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Sans une collection de documents historiques et actuels, où en serait une entreprise ? Les documents sont la manifestation de tout le dur labeur que vous avez fourni pour construire votre entreprise et soutenir sa croissance.
Cependant, ces documents sont pratiquement inutiles si vous ne disposez pas d'un bon moyen de les gérer. Une Stratégie de Gestion des Documents solide aide les employés à localiser les documents importants, à y accéder et à les transmettre rapidement et facilement.
Et bien que la création d'un Système de Gestion de Documents puisse sembler insurmontable au début, il y a de bonnes nouvelles. Premièrement, dire que les avantages à long terme, à savoir gagner du temps et de l'argent et éviter le stress et la frustration, en valent la peine est un euphémisme. Deuxièmement, c'est faisable et nous pouvons vous aider.
Qu'est-ce qu'une Stratégie de Gestion de Documents ?
Une Stratégie de Gestion Documentaire est un système utilisé pour organiser numériquement et suivre les documents électroniques et papier, tels que les dossiers de projet, les produits livrables, les factures, les reçus, les accords, les certificats, les chartes, les obligations et les contrats. Un système bien conçu définit la manière dont une entreprise traite les documents afin de faciliter la création, le partage, la sécurité, l'organisation, le suivi, la transmission et le stockage.
Essentiel pour faciliter le flux d'informations au sein d'une entreprise, un Système de Gestion de Documents offre de nombreux avantages : amélioration de l'efficacité du flux de travail - ce qui permet de réaliser des économies - protection des données confidentielles des clients et des données intellectuelles, conformité et réduction des risques, etc.
Examinons de plus près comment développer une stratégie de gestion documentaire efficace pour votre entreprise.
Comment rédiger un plan de gestion des documents ?
Si vous n'avez pas encore de plan de Gestion des Documents ou si vous cherchez à améliorer celui que vous avez déjà, voici quelques étapes à suivre pour commencer à mettre les choses en ordre.
1. Constituez une équipe
Avant même de commencer à franchir les étapes nécessaires à l'amélioration ou à la mise en place d'un Système de Gestion Documentaire solide, vous devrez créer une équipe de collègues capables de gérer ce projet.
Même dans les petites entreprises, il peut être difficile d'appréhender toute la documentation et les processus associés à ces fichiers dont dispose votre entreprise. Former une équipe pour mener à bien cette entreprise permet non seulement de s'assurer qu'un nombre suffisant de personnes sont sur le coup, mais aussi de créer une responsabilité pour s'assurer que le projet est mené à bien.
2. Examinez votre processus actuel
Une fois votre équipe en place, l'examen de votre processus documentaire actuel vous donnera une bonne idée de la direction à prendre lors du développement de votre nouveau Système de Gestion Documentaire.
Prenons l'exemple d'un hôpital. Le volume et la variété de la documentation qu'un hôpital traite sont énormes. Et les patients, le personnel hospitalier, les fournisseurs et les membres du conseil d'administration comptent sur un accès efficace, confidentiel, facile et sécurisé aux documents. Cependant, chacune de ces parties utilise les documents pertinents de différentes manières. La comptabilité fournisseurs, par exemple, doit traiter les documents provenant de fournisseurs externes, tandis que les RH gèrent les documents que les membres de l'équipe doivent envoyer aux employés et aux responsables et qu'ils doivent recevoir d'eux.
Un examen efficace de votre processus actuel doit explorer les éléments de Gestion des Documents existants pour chaque département. Examinez de près la manière dont les documents sont :
- Collectés ou reçus
- Gérés (approuvés, rejetés ou en attente)
- Transmis
- Sécurisés
- Supprimés, transférés ou éliminés d'une autre manière
L'examen de ces points de contact des documents vous aidera à déterminer les domaines dans lesquels les choses fonctionnent bien et ceux dans lesquels vous devrez peut-être faire des ajustements.
3. Déterminez vos objectifs et vos exigences
Pour que votre Système de Gestion Documentaire soit efficace, vous devez déterminer vos objectifs et vos besoins. Il est plus facile d'entreprendre un tel projet en sachant ce que vous voulez atteindre et pourquoi.
Votre organisation a peut-être connu des problèmes de Gestion Documentaire dans le passé et vous voulez éviter que cela ne se reproduise. Ou peut-être voulez-vous libérer du temps que votre équipe pourra consacrer à des tâches plus importantes. Vous pourriez également chercher à améliorer les délais de paiement de vos fournisseurs afin d'obtenir des remises pour paiement anticipé. Quel que soit votre raisonnement, le fait de savoir quels résultats finaux vous souhaitez obtenir vous aidera à définir les étapes spécifiques à suivre pour y parvenir.
4. Dressez l'inventaire de vos documents actuels
Tout comme vous devez faire l'inventaire de vos processus documentaires, vous devez également déterminer quels types de documents soutiennent votre organisation. Plongez dans tous les documents de votre système afin de comprendre de qui ils relèvent et comment vous pourriez éventuellement les classer dans votre système.
Dans l'exemple de notre hôpital, certains de ces documents peuvent inclure :
- Les factures des fournisseurs gérées par la comptabilité fournisseurs
- Les factures des patients gérées par les comptes clients
- Les réclamations d'assurance gérées par la facturation
- Les formulaires W-4 et les fiches de paie des employés gérés par les RH.
Quel que soit votre secteur d'activité et le type de documents que votre entreprise traite, il est important d'examiner les départements clés comme ceux-ci pour voir quels types de fichiers ils traitent régulièrement.
Pour vous aider à cibler vos efforts, commencez par
- Évaluer votre système actuel, en enregistrant la quantité de documentation papier et numérique dont vous disposez. Voyez s'il y a des possibilités de réduire votre documentation papier.
- Dresser une liste de documents tels que des rapports d'activité, des factures, des contrats, des demandes d'emploi et des formulaires W-4 pour tous les secteurs ou départements de votre entreprise.
- Choisir un ou deux départements pour évaluer leurs procédures documentaires et déterminer leur efficacité ou leur inefficacité.
5. Débarrassez-vous des documents inutiles
Ensuite, il est temps de rationaliser la documentation et d'éliminer les documents dont vous n'avez plus besoin.
Travaillez avec votre équipe pour créer une liste des documents que vous utilisez régulièrement et de ceux qui n'ont pas été utilisés depuis un certain temps. Pour ces documents qui n'ont pas été utilisés depuis un certain temps, interrogez les membres du service concerné pour savoir pourquoi, s'il y a moyen d'améliorer le formulaire ou si le formulaire est simplement devenu inutile ou redondant. Ces réponses vous aideront à rationaliser la documentation à l'avenir.
Recherchez également les possibilités de réduire la taille des dossiers que vous avez sur place et dans tout stockage numérique ; les vieux dossiers ne font pas que prendre de l'espace, ils peuvent aussi présenter des responsabilités juridiques, selon votre secteur d'activité.
Pour les documents papier, déterminez si et comment vous pouvez les numériser pour les consulter ultérieurement. Et lorsque vous éliminez des documents, numériques ou physiques, consultez vos politiques de conservation et de destruction pour vous assurer que vous suivez les procédures appropriées. Il peut y avoir des réglementations sectorielles qui dictent la manière dont vous devez procéder.
6. Rédigez votre stratégie
Maintenant que tout est en place, il est temps de commencer à rédiger une stratégie qui vous aidera à atteindre rapidement et efficacement vos objectifs de Gestion de Documents.
Voici quelques points pour vous guider dans l'élaboration d'un plan adapté à votre entreprise :
- Réfléchissez aux questions et aux problèmes que vous avez rencontrés dans le passé avec la Gestion des Documents, comme les documents périmés et en double, que vous voulez éliminer. Existe-t-il des processus ou des flux de travail que vous pouvez rationaliser ou automatiser pour éviter que l'erreur humaine n'ait un impact négatif sur votre entreprise ?
- Concevez une norme pour la catégorisation, l'étiquetage, le traitement, la révision, le stockage, la récupération, la sécurité, la transmission et la suppression des documents. Formez tous les membres de l'organisation à ces normes pour en assurer la conformité.
- Nommez des utilisateurs autorisés et établissez des permissions pour contrôler l'accès et assurer la sécurité des documents.
- Travaillez avec votre équipe informatique ou votre service d'hébergement en nuage pour vous assurer que vous disposez d'un plan de sauvegarde et de récupération des données.
- Adhérez aux meilleures pratiques de gestion des documents, notamment en préservant l'intégrité du document original et en vous assurant que le processus facilite le travail de vos employés.
7. Mettez-le en œuvre
Maintenant que vous avez fait tout le travail préparatoire, il est temps de mettre en œuvre votre processus de gestion de documents.
Vous pouvez commencer par un programme pilote dans un ou deux services. Fixez un jour et une heure pour le lancement officiel du projet pilote. Au cours de la période préparatoire, communiquez clairement la stratégie aux équipes et assurez une formation, afin qu'elles sachent ce qu'elles doivent faire et ce qu'elles attendent le jour du lancement. Il y aura probablement des contretemps ou des questions pendant que les gens se familiarisent avec le nouveau système.
Si tout se passe bien ou si les choses fonctionnent sans problème pendant un certain temps (ce délai dépendra de ce qui convient à votre entreprise), déterminez un calendrier pour le déploiement de la stratégie dans le reste de votre organisation.
8. Gérez-le à long terme
Une fois que vous avez mis en œuvre votre plan de Gestion des Documents, effectuez une maintenance régulière pour que tout fonctionne bien. Vous ne voulez pas faire tout ce travail pour retomber dans les vieilles habitudes. Chargez votre équipe de gestion de documents d'effectuer des audits réguliers et de mettre à jour les processus si nécessaire, en veillant à ce que tous les membres de l'organisation soient au courant.
Trouvez une solution logicielle de gestion de documents adaptée à votre équipe
Vous avez maintenant tous les conseils dont vous avez besoin pour élaborer une stratégie de Gestion de Documents efficace pour aider vos employés et vos clients. Vous êtes sur la bonne voie pour rationaliser votre entreprise et économiser du temps et de l'argent.
Bien sûr, vous et votre équipe êtes les seuls à pouvoir élaborer la stratégie qui convient le mieux à votre entreprise. Mais l'une des meilleures façons d'y parvenir est de s'assurer le soutien d'un fournisseur de solutions de Gestion de Documents d'entreprise.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).