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Un plan de mise en œuvre de la gestion des documents est un document qui décrit comment les documents seront gérés, stockés et éliminés dans une organisation. Ces plans sont utilisés pour aider les organismes à comprendre ce qu'ils doivent faire afin de mettre en œuvre avec succès un programme de gestion des documents.

Un plan de mise en œuvre de l'archivage fournit un cadre de référence sur la manière dont un organisme doit procéder pour créer et maintenir des documents efficaces, un contrôle des documents et d'autres systèmes connexes nécessaires à la gestion de ses actifs informationnels.

Un plan de mise en œuvre de la gestion des documents doit fournir : - le nom et la date de l'organisme ; - les objectifs ; - des informations générales sur l'organisme ; - les lois ou politiques qui affectent la gestion des documents ; - les politiques et procédures de gestion, de stockage et d'élimination des documents.

L'objectif d'un plan de mise en œuvre de la gestion des documents est d'aider un organisme à élaborer une stratégie de mise en œuvre de la gestion des documents. L'objectif principal de ce plan est de fournir des conseils et une orientation sur la meilleure façon de mettre en œuvre la gestion des documents au sein d'un organisme.

Pour les organismes présentant moins de risques et moins d'informations confidentielles, leurs plans peuvent alors prendre la forme de lignes directrices ou de listes de contrôle que les gens peuvent utiliser pour les aider à s'orienter en cas de besoin.

Ce qu'il faut inclure dans un plan de mise en œuvre du programme de gestion des documents

Le processus de mise en œuvre d'un programme de gestion des documents doit être bien pensé et planifié avant de commencer à le mettre en œuvre. Lorsque ce processus est réalisé correctement, la mise en œuvre ne devrait pas prendre plus de six mois ou un an au maximum pour une entreprise de taille moyenne.

La gestion des documents est un élément clé des efforts de conformité de toute organisation. Le processus de mise en œuvre consiste à créer un plan de mise en œuvre de la gestion des documents qui comprend la structure et les procédures de capture, de stockage, de récupération et d'élimination des documents.

Les étapes de la création d'un plan parfait de mise en œuvre de la gestion des documents sont les suivantes :

1- Développer la stratégie de gestion des documents

Il est important d'avoir une stratégie en place en matière de gestion des documents. En effet, sans plan, vous risquez de vous retrouver avec un système de classement désordonné qui rendra plus difficile la recherche de ce que vous cherchez.

La gestion des documents comprend généralement les responsabilités suivantes

• créer une culture d'entreprise qui valorise la gestion des documents
• concevoir un système de classement organisé
• élaborer des politiques et des procédures pour soutenir le stockage et la récupération de l'information.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

2- Identifier les principales parties prenantes

Afin de mettre en œuvre un plan de gestion des documents parfait, vous devez identifier les principales parties prenantes au sein de votre organisation pour vous aider à créer un plan. Les principales parties prenantes de votre plan de gestion des documents peuvent être les suivantes :

Le responsable de la gestion des documents ou une personne ayant une supervision équivalente.

Le directeur des technologies de l'information ou son représentant, qui est le responsable des technologies de l'information de l'organisation.

Un représentant des RH qui est impliqué dans la gestion des ressources humaines et qui comprend l'impact de la gestion des documents sur la stratégie de l'organisation.

Un délégué à la protection des données ou son représentant qui comprend les exigences de conformité et la manière de les mettre en œuvre dans une organisation.

3- Créer un inventaire de tous vos documents actuels

L'inventaire que possède votre entreprise est l'actif le plus important de toute entreprise. Vous devez créer un inventaire de tous vos documents actuels pour pouvoir les identifier rapidement et précisément lorsque vous en avez besoin. Cela est particulièrement important dans un environnement en mutation où les informations changent à un rythme rapide.

Cela les aidera à créer une liste de priorités pour ce qui doit être conservé et ce qui doit être jeté ou détruit.

4- Créez un emplacement pour le stockage des documents

La chose la plus importante à retenir lors de la conception d'une nouvelle installation d'entreposage de documents est l'emplacement. Un endroit mal choisi peut mettre en danger les employés, les clients et l'entreprise elle-même. Il est important de tenir compte de facteurs tels que l'humidité, la température et la lumière disponible pendant le processus de conception.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

5- Créer une équipe de gestion des documents 

Une équipe de gestion des documents est un élément essentiel de tout plan de gestion des documents réussi. Ces personnes sont chargées de gérer et de conserver les informations contenues dans les archives de votre organisation, tout en élaborant des politiques, des procédures et des normes qui répondent aux besoins de votre organisation.

6- Définir les exigences légales

Le plan de mise en œuvre de la gestion des documents juridiques doit comprendre

• Une liste de tous les types de documents juridiques qui doivent être créés ou conservés.
• Le calendrier de conservation des documents et la fréquence à laquelle ils doivent être mis à jour et détruits.
• La manière dont l'organisation va stocker les documents et l'endroit où ils sont stockés, y compris les personnes qui ont accès aux documents.
• La fréquence à laquelle les employés doivent être informés de leurs responsabilités et de leurs droits en matière de conservation des documents.
• La durée pendant laquelle les employés peuvent disposer des documents avant qu'ils ne soient détruits ou qu'ils conservent le droit de les détruire.
• Une liste de tous les endroits où sont stockés les biens personnels des employés, y compris les personnes qui y ont accès.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet de se débarrasser de la paperasse et d'économiser sur les coûts de papier.

7- Mettez en place un système d'archivage pour les anciens documents

Les dossiers papier et les systèmes de stockage obsolètes peuvent être un cauchemar pour les entreprises. Afin de préserver la sécurité des données de vos clients, vous devez mettre en place un système d'archivage. Celui-ci vous permettra de suivre et de stocker les anciens documents afin qu'ils soient facilement accessibles en cas de besoin, tout en fournissant un enregistrement numérique de l'histoire de votre entreprise.

8- Élaborez un calendrier de conservation des documents

Le calendrier de conservation des documents est un document qui est créé pour indiquer quand les documents doivent être conservés, quels documents doivent être conservés et où ils doivent être stockés. Il prévoit également une date d'expiration pour les documents.

Il s'agit d'un document important pour assurer le suivi des informations. Il protège l'entreprise en garantissant que tous les documents sont conservés en un seul endroit et qu'ils sont conservés pendant une durée déterminée.

Ces documents facilitent la recherche d'informations car ils fournissent un cadre pour localiser et accéder aux dossiers nécessaires. Le calendrier peut également être utilisé pour déterminer la durée de conservation de certains dossiers.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).