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Un SGRH, ou système de gestion des ressources humaines, est une suite d'applications logicielles utilisées pour gérer les ressources humaines et les processus connexes tout au long du cycle de vie des employés. Un SGRH permet à une entreprise de bien comprendre sa main-d'œuvre tout en restant conforme aux lois fiscales et aux réglementations du travail en constante évolution.

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Les responsables et le personnel des RH sont les principaux utilisateurs, car ils gèrent les opérations quotidiennes du personnel et sont responsables de la conformité et des rapports de performance. Cependant, les RH ne sont pas le seul service à en bénéficier. Les entreprises peuvent offrir aux managers et aux employés un libre-service pour les tâches courantes, ce qui constitue un argument de vente important pour les jeunes recrues. Les cadres peuvent utiliser un SGRH pour générer des données sur les tendances de la main-d'œuvre et leurs implications commerciales.

Et comme les coûts liés aux RH font partie des dépenses les plus importantes d'une entreprise, l'intégration du SGRH au système comptable est d'une valeur inestimable pour les équipes financières. Les principaux fournisseurs iront au-delà de la comptabilité de base pour aider l'entreprise à tirer plus d'informations financières des données RH.

SIRH vs SGRH

Vous entendrez peut-être le terme " SIRH ", acronyme de système d'information sur les ressources humaines, utilisé de façon interchangeable avec le SGRH. Cela remonte aux années 1980, époque à laquelle les départements informatiques étaient communément appelés départements des systèmes d'information de gestion (MIS). Lorsque les informations et les processus liés aux RH se sont informatisés, un dérivé du MIS, le SIRH est né.

L'une des fonctions essentielles du SIRH était l'enregistrement et la gestion électroniques des dossiers des employés. Ainsi, le SIRH est l'acronyme utilisé par de nombreux professionnels des RH pour décrire l'informatisation des dossiers, des processus et des rapports relatifs aux ressources humaines par l'utilisation d'un logiciel.

Avec l'évolution de la technologie et l'extension du système au-delà de la tenue des dossiers des employés, le SIRH est devenu le SGRH. Aujourd'hui, les deux termes sont toujours utilisés comme synonymes pour décrire les systèmes logiciels qui enregistrent les informations sur les employés et automatisent les processus RH d'une entreprise.

Historique du SGRH

Dans les années 1970, alors que les entreprises cherchaient à automatiser la gestion de leur personnel, la paie est devenue la première fonction du SGRH à être informatisée. Mais il fallait la technologie d'un ordinateur central pour calculer la rémunération d'un travailleur, effectuer les retenues, imprimer un chèque papier et suivre les obligations liées à la paie. Ce n'est qu'au début des années 2000, avec l'adoption généralisée du dépôt direct et du libre-service pour les employés, que le processus de paie est devenu entièrement électronique.

PeopleSoft a été l'un des premiers à proposer un système SGRH plus complet à la fin des années 1980. En plus de la paie, il offrait la gestion des dossiers des employés, le recrutement, la gestion du temps et des présences, l'administration des avantages sociaux, la rémunération, les rapports de conformité et d'autres fonctions pour aider les professionnels des RH à automatiser une plus grande partie du cycle de vie des employés et à prendre de meilleures décisions concernant la main-d'œuvre.

L'essor d'Internet à la fin des années 1990 a permis d'étendre les avantages de l'automatisation à d'autres processus RH. Par exemple, les avis de recherche sur papier ont été remplacés par des sites d'emploi électroniques, offrant aux recruteurs et aux candidats de nouveaux moyens de se connecter. Dans les années 2010, la technologie du "nuage" a été généralisée. Désormais, les équipes RH des entreprises de toutes tailles peuvent s'offrir une suite d'applications sans avoir à investir dans du matériel informatique coûteux ou dans du personnel informatique pour exploiter et maintenir le système.

Quelle est la prochaine étape ?

2020 et au-delà promettent encore plus d'innovations en matière de SGRH. L'apprentissage automatique et l'analyse prédictive sont intégrés à de nombreux systèmes actuels, et l'avènement d'une véritable intelligence artificielle aidera les entreprises à anticiper les besoins futurs en compétences, à détecter les tendances de la main-d'œuvre et à faire correspondre plus rapidement les candidats les plus aptes aux postes à pourvoir.

Pourquoi le SGRH est important

Alors que les dépenses en RH, en particulier les espaces de bureau, sont en pleine évolution en raison du passage à un modèle de travail à domicile, les entreprises doivent toujours calculer avec précision les coûts de la main-d'œuvre afin de maintenir à jour les indicateurs clés de performance du revenu par employé. 

En outre, les entreprises dont les départements des ressources humaines sont surchargés devraient mettre en place des capacités de libre-service. Il n'y a aucune raison pour qu'un spécialiste des RH passe du temps à aider un responsable à effectuer des mises à jour de routine des heures travaillées, par exemple, ou à aider les employés à accéder à des formulaires.

Heureusement, des rapports précis sur les données financières et un libre-service sécurisé ne sont que deux des avantages d'un système moderne de gestion des ressources humaines.

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Fonctions d'un SGRH

Pour déterminer quel SGRH convient le mieux à votre entreprise, il est utile de penser en termes de composants fonctionnels. En général, les systèmes modernes couvrent sept domaines, avec des niveaux d'attention variables.

Gestion des candidats : Il s'agit des offres d'emploi aux candidats et de la manière dont vous faites la promotion de votre marque auprès du monde extérieur et des employés actuels qui peuvent souhaiter postuler à des emplois internes ou faire des recommandations. Ce domaine est essentiel pour les entreprises pour lesquelles l'expérience du candidat est une préoccupation majeure, de la candidature à la gestion des CV, en passant par la planification des entretiens, les offres et l'intégration.

L'engagement des employés : Les personnes qui sont plus engagées ont tendance à produire un travail de meilleure qualité et à adopter plus pleinement les valeurs de l'entreprise et à mettre en œuvre sa vision, de sorte que la façon dont un employé se connecte avec la direction et ses collègues est importante. Souvent, le SGRH est le moyen de suivre un cours de formation, d'acquérir une nouvelle compétence, de développer un parcours professionnel, d'obtenir une reconnaissance ou de devenir un mentor.

La gestion des employés : Ce n'est pas pour rien que cette fonction est souvent qualifiée de "RH de base". Elle fournit un portail central pour soutenir l'analyse, le reporting et les processus de conformité. C'est là que vous structurez votre personnel en unités organisationnelles, comme les départements ou les sites, que vous définissez les relations hiérarchiques entre les responsables et les employés et que vous alignez la paie sur les centres de coûts comptables. C'est ici que les informations personnelles sont enregistrées et conservées, et cette fonction est la pierre angulaire des efforts visant à offrir un libre-service aux employés, à maximiser les rapports et à améliorer la prestation des services RH.

Optimisation : La collecte d'informations dans le SGRH pour développer une vision de la future main-d'œuvre est un argument de vente essentiel. C'est aussi la fonction la moins utilisée d'un SGRH typique. La valeur réelle de cette fonction apparaît généralement lors d'une fusion ou d'une acquisition, de fortes fluctuations économiques dans un sens ou dans l'autre ou lors du départ de dirigeants. Les entreprises qui adoptent une approche proactive de l'optimisation de la main-d'œuvre résistent mieux au changement, conservent davantage les meilleurs talents et suscitent un meilleur engagement des employés.

La paie : Il s'agit également d'une des principales fonctions du SGRH, le calcul des salaires du brut au net ou du net au brut, le prélèvement des déductions individuelles et l'émission des paiements peuvent être aussi routiniers que le paiement du loyer. Les fonctions de paie comprennent les choix de prestations et les coûts de l'employé et de l'employeur. Les solutions de paie à service complet automatisent également la déclaration et le dépôt des impôts. Les fonctions en libre-service permettent aux employés de modifier les déductions facultatives, les comptes de dépôt direct et les retenues d'impôt, et de récupérer des copies des relevés de salaire sans l'aide des RH.

Gestion de la main-d'œuvre : C'est ici que les équipes RH suivent le développement des employés, les évaluations des managers et les actions disciplinaires, enregistrent les heures et les présences et s'assurent que l'entreprise offre un environnement de travail sain et sûr. C'est également là que se trouvent les fonctions de planification de la rémunération, de gestion des performances, d'apprentissage et d'enregistrement des incidents. Les RH peuvent développer des structures de feuilles de temps, des règles relatives aux heures supplémentaires, des politiques de congés et des chaînes d'approbation de manière à maximiser l'automatisation, le contrôle et l'efficacité. Le processus d'évaluation des performances des employés, avec la gestion des objectifs, est également mis en place dans cette fonction.

Gestion du personnel temporaire : Liée à la gestion de la main-d'œuvre primaire, cette fonction est essentielle pour les entreprises où tous les employés ne travaillent pas à temps plein. Les contractants, les consultants, les stagiaires et les employés temporaires fournissent des compétences spécialisées, soutiennent les initiatives communautaires locales ou les programmes universitaires et répondent aux pics de demande de main-d'œuvre. Le SGRH ne gère pas entièrement ces relations, car ces employés ne figurent pas toujours sur la liste de paie et n'ont généralement pas droit aux avantages sociaux ; mais le travail qu'ils accomplissent contribue à la réussite de l'entreprise, et il est important de suivre le nombre d'employés occasionnels à un moment donné et les coûts totaux.

Une fois que vous avez bien compris quelles sont les fonctions les plus importantes, il est temps d'examiner les caractéristiques spécifiques.

Caractéristiques du SGRH

Comme pour les fonctionnalités générales, les ensembles de fonctionnalités du SGRH peuvent varier considérablement d'un fournisseur à l'autre, et le fait de regrouper plusieurs produits peut limiter le système global. Les RH, l'informatique, les finances et les autres parties prenantes doivent évaluer soigneusement quelles sont les fonctionnalités du SGRH qui sont indispensables à l'entreprise.

Gestion des avantages sociaux : Aide les professionnels des RH à élaborer des plans, à configurer les règles d'admissibilité et à effectuer des paiements ou des dépôts aux fournisseurs d'avantages sociaux. Il offre également une inscription ouverte en libre-service et intègre les coûts des avantages sociaux à la comptabilité.

Dossiers centralisés des employés : Fournit un référentiel unique où tous les dossiers des employés sont stockés, mis à jour et conservés. Permet un meilleur reporting et réduit les coûts de conformité et de préparation aux audits.

Gestion de l'apprentissage : Ces fonctionnalités sont conçues pour aider les employés à acquérir ou à développer des compétences par le biais de l'administration des cours, du développement des cours et des programmes, des tests et des certifications. Elles permettent également aux entreprises de mettre en place et de suivre les formations de conformité requises.

Rapports et analyses : Offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise. Recherchez également la possibilité de créer des rapports ad hoc.

Rémunération : Calculez les salaires, les salaires horaires, les paiements variables pour les primes, les heures supplémentaires, les commissions de vente, les différentiels d'équipe et les augmentations au mérite tout en retenant les déductions réglementaires et facultatives, ce qui permet d'obtenir des paiements nets précis aux employés à intervalles réguliers. Les avantages sociaux, comme les cotisations au fonds de retraite, sont parfois inclus dans cet ensemble de fonctionnalités.

Acquisition de talents : Les recruteurs sont en mesure de créer des pages de carrière sur le site Web et l'intranet de l'entreprise, de créer des demandes d'emploi et des descriptions, de gérer les postes, d'intégrer les postes ouverts sur les sites d'emploi, de gérer les CV, de suivre les candidats tout au long du processus de recrutement, de proposer des offres d'emploi, de vérifier les antécédents, d'administrer les vérifications préalables à l'embauche et de créer des formulaires de demande d'emploi, avant de confier les nouvelles recrues à un généraliste ou au responsable du recrutement pour qu'elles commencent leur intégration.

Gestion des talents : Permet aux professionnels des RH de développer et d'évaluer les employés par le biais d'évaluations des performances, de la gestion des objectifs et de l'administration de tests de compétences et d'aptitudes.

Temps et présence : Offre la possibilité de traiter les demandes de congés et de gérer les soldes de congés, la planification des employés et la gestion des absences, et permet d'intégrer les fiches de présence à la paie et aux projets.

Interface utilisateur : Comme un SGRH peut être ouvert à l'ensemble du personnel, une interface conviviale est essentielle. Les systèmes actuels proposent un libre-service pour les employés et les managers, des applications mobiles, la localisation, des tableaux de bord personnalisés, l'automatisation des flux de travail, des contrôles d'accès basés sur les rôles et des notifications pour maintenir l'engagement des employés et réduire au minimum les demandes de renseignements auprès des services RH ou informatiques.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre aux entreprises les fonctions de planification de la rémunération et de gestion des performances.

Planification de la main-d'œuvre : Permet de planifier et de budgétiser les coûts de la main-d'œuvre et de les comparer aux dépenses réelles pour les scénarios actuels et futurs. Il peut également être utilisé pour identifier les lacunes en matière de compétences, créer des plans de succession et hiérarchiser les efforts de recrutement.

Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être trouvées dans des SGRH spécialisés, et toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un système complet. Si vous décidez d'utiliser plusieurs fournisseurs pour former le SGRH, assurez-vous que tous les produits ont une architecture ouverte pour permettre l'échange bidirectionnel de données, les intégrations nécessaires et les téléchargements de fichiers à travers le système. L'utilisation d'un fournisseur unique pour un SGRH réduit le besoin d'intégrations ponctuelles, qui peuvent être coûteuses, complexes et difficiles à sécuriser et à mettre à jour.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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