Emplois en gestion des documents : En quoi consistent-ils ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique, vous explique.

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Dans chaque bureau, il y aura une personne, ou peut-être des personnes, qui seront responsables de la tenue et de la gestion des dossiers. Ce rôle ne se limite pas à l'organisation des dossiers d'un bureau. En fait, la gestion des informations et des dossiers englobe bien plus que cela. Un gestionnaire de dossiers sera également responsable des éléments suivants :

  • Le stockage des dossiers
  • La destruction et le recyclage des documents
  • l'accessibilité des documents
  • La sécurité des documents
  • L'indexation des documents

Le travail d'un gestionnaire de documents consiste à remplir chacune de ces tâches de manière régulière afin d'assurer le bon déroulement des opérations quotidiennes. Un gestionnaire de documents doit être vigilant à tout moment lorsqu'il effectue ces tâches, car s'il ne le fait pas, tout le système de gestion des documents risque de s'effondrer. Non seulement le gestionnaire de dossiers doit comprendre son propre rôle, mais il doit également s'assurer que les autres employés comprennent parfaitement le système de gestion des dossiers.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, facilite la localisation des informations documentaires.

Surveiller les coûts

Le gestionnaire de documents doit s'acquitter de toutes ces tâches en tenant compte des considérations financières. Il doit essayer de créer un système de gestion des documents plus efficace mais aussi plus rentable. Par exemple, dans de nombreux bureaux, les administrateurs choisissent de numériser leurs dossiers afin d'économiser sur le stockage des documents physiques. Un gestionnaire de documents peut choisir d'envoyer les fichiers hors site afin de réduire les coûts associés au stockage des documents sur place.

Il existe de nombreuses méthodes novatrices qu'un gestionnaire de documents peut employer pour réduire les coûts, et c'est à lui de trouver les solutions de réduction des coûts qui conviennent le mieux aux besoins de son entreprise.

Externalisation des services

Un gestionnaire de documents doit également décider si une aide extérieure est nécessaire pour que son système de gestion des documents fonctionne efficacement. Être responsable des archives d'une entreprise peut être une tâche écrasante et le gestionnaire de documents peut donc envisager de faire appel à une société de gestion de documents pour obtenir de l'aide. Il se peut qu'un gestionnaire de documents estime que seules certaines parties de son programme de gestion des documents électroniques ont besoin d'une aide supplémentaire. Par exemple, de nombreuses entreprises font appel à un prestataire de gestion de documents hors site pour les aider à détruire, stocker ou numériser leurs documents, mais pas nécessairement tous en même temps.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, offre un accès instantané aux documents, ce qui améliore la collaboration en ce qui concerne le partage de l'information entre les bureaux et les services et garantit ainsi la sécurité des enregistrements et des fichiers.

Initiatives écologiques

La manière dont une entreprise choisit de gérer ses documents doit refléter son éthique et ses priorités. De nombreuses entreprises donnent désormais la priorité à la mise en œuvre de pratiques respectueuses de l'environnement sur leur lieu de travail. Un gestionnaire de documents travaillant dans un bureau écologique devra donc créer un programme de gestion de documents qui promeut les valeurs écologiques. Être vert n'est pas seulement bon pour la planète, les gouvernements offrent maintenant des réductions d'impôts aux entreprises qui sont prêtes à aller plus loin dans l'écologie.

Élimination des données

L'une des tâches les plus importantes qu'un gestionnaire de documents devra effectuer est l'élimination des documents. Les documents doivent être éliminés en fonction de leurs délais de conservation. Un gestionnaire de dossiers doit donc connaître les restrictions légales qui déterminent la durée de conservation des documents. Il doit également s'assurer que tous les employés respectent ces restrictions, ce qui n'est pas une tâche facile dans un environnement de bureau très actif.

L'organisation nécessaire à la création d'un système efficace d'élimination des documents peut être lourde, d'autant plus qu'un employé de bureau moyen peut utiliser jusqu'à 50 feuilles de papier en une seule journée. Chaque document, qu'il contienne ou non des informations confidentielles, doit être éliminé en toute sécurité. Il n'est donc pas surprenant que les gestionnaires de documents choisissent souvent de faire appel aux services d'une entreprise d'élimination de documents hors site.

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Conclusion

Un gestionnaire de documents doit avant tout connaître parfaitement les archives de données d'une entreprise. Il doit connaître les processus d'information d'une entreprise mieux que n'importe quel autre employé. Il doit avoir suffisamment d'expertise pour conseiller et diriger ses collègues, tout en étant capable de négocier avec les fournisseurs de services de gestion de documents et les clients tiers. Les emplois dans le domaine de la gestion des documents jouent un rôle essentiel dans les grandes entreprises.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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