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Avant de déployer un système de gestion des performances, il est bon de tester une version de l'ensemble du système afin de pouvoir procéder aux ajustements et aux révisions nécessaires. Vous ne voulez pas déployer un système de gestion des performances qui présente un défaut majeur, n'est-ce pas ?
De plus, une fois le système en place, vous trouverez utile de recueillir des données pour voir ce qui fonctionne et ce qui ne fonctionne pas. Vous pourrez utiliser ces informations pour apporter les corrections nécessaires.
Test pilote du système de gestion des performances
Lors de l'essai pilote du système, vous mettez en œuvre le système dans son intégralité, du début à la fin, y compris toutes les étapes qui seraient incluses si le système était entièrement mis en œuvre. En d'autres termes, des réunions ont lieu entre le superviseur et l'employé, des données sur les performances sont recueillies, des plans de développement sont conçus et un feedback est fourni.
L'essai pilote permet d'identifier et de corriger rapidement les défauts éventuels avant que le système ne soit mis en œuvre dans toute l'organisation.
Raisons d'effectuer un test pilote
Le test pilote vous permet d'obtenir des informations du point de vue des utilisateurs du système sur son bon fonctionnement, de connaître les difficultés et les obstacles imprévus, de recueillir des recommandations sur la manière d'améliorer tous les aspects du système et de comprendre les réactions personnelles à celui-ci.
En outre, la réalisation d'un test pilote est un autre moyen d'obtenir une acceptation précoce de la part d'un groupe de personnes, celles qui participent au test pilote, qui peuvent ensuite se faire les champions du système de gestion des performances.
Une dernière raison de réaliser un test pilote est que les utilisateurs finaux sont susceptibles d'avoir un taux d'acceptation du système plus élevé, sachant que les parties prenantes de l'entreprise ont eu leur mot à dire dans sa conception, plutôt que d'avoir le sentiment que le système a été créé par le seul département RH.
Sélectionnez le groupe de test pilote
Dans les grandes organisations, il est important de sélectionner le bon groupe d'employés pour le test pilote. En choisissant ce groupe, vous devez comprendre que les gestionnaires qui y participeront doivent être prêts à investir les ressources, y compris le temps, nécessaires à la réalisation du test pilote.
En choisissant le groupe, assurez-vous qu'il est suffisamment grand et représentatif de l'ensemble de l'organisation pour que les réactions du groupe puissent être généralisées au reste de l'organisation. Ainsi, lors de la sélection du groupe, choisissez des emplois similaires à ceux de l'ensemble de l'entreprise, et le groupe sélectionné ne doit pas constituer une exception, que ce soit de manière positive ou négative.
Suivi et évaluation permanents du système de gestion des performances
Lorsque la période de test est terminée et que le système de gestion des performances a été mis en œuvre à l'échelle de l'organisation, il est important d'utiliser des mesures claires pour contrôler et évaluer que les choses fonctionnent comme prévu.
Comment évaluer l'efficacité du système ? Comment évaluer la mesure dans laquelle le système est mis en œuvre comme prévu, et comment évaluer la mesure dans laquelle il produit les résultats escomptés ?
Ce qu'il faut mesurer dans votre système de gestion des performances
Les données d'évaluation doivent inclure les réactions au système et les évaluations des exigences opérationnelles et techniques du système.
Par exemple, vous pouvez administrer une enquête confidentielle à tous les employés, leur demandant leurs perceptions et leurs attitudes à l'égard du système. Ce sondage peut être administré au cours des étapes initiales de la mise en œuvre, puis à la fin du premier cycle d'examen pour savoir s'il y a eu des changements.
De plus, en ce qui concerne les résultats du système, vous pouvez mesurer les évaluations de performance au fil du temps pour voir quels sont les effets positifs de la mise en œuvre du système.
Enfin, vous pouvez également interroger les principales parties prenantes, notamment les responsables et les employés qui ont participé à l'élaboration et à la mise en œuvre du système de gestion des performances.
Comment mesurer votre système de gestion des performances
Voici de bonnes mesures que vous pouvez utiliser sur une base régulière pour suivre et évaluer le système :
- Le nombre de personnes évaluées : L'une des mesures les plus fondamentales est le nombre d'employés qui participent effectivement au système. Si les évaluations de performance n'ont pas été effectuées pour certains employés, vous devez découvrir qui ils sont et pourquoi une évaluation de performance n'a pas été effectuée.
- Qualité des données qualitatives sur les performances : Un indicateur de la qualité des données de performance fait référence aux informations fournies dans les sections ouvertes des formulaires d'évaluation. Par exemple, combien l'évaluateur a-t-il écrit ? Quelle est la pertinence des exemples fournis ?
- Qualité des actions de suivi : Un bon indicateur de la qualité du système est de savoir s'il conduit à des actions de suivi importantes concernant les activités de développement et les processus améliorés. Par exemple, dans quelle mesure les actions de suivi impliquent-elles exclusivement le superviseur plutôt que l'employé ? Si c'est le cas, le système ne fonctionne pas comme prévu car les employés ne sont pas suffisamment impliqués. De même, dans quelle mesure les employés ont-ils tiré les leçons de leurs succès et de leurs échecs et les ont-ils appliquées à l'avenir ?
- Réunion de discussion sur la qualité des performances : Vous pouvez distribuer régulièrement une enquête confidentielle à tous les employés pour recueillir des informations sur la façon dont le superviseur gère les réunions de discussion sur les performances. Par exemple, les commentaires sont-ils utiles ? Le superviseur a-t-il mis à disposition des ressources pour que l'employé puisse atteindre les objectifs du plan de développement ? Dans quelle mesure la discussion sur l'évaluation des performances était-elle pertinente pour le travail de l'employé ? Dans quelle mesure les objectifs et les plans de développement ont-ils été discutés ? Dans quelle mesure la manière dont le supérieur hiérarchique fournit un retour d'information encourage-t-il les subordonnés directs à recevoir davantage de retour d'information à l'avenir ?
- Satisfaction du système : Vous pouvez également distribuer une enquête confidentielle pour mesurer les perceptions des utilisateurs du système, tant les évaluateurs que les évalués. Cette enquête peut inclure des questions sur la satisfaction concernant l'équité, l'utilité et l'exactitude.
- Rapport coût/bénéfice global : Une façon assez simple d'aborder l'impact global du système est de demander aux participants d'évaluer le rapport coût/bénéfice global du système de gestion de la performance. Il s'agit d'un type de question de fond qui peut fournir des preuves convaincantes de la valeur globale du système. La question du rapport coût/bénéfice peut être posée en référence à un individu (employé ou manager), à un poste et à une unité organisationnelle.
- Performance au niveau de l'unité et de l'organisation : Un autre indicateur du bon fonctionnement du système est fourni par la mesure des performances au niveau de l'unité et de l'organisation. Ces indicateurs de performance peuvent être la satisfaction des clients vis-à-vis d'unités spécifiques et les indicateurs de performance financière des différentes unités ou de l'organisation dans son ensemble. Il peut s'écouler un certain temps avant que les changements au niveau des performances individuelles et collectives ne se traduisent par des résultats au niveau de l'unité et de l'organisation.