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Qu'est-ce que les Systèmes de Gestion de Documents (SGD) ?
Ce sont systèmes qui proposent une multitude d'options, de fonctions et de capacités supplémentaires, ce qui leur a valu d'autres noms et désignations tels que gestion de contenu d'entreprise (ECM), gestion de l'information d'entreprise (EIM) et gestion intelligente de l'information (IIM).De nombreux systèmes de gestion de documents vont au-delà des fonctionnalités de base pour inclure des flux de travail liés aux documents.
Le terme de gestion documentaire fait souvent référence à une stratégie globale sur la manière dont une entreprise stocke, gère et suit ses documents électroniques.
Comment fonctionne un Système de Gestion de Documents ?
Un Système de Gestion de Documents a trois fonctions principales : la capture, le stockage et la distribution de documents. Encore une fois, dans sa définition la plus élémentaire, un système de gestion de documents devrait au moins faire ces trois choses correctement.
Les Systèmes de Gestion de Documents doivent capturer des documents de n'importe quelle source
Un système de gestion de documents doit permettre de saisir des documents et des fichiers provenant de sources diverses. Certaines sources peuvent inclure :
- Scanner, capturer et numériser à partir de fichiers papier.
- Courriels et pièces jointes
- Applications externes telles que CRM ou ERP
- Contenu généré par l'utilisateur et enregistré nativement dans le système de gestion de documents.
Une fois que les documents sont chargés dans le SGD à partir de n'importe quelle source, le SGD doit offrir un moyen d'indexer et de classer ces documents souvent avec des métadonnées.
Les systèmes de gestion documentaire doivent servir de référentiel central
L'une des fonctions de base d'un Système de Gestion Documentaire est de servir de plaque tournante le dépôt central pour les fichiers de l'entreprise. De nombreux systèmes de gestion documentaire de base nécessitent un projet de migration massive pour transférer tous les documents essentiels à l'entreprise dans le système.
La sécurité de l'information doit être l'un des aspects du stockage. Un lieu de stockage central permet de protéger les informations de l'entreprise contre les acteurs malveillants. Grâce à des permissions dynamiques avancées, les organisations peuvent contrôler qui a accès à certains documents ou catégories de documents.
Les Système de Gestion de Documents doivent faciliter la recherche et la récupération des documents.
Un Système de Gestion de Documents doit permettre aux utilisateurs de trouver facilement les informations. Grâce aux métadonnées, tous les fichiers sont étiquetés de manière à pouvoir être trouvés par une multitude de paramètres. Par exemple, les métadonnées d'une facture peuvent être étiquetées de la manière suivante :
- Parties à la facture
- Dates importantes
- Le montant
- Unité commerciale ou département
- Description des services rendus ou des produits achetés
Avec toutes ces informations attachées aux métadonnées du document, les recherches donnent de meilleurs résultats et les utilisateurs peuvent récupérer les documents plus rapidement et plus simplement.
A quoi servent les systèmes de gestion de documents ?
Un Système de Gestion Documentaire est utilisé pour organiser, sécuriser, numériser et classer automatiquement les documents de l'entreprise, afin d'en faciliter l'accès, la modification et le partage. À l'origine, les Systèmes de Gestion de Documents sont nés lorsque les entreprises ont cherché à s'éloigner d'un bureau basé sur le papier avec des chemises en papier et des classeurs. Depuis lors, la Gestion des Documents a pris une place plus centrale dans la pile technologique de l'entreprise, facilitant les flux de travail et reliant des référentiels disparates en un hub central.
Quels sont les types de systèmes de gestion de documents ?
Il existe plusieurs types de Systèmes de Gestion de Documents, en fonction de leur classification.
Système de Gestion Documentaire dans le nuage ou sur site
À quoi ressemble votre environnement informatique préféré : basé sur le cloud, sur site ou hybride ?
Les Systèmes de Gestion de Documents basés sur le cloud stockent vos fichiers dans le cloud, ce qui les rend accessibles partout où il y a une connexion Internet.
Certaines entreprises peuvent avoir besoin d'une gestion de documents sur site, où les fichiers sont stockés sur un serveur local. Cela peut être nécessaire lorsque certaines réglementations imposent un stockage local ou lorsque certains pays exigent la souveraineté des données, par exemple.
Une GED hybride permet de combiner les deux options.
Système de Gestion de Documents basé sur des dossiers ou sans dossier
Certains Systèmes de Gestion de Documents sont basés sur des dossiers, c'est-à-dire qu'ils utilisent simplement les structures traditionnelles de dossiers et de sous-dossiers au sein du système.
Quelles sont les principales caractéristiques d'un système de gestion de documents efficace ?
Comme nous l'avons mentionné, un système de gestion de documents peut avoir plusieurs caractéristiques qui permettent de mettre en place des pratiques de gestion de l'information plus intelligentes. Voici quelques-unes des principales caractéristiques à explorer dans un SGD :
La recherche : Un SGD efficace aide les utilisateurs à trouver des documents et des informations sur la base d'identifiants de documents, de métadonnées, de relations et de contenu.
Métadonnées : 93% des travailleurs sont incapables de trouver un document parce qu'il a été mal nommé ou classé. Dans une GED, comme les informations sont étiquetées avec des métadonnées en fonction de ce qu'elles sont, la même information peut être recherchée et trouvée en utilisant différents critères selon le cas d'utilisation. Des informations uniques apparaissent dynamiquement là où elles sont nécessaires, sans doublon.
Intégrations : De nombreux Systèmes de Gestion de Documents s'intègrent à d'autres systèmes et référentiels d'entreprise - courrier électronique, dossiers réseau, CRM, ERP, ECM hérités et autres.
Prise en charge de la conformité réglementaire : Si vous opérez dans un secteur réglementé, un système de gestion de documents peut contribuer à réduire le risque de non-conformité. Les utilisateurs peuvent automatiser les pistes d'audit et gérer les informations et les flux de travail associés conformément aux règles de conformité.
Évolutivité : Lors du choix d'un Système de Gestion de Documents, une entreprise doit prêter attention à l'évolutivité de ce système. Au-delà des besoins actuels, il faut trouver un Système de Gestion Documentaire doté de fonctions avancées permettant de faire face à la croissance ou au changement des entreprises.
Sécurité : Un SGD doit offrir des fonctions de sécurité robustes, telles que des fonctions d'autorisation et de contrôle d'accès, des pistes d'audit, une authentification fédérée, un cryptage des fichiers d'entreprise en transit et au repos, une détection des intrusions, une prévention des pertes de données, une haute disponibilité, etc.
Facilité d'utilisation : Puisqu'un SGD devient une technologie de base pour l'entreprise, il est important que l'expérience utilisateur soit excellente avec une accessibilité facile, peu ou pas de temps d'arrêt et des fonctionnalités simples à utiliser. Les employés doivent pouvoir accéder facilement aux fichiers, les gérer et y naviguer.
Collaboration : Une GED doit permettre aux utilisateurs de partager et de collaborer facilement sur des documents, grâce à des fonctions telles que la Gestion de Documents de projet, le suivi des tâches, les flux de travail, la co-création et le partage aisé de documents entre utilisateurs.
Intelligence du contenu : Certains Systèmes de Gestion Documentaire avancés font appel à l'intelligence artificielle. L'intelligence artificielle peut aider à classer les documents en renseignant les champs de métadonnées, à rechercher certaines données dans les fichiers et à séparer les données critiques de l'encombrement.
Flux de travail : La gestion manuelle des processus quotidiens n'est pas une bonne utilisation du temps. Une GED avec automatisation des flux de travail permet de garantir la cohérence en vérifiant que chaque étape d'un processus métier est respectée. Les flux de travail automatisés rationalisent les processus commerciaux courants, comme l'approbation des contrats, le contenu contrôlé et la facturation, en envoyant une notification lorsqu'une tâche doit être traitée.
Travail à distance : Une GED basée sur le cloud permet aux utilisateurs d'accéder aux fichiers depuis n'importe où et souvent depuis n'importe quel appareil - ce qui permet de travailler à distance n'importe où : au bureau, à la maison, à l'aéroport, à l'hôtel, au café... n'importe où.
Quels sont les avantages de l'utilisation d'un système de gestion documentaire ?
Un SGD doit rendre le travail plus facile, plus productif et plus efficace, en épargnant au personnel des heures de tâches fastidieuses et l'exaspération de ne pas trouver rapidement les documents dont il a besoin. Les principaux avantages sont les suivants :
Productivité accrue
Lorsque les employés passent moins de temps à chercher des documents ou à s'occuper de tâches manuelles et répétitives, ils ont plus de temps à consacrer à des tâches à valeur ajoutée.
Diminution des risques de sécurité
La sécurisation des informations et l'application de contrôles d'accès dynamiques réduisent les risques et l'exposition à la sécurité des informations. En cas d'incendie ou d'inondation imprévus, la reprise après sinistre est simple lorsque les documents sont stockés dans le cloud.
Amélioration des mesures de conformité
Les exigences de conformité pour de nombreux documents commerciaux peuvent être compliquées et difficiles. Une GED aide les organisations à éviter les amendes, les licences révoquées ou même la responsabilité pénale en automatisant les documents clés pour répondre aux exigences réglementaires.
Recherche de documents rapide et facile
Selon Forrester, les employés passent en moyenne 18 minutes à chercher un document. Une GED basée sur les métadonnées permet de trouver rapidement et facilement le bon document.
Collaboration améliorée
Une GED facilite le partage d'informations et la collaboration, en permettant aux documents provenant de différentes sources d'être accessibles depuis plusieurs endroits. Les utilisateurs peuvent partager des documents, surveiller les flux de travail, co-rédiger des documents et bien plus encore