivent présenter les indicateurs, les données et la période de rapport. Ils peuvent également inclure des éléments tels que l'objectif de l'indicateur et la mesure dans laquelle le programme a progressé vers cet objectif. 

Étape 6 : Plan de diffusion et de rapport aux donateurs

Le dernier élément du plan de S&E décrit comment et à qui les données seront diffusées. Les données pour les données ne doivent pas être le but ultime des efforts de suivi et d'évaluation.  Les données doivent toujours être collectées dans un but précis.

Considérez les points suivants :

  • Comment les données de S&E seront-elles utilisées pour informer le personnel et les parties prenantes sur le succès et les progrès du programme ?
  • Comment seront-elles utilisées pour aider le personnel à faire des modifications et des corrections de trajectoire, si nécessaire ?
  • Comment les données seront-elles utilisées pour faire avancer le domaine et rendre les pratiques du programme plus efficaces ?

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets te programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, est un système sécurisé, qui offre la fonctionnalité de traçabilité de toute action menée en précisant le nom de l'utilisateur, son profil, la date et l'heure de connexion et de déconnexion au système.

Le plan de S&E doit inclure des plans de diffusion interne au sein de l'équipe du programme, ainsi qu'une diffusion plus large parmi les parties prenantes et les donateurs. Par exemple, une équipe de programme peut vouloir examiner les données sur une base mensuelle pour prendre des décisions programmatiques et développer des plans de travail futurs, tandis que les réunions avec le donateur pour examiner les données et les progrès du programme peuvent avoir lieu trimestriellement ou annuellement. La diffusion de documents imprimés ou numériques peut avoir lieu à des intervalles plus fréquents. Ces options doivent être discutées avec les parties prenantes et votre équipe afin de déterminer les attentes raisonnables en matière d'examen des données et d'élaborer des plans de diffusion au début du programme. Si ces plans sont mis en place dès le début et deviennent une routine pour le projet, les réunions et autres types d'examen périodique ont de bien meilleures chances d'être productifs et attendus avec impatience par tous.

Conclusion

Après avoir suivi ces 6 étapes, les grandes lignes du plan de S&E devraient ressembler à ceci :

1. Introduction au programme :

  • Buts et objectifs du programme
  • Modèle logique/Cadre logique/Théorie du changement

2. Indicateurs :

  • Tableau indiquant les sources de données, le calendrier de collecte et le membre du personnel responsable.

3. Rôles et responsabilités :

  • Description du rôle de chaque membre du personnel dans la collecte, l'analyse et/ou le rapport des données de suivi-évaluation.

4. Rapports :

  • Plan d'analyse
  • Tableau des modèles de rapports

5. Plan de diffusion :

  • Description de la manière et du moment où les données de S&E seront diffusées en interne et en externe.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).
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