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L'importance d'un Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
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Le SGRH est essentiellement un logiciel de gestion des ressources humaines qui combine méticuleusement tous les différents processus et systèmes de gestion des ressources humaines afin d'assurer une gestion aisée et un fonctionnement harmonieux des différents processus opérationnels. L'application du SGRH vise à améliorer les performances des employés afin de contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise.

Aujourd'hui, le champ d'application des RH s'est encore élargi. Avec un nombre croissant d'employés et un marché compétitif, les RH doivent se concentrer sur d'autres activités supplémentaires pour assurer le bien-être des employés au travail. Les entreprises ont donc dû mettre en place un système robuste, intégré et automatisé qui rassemble toutes les activités des ressources humaines sous un même toit et fournit des services unifiés à tous. En d'autres termes, un SGRH.

Avec l'avènement de la technologie et de l'innovation dans les entreprises, l'importance du SGRH a augmenté de façon exponentielle ces dernières années.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer la structure des salaires, les déclarations fiscales, les dossiers des employés, les données de présence, les rémunérations et les comptes bancaires de chaque employé.

Qu'est-ce que le SGRH ?

Le SGRH ou système de gestion des ressources humaines est essentiellement un logiciel de ressources humaines qui combine méticuleusement tous les différents processus et systèmes de ressources humaines afin d'assurer une gestion aisée et un fonctionnement harmonieux des données, des ressources humaines et des différents processus d'affaires.

L'application du SGRH vise à améliorer les performances des employés afin de contribuer à la réalisation des objectifs de l'entreprise. Voyons donc l'importance du SGRH dans une entreprise.

Importance du SGRH

Le SGRH joue un rôle essentiel dans le bon fonctionnement de différentes fonctions RH, telles que :

  • Le stockage des données des employés

Le SGRH facilite le stockage sûr et efficace des données des employés. Avec l'aide du SGRH, un représentant des RH peut facilement traiter les informations sur les employés dans le système sans perdre de temps à faire de la paperasse. De plus, le logiciel est un moyen efficace de stocker et de rappeler les données des employés en cas de besoin.

Le SGRH élimine la paperasserie fastidieuse et les autres activités de tenue des dossiers des employés, comme l'historique de l'emploi, les diplômes, les certificats de formation, la rémunération et les avantages sociaux, ainsi que les preuves d'identification personnelle. Le SGRH aide à stocker tout ce système de manière efficace et sûre, afin que les données puissent être récupérées à des fins administratives.

Le SGRH permet également d'accélérer le processus de documentation pour les nouveaux employés, ce qui facilite grandement le processus d'embauche et d'intégration.

  • Gestion de la paie des employés

Le SGRH peut gérer efficacement la paie de tous les employés de l'entreprise. Or, la gestion de la paie ne se limite pas au paiement des salaires. Elle comprend un large éventail d'activités qui doivent être incluses dans la gestion de la rémunération des employés.

Le SGRH peut aider à accomplir efficacement les tâches critiques des RH, comme le versement des salaires, les déductions fiscales et l'encaissement des congés. Le SGRH rationalise ces processus, réduisant les risques d'erreurs humaines et de mauvaises pratiques lors de la collecte des données. Le SGRH ne se limite pas à un seul endroit, il peut combiner la gestion de la paie de tous les employés de l'entreprise sur tous les sites géographiques.

Toute divergence dans les données de paie peut entraîner la chute d'une entreprise. Il est donc extrêmement important de gérer efficacement la paie. Et il n'y a pas de meilleur moyen de gérer la paie que d'appliquer le SGRH.

  • Gestion du recrutement

Le processus manuel de recrutement et d'intégration est un processus fastidieux et chronophage. De plus, il nécessite beaucoup de main-d'œuvre et d'heures de travail, qui pourraient être utilisées pour des activités plus productives. Il est temps de rendre votre processus de recrutement et d'intégration plus simple, plus rapide et plus efficace.

Et c'est là que le logiciel SGRH entre en jeu. Il s'agit d'un logiciel simple et facile à utiliser qui réduit considérablement l'effort humain et le temps consacré à l'embauche en automatisant les différents aspects du recrutement, notamment le sourcing, la sélection, la documentation et l'onboarding.

Ainsi, vous pouvez désormais facilement accepter les CV et les candidatures en ligne, filtrer les candidatures pour sélectionner les meilleurs candidats et gérer un vivier de candidats idéaux pour de futurs postes à pourvoir.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de réduire considérablement l'effort humain et le temps consacré à l'embauche en automatisant les différents aspects du recrutement.

  • Administration des avantages sociaux des employés

Les avantages sociaux comprennent généralement d'autres compensations non salariales fournies aux employés en plus de leur salaire normal. Par exemple, le logement ou l'hébergement, les assurances, les prestations de retraite, les congés de maladie, les congés payés, etc.

Le SGRH contribue à l'administration efficace du programme d'avantages sociaux de l'entreprise. Avec l'aide du SGRH, vous pouvez protéger les droits et les avantages des employés en gérant efficacement leurs heures supplémentaires, la sécurité au travail, les primes, les arriérés et le remboursement des assurances.

Le SGRH rend le droit, l'allocation et le calcul des ressources transparents pour les employés et la direction. Cela permet de résoudre de nombreuses divergences dans les données, si elles devaient se produire, ce qui conduit à une meilleure administration et gestion des ressources.

  • Gestion des présences et du temps

L'engagement des employés est un facteur essentiel de la réussite de l'organisation. Or, la gestion des présences et du temps des employés constitue la base de l'engagement des employés envers l'entreprise.

Le SGRH dote l'entreprise d'un système efficace de suivi des présences (ATS). Cette fonction étonnante permet aux professionnels des RH ou aux managers de suivre les présences et les congés d'un employé. Elle aide les deux parties à traiter facilement les demandes.

Avec l'aide de ce système intégré de gestion des présences, les responsables peuvent accéder rapidement à la base de données des congés pour connaître le nombre total de congés disponibles d'un employé et approuver ou rejeter la demande en fonction de la disponibilité. Ce système est également accessible aux employés, ce qui rend le processus transparent. Les employés peuvent ainsi connaître les raisons de la décision d'approuver ou de rejeter une présence ou un congé.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de suivre les présences et les congés d'un employé.

  • Gestion des performances des employés

En général, les entreprises contrôlent les performances des employés chaque année et ne fournissent un retour d'information qu'une fois par an. Cela ralentit le processus d'amélioration, car l'employé doit attendre l'évaluation annuelle pour recevoir un retour sur ses performances et ses domaines d'amélioration. De plus, la collecte des données sur la performance annuelle des employés est un processus qui prend beaucoup de temps et qui ne donne aucun résultat concluant.

Le SGRH permet aux employeurs et aux gestionnaires de fournir un retour d'information à 360 degrés en temps réel. Cela rend le processus de gestion des performances robuste, efficace et orienté vers les résultats. Les employés n'ont plus besoin d'attendre les évaluations annuelles de leurs performances pour savoir où ils ont échoué. Un retour d'information périodique avec l'aide du SGRH peut contribuer à la mise en œuvre instantanée des suggestions, ce qui améliore l'efficacité et la productivité des employés.

  • Améliore l'efficacité de l'organisation

Le SGRH améliore considérablement l'efficacité organisationnelle d'une entreprise. Il est autonome, ce qui entraîne une cohérence dans la gestion des diverses activités RH. Il favorise la transparence et améliore l'engagement des employés au sein de l'entreprise. Grâce à diverses fonctions, telles que l'évaluation des employés et le suivi disciplinaire, le SGRH permet de toujours mettre en évidence les objectifs de l'entreprise et contribue à améliorer l'engagement, l'inspiration et l'information des travailleurs.

Cela se traduit par une gestion efficace des employés ainsi que des ressources de l'entreprise, qui se traduit par la croissance et l'expansion de l'entreprise.

  • Améliorer le libre-service des employés

L'autonomisation des employés est la caractéristique la plus marquante du SGRH. Les employés ont souvent beaucoup de questions et de doutes et cherchent des réponses détaillées et immédiates. Il est souvent impossible pour l'équipe RH de répondre à chaque question des employés, surtout lorsque l'entreprise compte des centaines d'employés.

Dans une telle situation, le système SGRH peut venir à la rescousse en offrant de meilleures possibilités de libre-service aux employés. Ils peuvent simplement introduire les politiques et autres données dans le système intégré. Et les employés peuvent se connecter à leurs comptes respectifs et chercher toutes les informations dont ils ont besoin sans déranger l'équipe RH. Ce flux d'informations fluide et continu accroît la transparence et l'efficacité sur le lieu de travail.

Un SGRH efficace, en théorie et en pratique, conduira en fin de compte à une meilleure efficacité et à de plus grands avantages pour l'entreprise. Il aidera l'entreprise à atteindre ses objectifs de croissance et d'expansion.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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L'avantage fondamental d'un SGRH est de disposer de toutes les informations sur votre personnel dans un référentiel central. Cela réduit les risques de non-conformité, fournit un ensemble de données riches pour éclairer la prise de décision, aide à garder les employés engagés et rend les professionnels des RH plus productifs et leurs processus plus efficaces.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux organisations de développer et d'évaluer les employés par le biais d'évaluations des performances, de la gestion des objectifs et de l'administration de tests de compétences et d'aptitudes.

Examinons les cinq principaux avantages commerciaux d'un SGRH.

Une vision plus détaillée : Sans SGRH, les travailleurs et les managers créent des informations à différents niveaux, des tableaux aux dossiers papier en passant par les applications de gestion des coûts, ce qui ne permet pas d'obtenir une vue d'ensemble des coûts de la main-d'œuvre. Avec un SGRH, toutes les données se trouvent dans un seul et même endroit, avec une plus grande intégrité. Il est également essentiel à une initiative de planification et d'analyse de la main-d'œuvre, dans le cadre de laquelle une entreprise évalue ses effectifs actuels et compare cette réalité aux besoins futurs déterminés par les objectifs commerciaux. Parmi les principaux avantages, citons la possibilité d'identifier et de combler les lacunes en matière de compétences avant qu'elles ne nuisent à la productivité, de codifier les plans de succession et de maîtriser les coûts de main-d'œuvre en analysant l'incidence des paiements d'heures supplémentaires ou de temps double sur les performances financières.

Avec un SGRH, les équipes RH peuvent également repérer les indicateurs précoces de problèmes. Par exemple, si les employés les plus performants d'un département quittent l'entreprise à un rythme plus élevé que la normale, cela peut indiquer que le manager est toxique. Un SGRH peut relier les points et aider à identifier les employés à risque.

Amélioration de l'engagement des employés : Un SGRH est d'une aide précieuse pour développer et retenir les talents, un sujet qui passionne les dirigeants des RH. Dans un SGRH, les RH peuvent créer des programmes de formation, personnaliser les plans d'apprentissage et les parcours professionnels et mettre en place des mentorats.

Le développement des compétences est de première importance pour les jeunes employés et suggère spécifiquement un programme de mentorat axé sur le partage de l'expertise. Les travailleurs de la génération Z et du millénaire s'attendent également à ce qu'on leur demande, de façon régulière, de parler de leurs expériences. Un SGRH peut à la fois mettre en relation les seniors d'un département ou d'une région avec ceux qui peuvent bénéficier d'une relation de mentorat, menée virtuellement, et réaliser et dépouiller des enquêtes de satisfaction et d'engagement des employés.

Toutes ces activités de développement sont ensuite suivies dans le SGRH afin de reconnaître les étapes de développement. Cela permet de maintenir les employés sur la bonne voie et de les fidéliser à l'entreprise.

Efficacité des processus et culture du libre-service : Répondre aux demandes de renseignements ou administrer de grands programmes, comme l'inscription aux avantages sociaux ou les évaluations de performance, peut prendre jusqu'à 40 % du temps d'un professionnel des RH chaque semaine, et dans de nombreux cas, les individus seraient plus qu'heureux de faire ce travail eux-mêmes. Dans un SGRH, les RH peuvent mettre en place un référentiel de connaissances pour que les gens puissent trouver des réponses aux questions fréquemment posées, et les employés et les managers peuvent accéder en toute sécurité à leurs propres dossiers, ce qui permet aux RH de se concentrer sur des services à plus forte valeur ajoutée.

En outre, les processus RH qui nécessitent plusieurs niveaux d'approbation, comme le traitement des fiches de présence, des demandes d'emploi et des demandes de congés, peuvent être de gros consommateurs de temps. Un SGRH fournit des workflows d'approbation pour automatiser ces processus et d'autres encore, de sorte que les approbateurs sont avertis lorsque c'est leur tour d'approuver (ou de rejeter). Cela peut réduire le temps de traitement de plus de 50 % et améliorer la précision.

Réduire les frais généraux : Du point de vue de l'informatique et des dépenses d'investissement, la nature centralisée d'un SGRH, surtout s'il est vendu dans un modèle de logiciel-service entièrement basé sur le cloud, nécessite moins de matériel, d'espace de centre de données et de ressources en personnel informatique et de développement pour la maintenance, le support et la formation. Cela permet de rationaliser les dépenses informatiques pour la technologie RH, de réduire le nombre d'employés du service d'assistance et, en général, d'améliorer la satisfaction des utilisateurs à plein temps d'un SGRH, c'est-à-dire l'équipe RH elle-même.

Un recrutement plus rapide : Attirer les meilleurs talents et construire la réputation de votre entreprise comme "l'endroit où tout le monde veut travailler" est un autre domaine qui passionne les professionnels des RH. L'expérience du candidat, cependant, a été largement ignorée parce qu'il est difficile de comprendre le processus de recherche d'emploi lorsque les annonces sont publiées en dehors de l'entreprise. Un SGRH résout ce problème en mettant en relation les recruteurs et les candidats par voie électronique via des sites d'emploi et des applications mobiles, ce qui rend le processus plus agréable et plus efficace.

Les RH peuvent même accéder à une technologie de mise en commun des candidats qui accélère le recrutement passif lorsque de nouveaux postes sont ouverts.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet aux entreprises de créer des demandes d'emploi et des descriptions, de gérer les postes, d'intégrer les postes ouverts sur les sites d'emploi, de gérer les CV, de suivre les candidats tout au long du processus de recrutement, de proposer des offres d'emploi, de vérifier les antécédents, d'administrer les vérifications préalables à l'embauche et de créer des formulaires de demande d'emploi.

Sécurité du SGRH

Les informations personnelles des employés nécessitent un haut niveau de protection, non seulement pour faire respecter le droit à la vie privée et répondre aux exigences de conformité, mais aussi pour maintenir une culture positive. Aucune autre information ne peut semer la discorde comme celle qui permet à un employé de savoir ce que gagnent ses collègues dans des fonctions similaires, à l'exception peut-être des détails des actions personnelles qui deviennent publiques.

Par conséquent, les fonctions de sécurité destinées à protéger l'accès aux informations sensibles des employés doivent figurer en tête de liste de vos exigences en matière de SGRH.

Si certains secteurs, comme les soins de santé ou la finance, et les entreprises multinationales peuvent avoir des exigences particulières en matière de sécurité, tous les acheteurs de SGRH devraient insister sur les points suivants :

Un accès basé sur les rôles : Le personnel RH a besoin de droits différents de ceux du reste du personnel, et ce pour une bonne raison. Les managers doivent pouvoir effectuer certaines tâches, les employés individuels, d'autres qui concernent leurs propres données. Le SGRH doit prévoir tous les rôles dont vous avez besoin pour gérer les groupes d'utilisateurs.

Segmentation du système : Le SGRH doit être configuré de manière à ce que certaines données ne soient accessibles que par certaines personnes ou certains rôles. Même au sein du département des RH, certaines entreprises ont déployé des protocoles de sécurité pour que les professionnels des RH n'aient accès qu'aux segments du personnel qu'ils servent. Souvent, la paie des cadres est complètement séparée dans des entités comptables uniques afin de protéger ces informations.

Authentification à deux facteurs : L'adoption généralisée des téléphones mobiles facilite grandement l'activation de la technologie d'authentification à deux facteurs pour un niveau de sécurité supplémentaire.

Cryptage des données : Toutes les données relatives au personnel doivent être cryptées au repos dans le SGRH et en transit vers l'utilisateur final.

Politiques de résistance et de réinitialisation des mots de passe : Le service informatique devrait pouvoir exiger des mots de passe d'une certaine longueur et d'une certaine complexité et préciser des périodes de réinitialisation, par exemple tous les 30 jours, afin d'empêcher l'accès non autorisé aux données du SGRH.

Une approche multidimensionnelle de la sécurité du SGRH est une chose qu'un investisseur ou un acheteur potentiel ou un assureur en matière de cybersécurité recherchera certainement, alors intégrez-la dès le départ.

Choisir un SGRH

Le marché du SGRH est très fragmenté et peut être écrasant, certains sites Web d'évaluation de logiciels de premier plan répertorient plus de 700 entreprises qui fournissent des systèmes de gestion des ressources humaines. Les évaluer toutes, à raison de deux par jour, prendrait presque une année entière.

La première étape consiste donc à séparer les fournisseurs potentiels en trois groupes :

Les fournisseurs de systèmes ERP (Enterprise Resource Planning) intègrent leurs autres applications commerciales, telles que la comptabilité, la gestion de la relation client et les achats, ce qui vous permet de bénéficier des avantages de la centralisation, comme le fait de n'avoir à saisir qu'une seule fois la fiche d'un employé. Avec des coûts d'intégration plus faibles, le modèle ERP peut offrir une expérience utilisateur plus cohérente, et vous bénéficiez d'un modèle de sécurité unique, c'est pourquoi 95 % des entreprises font état d'améliorations des processus après la mise en œuvre d'un ERP.

Les prestataires de services offrent une solution entièrement externalisée, dans laquelle l'entreprise paie un prestataire pour gérer les salaires, les déclarations fiscales, les avantages sociaux, la conformité du service RH et l'envoi de données à la comptabilité afin que les dépenses liées aux RH puissent être incluses dans les rapports financiers. Le prestataire de services joue le rôle de votre service des RH, ce qui réduit le nombre de spécialistes des RH employés par votre entreprise.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise.

Quand acheter un SGRH

Il n'y a pas de réponse unique à la question de savoir quand entreprendre un projet SGRH. Parmi les événements courants qui incitent les entreprises à acheter ou à mettre à niveau un SGRH, citons l'embauche d'un nouveau responsable des RH, l'expansion de l'entreprise dans d'autres états ou pays, l'échec d'un audit, l'achat d'un nouveau système comptable ou une fusion ou une acquisition. Parmi les autres facteurs, citons les nouvelles exigences réglementaires en matière de rapports, une croissance rapide ou la nécessité de mieux planifier les effectifs futurs.

Une fois que les choix sont limités, il est bon de faire appel à un échantillon représentatif d'employés qui utiliseront réellement le système afin qu'ils donnent leur avis sur l'interface et les fonctionnalités. Ces employés pourront ensuite se faire les champions du système une fois qu'il sera déployé.

Les composantes du succès du SGRH

En résumé, voici les cinq clés pour tirer le meilleur parti d'un achat de SGRH :

1. Si votre éthique informatique est tournée vers l'avenir, explorez les systèmes qui peuvent utiliser l'apprentissage automatique et l'analyse prédictive dès maintenant et qui ont une feuille de route pour l'IA. Plus tôt vous commencerez à alimenter le système en données, mieux il pourra vous conseiller sur les besoins futurs en main-d'œuvre et faire correspondre les candidats aux postes.

2. Les différents SGRH excellent dans certains domaines. Vous avez un taux de rotation élevé ? Alors examinez attentivement les capacités de gestion des candidats. Vous avez une main-d'œuvre répartie sur plusieurs états ou pays ? Vous embauchez beaucoup d'intérimaires mais vous vous demandez s'il ne serait pas plus judicieux d'embaucher ? Une fonction de gestion du personnel temporaire peut vous aider dans cette analyse.

3. Vous ne vendrez pas un SGRH aux détenteurs de budget en leur parlant de fonctionnalités intéressantes. Ce qui permet de financer un projet, c'est la façon dont le système aidera à retenir les talents, à libérer le personnel RH pour des projets à valeur ajoutée et à minimiser les résultats des audits.

4. Faites participer votre équipe ou votre consultant en sécurité au processus de sélection dès le début, surtout si vous êtes dans un secteur hautement réglementé comme la finance ou la santé.

5. Si vous décidez d'opter pour la meilleure solution, recherchez des API ouvertes qui rendent l'intégration, sinon simple, du moins possible sans un projet de développement important et coûteux.

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Qu'est-ce qu'un Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH) ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.
Qu'est-ce qu'un Système de Gestion des Ressources Humaines (SGRH) ? WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Un SGRH, ou système de gestion des ressources humaines, est une suite d'applications logicielles utilisées pour gérer les ressources humaines et les processus connexes tout au long du cycle de vie des employés. Un SGRH permet à une entreprise de bien comprendre sa main-d'œuvre tout en restant conforme aux lois fiscales et aux réglementations du travail en constante évolution.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet à une entreprise de bien comprendre sa main-d'œuvre tout en restant conforme aux lois fiscales et aux réglementations du travail en constante évolution.

Les responsables et le personnel des RH sont les principaux utilisateurs, car ils gèrent les opérations quotidiennes du personnel et sont responsables de la conformité et des rapports de performance. Cependant, les RH ne sont pas le seul service à en bénéficier. Les entreprises peuvent offrir aux managers et aux employés un libre-service pour les tâches courantes, ce qui constitue un argument de vente important pour les jeunes recrues. Les cadres peuvent utiliser un SGRH pour générer des données sur les tendances de la main-d'œuvre et leurs implications commerciales.

Et comme les coûts liés aux RH font partie des dépenses les plus importantes d'une entreprise, l'intégration du SGRH au système comptable est d'une valeur inestimable pour les équipes financières. Les principaux fournisseurs iront au-delà de la comptabilité de base pour aider l'entreprise à tirer plus d'informations financières des données RH.

SIRH vs SGRH

Vous entendrez peut-être le terme " SIRH ", acronyme de système d'information sur les ressources humaines, utilisé de façon interchangeable avec le SGRH. Cela remonte aux années 1980, époque à laquelle les départements informatiques étaient communément appelés départements des systèmes d'information de gestion (MIS). Lorsque les informations et les processus liés aux RH se sont informatisés, un dérivé du MIS, le SIRH est né.

L'une des fonctions essentielles du SIRH était l'enregistrement et la gestion électroniques des dossiers des employés. Ainsi, le SIRH est l'acronyme utilisé par de nombreux professionnels des RH pour décrire l'informatisation des dossiers, des processus et des rapports relatifs aux ressources humaines par l'utilisation d'un logiciel.

Avec l'évolution de la technologie et l'extension du système au-delà de la tenue des dossiers des employés, le SIRH est devenu le SGRH. Aujourd'hui, les deux termes sont toujours utilisés comme synonymes pour décrire les systèmes logiciels qui enregistrent les informations sur les employés et automatisent les processus RH d'une entreprise.

Historique du SGRH

Dans les années 1970, alors que les entreprises cherchaient à automatiser la gestion de leur personnel, la paie est devenue la première fonction du SGRH à être informatisée. Mais il fallait la technologie d'un ordinateur central pour calculer la rémunération d'un travailleur, effectuer les retenues, imprimer un chèque papier et suivre les obligations liées à la paie. Ce n'est qu'au début des années 2000, avec l'adoption généralisée du dépôt direct et du libre-service pour les employés, que le processus de paie est devenu entièrement électronique.

PeopleSoft a été l'un des premiers à proposer un système SGRH plus complet à la fin des années 1980. En plus de la paie, il offrait la gestion des dossiers des employés, le recrutement, la gestion du temps et des présences, l'administration des avantages sociaux, la rémunération, les rapports de conformité et d'autres fonctions pour aider les professionnels des RH à automatiser une plus grande partie du cycle de vie des employés et à prendre de meilleures décisions concernant la main-d'œuvre.

L'essor d'Internet à la fin des années 1990 a permis d'étendre les avantages de l'automatisation à d'autres processus RH. Par exemple, les avis de recherche sur papier ont été remplacés par des sites d'emploi électroniques, offrant aux recruteurs et aux candidats de nouveaux moyens de se connecter. Dans les années 2010, la technologie du "nuage" a été généralisée. Désormais, les équipes RH des entreprises de toutes tailles peuvent s'offrir une suite d'applications sans avoir à investir dans du matériel informatique coûteux ou dans du personnel informatique pour exploiter et maintenir le système.

Quelle est la prochaine étape ?

2020 et au-delà promettent encore plus d'innovations en matière de SGRH. L'apprentissage automatique et l'analyse prédictive sont intégrés à de nombreux systèmes actuels, et l'avènement d'une véritable intelligence artificielle aidera les entreprises à anticiper les besoins futurs en compétences, à détecter les tendances de la main-d'œuvre et à faire correspondre plus rapidement les candidats les plus aptes aux postes à pourvoir.

Pourquoi le SGRH est important

Alors que les dépenses en RH, en particulier les espaces de bureau, sont en pleine évolution en raison du passage à un modèle de travail à domicile, les entreprises doivent toujours calculer avec précision les coûts de la main-d'œuvre afin de maintenir à jour les indicateurs clés de performance du revenu par employé. 

En outre, les entreprises dont les départements des ressources humaines sont surchargés devraient mettre en place des capacités de libre-service. Il n'y a aucune raison pour qu'un spécialiste des RH passe du temps à aider un responsable à effectuer des mises à jour de routine des heures travaillées, par exemple, ou à aider les employés à accéder à des formulaires.

Heureusement, des rapports précis sur les données financières et un libre-service sécurisé ne sont que deux des avantages d'un système moderne de gestion des ressources humaines.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines (RH) de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, aide les entreprises à la gestion des dossiers des employés, au recrutement, à la gestion du temps et des présences, à l'administration des avantages sociaux, à la rémunération, aux rapports de conformité et d'autres fonctions.

Fonctions d'un SGRH

Pour déterminer quel SGRH convient le mieux à votre entreprise, il est utile de penser en termes de composants fonctionnels. En général, les systèmes modernes couvrent sept domaines, avec des niveaux d'attention variables.

Gestion des candidats : Il s'agit des offres d'emploi aux candidats et de la manière dont vous faites la promotion de votre marque auprès du monde extérieur et des employés actuels qui peuvent souhaiter postuler à des emplois internes ou faire des recommandations. Ce domaine est essentiel pour les entreprises pour lesquelles l'expérience du candidat est une préoccupation majeure, de la candidature à la gestion des CV, en passant par la planification des entretiens, les offres et l'intégration.

L'engagement des employés : Les personnes qui sont plus engagées ont tendance à produire un travail de meilleure qualité et à adopter plus pleinement les valeurs de l'entreprise et à mettre en œuvre sa vision, de sorte que la façon dont un employé se connecte avec la direction et ses collègues est importante. Souvent, le SGRH est le moyen de suivre un cours de formation, d'acquérir une nouvelle compétence, de développer un parcours professionnel, d'obtenir une reconnaissance ou de devenir un mentor.

La gestion des employés : Ce n'est pas pour rien que cette fonction est souvent qualifiée de "RH de base". Elle fournit un portail central pour soutenir l'analyse, le reporting et les processus de conformité. C'est là que vous structurez votre personnel en unités organisationnelles, comme les départements ou les sites, que vous définissez les relations hiérarchiques entre les responsables et les employés et que vous alignez la paie sur les centres de coûts comptables. C'est ici que les informations personnelles sont enregistrées et conservées, et cette fonction est la pierre angulaire des efforts visant à offrir un libre-service aux employés, à maximiser les rapports et à améliorer la prestation des services RH.

Optimisation : La collecte d'informations dans le SGRH pour développer une vision de la future main-d'œuvre est un argument de vente essentiel. C'est aussi la fonction la moins utilisée d'un SGRH typique. La valeur réelle de cette fonction apparaît généralement lors d'une fusion ou d'une acquisition, de fortes fluctuations économiques dans un sens ou dans l'autre ou lors du départ de dirigeants. Les entreprises qui adoptent une approche proactive de l'optimisation de la main-d'œuvre résistent mieux au changement, conservent davantage les meilleurs talents et suscitent un meilleur engagement des employés.

La paie : Il s'agit également d'une des principales fonctions du SGRH, le calcul des salaires du brut au net ou du net au brut, le prélèvement des déductions individuelles et l'émission des paiements peuvent être aussi routiniers que le paiement du loyer. Les fonctions de paie comprennent les choix de prestations et les coûts de l'employé et de l'employeur. Les solutions de paie à service complet automatisent également la déclaration et le dépôt des impôts. Les fonctions en libre-service permettent aux employés de modifier les déductions facultatives, les comptes de dépôt direct et les retenues d'impôt, et de récupérer des copies des relevés de salaire sans l'aide des RH.

Gestion de la main-d'œuvre : C'est ici que les équipes RH suivent le développement des employés, les évaluations des managers et les actions disciplinaires, enregistrent les heures et les présences et s'assurent que l'entreprise offre un environnement de travail sain et sûr. C'est également là que se trouvent les fonctions de planification de la rémunération, de gestion des performances, d'apprentissage et d'enregistrement des incidents. Les RH peuvent développer des structures de feuilles de temps, des règles relatives aux heures supplémentaires, des politiques de congés et des chaînes d'approbation de manière à maximiser l'automatisation, le contrôle et l'efficacité. Le processus d'évaluation des performances des employés, avec la gestion des objectifs, est également mis en place dans cette fonction.

Gestion du personnel temporaire : Liée à la gestion de la main-d'œuvre primaire, cette fonction est essentielle pour les entreprises où tous les employés ne travaillent pas à temps plein. Les contractants, les consultants, les stagiaires et les employés temporaires fournissent des compétences spécialisées, soutiennent les initiatives communautaires locales ou les programmes universitaires et répondent aux pics de demande de main-d'œuvre. Le SGRH ne gère pas entièrement ces relations, car ces employés ne figurent pas toujours sur la liste de paie et n'ont généralement pas droit aux avantages sociaux ; mais le travail qu'ils accomplissent contribue à la réussite de l'entreprise, et il est important de suivre le nombre d'employés occasionnels à un moment donné et les coûts totaux.

Une fois que vous avez bien compris quelles sont les fonctions les plus importantes, il est temps d'examiner les caractéristiques spécifiques.

Caractéristiques du SGRH

Comme pour les fonctionnalités générales, les ensembles de fonctionnalités du SGRH peuvent varier considérablement d'un fournisseur à l'autre, et le fait de regrouper plusieurs produits peut limiter le système global. Les RH, l'informatique, les finances et les autres parties prenantes doivent évaluer soigneusement quelles sont les fonctionnalités du SGRH qui sont indispensables à l'entreprise.

Gestion des avantages sociaux : Aide les professionnels des RH à élaborer des plans, à configurer les règles d'admissibilité et à effectuer des paiements ou des dépôts aux fournisseurs d'avantages sociaux. Il offre également une inscription ouverte en libre-service et intègre les coûts des avantages sociaux à la comptabilité.

Dossiers centralisés des employés : Fournit un référentiel unique où tous les dossiers des employés sont stockés, mis à jour et conservés. Permet un meilleur reporting et réduit les coûts de conformité et de préparation aux audits.

Gestion de l'apprentissage : Ces fonctionnalités sont conçues pour aider les employés à acquérir ou à développer des compétences par le biais de l'administration des cours, du développement des cours et des programmes, des tests et des certifications. Elles permettent également aux entreprises de mettre en place et de suivre les formations de conformité requises.

Rapports et analyses : Offre la possibilité d'exécuter des rapports opérationnels pour suivre les informations sur les RH, de réaliser des rapports de conformité, de développer des indicateurs clés de performance (ICP) pour mesurer les performances des processus RH et d'intégrer des mesures RH dans des tableaux de bord financiers pour l'analyse, la planification et la prise de décision à l'échelle de l'entreprise. Recherchez également la possibilité de créer des rapports ad hoc.

Rémunération : Calculez les salaires, les salaires horaires, les paiements variables pour les primes, les heures supplémentaires, les commissions de vente, les différentiels d'équipe et les augmentations au mérite tout en retenant les déductions réglementaires et facultatives, ce qui permet d'obtenir des paiements nets précis aux employés à intervalles réguliers. Les avantages sociaux, comme les cotisations au fonds de retraite, sont parfois inclus dans cet ensemble de fonctionnalités.

Acquisition de talents : Les recruteurs sont en mesure de créer des pages de carrière sur le site Web et l'intranet de l'entreprise, de créer des demandes d'emploi et des descriptions, de gérer les postes, d'intégrer les postes ouverts sur les sites d'emploi, de gérer les CV, de suivre les candidats tout au long du processus de recrutement, de proposer des offres d'emploi, de vérifier les antécédents, d'administrer les vérifications préalables à l'embauche et de créer des formulaires de demande d'emploi, avant de confier les nouvelles recrues à un généraliste ou au responsable du recrutement pour qu'elles commencent leur intégration.

Gestion des talents : Permet aux professionnels des RH de développer et d'évaluer les employés par le biais d'évaluations des performances, de la gestion des objectifs et de l'administration de tests de compétences et d'aptitudes.

Temps et présence : Offre la possibilité de traiter les demandes de congés et de gérer les soldes de congés, la planification des employés et la gestion des absences, et permet d'intégrer les fiches de présence à la paie et aux projets.

Interface utilisateur : Comme un SGRH peut être ouvert à l'ensemble du personnel, une interface conviviale est essentielle. Les systèmes actuels proposent un libre-service pour les employés et les managers, des applications mobiles, la localisation, des tableaux de bord personnalisés, l'automatisation des flux de travail, des contrôles d'accès basés sur les rôles et des notifications pour maintenir l'engagement des employés et réduire au minimum les demandes de renseignements auprès des services RH ou informatiques.

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Planification de la main-d'œuvre : Permet de planifier et de budgétiser les coûts de la main-d'œuvre et de les comparer aux dépenses réelles pour les scénarios actuels et futurs. Il peut également être utilisé pour identifier les lacunes en matière de compétences, créer des plans de succession et hiérarchiser les efforts de recrutement.

Des fonctionnalités supplémentaires peuvent être trouvées dans des SGRH spécialisés, et toutes les entreprises n'ont pas besoin d'un système complet. Si vous décidez d'utiliser plusieurs fournisseurs pour former le SGRH, assurez-vous que tous les produits ont une architecture ouverte pour permettre l'échange bidirectionnel de données, les intégrations nécessaires et les téléchargements de fichiers à travers le système. L'utilisation d'un fournisseur unique pour un SGRH réduit le besoin d'intégrations ponctuelles, qui peuvent être coûteuses, complexes et difficiles à sécuriser et à mettre à jour.

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Qu'est-ce que le SGRH ?

Le travail des RH est plus complexe et impliqué aujourd'hui qu'il ne l'a jamais été. Il y a tellement de choses qui entrent dans la gestion des informations sur les employés, qui sont utilisées pour tout, du recrutement et de l'embauche à la formation, aux évaluations, et bien plus encore. L'importance et la main-d'œuvre derrière ces tâches font qu'il est essentiel pour les professionnels des ressources humaines de disposer d'un logiciel de gestion des RH pour une gestion plus efficace des informations relatives aux RH.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de gérer le recrutement des candidats, la gestion de la paie, l'approbation des congés, la planification de la relève, le suivi des présences, la progression de la carrière, les évaluations des performances et la gestion globale des informations sur les employés au sein d'une organisation.

C'est pourquoi de nombreuses entreprises utilisent désormais un SGRH (Système de Gestion des Ressources Humaines) une combinaison de systèmes et de processus qui relie la gestion des ressources humaines et les technologies de l'information grâce à un logiciel RH. Un SGRH peut être utilisé pour le recrutement des candidats, la gestion de la paie, l'approbation des congés, la planification de la relève, le suivi des présences, la progression de la carrière, les évaluations des performances et la gestion globale des informations sur les employés au sein d'une organisation.

L'automatisation des tâches répétitives et chronophages dans le domaine de la Gestion des Ressources Humaines permet de libérer certains des employés les plus précieux de l'entreprise et de se concentrer sur la culture, la fidélisation et d'autres domaines à fort impact.

Quelle est la différence entre le SGRH et le SIRH ?

Le terme SGRH est parfois utilisé comme synonyme de SIRH (système d'information sur les ressources humaines), mais un SIRH est en fait un type de SGRH. Sur le plan fonctionnel, cependant, il n'y a pas de réelle différence dans le type de systèmes proposés sous l'un ou l'autre titre. À une certaine époque, un SGRH était une solution automatisée plus complète pour la gestion des ressources humaines qu'un logiciel étiqueté SIRH ou même GCH, mais le changement de marque de nombreuses entreprises a fait en sorte que les différents titres de logiciels sont généralement indiscernables. Les différences notables sont mentionnées ci-dessous.

Aujourd'hui, un SIRH est conçu pour suivre les données numériques et les informations sur les employés, comme leur horaire ou leur numéro de sécurité sociale. Un SIRH aide également les départements RH à gérer leurs politiques, leurs procédures et les personnes en général. Les tâches au cœur d'un SIRH comprennent les rapports, la formation, le recrutement, la rémunération, l'administration des avantages sociaux, le suivi des données, l'automatisation des flux de travail et les fonctions comptables.

D'autre part, un SIRH est plus robuste et comprend à la fois des technologies informatiques et de gestion des RH. Il traite toutes les mêmes informations qu'un SIRH et un HCM, en plus des informations non quantitatives concernant les employés et les candidats. Parmi les fonctionnalités uniques du SGRH, citons l'accueil, la satisfaction des employés, les performances professionnelles, les analyses, la rentabilité, etc.

Les avantages du SGRH pour une organisation

La gestion des activités RH par un logiciel SGRH est un dénominateur commun aux entreprises qui réussissent ; rares sont les entreprises, quel que soit leur secteur d'activité, qui ont réussi sans avoir mis en place une forme d'automatisation des RH. L'accessibilité mobile a transformé les départements RH modernes, en mettant l'information et la gestion des tâches au bout des doigts des employés et des managers. Le SGRH a contribué à réduire efficacement la bureaucratie et à "aplanir" de nombreuses organisations.

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Un SGRH peut aider les grandes organisations et les petites entreprises en démarrage à augmenter leur taux de croissance et leur productivité. Voici quelques exemples d'avantages supplémentaires qu'une organisation peut retirer de l'utilisation d'une plateforme SGRH.

  • Les employés peuvent se charger de certaines tâches administratives liées à la saisie de leurs informations personnelles, ce qui permet aux professionnels des RH de récupérer du temps.
  • Un SGRH est doté d'une sécurité intégrée, notamment de mesures d'authentification qui limitent l'accès aux utilisateurs autorisés et protègent les données de l'entreprise.
  • La plupart des plateformes SGRH permettent aux utilisateurs de personnaliser leur flux de travail en fonction des besoins de leur organisation et d'obtenir la meilleure expérience utilisateur possible.
  • Les responsables de l'organisation peuvent programmer des rappels et des courriels automatiques par l'intermédiaire d'un SGRH, ce qui facilitera l'accusé de réception du message et fera gagner du temps aux gestionnaires dans la recherche des réponses.

Fonctions communes des systèmes SGRH

La fonction du département des ressources humaines consiste à suivre les antécédents, les compétences, les aptitudes, les salaires et les réalisations des employés. En remplaçant certains processus par des systèmes SGRH de différents niveaux, on peut répartir les responsabilités en matière de gestion de l'information de façon à ce que la majeure partie de la collecte d'information ne soit pas strictement déléguée aux RH. En permettant aux employés de mettre à jour leurs informations personnelles et d'effectuer d'autres tâches, les informations sont plus précises et les professionnels des RH ne sont pas accaparés.

Chaque module remplit une fonction distincte au sein du SGRH qui contribue à la collecte ou au suivi des informations. Par exemple, l'embauche se fait par le biais du module de recrutement et d'accueil, la performance des employés par le biais du module d'évaluation et de gestion de la performance, et ainsi de suite.

Ces modules du SGRH peuvent aider à :

  • la gestion de la paie
  • le recrutement et l'accueil
  • la collecte, le stockage et l'accès aux informations sur les employés
  • la tenue des registres de présence et le suivi de l'absentéisme
  • l'évaluation des performances
  • Administration des avantages sociaux
  • Gestion de la formation
  • Libre-service pour les employés
  • Planification des employés
  • Analyse et prise de décision éclairée

Évaluer le besoin d'une solution SGRH

Avant qu'une entreprise ne prenne une décision concernant la sélection d'une solution SGRH, il est important que l'équipe de direction identifie les besoins de l'entreprise, ses processus et ses objectifs à court et à long terme. Il est essentiel pour la réussite du projet d'impliquer fortement les professionnels des RH dans le processus. Selon la taille et la structure de l'entreprise, il peut être utile d'organiser une réunion à l'échelle de l'organisation ou de choisir des représentants de chaque service pour discuter des objectifs et des options du SGRH.

Voici quelques points à aborder lors de cette réunion pour déterminer si votre entreprise pourrait bénéficier d'une plateforme SGRH :

  • Votre département RH est surchargé de travail et n'a pas le temps d'accomplir toutes ses tâches.
  • Votre entreprise perd de l'activité et de l'argent à cause d'erreurs de données RH et de conformité.
  • Votre personnel est réparti sur plusieurs sites et ne dispose pas d'une plateforme unifiée pour le mettre en relation avec un supérieur hiérarchique direct
  • Vous ne disposez pas des mesures nécessaires pour contrôler les employés non engagés et/ou n'avez aucun moyen de suivre les raisons de la rotation du personnel.
  • Vos employés n'ont pas la responsabilité et/ou la possibilité de gérer leur propre évaluation de performance.

Sécurité des logiciels de gestion des RH

La sécurité est une préoccupation majeure lorsqu'il s'agit de choisir un Système de Gestion des Ressources Humaines. Les informations stockées dans un SGRH sont très sensibles, y compris les données exclusives de l'entreprise et les volumes d'informations personnelles sur les employés. 

La sécurité interne est également essentielle ; les informations doivent être protégées par des mots de passe dont le niveau d'accès varie en fonction du poste occupé. Si la plupart des entreprises permettent désormais aux employés d'accéder à certaines parties des solutions SGRH, ceux-ci doivent comprendre l'importance de maintenir l'intégrité du système et de protéger la sécurité des informations qu'il contient (c'est-à-dire pas de partage de mot de passe). Des mesures de protection doivent également être mises en place pour interdire rapidement l'accès des employés licenciés aux systèmes.

Comment trouver le bon SGRH pour votre entreprise ?

Choisir et mettre en œuvre le bon SGRH pour votre entreprise peut faire une énorme différence pour sa croissance et son succès futurs. S'il est possible de s'occuper des fonctions RH manuellement, un système automatisé peut contribuer à élever les niveaux de productivité et changer la façon dont votre entreprise est perçue sur le marché moderne. Il est important de se rappeler que ces systèmes ne sont pas "taille unique", cependant ; tout comme chaque entreprise est différente, les systèmes disponibles sur le marché le sont aussi.

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Voici quelques conseils pour identifier le bon SGRH pour votre secteur d'activité et votre organisation :

  • Comprendre les caractéristiques de base du SGRH et comment il peut répondre aux problèmes de conformité et aux défis posés par une main-d'œuvre croissante et une structure organisationnelle en évolution.
  • Identifiez les points forts de plusieurs fournisseurs et comparez leurs performances.
  • Faites vos recherches et découvrez quelle technologie répond le mieux à vos besoins
  • Déterminez quel SGRH offre la meilleure expérience utilisateur pour vos employés.
  • Évaluez l'entreprise de SGRH dans son ensemble, y compris son service à la clientèle, ses pratiques et son succès, en plus du produit de l'entreprise.
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