Comment suivre et évaluer un projet (avec des conseils) ? WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'applications web et mobiles et de logiciel de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique vous explique.

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Au cours d'un projet, il est important pour un chef de projet d'évaluer les progrès, de mesurer les résultats et de suivre les jalons pour s'assurer que le projet reste dans les limites de sa portée estimée. Le suivi d'un projet peut vous aider, vous et votre équipe, à le mener à bien dans le respect du budget et des délais prévus, ce qui vous permet de maximiser vos bénéfices. La création d'une stratégie claire pour le suivi des projets peut aider votre projet à rester sur la bonne voie. Dans cet article, nous définissons le suivi de projet, expliquons comment mettre en œuvre une stratégie de suivi efficace et fournissons quelques conseils utiles pour le suivi d'un projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage Le suivi de l'avancement d'un projet et aide les entreprises à comprendre comment le projet fonctionne, s'il atteint ou non les résultats escomptés, dans les délais et avec les ressources prévues.

Qu'est-ce que le suivi de projet ?

Le suivi de projet est le processus qui consiste à superviser et à suivre un projet pour s'assurer qu'il est achevé dans les délais et dans le respect du budget. Il fournit aux gestionnaires de projet un moyen complet de définir la structure du projet en comparant les résultats réels d'un projet à son déroulement prévu, en identifiant les problèmes éventuels et en prenant les mesures nécessaires pour les corriger. Le suivi des projets aide également les entreprises à suivre les priorités, à quantifier les coûts et à allouer les ressources nécessaires au bon déroulement des projets.

Grâce au suivi, les entreprises peuvent rester dans le cadre du projet, maximiser leur retour sur investissement et fournir des résultats de qualité aux parties prenantes. Le suivi des projets devrait être au premier plan de tout processus de planification, car il permet aux entreprises d'évaluer les facteurs qui déterminent le succès global, tels que la performance, la durée et le coût, pendant que le projet se déroule. Il permet également de responsabiliser tous les membres de l'équipe et donne aux chefs de projet la possibilité d'apporter des changements pour maintenir l'efficacité du projet.

Comment mettre en œuvre le suivi du projet

Voici une liste d'étapes à suivre pour mettre en œuvre une stratégie efficace de suivi de projet :

1. Créer un plan ou un schéma

Il est important de commencer par un plan ou un schéma sur la façon dont vous pouvez suivre le projet. Déterminez qui est responsable du suivi du projet, de la réalisation des évaluations et de la communication des résultats importants à la direction et aux parties prenantes. Posez des questions pour déterminer comment le projet est réussi et les meilleurs moyens d'y parvenir. Décidez des flux de travail optimaux et discutez des critères d'évaluation d'une équipe et de l'état d'avancement d'un projet.

2. Fixez des objectifs et des attentes

Pour tout projet, il est nécessaire de fixer des objectifs réalistes. Exposez clairement ces objectifs à tous les membres de l'équipe et assurez-vous qu'ils comprennent les conditions de réussite du projet. Il peut être utile d'organiser régulièrement des contrôles ou des réunions avec l'équipe de projet pour lui fournir un retour d'information et l'aider à comprendre les objectifs à long terme.

Au cours de cette étape, vous devez également identifier les indicateurs clés de performance du projet, ou ICP, qui sont des valeurs mesurables permettant à une entreprise de déterminer dans quelle mesure l'équipe atteint les objectifs du projet. Parmi ces indicateurs, on peut citer le bénéfice net, le coût global ou l'efficacité.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (société basée à Dakar-Sénégal), meilleure entreprise (société / agence) de développement d'outil de Suivi-Evaluation de projets et programmes en Afrique, aide les organisations à prendre des décisions difficiles sur leurs projets actuels et futurs et sur la manière de procéder.

3. Décidez comment surveiller le projet

Une fois que vous avez déterminé les objectifs d'un projet, il est utile d'en examiner les paramètres, notamment le coût, le calendrier et tous les domaines que les parties prenantes ont identifiés comme importants. Utilisez ces facteurs pour définir les risques potentiels du projet et élaborez un plan pour les gérer efficacement. Au cours de cette partie du processus, décidez comment partager les progrès avec toutes les parties concernées. De nombreux chefs de projet utilisent des rapports d'état pour résumer un projet et son avancement. Partagez ces rapports avec la direction et les principales parties prenantes du projet afin de tenir tout le monde informé tout au long du processus de suivi.

4. Évaluer les rapports

Une fois que vous avez compilé les rapports d'étape, il est essentiel d'évaluer ces données dans le contexte du projet dans son ensemble. Utilisez les données fournies dans les rapports pour les mesurer par rapport aux indicateurs clés de performance définis plus tôt dans le processus. Cette évaluation peut vous donner une idée précise de la manière dont le projet répond aux attentes, ainsi que des domaines à améliorer. Vous pouvez alors déterminer les actions nécessaires pour affiner ces parties du projet.

5. Apporter les améliorations nécessaires

Maintenant que vous avez évalué les données, il est temps d'apporter les améliorations nécessaires au bon déroulement du projet et au respect du budget. Décidez des mesures à prendre pour vous assurer que le projet reste dans les limites prévues. En mettant en œuvre un suivi de projet efficace, vous pouvez continuer à travailler à des améliorations bien avant l'achèvement d'un projet. Vous pouvez également utiliser le suivi de projet pour développer des objectifs continus pour les projets futurs, ce qui vous permettra d'être plus productif à l'avenir.

Conseils pour le suivi d'un projet

Voici quelques conseils utiles à garder à l'esprit lors du suivi d'un projet :

Collecter et suivre les données

Décidez comment vous allez obtenir des informations de votre équipe. Vous pouvez utiliser un système d'auto-déclaration et, en mettant en place des rappels, vous pouvez demander des rapports hebdomadaires, comme pour un devoir à rendre. Vous pouvez également organiser une réunion d'équipe hebdomadaire au cours de laquelle tous les membres de l'équipe rendent compte de leurs progrès. Quoi qu'il en soit, assurez-vous de disposer d'une méthode établie de suivi des données, qu'il s'agisse d'une feuille de calcul à code couleur ou d'un logiciel de gestion de projet. Après avoir choisi vos méthodes de collecte et de suivi, utilisez-les de manière cohérente afin qu'elles constituent une ressource fiable pendant toute la durée du projet.

Le logiciel de Suivi-Evaluation de projets et programmes de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, permet aux organisations de définir les jalons et les indicateurs clés des projets (ICP).

Faites le point sur l'avancement du projet

Assurez-vous que les membres de l'équipe, la direction et les parties prenantes connaissent tous l'état d'avancement du projet et le travail accompli. Si nécessaire, organisez des réunions supplémentaires pour définir les attentes, les étapes et les délais pour chaque partie du projet. Fournissez des mises à jour régulières afin que chacun comprenne la portée, le budget et le calendrier actuels du projet.

Gérer les attentes

De nombreuses variables peuvent affecter le résultat ou l'orientation d'un projet. Il est important de garder ces réalités à l'esprit tout au long des différentes phases d'un projet et d'intégrer ces incertitudes dans toute stratégie de suivi. Disposer d'un plan prêt à gérer les problèmes au fur et à mesure qu'ils se présentent peut considérablement simplifier un projet et le maintenir sur la bonne voie.

Maintenir la flexibilité

Tout au long d'un projet, les plans peuvent changer, et ce n'est pas grave. Soyez prêt à faire les changements nécessaires pour respecter le budget et le calendrier d'un projet. Communiquez les nouvelles attentes à l'équipe et réaffectez le travail si nécessaire. En outre, tenez à jour les documents de suivi du projet et informez les parties prenantes de tout changement important.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) du développement d'applications web et mobiles et d'outil de Suivi-Evaluation de Projets et Programmes en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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