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Lorsqu'une entreprise se développe, elle est généralement confrontée à des problèmes d'extensibilité, d'optimisation des flux de travail et d'automatisation des processus. La gestion des ressources humaines d'une entreprise devient également de plus en plus compliquée à mesure que le nombre d'employés augmente.
Afin de couvrir toutes les tâches RH quotidiennes et les besoins en matière de personnel et de paie, vous pouvez tirer parti d'un système de gestion des ressources humaines (SGRH), un logiciel spécialisé qui facilite les activités RH.
Examinons maintenant les problèmes typiques des RH et la façon dont les logiciels SGRH les résolvent.
#1 Gérer les tâches RH de routine
Dans de nombreuses entreprises, le département RH est confronté à un dilemme. Les responsables RH souhaitent réellement améliorer l'environnement de travail global des employés, mais la plupart du temps, ils doivent s'occuper de la paperasserie et des tâches administratives de routine, comme traiter les informations sur les employés et répondre aux questions. Pour traiter ces tâches de routine, les entreprises peuvent utiliser un système de gestion des ressources humaines. Voyons comment un SGRH améliore réellement la productivité.
- Réduction de la paperasserie. Un SGRH élimine une grande partie de la paperasserie associée aux opérations de RH. Plus précisément, il normalise les processus liés aux informations sur les employés (historique d'emploi, licences, certifications, éducation, compétences, performance et informations sur la rémunération, etc.), à l'embauche, à la modification des salaires, etc.
- Accélère la création de documents. Un SGRH aide les responsables RH à conserver toutes les données sur les employés en un seul endroit et à créer rapidement tout document basé sur ces informations. Avec un SGRH, les responsables RH n'ont pas besoin de trier des piles de documents pour créer des évaluations des employés, des plans d'actions ou tout autre document.
- Gain de temps. Un SGRH permet de gagner du temps en conservant toutes les informations en un seul endroit sécurisé et en structurant toutes les tâches administratives.
#2. Surveille les ICP
Un indicateur clé de performance (ICP) est une valeur mesurable qui montre l'efficacité avec laquelle les travailleurs ou une entreprise entière atteignent leurs objectifs commerciaux. Les entreprises ne devraient mesurer que les choses qui comptent vraiment, et un SGRH peut automatiser ce processus. Les ICP les plus importants à surveiller avec un SGRH sont les suivants :
La durée dans le poste
La productivité d'un employé diminue s'il garde le même poste pendant trop longtemps. La tâche d'un SGRH est de surveiller combien de temps chaque employé reste à son poste et de rappeler aux responsables des RH quand il est temps de le promouvoir.
Rétention des employés
Le taux de rétention mesure le maintien des employés dans une entreprise et indique la stabilité de l'emploi au sein de l'entreprise. Il en coûte beaucoup à une entreprise lorsqu'un employé démissionne et que l'entreprise doit en embaucher un nouveau. Un SGRH permet de surveiller la rétention des talents et de suivre les stratégies officielles de rétention qui augmentent la productivité globale.
Absentéisme
Il s'agit du nombre de jours d'absence d'un employé pour cause de congé de maladie, de retard ou d'autres raisons. Un SGRH assure un suivi efficace et sans erreur du temps et des présences.
Temps pour atteindre les objectifs
Cet ICP mesure l'efficacité de la main-d'œuvre et le temps qu'il faut à un employé pour atteindre certains objectifs.
#3 Gérer efficacement les employés
La réduction des tâches administratives répétitives et l'automatisation de certains processus au sein d'une entreprise améliorent l'efficacité globale. La plupart des SGRH facilitent la collecte centralisée des données, l'automatisation des flux de travail et la visibilité au moyen de tableaux et de graphiques. Voici les principales fonctionnalités qu'un système de gestion des RH peut offrir pour améliorer la gestion des employés et le flux de travail :
Gestion du temps et des présences
Cette fonction permet de suivre les heures de travail des employés et de s'assurer qu'ils sont correctement rémunérés pour les heures supplémentaires. Sans un SGRH, il est difficile de suivre ces informations sans manquer de détails.
Gestion de la formation
Cette fonction permet de suivre et de rendre compte des programmes et des cours de formation dispensés par des instructeurs pour les employés. Elle organise les programmes de formation, la notation, les dossiers, l'historique et les horaires.
Paie
Les erreurs de paie peuvent entraîner la chute d'une entreprise, il est donc extrêmement important que la paie soit bien gérée. Un SGRH peut calculer les chèques de paie, contrôler le calendrier de paie et garantir l'exactitude.
Gestion des performances
Habituellement, les performances des employés sont suivies pendant longtemps et un feedback est donné une fois par an. Mais il faut beaucoup de temps et d'efforts pour sauvegarder toutes ces informations sur chaque employé. Avec l'aide d'un SGRH, les entreprises peuvent obtenir un feedback à 360 degrés en temps réel. L'enregistrement constant des données relatives aux performances est susceptible d'affecter positivement les performances des employés. En outre, les données relatives à la gestion des performances permettent de mieux comprendre la rémunération, les récompenses, la planification des objectifs professionnels, etc.
Embauche et intégration
Le processus d'intégration de votre entreprise est-il simple, rapide et efficace ? Si ce n'est pas le cas, alors un SGRH est ce dont vous avez vraiment besoin. Un SGRH peut augmenter l'efficacité du processus d'intégration :
- - Contrôlant le processus d'intégration
- - en clarifiant le rôle de chaque employé
- - permettant aux entreprises de suivre les progrès réalisés
- - Faire en sorte que les nouveaux arrivants se sentent concernés
#4 Améliorer le libre-service des employés
Le libre-service des employés est l'une des fonctionnalités les plus demandées des logiciels SGRH modernes. Les employés ont souvent des questions détaillées sur les conditions de travail, les salaires, les congés, etc. Mais il est extrêmement difficile pour le département RH de répondre individuellement à toutes ces questions pour des centaines de travailleurs.
Un système automatisé de gestion des RH offre un meilleur libre-service aux employés et augmente leur satisfaction. Avec un SGRH, si un employé veut vérifier ses congés payés disponibles, ses congés de maladie payés ou sa capacité à travailler à distance, il peut le faire lui-même. Les logiciels SGRH fournissent généralement aux employés leurs propres comptes où ils peuvent trouver toutes les informations nécessaires.
#5 Est rentable
En remplaçant les tâches fastidieuses de saisie de données par une technologie automatisée, vous économiserez beaucoup d'argent à votre entreprise. Au-delà des économies initiales, l'automatisation libère une entreprise de l'utilisation du papier en rendant tous les processus numériques.
Comme pour la gestion de la paie, les entreprises ont également besoin d'un employé pour contrôler et suivre les processus de présence et de congé. Mais au lieu d'embaucher des personnes pour gérer ces processus, les entreprises peuvent passer au numérique et utiliser un SGRH pour rationaliser les tâches de gestion habituelles.
#6 Éliminer l'erreur humaine
L'erreur humaine est une autre source majeure de coûts inutiles pour les entreprises. L'automatisation des tâches RH réduit la probabilité d'erreurs typiques comme les doubles saisies et donne aux employés la possibilité de revérifier leur travail pour éviter toute erreur de frappe.
#7 Offre la confidentialité et la sécurité des données
Investir dans un SGRH est une étape importante pour assurer la protection des données des employés. L'employeur est responsable de la prévention de l'utilisation abusive des données personnelles des employés et de la protection de ces données contre les menaces extérieures. Un système de gestion RH aide à protéger les informations personnelles contre les pirates et les utilisateurs non autorisés en les cryptant.
En outre, un SGRH est doté d'une fonctionnalité de paie, offrant un moyen plus sûr de traiter la paie en sécurisant ce type de données avec une autorisation par mot de passe et en stockant les informations sur du matériel interne.
Un logiciel SGRH utilise le principe de sécurité "défense en profondeur" pour verrouiller les données des employés à tous les niveaux. Il fournit des analyses de vulnérabilité hebdomadaires, un test de pénétration annuel avec des mesures de sécurité, et bien plus encore. Cela permet d'éviter toute fuite de données commerciales.