WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Avec l'omniprésence de la numérisation des entreprises, la question de savoir comment créer un système de gestion des documents s'est progressivement posée. Elle a été posée principalement par des personnes qui travaillent dans des secteurs non technologiques et qui ne sont pas impliqués dans le développement de logiciels.

Dans cet article, nous allons nous plonger dans le développement de la gestion de documents et couvrir tout, des avantages et des défis aux étapes pratiques de la création de votre propre GED. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion documentaire personnalisé ?

L'idée fausse qui prévaut est que les logiciels de gestion documentaire ne profitent qu'aux grandes entreprises qui travaillent quotidiennement sur des centaines de documents. Et s'il est vrai que la GED facilite infiniment les choses pour les sociétés et les grandes entreprises, c'est tout aussi vrai pour les PME.

Compte tenu des circonstances actuelles et de l'insécurité générale concernant la localisation du lieu de travail, plus de 77 % des entreprises, quelle que soit leur taille, souhaiteraient pouvoir accéder à distance à tous les documents en utilisant la GED depuis leur domicile.

Alors, quels sont les avantages des documents électroniques qui poussent les hommes d'affaires à investir dans le développement de solutions de gestion documentaire ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

La GED offre des possibilités ultimes de collaboration entre équipes

Construire un système de gestion documentaire, c'est permettre à vos employés de collaborer sur un document où qu'ils soient et quand ils le souhaitent. Selon les chiffres de 2014, environ 92 % des travailleurs du savoir aux États-Unis et au Royaume-Uni travaillent ensemble sur des documents par courrier électronique, ce qui entraîne une perte de productivité et de temps pour la recherche, la vérification de la version du document, voire la fusion manuelle des modifications. Cette méthode de travail en équipe est non seulement inefficace mais aussi dangereuse car les e-mails peuvent être piratés.

Avec la GED, la collaboration en équipe n'a jamais été aussi facile. Le logiciel sert de lieu de stockage centralisé pour toutes les données nécessaires, ainsi que d'outil d'édition de documents similaire à Google Docs, permettant à plusieurs personnes de travailler sur la même version d'un document et de suivre les modifications.

La GED permet d'économiser beaucoup d'argent

Investir dans un système de gestion de documents aujourd'hui, c'est bien plus qu'un simple souci de productivité. 

En moyenne, le classement et le stockage d'un document coûtent 20 dollars, et il faut ajouter 120 dollars pour retrouver ou remplacer un élément s'il a été perdu. 

La GED améliore l'efficacité

Les gens ne mentaient pas quand ils disaient que le temps c'est de l'argent. Aujourd'hui, pour être compétitif sur le marché, vous devez réagir aussi vite que possible et la mise en place d'un système de gestion documentaire peut vous y aider. Tout d'abord, comme les documents sont stockés dans une base de données numérique centralisée, un SGD permet de gagner du temps pour les rechercher et les modifier.

Ensuite, en utilisant ce type de logiciel, vous pouvez réduire les erreurs jusqu'à 30 %, tout cela grâce à la gestion des versions et au suivi des modifications apportées aux documents. En fin de compte, si vous avez une montagne de documents papier, si vous voulez optimiser les processus opérationnels dans l'entreprise et si vous cherchez un outil pour augmenter l'efficacité des employés, les systèmes de gestion des documents sont la solution.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

Comment choisir la bonne solution de GED ?

De nos jours, les systèmes de gestion documentaire varient en termes de portée et de taille, offrent diverses fonctionnalités et présentent des avantages et des pièges spécifiques, ce qui complique le choix de la bonne solution pour votre entreprise. Vous devez comprendre qu'une GED bien développée est l'épine dorsale d'une entreprise, car elle est utilisée quotidiennement par tous les employés. Vous devez donc prendre votre temps et effectuer des recherches approfondies.

Nous vous suggérons d'utiliser ces critères comme lignes directrices de fond :

1. Le type de GED

Lorsque vous envisagez de mettre en place un système de gestion documentaire, vous devez d'abord déterminer le type de GED lui-même : sera-t-il basé sur un serveur, sur le cloud, sur le Web ou sur un système de base de données ? Ce choix dépend entièrement de vos besoins et de vos capacités. Par exemple, si vous avez besoin d'une solution personnalisable qui peut être utilisée sans Internet, le SGD basé sur un serveur est votre choix.

La mise en place d'un système de gestion documentaire basé sur le Web peut convenir à une personne dont le flux de travail est peu important et qui ne possède pas de données sensibles. Si l'évolutivité et la collaboration en temps réel sont importantes pour vous, un SGD basé sur le cloud est peut-être la meilleure option.

2. Restrictions budgétaires

Un autre aspect important à prendre en compte est le prix. Cela correspond légèrement au paragraphe précédent, puisque le prix dépend directement de l'architecture de déploiement, mais ici nous vous conseillons vivement d'aligner le type de GED et vos capacités financières.

En général, les systèmes basés sur le cloud coûtent moins cher, simplement en raison des différents plans d'abonnement qu'ils proposent (par mois, par utilisateur, par unité de stockage, etc.), mais si vous voulez plus de contrôle et que le budget n'est pas un problème, vous pouvez vous tourner vers les systèmes basés sur serveur ou sur base de données.

3. Facilité d'utilisation et manipulation

Passer du papier à la GED n'est pas le transfert le plus facile à court terme, même le passage d'une GED à une autre peut nécessiter un certain temps d'adaptation. La mise en place du système, la migration, la reconversion des employés - ce n'est que la partie émergée de l'iceberg.

Nous pensons que le temps et les ressources sont les actifs les plus précieux de l'entreprise, c'est pourquoi la mise en œuvre d'un GED facile à utiliser avec le soutien d'un fournisseur est essentielle. Une solution intuitive sans faille garantira que les employés l'utiliseront réellement et le feront correctement, alors prenez-en soin dès les premières étapes du développement de la GED.

Défis que vous pouvez rencontrer lors de la mise en œuvre d'un système de gestion documentaire

Le développement d'un système de gestion documentaire n'est pas une tâche facile et présente de nombreux défis, en particulier dans les entreprises qui n'ont jamais travaillé avec une GED auparavant. En connaissant ces difficultés, vous pourrez facilement comprendre comment créer votre propre système de gestion documentaire, adapté aux besoins particuliers de votre entreprise et en même temps aussi efficace que possible, même si vous êtes novice dans ce domaine.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

1. Assurer la sécurité des données

Par sécurité des données, nous entendons l'inaccessibilité des documents à un tiers, qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale. Les entreprises traitant quotidiennement des documents privés, la question du vol de données est extrêmement sérieuse et constitue une véritable menace pour l'intégrité de l'entreprise. Le coût moyen d'une violation de données pour les entreprises du monde entier étant de 3,86 millions de dollars, sans parler des dommages non financiers, il est essentiel de fournir un système infaillible de gestion des documents.

Pour éviter ce problème dès les premières étapes, choisissez le prestataire de services le plus fiable et le plus réputé, qui a déjà travaillé avec la GED. Plus encore, si la sécurité est une priorité absolue pour vous, vous pouvez construire un logiciel de gestion de documents basé sur un serveur. De cette façon, vous pouvez minimiser les risques et assurer la sécurité des données dans l'entreprise.

2. Garantir l'authentification des documents

Avec tous les documents transférés sous forme électronique, se pose la question de la confirmation de leur authenticité. Même lorsque l'on travaille au sein d'une même organisation et que l'on dispose d'une liaison standard (login-mot de passe) pour entrer et travailler dans un système centralisé de gestion des documents, il est nécessaire de disposer d'un deuxième niveau d'identification des documents.

La solution idéale à ce problème est la mise en œuvre d'une signature électronique (numérique) dans le cadre de la GED. 

L'astuce consiste soit à trouver une solution de GED prête à l'emploi qui dispose déjà d'une signature électronique, soit, si vous souhaitez créer votre propre système de gestion de documents, à trouver des entrepreneurs qui ont l'expérience de cette fonctionnalité. 

3. Support et mises à jour constants

La continuité du logiciel est l'un des plus grands problèmes pour les entreprises non techniques lorsqu'elles veulent développer un système de gestion de documents. La création d'un SGD est un défi en soi, mais cela ne s'arrête pas là, et vous devez apporter des améliorations continues.

En général, les prestataires de services offrent une assistance clientèle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, mais vous devez vérifier cela avant de pencher en faveur d'un développeur particulier.

Comment construire votre propre système de gestion de documents en 7 étapes

Première étape. Évaluer le flux de travail actuel dans l'entreprise

L'objectif principal de cette étape de la mise en œuvre de la GED est de déterminer quels sont les modèles de travail avec les documents qui sont typiques de l'entreprise, quels sont les documents qui prédominent dans le flux de travail, quelles sont les lacunes et les insuffisances de la communication entre les employés qui doivent être éliminées.

Si vous voulez réussir, vous devez savoir comment créer un système de gestion de documents en ligne qui réponde directement aux besoins de votre entreprise et résolve les points sensibles de vos opérations commerciales. 

Étape 2. Dеfinir les exigences

Avant de passer directement au développement d'un système de gestion de documents, vous devez dresser une liste des besoins pour le logiciel lui-même. Cela nécessite l'analyse des fonctions générales que vous souhaitez que votre SGD exécute, des réglementations générales du secteur, des résultats générés par les transactions de données.

Tout SGD doit prendre en charge le stockage, la sécurité, la récupération, la période de conservation et la destruction des documents. Sur la base de votre analyse approfondie du flux de travail actuel, déterminez les objectifs pour chacun de ces points. Quelles sont les fonctions et caractéristiques minimales que vous voulez que votre SGD ait et quelles sont les fonctions optimales ?

Si cela vous semble trop difficile ou si vous souhaitez obtenir l'avis d'un tiers, vous pouvez essayer de programmer une phase de découverte avec un entrepreneur. Une phase de découverte est une phase initiale de développement visant à clarifier les buts, les objectifs et les risques éventuels du projet. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Expert du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité.

Étape 3. Trouver la solution/le fournisseur

Choisir le bon fournisseur de logiciel est probablement l'étape la plus importante de cette liste, car elle déterminera la qualité et l'efficacité de votre GED. Si toutes les solutions de GED offrent à peu près la même gamme de fonctionnalités, certaines sont plus performantes que d'autres pour offrir certains services. Votre travail consiste à les comparer les unes aux autres et à décider quelles sont les fonctionnalités qui conviennent le mieux à votre entreprise.

Avoir un fournisseur de services fiable est la garantie de meilleures opportunités et d'un avenir globalement plus radieux. Ceux qui ont opté pour un logiciel serveur personnalisé doivent généralement être plus attentifs à la recherche du partenaire, que ceux qui ont décidé de s'en tenir à un système tout fait.

Étape 4. Établissez un calendrier et respectez-le.

Le développement d'un système de gestion de documents prend énormément de temps. Il faut d'abord trouver un entrepreneur, puis transférer tous les documents papier dans le système, ce qui implique généralement de les scanner jusqu'à ce que mort s'ensuive. C'est aussi gratifiant que fastidieux, c'est pourquoi il est indispensable d'établir un calendrier et de respecter les délais.

Cinquième étape. Élaborez une stratégie cohérente

Vous vous souvenez des faiblesses et des points sensibles identifiés à l'étape 1 ? Il est temps de découvrir comment s'en débarrasser en utilisant votre nouveau SGD.

Lorsque vous créez un système de gestion des documents, il ne s'agit pas seulement d'aspects techniques, mais aussi de faire un effort et de donner la priorité à des politiques, des pratiques et des normes efficaces, ce qui revient à élaborer une stratégie cohérente.

Étape 6. Organisez vos documents actuels

L'une des principales fonctions d'une GED est l'organisation des documents. Il est donc normal qu'à un moment donné, vous deviez organiser et désencombrer vos documents actuels, maintenant que vous disposez d'un cadre de base pour votre plan de gestion.

Afin d'organiser le stockage numérique, les entreprises utilisent généralement des balises - des mots succincts et courts qui expliquent ce que contient un document. Il peut s'agir d'un type de document, du nom du client ou du partenaire, du statut (actif/expiré), ou de toute autre description. L'objectif est de créer une base de données dans laquelle il est facile de trouver un document à l'aide de balises et de métadonnées.

C'est également à ce stade que vous purgez les données redondantes et que vous vous débarrassez des vieux documents qui n'ont aucune utilité.

Étape 7. Mise à niveau et formation

Une fois la GED mise en place, il est temps d'apprendre aux employés à travailler avec elle. Si une entreprise se contente de migrer d'un SGD à un autre, il faudra moins de temps aux employés pour maîtriser la technologie, puisqu'ils ont déjà de l'expérience, mais les nouveaux venus dans le domaine de la gestion des documents numériques peuvent avoir du mal à s'y habituer.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Quelques conseils pour créer une architecture de système de gestion documentaire

Une capacité importante de tout système de gestion de documents est la possibilité de l'intégrer dans le logiciel existant de l'entreprise. Plus le système s'intègre facilement dans le logiciel, plus il sera facile à utiliser.

C'est là que l'architecture de la GED entre en jeu. L'architecture est essentiellement une représentation visuelle de l'application, avec tous les modèles et techniques utilisés pour la construire. La connaissance de l'architecture n'est pas pertinente pour les entreprises qui choisissent des solutions prêtes à l'emploi (qu'il s'agisse d'une GED en ligne ou dans le nuage), mais pour celles qui veulent créer un système de gestion documentaire personnalisé, il est important de savoir comment le système va se comporter avec un logiciel personnalisé.

Cette architecture vous permet de voir comment le stockage, la récupération et la modélisation du contenu, ainsi que le contrôle d'accès et la gestion des versions, sont effectués dans le programme. 

Les principales caractéristiques qui doivent se refléter dans l'architecture sont la flexibilité, l'évolutivité, la possibilité de créer des sauvegardes et d'assurer un stockage sécurisé, et le support du moteur de workflow.

Dans les entreprises qui conçoivent des logiciels de gestion de documents, les questions liées à l'architecture sont traitées comme une étape de développement distincte et sont coordonnées avec les demandes des clients pour assurer une intégration transparente.

Conseils non techniques pour la mise en œuvre d'un SGD

Dans le difficile processus de transition vers un nouveau système d'organisation du contenu, les nuances technologiques ne sont pas les seules à être importantes. Lorsqu'il s'agit du développement d'un logiciel de gestion de documents, il faut être attentif à certains aspects dits "soft".

Par exemple, la volonté de l'équipe de passer à une toute nouvelle structure organisationnelle. Vos efforts pour numériser le processus d'entreprise risquent d'être vains si les employés continuent à utiliser des méthodes de communication dépassées, ce qui signifie qu'il faut accorder une attention particulière à la formation et au soutien des employés qui ont du mal à opérer le changement.

C'est aussi une excellente idée d'avoir quelqu'un qui contrôle le processus dès le début, le conducteur désigné si vous voulez. Il peut s'agir d'une personne ou de toute une équipe de représentants de tous les départements de votre entreprise (comptabilité, administration, ventes, etc.) qui supervisent le passage correct du papier aux données numériques.

Voici nos conseils généraux pour les entreprises non technologiques qui souhaitent savoir comment créer un système de gestion des documents :

• avoir une équipe désignée d'employés pour superviser la mise en œuvre du SGD ;
• mettre en place un système de récompense pour ceux qui utilisent activement toutes les nouvelles possibilités offertes par le SGD ;
• si vous avez des difficultés à choisir un prestataire ou à adapter un SGD dans son ensemble, faites appel à un consultant technique indépendant ;

Conclusion

Avez-vous besoin d'un bon système de gestion des documents bien structuré ? Il est certain que cela peut être bénéfique pour votre entreprise en augmentant la productivité, en économisant une tonne d'argent sur les coûts liés au papier et en améliorant le travail d'équipe, mais cela peut aussi être une tâche très fastidieuse et obscure à réaliser.

Les SGD varient en termes de types, de champs d'application, de fonctionnalités et de prix. Le choix du bon logiciel peut avoir une influence considérable sur les performances de votre entreprise, car il s'agit de l'épine dorsale de toutes les opérations de l'entreprise. Nous espérons que notre guide complet vous aidera à mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents performant, mais que faire si vous n'êtes toujours pas sûr du type de GED dont vous avez besoin ou si vous souhaitez éviter les risques éventuels liés au changement de mode de fonctionnement de votre entreprise ?

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Importance du suivi des objectifs et des performances des employés, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions de Gestion des Ressources Humaines, RH, GRH, Gestion des ressources humaines, Suivi des ressources humaines, Gestion administrative des salariés et collaborateurs, Gestion disponibilités, Congés et absences des employés, Suivi des temps de travail et du temps passé par activité des agents, Suivi et consolidation des talents, compétences, parcours et formations du personnel, Gestion de projet et d'équipes, Gestion de la performance, Définition des objectifs, Formation du personnel, Gestion du processus de recrutement, Administration et logistique, Gestion des plannings, Gestion des demandes de missions, des déplacements et des dépenses de voyages professionnels. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciel de Gestion des Ressources Humaines, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

La gestion des performances des employés au travail permet à l'équipe de gestion des ressources humaines de prendre plusieurs décisions concernant leurs employés, telles que l'évaluation des performances, les besoins de coaching et de formation, les besoins d'embauche et de licenciement, etc. Un suivi régulier et continu de la performance de ses employés permet également d'enregistrer et d'instaurer la transparence dans la culture de l'organisation.

Voici quelques raisons pour lesquelles il est très important de suivre les objectifs et les performances des employés :

1. Suivi de l'efficacité des employés

Chaque employé d'une entreprise a son propre ensemble de domaines de responsabilité clés. Ils sont tenus d'atteindre les objectifs fixés, voire de les dépasser, dans l'exercice de leurs responsabilités. Ces tâches et objectifs sont alignés sur les buts et objectifs de l'organisation. Un contrôle régulier et cohérent des performances aide les RH à mesurer et à évaluer l'efficacité des employés à assumer leurs responsabilités et à atteindre leurs objectifs. Ce n'est qu'avec cette mesure continue que l'entreprise peut identifier si les objectifs sont atteints de manière constante ou non.

Avec le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, les responsables RH peuvent avoir une fiche de poste par employé contenant toutes les informations qui le concerne (ancienneté, diplôme, formation, salaire, type de contrat, missions, congés et absences, etc.)

2. Déterminer les besoins de formation et de développement

Les employés doivent maîtriser diverses compétences, qu'elles soient techniques ou non, comme le leadership, l'innovation, l'esprit d'équipe, etc. En mesurant les performances de chaque employé, les RH tentent d'identifier les lacunes en matière de compétences et de les combler par des programmes de formation et de développement et des séances de coaching. En mesurant les performances de chaque employé, les RH tentent d'identifier les lacunes en matière de compétences et de les combler par des programmes de formation et de développement et des sessions de coaching.

3. Mesurer l'efficacité des programmes d'enrichissement

Déployer le bon programme d'enrichissement n'est que le début du processus d'amélioration de la productivité des employés. Cependant, le processus n'est complet qu'après avoir contrôlé le succès de ces programmes par le biais d'une évaluation des performances et après avoir identifié si des améliorations supplémentaires sont nécessaires. L'évaluation continue des performances est utile pour évaluer l'efficacité de ces différents programmes, comme les modules de formation et de développement ou les sessions de coaching, et pour déterminer si les performances se sont améliorées après leur mise en œuvre.

4. S'engager dans un feedback constructif

Le suivi régulier de la réalisation des objectifs aide les RH à donner un feedback constructif à leurs employés. Qu'ils soient bien classés ou qu'ils puissent encore s'améliorer, un feedback positif contribue grandement à l'établissement de relations saines entre les employés et la direction. Il ouvre la voie à une communication bidirectionnelle où les employés peuvent faire part de leurs préoccupations à la direction et vice-versa.

5. Mise en œuvre des récompenses et de la reconnaissance

De nombreuses organisations disposent de mécanismes de récompense liés aux performances. Il devient impératif pour les RH de suivre les performances des employés afin de trouver les candidats méritants et d'apprécier leurs efforts et leurs réalisations par des récompenses, des certificats, des compensations monétaires ou autres. Récompenser le bon candidat apporte de la transparence dans l'organisation et instaure également une saine concurrence entre pairs.

Le logiciel de Gestion des Ressources Humaines de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de faire l'évaluation des performances des employés et de déterminer s'ils sont aptes à recevoir des primes.

6. Motiver les employés

De nombreuses théories RH ont démontré la relation cruciale et directe entre la motivation et la productivité des employés. Bien que certains employés puissent être intrinsèquement motivés, il y en a beaucoup pour lesquels les réalisations et la reconnaissance deviennent essentielles pour les maintenir en vie. La gestion des performances sert à motiver tous les employés, en les incitant toujours à améliorer leurs résultats au fil du temps. Elle les aide également à comparer leurs performances antérieures avec celles d'aujourd'hui et les guide pour trouver les domaines à améliorer.

7. L'évaluation des performances

L'évaluation des performances est le moment de l'année que tous les employés attendent avec impatience. Les performances annuelles sont évaluées en fonction de certains paramètres prédéfinis et une note est attribuée à chaque employé. L'augmentation est déterminée sur la base de cette note et c'est ainsi que la structure salariale révisée est formée pour la nouvelle année d'emploi. Il va sans dire qu'il est essentiel de contrôler les performances de tous les employés pour décider de leur évaluation.

8. Créer une structure de rémunération basée sur les performances

Selon le secteur d'activité, de nombreuses organisations ont une structure de rémunération hybride. Il s'agit d'une combinaison de rémunération fixe et de rémunération flexible où la composante flexible est basée sur les performances individuelles sur plusieurs critères mesurables, par exemple le nombre de ventes par mois. Pour suivre cette structure, un système de suivi des performances solide et précis est une condition préalable.

9. Décider du plan de carrière

Les organisations ont une structure hiérarchique et chaque employé a l'ambition d'atteindre le sommet. Il devient très difficile pour les RH de s'assurer que seuls les employés méritants y parviennent. Cependant, il est de leur devoir d'offrir des chances égales à tous. Le critère de sélection devient donc les scores d'évaluation présentés par l'évaluation des performances. Le suivi continu aide les RH à décider du parcours professionnel de leurs employés et à planifier leurs besoins en ressources humaines.

WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, a mis en place un logiciel de gestion des ressources humaines sur mesure pour aider les entreprises à mieux gérer leurs employés.

10. Recrutement, maintien en poste et licenciement

Dans le monde de l'entreprise, il n'y a pas de place pour les licenciements. Seul le talent obtient une place et un salaire. Les entreprises ne sont jamais prêtes à se séparer de leurs employés efficaces et peuvent même offrir un salaire plus élevé pour les retenir. Mais si les performances ne sont pas à la hauteur, elles ne réfléchiront pas à deux fois avant de les licencier également. Ainsi, la décision de savoir si un employé convient ou non est prise en fonction de plusieurs facteurs, parmi lesquels les performances ont le plus de poids.

11. Améliorer la productivité de l'organisation

L'objectif principal d'un système de suivi des performances est d'améliorer la productivité des employés et donc d'augmenter la productivité globale de l'entreprise. Comme on dit, "chaque centime compte" et il en va de même pour la performance de chaque employé.

En un mot, si elles ne fixent pas d'objectifs et ne mesurent pas régulièrement leurs performances, les organisations seront sans direction et finiront par stagner. Toutes les fonctions RH tournent autour des employés et de leur contribution à l'organisation. Le système de gestion des performances doit donc être suffisamment compétent pour mesurer avec précision les performances des employés sur plusieurs paramètres, y compris les paramètres intangibles.

La gestion continue des performances (GCP) est une caractéristique essentielle de la solution de gestion des performances et des objectifs fournie. Elle fournit une solution complète en informant les employés de leurs performances et en permettant à la direction de les guider en leur fournissant un feedback continu et constructif.

Dotez votre département RH de la technologie pour une transition en douceur vers un département des ressources humaines entièrement numérique. 

WEBGRAM est Numéro 1 (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et de logiciel de Gestion des Ressources Humaines en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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• Le stockage des dossiers
• La destruction et le recyclage des documents
• l'accessibilité des documents
• La sécurité des documents
• L'indexation des documents

Le travail d'un gestionnaire de documents consiste à remplir chacune de ces tâches de manière régulière afin d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. Un gestionnaire de documents doit être vigilant à tout moment lorsqu'il effectue ces tâches, car s'il ne le fait pas, tout le système de gestion des documents risque de s'effondrer. Non seulement le gestionnaire de dossiers doit comprendre son propre rôle, mais il doit également s'assurer que les autres employés comprennent parfaitement le système de gestion des dossiers.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, facilite la localisation des informations documentaires.

Surveiller les coûts

Le gestionnaire de documents doit s'acquitter de toutes ces tâches en tenant compte des considérations financières. Il doit essayer de créer un système de gestion des documents plus efficace mais aussi plus rentable. Par exemple, dans de nombreux bureaux, les administrateurs choisissent de numériser leurs dossiers afin d'économiser sur le stockage des documents physiques. Un gestionnaire de documents peut choisir d'envoyer les fichiers hors site afin de réduire les coûts associés au stockage des documents sur place.

Il existe de nombreuses méthodes novatrices qu'un gestionnaire de documents peut employer pour réduire les coûts, et c'est à lui de trouver les solutions de réduction des coûts qui conviennent le mieux aux besoins de son entreprise.

Externalisation des services

Un gestionnaire de documents doit également décider si une aide extérieure est nécessaire pour que son système de gestion des documents fonctionne efficacement. Être responsable des archives d'une entreprise peut être une tâche écrasante et le gestionnaire de documents peut donc envisager de faire appel à une société de gestion de documents pour obtenir de l'aide. Il se peut qu'un gestionnaire de documents estime que seules certaines parties de son programme de gestion des documents électroniques ont besoin d'une aide supplémentaire. Par exemple, de nombreuses entreprises font appel à un prestataire de gestion de documents hors site pour les aider à détruire, stocker ou numériser leurs documents, mais pas nécessairement tous en même temps.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.

Initiatives écologiques

La manière dont une entreprise choisit de gérer ses documents doit refléter son éthique et ses priorités. De nombreuses entreprises donnent désormais la priorité à la mise en œuvre de pratiques respectueuses de l'environnement sur leur lieu de travail. Un gestionnaire de documents travaillant dans un bureau écologique devra donc créer un programme de gestion de documents qui promeut les valeurs écologiques. Être vert n'est pas seulement bon pour la planète, les gouvernements offrent maintenant des réductions d'impôts aux entreprises qui sont prêtes à aller plus loin dans l'écologie.

Élimination des données

L'une des tâches les plus importantes qu'un gestionnaire de documents devra effectuer est l'élimination des documents. Les documents doivent être éliminés en fonction de leurs délais de conservation. Un gestionnaire de dossiers doit donc connaître les restrictions légales qui déterminent la durée de conservation des documents. Il doit également s'assurer que tous les employés respectent ces restrictions, ce qui n'est pas une tâche facile dans un environnement de bureau très actif.

L'organisation nécessaire à la création d'un système efficace d'élimination des documents peut être lourde, d'autant plus qu'un employé de bureau moyen peut utiliser jusqu'à 50 feuilles de papier en une seule journée. Chaque document, qu'il contienne ou non des informations confidentielles, doit être éliminé en toute sécurité. Il n'est donc pas surprenant que les gestionnaires de documents choisissent souvent de faire appel aux services d'une entreprise d'élimination de documents hors site.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet la prévention de la perte de données.

Conclusion

Un gestionnaire de documents doit avant tout connaître parfaitement les archives de données d'une entreprise. Il doit connaître les processus d'information d'une entreprise mieux que n'importe quel autre employé. Il doit avoir suffisamment d'expertise pour conseiller et diriger ses collègues, tout en étant capable de négocier avec les fournisseurs de services de gestion de documents et les clients tiers. Les emplois dans le domaine de la gestion des documents jouent un rôle essentiel dans les grandes entreprises.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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Comment tout cela a-t-il commencé ? À la fin des années 1980, Microsoft lançait un projet ambitieux et s'était heurté à un problème : il y avait beaucoup trop d'acteurs impliqués. Il y avait des équipes de marketing, d'ingénierie et de gestion, et personne ne savait comment les coordonner.

Microsoft a donc proposé ce qui était alors une solution ingénieuse. Ils ont choisi un responsable à qui ils ont donné une grande autorité pour organiser et coordonner leur nouveau projet. Une fois que Microsoft a nommé un leader dévoué, tout s'est déroulé sans heurts et les équipes étaient beaucoup plus heureuses de leur dynamique de travail. Le résultat final de cette nouvelle stratégie était Excel.

Finalement, Microsoft a fait de ce nouveau rôle un élément de base pour tous ses projets. C'est ainsi qu'est né le chef de projet.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles en Afrique, possède une fonctionnalité médiathèque qui permet d'attacher les images et vidéos illustratives des réalisations sur les projets.

8 rôles clés et responsabilités professionnelles des chefs de projet

À la fin de cet article, vous trouverez un aide-mémoire contenant un aperçu des principales responsabilités d'un chef de projet ! Mais d'abord...

Qui sont les chefs de projet et à quoi ressemblent-ils ?

Les bons chefs de projet sont des personnes dotées d'un excellent esprit d'entreprise. Cela leur permet de penser à un projet au-delà des compétences de base nécessaires pour le gérer, et c'est le travail du chef de projet de diriger les équipes et les membres de l'équipe jusqu'à la ligne d'arrivée. Au bout du compte, le succès ou l'échec du projet repose uniquement sur les épaules du chef de projet, et c'est lui qui est responsable du résultat final.

Les gestionnaires de projet assurent une transmission transparente des informations et des connaissances. Ils ont besoin à la fois d'un savoir-faire technique et d'une connaissance de première main des tâches qu'ils confient aux autres pour faire avancer le projet.

"Les gestionnaires de projet jouent le rôle principal dans la planification, l'exécution, le suivi, le contrôle et la clôture des projets. On attend d'eux qu'ils livrent un projet dans les délais, dans le respect du budget et de manière brève, tout en veillant à ce que tout le monde soit informé et satisfait."

Mais le savoir-faire technique ne permet pas seulement aux chefs de projet de communiquer efficacement des idées à toutes les personnes concernées. Les bons chefs de projet utilisent leurs connaissances techniques pour gagner le respect des membres de l'équipe. Étant donné que les chefs de projet influencent plus de décisions que quiconque dans l'entreprise, leur tâche principale consiste à utiliser leurs connaissances pour non seulement gagner le respect des employés, mais aussi pour le conserver tout au long du projet et à l'avenir.

Que font les chefs de projet ? 8 rôles et responsabilités clés

1. Planification des activités et des ressources

La planification est essentielle pour respecter les délais du projet, et de nombreux projets échouent en raison d'une mauvaise planification. Avant tout, les bons chefs de projet définissent la portée du projet et déterminent les ressources disponibles. Les bons chefs de projet savent comment établir des estimations de temps réalistes et évaluer les capacités de l'équipe ou des équipes.

Ils créent ensuite un plan clair et concis pour à la fois exécuter le projet et suivre son évolution. Les projets étant naturellement imprévisibles, les bons gestionnaires de projet savent comment procéder aux ajustements nécessaires en cours de route avant que le projet n'atteigne sa phase finale.

2. Organiser et motiver une équipe de projet

Les bons chefs de projet n'encombrent pas leurs équipes de feuilles de calcul élaborées, de longues listes de contrôle et de tableaux blancs. Au contraire, ils mettent leurs équipes au premier plan. Ils élaborent des plans clairs et directs qui incitent leurs équipes à atteindre leur plein potentiel. Ils réduisent la bureaucratie et dirigent leurs équipes sur un chemin clair vers l'objectif final.

"Il n'y a pas d'autre moyen que de montrer l'exemple. Si vous faites votre part correctement, que vous soutenez toujours votre équipe et que vous avez une approche juste et saine avec elle, la motivation ne devrait jamais être un problème."

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet de déceler les problèmes rencontrés lors de la réalisation des projets et de les visualiser par secteur d'activités en statistiques et représentation graphique.

3. Maîtriser la gestion du temps

Les clients jugent généralement le succès ou l'échec d'un projet selon qu'il a été livré dans les délais. Par conséquent, le respect des délais n'est pas négociable. Les bons chefs de projet savent comment fixer des échéances réalistes et comment les communiquer de manière cohérente à leurs équipes.

Ils savent comment faire efficacement ce qui suit :

• Définir l'activité
• Séquence de l'activité
• Estimer la durée de l'activité
• élaborer un calendrier
• Maintenir un calendrier

4. Estimer les coûts et définir le budget

Les bons gestionnaires de projet savent comment maintenir un projet dans les limites du budget fixé. Même si un projet répond aux attentes du client et est livré dans les délais, il sera toujours un échec s'il dépasse largement le budget. Les bons gestionnaires de projet revoient fréquemment le budget et planifient à l'avance afin d'éviter les dépassements de budget massifs.

5. Garantir la satisfaction du client

En fin de compte, un projet n'est un succès que si le client est satisfait. L'une des principales responsabilités de tout chef de projet est de minimiser l'incertitude, d'éviter toute surprise indésirable et d'impliquer ses clients dans le projet autant qu'il est raisonnablement possible de le faire. Les bons chefs de projet savent comment maintenir une communication efficace et tenir les clients de l'entreprise au courant.

6. Analyser et gérer les risques du projet

Plus le projet est important, plus il est probable qu'il y ait des obstacles et des écueils qui ne faisaient pas partie du plan initial. Les contretemps sont inévitables, mais les bons gestionnaires de projet savent identifier et évaluer méticuleusement et presque intuitivement les risques potentiels avant le début du projet. Ils savent ensuite comment éviter les risques ou du moins minimiser leur impact.

Le logiciel de Suivi-évaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, permet de répartir les projets par secteur d'activités.

7. Suivi des progrès

Au cours des phases initiales, les gestionnaires de projet et leurs équipes ont une vision claire et de grands espoirs de produire le résultat souhaité. Cependant, le chemin vers la ligne d'arrivée n'est jamais sans heurts en cours de route. Lorsque les choses ne se déroulent pas comme prévu, le chef de projet doit surveiller et analyser les dépenses et les performances de l'équipe et toujours prendre des mesures correctives efficaces.

8. Gérer les rapports et la documentation nécessaire

Enfin, les chefs de projet expérimentés savent combien les rapports finaux et la documentation appropriée sont essentiels. Les bons chefs de projet peuvent présenter des rapports complets prouvant que toutes les exigences du projet ont été satisfaites, ainsi que l'historique des projets, y compris les actions réalisées, les personnes impliquées et ce qui pourrait être fait différemment dans le futur.

Faites défiler la page jusqu'à la fin de cet article pour trouver notre aide-mémoire où tous ces rôles et responsabilités sont résumés !

Avez-vous besoin d'un chef de projet ?

Quelle que soit l'ampleur ou l'exigence des projets, vous avez besoin d'une personne qui maintiendra l'efficacité et la productivité de manière fiable et constante. Des études ont montré non seulement que 89 % des organisations très performantes comptent un chef de projet, mais aussi que cette profession est constamment l'une des plus demandées. La gestion de projet est indispensable à la réussite des entreprises, et les propriétaires d'entreprises ont besoin de dirigeants dotés de la bonne vision, des bonnes compétences et du bon savoir-faire pour relever les plus grands défis et veiller à ce que les projets soient menés à bien et dans les délais prévus.

Les chefs de projet font partie intégrante de presque tous les types d'organisation - des petites agences où un seul chef de projet guide une poignée de projets aux multinationales de l'informatique qui emploient des chefs de projet hautement spécialisés chargés de projets ambitieux. Si l'une de ces situations décrit votre entreprise ou tout autre type d'entreprise, alors la réponse est définitivement oui.

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