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Développez une équipe performante en responsabilisant le chef de projet. Un chef de projet logiciel est la pierre angulaire du cycle de vie d'un produit. Découvrez les six indicateurs clés de performance qui vous permettront d'obtenir des résultats incroyables.
Comment mesurer les performances du chef de projet ?
Il est notoirement difficile d'évaluer les performances des chefs de projet car une grande partie de leur travail est très qualitative et difficile à mesurer. Les gens ont tendance à remarquer un manque de gestion de projet : les canaux de communication sont faibles, les gens ne savent pas sur quoi les autres travaillent, des problèmes inattendus créent des retards, etc. Cependant, lorsqu'un chef de projet est présent et que tout se passe bien, nombre de ses collègues ne sont pas en mesure de déterminer clairement ce qu'il fait exactement.
Une autre difficulté de l'évaluation des performances est que la profession de gestionnaire de projet est en pleine évolution. Avec l'avènement de l'informatique, d'autres rôles tels que ceux de propriétaire de produit et de maître de mêlée ont repris certaines responsabilités qui étaient traditionnellement assumées par les gestionnaires de projet.
En outre, dans de nombreuses entreprises et équipes, les rôles de gestionnaire de projet et de gestionnaire de produit sont imbriqués. Parfois, un seul d'entre eux endosse les deux responsabilités. Il est utile de considérer le chef de projet comme le directeur des opérations d'un produit, qui est responsable de la manière et du moment où les choses sont construites, tandis que le chef de produit est le PDG et est responsable de ce qui est construit et pourquoi. Le chef de projet est responsable du processus, tandis que le chef de produit est responsable du contenu. En ce sens, le chef de projet doit être évalué pour son efficacité à livrer un projet.
Dans ce contexte, il existe six indicateurs clés de performance (ICP) qui constituent la base de l'évaluation de la performance d'un chef de projet :
La livraison dans les délais :
- Projets à durée déterminée
- Projets flexibles
Respect du budget
Amélioration des processus
Relations et communication
Gestion des risques
Orientation client
La compréhension de ces indicateurs clés de performance sera essentielle pour évaluer le succès des chefs de projet que vous intégrerez à votre entreprise ou à votre équipe, ainsi que pour fournir une base d'évaluation.
- Respect des délais
Le chef de projet est responsable de la gestion du plan global du projet. Il doit notamment coordonner la préparation en temps voulu de tous les éléments livrables et veiller à ce que le budget soit adapté au plan.
Les chefs de projet d'une équipe de développement vont gérer les communications des équipes afin de soutenir les objectifs de mise sur le marché d'un produit dans les délais. Bien qu'il soit entendu que la méthode est conçue pour être flexible afin de créer la bonne solution pour les clients, à moins que les compromis ne soient correctement gérés, cela peut conduire à une dérive de la portée, puis à des retards.
Les retards peuvent également provenir de nombreux points du cycle de publication du produit, et pas seulement des organisations d'ingénierie et de test. Il peut s'agir d'une décision exécutive de retarder pour des raisons tactiques ou stratégiques. Il se peut que les services juridiques ou le bureau des affaires ne soient pas prêts à traiter les offres et les commandes. Il se peut aussi que le marketing veuille coordonner le lancement avec un événement.
Un bon chef de projet examinera constamment le plan par rapport à l'avancement réel afin de détecter toute incohérence.
LIVRAISON À TEMPS DANS LES PROJETS À DURÉE DÉTERMINÉE
Pour les projets à durée et à portée fixes, l'évaluation du chef de projet est relativement explicite. Le chef de projet a-t-il réussi à livrer le projet dans les délais initialement convenus ? La mesure la plus simple serait un oui ou un non binaire. Une façon plus nuancée de mesurer la livraison dans les délais serait une approche à plusieurs niveaux :
Dépasse les attentes : Achevé plus rapidement que prévu
Bon : Terminé à temps
Acceptable : Retard insignifiant
Mauvais : retard important
Ces niveaux sont particulièrement utiles pour évaluer les performances de plusieurs projets. Ils peuvent être modifiés en fonction de la réalité de l'entreprise. Par exemple, si les projets sont liés par un accord contractuel avec le client et que les retards de livraison entraînent des pénalités financières, les évaluations des retards doivent être plus sévères. Les mêmes niveaux peuvent être utilisés non seulement pour l'ensemble du projet, mais aussi pour des périodes plus courtes, comme les jalons.
LIVRAISON À TEMPS DANS LES PROJETS AGRÉÉS
Les projets peuvent également être à temps fixe, auquel cas les mesures de la section précédente sont toujours valables. Cependant, de nombreuses entreprises fonctionnent aujourd'hui sans calendrier fixe, donnant la priorité à la livraison d'une valeur réelle pour le client plutôt qu'à un calendrier de développement strict. Le chef de projet doit être évalué pour fixer les attentes en matière de diffusion et gérer les lignes de communication avec toutes les parties prenantes afin de réduire le mécontentement et de protéger la marque auprès du client.
Les retards des tiers peuvent souvent affecter l'efficacité de l'équipe de projet. Ces retards proviennent généralement des dépendances de l'équipe. Voici quelques exemples de ces retards
- Attendre l'approbation des parties prenantes
- Attendre que les opérations du développeur préparent l'environnement requis
- Attendre que le marketing fournisse une copie pour une page web publique
- Attendre que les équipes de fonctionnalités co-dépendantes terminent leur partie de la portée globale.
Une approche d'évaluation à plusieurs niveaux est également nécessaire pour les projets à calendrier flexible :
Dépasse les attentes : Les retards dus à des tiers étaient pratiquement inexistants.
Bon : La plupart des dépendances de tiers ont été gérées, les retards ont été minimes.
Acceptable : Les retards des tiers ont parfois affecté les résultats de l'équipe.
Mauvais : les retards des tiers ont constamment et lourdement affecté les résultats de l'équipe.
Respect du budget
Les chefs de projet peuvent avoir des responsabilités en matière de gestion budgétaire, en identifiant les dépassements au fur et à mesure qu'ils se produisent pour éviter les surprises. Pour la gestion du budget, il y a trois domaines clés qui doivent être surveillés attentivement :
- Les ressources (effectifs et budget en dollars associé).
- Ressources pour les opérations de développement
- Ressources d'exploitation du réseau
Lorsque les marges sont un objectif essentiel de l'entreprise, la gestion des coûts opérationnels des produits (hors ventes et marketing) constitue un indicateur clé de performance essentiel pour les chefs de projet. En cas de difficultés budgétaires, un bon chef de projet recherchera des possibilités supplémentaires de réduire les coûts dans d'autres domaines. S'il n'y a aucune possibilité de récupération, il doit alors gérer l'escalade de la situation et, en collaboration avec le chef de produit, demander l'approbation d'un budget supplémentaire.
Tout comme le critère de respect des délais, la gestion du budget peut également être une évaluation binaire : le chef de projet a-t-il réalisé le projet dans les limites du budget ? Il est possible d'apporter plus de nuances en évaluant l'importance des économies ou des dépassements et les efforts de planification budgétaire :
Dépasse les attentes : Le projet a été achevé avec des économies de 10% ou plus, les jalons budgétaires ont été planifiés et atteints.
Bon : Le projet a été achevé avec des économies de 0-10%, les étapes du budget ont été planifiées et réalisées.
Acceptable : Le budget du projet a été dépassé de moins de 10%, les étapes du budget ont été planifiées mais non réalisées.
Mauvais : le budget du projet a été dépassé de plus de 10%, les étapes du budget n'ont pas été atteintes.
Amélioration des processus
Les processus sont des accords internes sur la façon dont les choses sont faites au sein d'une équipe ou d'une entreprise. La majorité des employés ne remettent pas en question les processus et les considèrent comme des règles. Le chef de projet, cependant, a la responsabilité de remettre constamment en question les processus et de chercher à les améliorer. Cela fait écho aux critères d'évaluation de la livraison à temps des projets agréés, mais va au-delà. Les améliorations des processus peuvent :
- Faire gagner du temps en éliminant les dépendances inutiles.
- Gagner de l'argent en automatisant les processus et en supprimant les efforts manuels.
- Augmenter la satisfaction du client en simplifiant les interactions et en améliorant l'expérience client.
Contrairement aux évaluations de temps et de budget, les améliorations de processus ont rarement un résultat binaire. Il est important d'inclure "l'effort" comme critère d'évaluation car les améliorations de processus incluent souvent d'autres parties de l'entreprise, qui pourraient être difficiles à changer pour le chef de projet. L'effort signifie qu'aucune pierre n'a été négligée et que les gains d'efficacité ont été maximisés dans les circonstances de l'entreprise. De plus, le fait de donner la priorité à l'amélioration des processus les plus lucratifs se traduira par les gains d'efficacité les plus importants. En gardant tout cela à l'esprit, un chef de projet peut être évalué pour ses améliorations de processus selon les niveaux suivants :
Dépasse les attentes : Les améliorations de processus ont été constamment entreprises et ont apporté des gains d'efficacité précieux la plupart du temps.
Bon : Les améliorations de processus ont été entreprises souvent et ont apporté des gains d'efficacité importants la plupart du temps.
Acceptable : Des améliorations de processus ont été entreprises souvent mais ont apporté de faibles gains d'efficacité.
Mauvais : Aucune amélioration des processus n'a été entreprise.
Relations et communication
Le chef de projet est l'interface clé avec toutes les organisations pour la mise sur le marché d'un produit. Il est essentiel que ces relations reflètent l'objectif du chef de projet de fournir une excellente solution pour répondre à leurs besoins dans les délais annoncés. Pour les chefs de projet, cela se traduit par trois questions qui permettront d'identifier si cette organisation partenaire est en mesure de répondre aux exigences du projet.
Pouvez-vous le faire avec le talent dont vous disposez ?
Quand pouvez-vous le faire ?
Que puis-je faire pour vous aider ?
Parler avec des employés d'autres départements peut donner un aperçu précieux de la qualité des relations que le chef de projet a établies. Une approche plus rigoureuse consisterait à procéder à un examen à 360 degrés des compétences interpersonnelles et de communication. Les résultats peuvent ensuite être utilisés pour évaluer les performances du chef de projet.
Dépasse les attentes : Engagement proactif avec les autres départements et engagement proactif des autres départements avec le chef de projet ou son équipe.
Bonne : Engagement proactif avec les autres départements.
Acceptable : S'engage avec les autres départements de manière réactive.
Mauvais : Rarement engagé avec les autres départements.
Les chefs de projet interagissent avec toutes les parties prenantes.
Gestion des risques
Tout projet comporte inévitablement des risques, qui peuvent être ignorés ou gérés. Alors qu'un mauvais gestionnaire de projet peut être facilement évalué après qu'un risque non contrôlé a causé des dommages, il est plus difficile d'évaluer un bon gestionnaire de projet parce que les risques sont contrôlés et qu'il n'y a pas de dommages pour calculer et quantifier l'impact négatif.
Une façon d'évaluer un chef de projet est de sonder son degré de préparation et l'impact de ses décisions. Un chef de projet efficace élaborera un plan d'atténuation des risques pour décider quels risques méritent une attention et une action.
Dépasse les attentes : Il a maintenu un plan d'atténuation des risques avec des actions claires et a été capable de communiquer clairement ses décisions.
Bon : A maintenu un plan d'atténuation des risques mais les réponses aux risques n'étaient pas bien réfléchies ou réalistes.
Acceptable : N'avait pas de plan d'atténuation des risques mais y avait réfléchi et était capable de communiquer au moins certains risques.
Médiocre : N'a pas réfléchi aux risques et les a gérés de manière ad hoc lorsqu'ils se sont présentés.
Les chefs de projet prennent le pouls du produit grâce à des mesures de performance de la gestion de projet.
Orientation client
Un bon chef de projet validera constamment ses décisions en fonction de la perspective du client et des objectifs de rentabilité de l'entreprise. Il représentera le point de vue du client dans les décisions relatives au produit et examinera ce que le client pourrait ressentir si une action était prise plutôt qu'une autre. En évaluant l'approche d'un chef de projet dans son poste, écoutez l'attitude gagnant-gagnant qui équilibre les objectifs du client et ceux de l'entreprise.
Pour une évaluation complète, créez des objectifs en gardant le client à l'esprit. Le gestionnaire de projet devra travailler avec l'ensemble de l'organisation pour anticiper les dérapages éventuels qui auront une incidence sur la relation du client avec l'entreprise. Voici quelques questions qu'un chef de projet peut se poser lorsqu'il travaille avec l'ensemble de l'équipe de l'entreprise :
Quel est notre état d'avancement par rapport aux délais prévus ?
Avons-nous la capacité de répondre aux questions des prospects ?
Pouvons-nous prendre une commande ?
Tous les services fonctionnent-ils comme décrit ?
Le service d'assistance est-il prêt à répondre aux questions ?
Sommes-nous prêts à accueillir de nouveaux clients ?
Comment les clients se mettent-ils à jour ?
L'orientation client d'un chef de projet peut être évaluée à l'aide des niveaux suivants :
Dépasse les attentes : Il a intégré le point de vue du client dans toutes les discussions et décisions et a su l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.
Bon : Apporté le point de vue du client dans la plupart des discussions et des décisions et a parfois été capable de l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.
Acceptable : Apportait le plus souvent le point de vue du client aux discussions et aux décisions, mais n'était pas en mesure de l'équilibrer avec les objectifs de l'entreprise.
Mauvais : ne représente que rarement le client et se concentre uniquement sur les objectifs commerciaux.
Les indicateurs clés de performance du chef de projet soutiennent une machine bien huilée
Les chefs de projet doivent fonctionner comme l'eau dans un toboggan aquatique, en veillant à ce que tout se déroule comme prévu. Il est tout aussi important pour les chefs de projet, comme pour d'autres rôles, de planifier l'évaluation des performances à l'aide d'un ensemble convenu de paramètres de performance qui peuvent être examinés à tout moment.
WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).