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Principaux points à retenir :
- La création d'un bureau de gestion de projet est un excellent moyen de résoudre les problèmes ciblés, les points douloureux et les écarts de performance qui peuvent entraver votre activité.
- Un bureau de gestion de projet permet de répéter et d'organiser les activités de gestion de projet, ce qui renforce l'assurance et le contrôle du projet.
- Les PMO aident à capturer et à maintenir les données de qualité qui permettront une planification précise, une prévisibilité commerciale et une prise de décision éclairée. Ils contribueront également à améliorer l'efficacité des coûts et à optimiser la planification budgétaire.
- Enfin, le fait de disposer d'un bureau de gestion de projet permet d'améliorer la sélection des projets afin de garantir et de maintenir des avantages concurrentiels à long terme.
Les nombreux avantages d'un PMO
L'idée de mettre en place un bureau de gestion de projet est très simple : " De quelle manière ma société aurait-elle intérêt à se doter d'un bureau de gestion de projet ? ". Pour un chef d'entreprise, cette question vaut la peine d'être posée. Si vous étudiez le sujet, vous êtes probablement bien conscient que les PMO sont conçus pour rationaliser et améliorer les activités de projet au sein d'une organisation. Mais lier cette action à une valeur commerciale visible et mesurable ou à une amélioration des résultats n'est pas forcément évident. Pourtant, ce type d'avantages organisationnels de haut niveau et à grande échelle est précisément ce que vous espérez obtenir dans votre entreprise en mettant en place un PMO. Voici un tour d'horizon des principaux avantages d'un bureau de gestion de projet.
Un bureau de gestion de projet est souvent créé pour répondre à un ensemble de problèmes spécifiques, de questions, de points douloureux ou de lacunes de performance que l'organisation veut et doit résoudre.
Par exemple, un problème clé pour de nombreuses organisations est l'énergie gaspillée sur des tâches sans valeur ajoutée - qui représente jusqu'à 90% de tout le travail de projet. Cela signifie qu'il existe une vaste marge d'amélioration de la productivité de l'exécution des projets. Le problème des tâches sans valeur ajoutée autour des projets - en d'autres termes, le gaspillage des projets - peut trouver son origine dans l'absence d'un moyen formel de centraliser et de partager les informations. Il est possible de l'atténuer efficacement en regroupant toutes les données liées au projet dans un référentiel centralisé afin d'obtenir la proverbiale "version unique de la vérité" et de garantir la visibilité et l'intégrité des données. Avec un emplacement unique pour toutes les données de projet, plus de temps perdu à chercher des informations, et plus de feuilles de calcul Excel distribuées : tout ce dont l'entreprise a besoin pour suivre et gérer ses projets est là, sur simple pression d'un bouton, facilement disponible et à jour à tout moment. Dans l'ensemble, un PMO doté des bonnes capacités peut réduire de 25 % le temps que les chefs de projet consacrent à des tâches manuelles sans valeur ajoutée. Vos équipes auront ainsi plus de temps à consacrer à des tâches à plus forte valeur ajoutée.
Parmi les autres problèmes d'entreprise répandus, citons un taux élevé de projets qui ne parviennent pas à apporter la valeur commerciale attendue. Cela peut être dû, entre autres, à un processus de sélection de projet sous-optimal ou à une mauvaise exécution du projet. Cela peut également être le résultat de délais d'exécution des projets plus longs que la moyenne, ce qui immobilise des ressources clés pendant de longues périodes et retarde le lancement de produits et services nouveaux sur le marché.
Le bureau de gestion de projet a une solution pour ces problèmes de longue date qui affligent les entreprises. En auditant les processus et les méthodes de travail en place et en les optimisant si nécessaire, en introduisant des approches plus structurées ainsi que des outils et des meilleures pratiques plus efficaces, les PMO ont le pouvoir de résoudre les points douloureux spécifiques qui ont freiné l'entreprise et pesé sur ses performances.
Les bureaux de gestion de projet cherchent à développer et à appliquer des processus standard dans leur domaine afin d'améliorer l'uniformité entre les équipes de projet. Ces normes peuvent s'appliquer à l'ensemble des activités et des tâches liées au projet : collecte de données, rapports, suivi du projet, communication entre les équipes. Les jalons de projet en sont un bon exemple : laissés à eux-mêmes, les chefs de projet utiliseront très probablement des jalons différents pour planifier, suivre et gérer leurs divers projets. Ils peuvent également utiliser des langages différents, ou donner des significations différentes à un même terme, ce qui peut donner lieu à des malentendus et affecter les projets.
Avec un PMO qui normalise les méthodes et les pratiques à tous les niveaux et aligne toutes les équipes de projet autour d'un langage commun, vous pouvez être sûr que les désalignements et les déconnexions n'entraveront pas la gestion du projet. Votre bureau de gestion de projet supervisera et contrôlera en tout cas le déroulement de l'exécution et les activités connexes pour s'assurer que tout reste parfaitement sous contrôle, que chaque membre de l'équipe fait ce qu'il est censé faire au bon moment et termine dans les délais, que les meilleures pratiques sont appliquées et reproduites, et que tous les projets sont sur la voie de la réussite.
Les bureaux de gestion de projet établissent également une structure de gouvernance pour les activités de gestion de projet, en définissant des responsabilités claires et en déterminant qui est responsable de quoi. De cette façon, en cas de problèmes imprévus ou d'événements inattendus, une chaîne de commandement claire accélère la résolution. En bref, avec un PMO, vous pouvez être sûr que le volet "projet" de l'entreprise fonctionne comme une machine bien huilée, que les gens savent toujours ce qu'ils doivent faire, comment le faire, comment résoudre ou signaler les problèmes, qui prend les décisions, etc.
Une meilleure visibilité
Nombreux sont les organisations et les chefs d'entreprise qui souffrent d'une visibilité insuffisante des données et de rapports peu fiables. Sans le bon processus et les bons outils, la collecte, la génération et le partage des rapports peuvent être une activité fastidieuse et chronophage qui accapare une grande partie du temps des chefs de projet. De plus, les rapports produits manuellement ne sont pas nécessairement à jour ou précis, et ils peuvent avoir toutes les formes et toutes les tailles, car chaque chef de projet utilise les outils et les vues de son choix et peut mettre en évidence des informations différentes. Par conséquent, les rapports édités par différents chefs de projet peuvent ne pas être comparables.
Un bureau de gestion de projet s'assurera que l'organisation bénéficie d'une vue complète de tous les projets et portefeuilles en centralisant et en consolidant toutes les données dans un référentiel unique avec des mises à jour automatiques en temps réel. Grâce à cette visibilité, les PMO sont en mesure de soutenir les équipes de gestion de haut niveau avec des informations complètes et claires sur tout ce qui concerne les projets. Comme les données peuvent être comprimées et exportées directement à partir du référentiel, l'automatisation de la génération de rapports fait gagner un temps précieux aux gestionnaires de projets. Les décideurs obtiennent des rapports standard cohérents, avec une visualisation des données attrayante et convaincante pour faciliter la consommation des informations.
Des informations précieuses
Le PMO est, en quelque sorte, le gardien des données. Grâce à des outils professionnels, les bureaux de gestion de projet garantissent la qualité, l'exactitude et la fraîcheur des informations qu'ils utilisent et communiquent. Les systèmes numériques consolident les informations, ne laissant aucune place à la divergence, et les stockent en toute sécurité pour garantir leur intégrité. L'amélioration de la précision des données relatives à la planification, aux ressources, au calendrier et au budget, avec la possibilité de les analyser à un niveau granulaire, renforce la capacité de l'organisation à prendre des décisions optimales. Ces données précises peuvent être traitées automatiquement et faire l'objet d'une analyse croisée pour fournir des informations qui amélioreront encore les capacités de prise de décision.
Une plus grande prévisibilité
La possibilité d'effectuer des simulations sur la base de ces données de qualité se traduit par une plus grande prévisibilité et une meilleure précision de la planification. Les bureaux de gestion de projet s'appuieront sur leurs outils professionnels pour exécuter de multiples scénarios de simulation de l'impact d'une décision donnée sur les calendriers, les ressources, le budget, les jalons, etc. Cela permet de tracer la meilleure voie pour les projets et de réajuster si nécessaire pendant la phase d'exécution. En fin de compte, cela augmentera le taux de réussite des projets, y compris leurs chances de répondre à toutes les attentes.
Un autre avantage clé d'un bureau de gestion de projet est l'impact positif significatif sur les résultats de votre entreprise.
Réduction des coûts
Au fur et à mesure que le PMO automatise les activités de base à fort volume et les tâches à faible valeur ajoutée, telles que l'élaboration de tableaux de bord et de rapports, le suivi du temps, le contrôle de l'achèvement, etc. Cela signifie que vous tirerez un meilleur parti de vos investissements en ressources productives. D'autant plus que la plupart des PMOs s'attaquent également à la question de l'allocation des ressources. Un bureau de gestion de projet normalisera les processus ou les outils de gestion des ressources et des capacités afin d'améliorer la capacité de l'organisation à prévoir les besoins en capacités des équipes et des projets et à prévenir les conflits relatifs à l'utilisation des ressources clés.
Amélioration de la compétitivité
Une gestion fine des ressources permet non seulement de soutenir la productivité globale en évitant la sur- ou sous-allocation de travailleurs clés, mais aussi d'améliorer les temps de cycle des projets : votre bureau de gestion de projet vous aidera à garantir que les bonnes ressources, avec les bonnes compétences, sont disponibles pour vos projets les plus importants et qu'elles travaillent au taux d'utilisation maximal possible.
En fin de compte, cela permet à votre entreprise d'être plus compétitive : la réduction des retards dans la livraison des projets et l'accélération des délais de commercialisation ont un impact positif sur les finances de l'organisation, mais aussi sur la satisfaction des clients et la part de marché.
Respect accru du budget
L'amélioration de la visibilité, de la prévisibilité et du contrôle de tous les aspects de l'exécution des projets se traduit également par une meilleure maîtrise des budgets des projets. Les bureaux de gestion de projet mettent en œuvre des processus et des outils dédiés pour estimer le suivi des coûts et allouer des budgets réalistes aux projets et aux portefeuilles. En anticipant les problèmes, ils peuvent identifier les changements à apporter et agir rapidement, ce qui est beaucoup plus économique que de devoir trouver une solution de dernière minute à un problème détecté à la onzième heure.
Si vous combinez les économies de coûts et les gains de productivité, l'augmentation des revenus due à une compétitivité accrue et un meilleur respect du budget, l'entreprise rentabilise vraiment l'argent qu'elle a investi dans un PMO et les outils de soutien.
Enfin, les avantages d'un PMO comprennent l'amélioration de l'agilité de l'entreprise, l'alignement de la stratégie et la capacité à saisir de nouvelles opportunités.
Un bureau de gestion de projet aidera à relever le défi majeur de la sélection des projets. Vos projets doivent être alignés sur la stratégie de l'entreprise afin de générer de la valeur. Un alignement insuffisant est généralement dû à un manque de clarté sur les objectifs de l'entreprise au stade de la sélection des projets. Et un problème de qualité dans la sélection des projets a tendance à entraîner une perte de productivité ou l'échec des initiatives commerciales.
Alors que les organisations s'efforcent de faire plus avec moins, elles comptent sur leurs PMO pour sélectionner les projets à lancer avec le plus grand soin, afin que les rares ressources soient allouées aux projets et initiatives jugés les plus précieux et les plus critiques. Les capacités de gestion de la demande du PMO peuvent être utilisées pour sélectionner et hiérarchiser les meilleurs projets, en optimisant l'alignement des activités et en augmentant l'impact stratégique de l'activité de projet. L'objectif est d'améliorer le pourcentage de projets qui apportent de la valeur et de réduire le taux de projets considérés comme des échecs.
Dans la mesure où votre bureau de gestion de projets est capable de mener et d'exécuter de grandes initiatives stratégiques, il favorise le changement organisationnel et contribue aux résultats clés de l'entreprise et aux facteurs déterminants pour le niveau C, tels que la croissance rentable et la compétitivité à long terme.
Bien plus qu'un simple contrôleur de projet, un bureau de gestion de projet est un véritable moteur de valeur pour l'entreprise. Les avantages de la mise en place d'un tel bureau couvrent un nombre impressionnant de domaines d'activité. Cependant, afin de vraiment maximiser les avantages de votre PMO, vous devez vous assurer qu'il est adapté aux défis spécifiques de votre organisation. Il n'y a pas deux bureaux de gestion de projets qui ont le même mandat et les mêmes responsabilités, et il n'y a pas deux bureaux de gestion de projets qui font le travail de la même façon. Par conséquent, lorsque vous mettez en place un PMO dans votre entreprise, vous devez vous assurer que vous évaluez soigneusement les besoins et les attentes de l'organisation afin de déterminer le type de PMO qui est adapté pour soutenir votre parcours de croissance.