 | |
|
Dans la jungle concrète dans laquelle nous travaillons aujourd'hui, le chef de projet jongle entre les personnes, les projets, les clients et les outils Agile modernes. Déchirés entre ce qu'ils doivent faire en premier et la façon de prioriser leur énergie, ils peuvent être perpétuellement épuisés et, parfois, épuisés - du moins jusqu'à ce qu'ils réalisent en quoi consistent leurs rôles et responsabilités de chef de projet.
En gros, un chef de projet est principalement responsable de la création d'une équipe capable de travailler de manière autonome. Il doit s'occuper de tous les paramètres possibles, des ressources aux risques, de la mise en place des fondations d'un projet à la mobilisation d'une équipe autour d'un objectif commun.
En outre, ils doivent constamment développer de nouvelles compétences et trouver un équilibre entre vie professionnelle et vie privée.
Alors, si vous êtes.. :
Un chef de projet, qui souhaite s'assurer que vous investissez votre temps et votre énergie au bon endroit.
OU
Un chef de projet en herbe qui veut savoir ce qui peut vous rendre qualifié pour le poste,
Vous êtes en train de lire un article qui a été conçu spécialement pour vous.
Que fait un chef de projet ?
Le rôle d'un gestionnaire de projet (GP) est d'exécuter et de mener à bien un projet.
Il peut être chargé du développement ou de la mise en œuvre d'un nouveau logiciel, du lancement d'un nouveau produit ou même de la refonte complète de la stratégie de marketing d'une entreprise.
Les chefs de projet sont généralement responsables de la réalisation des projets les plus importants d'une entreprise et, à ce titre, ils doivent posséder d'excellentes compétences en matière de leadership, de coordination et de motivation.
En plus de superviser tous les aspects de la planification et de l'exécution d'un projet, les chefs de projet seront souvent présents pour résoudre les problèmes qui surviennent au cours d'un projet.
Les meilleurs chefs de projet sont capables de suivre l'évolution des circonstances et de trouver des moyens de motiver les membres de leur équipe.
Rôle et responsabilités d'un gestionnaire de projet
La gestion de projet est un mélange subtil d'art et de science, et dans l'environnement commercial actuel, les gestionnaires de projet doivent être au courant de tous les systèmes de gestion de projet innovants et de tout le jargon du secteur qu'ils peuvent rattraper.
Les tendances actuelles en matière de gestion de projet se sont développées pour inclure plusieurs industries sous le même parapluie en termes de gestion des personnes et des ressources.
Sans plus tarder, discutons des tâches et des responsabilités les plus importantes des chefs de projet :
#1 Planifier tout, de l'exécution à la livraison
Le gestionnaire de projet doit idéalement préparer une stratégie permettant de réaliser plus avec moins. Par plus, il faut entendre plus de résultats, plus de qualité, plus de satisfaction du client, tandis que moins fait référence à moins de ressources et moins de temps. Il incombe donc au chef de projet de rechercher le moyen le plus rapide et le plus simple de réaliser ce que le client ou la personne concernée souhaite obtenir. Pour y parvenir, le chef de projet doit utiliser toutes les approches possibles. Le fait de préparer cette stratégie, ou mieux, cette démarche, est nuisible au fonctionnement de l'ensemble de l'équipe et aux retombées du projet.
Dans l'ensemble, ces rôles de gestion de projet impliquent
- le découpage du projet en tâches,
- Décomposer les tâches et les sous-tâches,
- Fixer un calendrier approprié pour le développement de certains produits livrables,
- Définir les jalons, et
- mettre en lumière les dépendances du projet.
#2 Diriger l'équipe pour atteindre un objectif commun
Un autre des rôles et responsabilités du chef de projet est de veiller à ce que les efforts de l'équipe soient alignés sur les objectifs de l'organisation. Cela demande de gros efforts pour pouvoir développer un plan permettant à l'équipe d'atteindre facilement les objectifs. Pour cela, vous devez fournir à chacun la motivation nécessaire pour qu'il puisse travailler au mieux de ses capacités. Il est du devoir du chef de projet d'organiser son équipe de manière à ce qu'elle puisse montrer tout son potentiel dans son travail.
Un chef de projet devra parfois assumer les fonctions des ressources humaines, par exemple :
- Négocier les responsabilités professionnelles des employés actuels,
- gérer leur temps et obtenir leur engagement envers le projet,
- Des appels d'offres peuvent être nécessaires, et
Les contrats devront être révisés et tout le monde devra rester sous contrôle pour s'assurer que l'équipe avance conformément au plan.
#3 Déléguer efficacement le travail
Dans de nombreuses situations, comme un grand projet ou diverses tâches impliquées dans un projet, il devient essentiel de déléguer judicieusement les responsabilités aux équipes. Il s'agit d'un style de leadership que tout chef de projet doit respecter et maîtriser. En fin de compte, cela devient la responsabilité d'un chef de projet qui doit être apprise avec le temps. Un manager ne doit pas abuser de cette responsabilité en blâmant ou en dégradant les membres de l'équipe. Les tâches doivent être classées par ordre de priorité pour les membres de l'équipe afin qu'ils deviennent plus efficaces dans leurs capacités. Les managers doivent également comprendre les forces et les faiblesses de leurs équipes et leur déléguer les tâches en conséquence. Soyez donc un bon leader qui crée un environnement propice à la confiance grâce à une délégation judicieuse.
Un bon chef de projet sait comment bien utiliser ses outils pour l'aider à gérer ses tâches.
#4 Gérer la ressource temps
Pour faire bonne impression auprès des parties prenantes et des clients, les chefs de projet doivent chercher à savoir si le projet a réussi ou échoué. Un chef de projet doit être capable de négocier des délais réalisables et d'en discuter avec l'équipe. Il doit élaborer un projet qui présente les caractéristiques suivantes :
- Objectif
- Processus
- Estimation de la durée
- Développement du calendrier
- Contrôle du calendrier
#5 Gérer les produits livrables du déploiement
Les responsabilités du chef de projet consistent également à s'assurer que les produits livrables sont livrés à temps et dans le respect du budget. Leur travail consiste à poser des questions telles que
- Quels sont les changements apportés à l'organisation ?
- Que fait l'équipe ?
- Pourquoi le faisons-nous ?
- Y a-t-il une opportunité ou un risque commercial ?
- Comment allons-nous nous y prendre ?
- Quelles sont les techniques populaires de gestion de projet ?
- Qui fait quoi ?
- Où sont les dossiers et les documents du projet ?
- Quels sont les spécifications, le calendrier, les réunions, etc.
- Quand les choses sont-elles faites ?
#6 Suivi de l'avancement et repérage des obstacles
La majeure partie du temps du chef de projet est consacrée au suivi de l'état d'avancement des projets. Une fois le projet lancé, le chef de projet doit vérifier l'état d'avancement du projet et s'il est réalisé comme prévu. L'avancement du projet se fait au cours des étapes intermédiaires du projet par le biais de multiples systèmes tels que les rapports d'état, les réunions et les mises à jour informelles. Cette responsabilité sera plus facile si les gestionnaires de projet choisissent un système de gestion approprié.
#7 Conduite de réunions régulières
Planifier des réunions régulières est difficile pour tous les chefs de projet, et cela ne fonctionne pas bien pour tous les projets. Cependant, des pratiques comme le cadre de gestion du projet suggèrent qu'il doit y avoir un stand-up de 15 minutes chaque jour afin que le chef de projet puisse établir un status-quo entre l'équipe. Vous constaterez que la tenue de réunions opportunes, qui suivent un certain ordre du jour, est en fait bénéfique pour votre projet et conduira certainement au succès. L'objectif de la réunion doit être atteint en communiquant clairement les règles du projet à l'ensemble de l'équipe. Les chefs de projet doivent être prêts dès le début à se préparer à atteindre les objectifs. Ils peuvent établir un calendrier de réunions et s'y tenir jusqu'à ce qu'il y ait une urgence pour annuler le plan.
En outre, voici quelques étapes à suivre
#8 Établir une vision commune
Un chef de projet doit avoir une vision de l'objectif à atteindre et les compétences nécessaires pour comprendre la situation globale de tout projet. La vision doit être transmise à l'ensemble de l'équipe afin qu'elle comprenne l'importance de son rôle pour atteindre les résultats finaux. L'équipe doit comprendre la charge de travail et faire les efforts possibles pour transformer les objectifs en missions. Le manager doit donner le ton approprié pour que la navigation se fasse en douceur.
#9 Gestion de la documentation et des rapports
Enfin, lorsque le projet est achevé dans les délais et dans le respect du budget, le chef de projet doit fournir une documentation appropriée pour présenter les rapports finaux aux clients et identifier les domaines dans lesquels un développement futur est nécessaire. C'est également l'une des principales responsabilités d'un chef de projet pour le développement d'un projet. Il a deux fonctions principales :
- Tenir un registre de ce qui a été fait dans le projet et des personnes qui y ont participé.
- S'assurer que le projet satisfait à toutes les exigences du projet.
Gérez la documentation et les rapports en donnant à votre équipe la possibilité de générer des rapports, des visualisations et des tableaux de bord de données en quelques minutes. Votre équipe peut travailler sur un projet de n'importe quelle complexité et échelle tout en ayant la liberté de se déplacer dans vos projets.
Lorsque vous travaillez sur un projet, quelle que soit sa taille, vous devez être en mesure de gérer les documents et les rapports au fur et à mesure qu'ils arrivent. Vous devez pouvoir savoir où vous en êtes dans le projet, qui est responsable de quoi, quand tous les documents doivent être remis, qui les a examinés, etc.
#10 Trouver un plan B
Les rôles et responsabilités d'un chef de projet ne se limitent pas au processus de planification du projet, mais consistent également à se préparer à des événements imprévus et à des circonstances malheureuses. Un projet doit être à l'épreuve des risques afin que tous les progrès soient préservés en cas de coup dur. Cela signifie que le gestionnaire de projet doit connaître les bases de la gestion des risques et du changement. Il doit savoir comment :
- Obtenir des ressources supplémentaires.
- Gérer le temps dans des circonstances difficiles.
- Avoir un plan alternatif pour justifier les attentes des clients.
#11 Créer une équipe autonome
À l'ère des équipes Agile, où chaque département et chaque équipe deviennent plus intelligents et plus légers grâce aux pratiques Agile, il est impératif pour le chef de projet d'apprendre de nouvelles méthodologies de gestion et de les appliquer à son équipe. Cela aidera l'équipe à s'autogérer et à devenir interfonctionnelle, ce qui signifie que vous rendrez l'équipe.. :
- Plus apte à relever les défis et à faire face aux changements des exigences du client.
- Plus apte à coordonner avec les clients et à jongler avec les responsabilités,
- Plus à l'aise pour changer de rôle et travailler dans plus d'un créneau qu'un seul.
#12 Garder l'équipe soudée
Outre la constitution d'une équipe composée de personnes passionnées et autonomes, le chef de projet doit également veiller à ce que l'équipe fonctionne parfaitement comme une seule unité. Il est de la plus haute importance de maintenir l'harmonie au sein de l'équipe et de favoriser la confiance entre ses membres, afin que chacun puisse accomplir davantage et rapidement.
Pour cela, un chef de projet doit s'assurer que :
- Chaque membre de l'équipe reçoit un feedback régulier.
- Chacun connaît bien son propre rôle et ses propres responsabilités.
- Chacun communique bien.
- L'équipe dispose de suffisamment de ressources et d'outils pour une collaboration efficace.
#13 Coordination avec les clients
Les responsabilités du chef de projet incluent également la coordination avec les clients. Pour la documentation des données et la répartition des tâches, le chef de projet doit négocier les exigences du projet avec les clients et les parties prenantes. Le chef de projet a le devoir de clarifier pour les clients la façon dont ils doivent procéder et tout ce que l'équipe peut faire pour eux.
De plus, il sera également de la responsabilité du chef de projet de demander aux clients et aux parties prenantes d'examiner tout le travail et de déterminer ce qui doit être modifié et amélioré.
De quelles qualifications a-t-on besoin pour être gestionnaire de projet ?
Les gestionnaires de projet sont responsables de la planification et de l'exécution des projets au sein d'une organisation ou d'une entreprise. Ils doivent posséder de solides qualités de leadership, d'excellentes aptitudes à la communication et le souci du détail. Ils peuvent superviser de petits ou de grands projets.
Il existe également certaines exigences qui peuvent varier d'une entreprise à l'autre, mais qui comprennent généralement au moins trois ans d'expérience dans un rôle connexe ainsi qu'une formation formelle et/ou une certification.
Pour pouvoir prétendre à ce type de poste, une personne doit avoir un sens aigu de l'organisation et du détail, de bonnes aptitudes à la communication interpersonnelle, la capacité de travailler de manière autonome sans supervision, la capacité de résoudre des problèmes, la connaissance des techniques et des principes de gestion de projet, l'expérience de la gestion d'équipes/de projets, la familiarité avec divers logiciels nécessaires aux opérations quotidiennes tels que la suite Microsoft Office (Word, Excel, PowerPoint, etc.).
L'importance d'un chef de projet
Votre projet a-t-il besoin d'un chef de projet ? 89 % des organisations très performantes ont un chef de projet, car la gestion de projet est en train de devenir une nécessité pour toutes les entreprises. Nous devrions nous attacher à trouver un chef qui a la vision, les bonnes compétences et les connaissances nécessaires pour garantir l'achèvement du projet dans les délais. Le chef de projet et la gestion de projet sont comme les deux facettes d'une pièce de monnaie et pour qu'un projet soit réussi, il est important d'intégrer les deux. En fin de compte, tout est important et constitue un effort complet.
Conclusion
En fin de compte, la responsabilité d'un gestionnaire de projet est de s'assurer que l'organisation reste en activité en offrant des solutions efficaces dont les équipes ont besoin. Comme vous le savez peut-être déjà, cela implique de prendre soin de l'équipe, de vérifier les attentes des clients et de s'occuper de la gestion globale des tâches et du calendrier.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).