WEBGRAM, Numéro 1 de l'ingénierie logicielle en Afrique, Développement d'applications web et mobiles

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Le passage au zéro papier est une bonne idée. Qui ne voudrait pas transformer le fouillis de notes manuscrites, de reçus, de documents et de dossiers que vous mélangez chaque jour en une bibliothèque numérique ordonnée qui trie, classe et récupère tout pour vous ?

Mais pour y arriver, il faut un peu de temps. Il ne s'agit pas seulement de l'argent, mais aussi des défis que représentent le choix du bon système, son intégration à vos applications existantes et la migration d'énormes quantités de données.

Grâce aux nombreuses options disponibles aujourd'hui, vous pouvez trouver un système de gestion électronique de documents (GED) qui vous permettra de profiter de tous les avantages du passage au numérique avec un minimum de coûts et de difficultés.

Découvrez ce qu'il faut rechercher dans un SGED et comment les documents numériques peuvent transformer votre petite entreprise.

Qu'est-ce qu'un système de gestion électronique de documents (GED) ?

Un SGED est un logiciel qui gère la création, le stockage et le contrôle des documents par voie électronique.

Un SGED vous permet de tout numériser, des reçus aux manuels des employés, pour les stocker et les utiliser en ligne. Le bon système peut rendre votre entreprise plus légère et plus souple, en vous permettant d'accéder facilement aux informations, de rationaliser la gestion des documents et d'automatiser les flux de travail.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

9 caractéristiques d'un système de gestion électronique des documents (SGED)

Lorsque vous cherchez le meilleur système d'archivage électronique, recherchez les caractéristiques suivantes.

1. Intégration aux systèmes existants

Certains systèmes de documents électroniques peuvent facilement s'intégrer à des systèmes existants tels que les systèmes de gestion de contenu (SGC), les systèmes de gestion de la relation client (SGRC) et les logiciels de ressources humaines (RH). Recherchez des caractéristiques telles que :

• Une intégration avec les plateformes que vous utilisez déjà.
• Un tableau de bord unique qui offre une visibilité sur les documents stockés dans plusieurs systèmes.
• Un système qui peut accéder aux données stockées dans le cloud et dans vos locaux.

2. Une tarification et un stockage adaptés à votre activité

La gamme de fonctionnalités, de stockage et de prix des solutions de dépôt électronique est suffisamment large pour qu'il existe une solution pour chaque entreprise.

Les systèmes de gestion de documents à code source ouvert sont disponibles gratuitement en version de base. Ces systèmes sont compatibles avec divers environnements d'exploitation, mais leur maintenance nécessite une expertise interne en matière de codage et de gestion des bases de données.

La plupart des solutions de GED comportent une tarification échelonnée en fonction de la capacité de stockage, des fonctionnalités et des niveaux de support client. Il est intéressant de comparer les prix pour trouver un système qui réponde à vos besoins en matière de gestion documentaire.

3. Numérisation rapide et précise

Les systèmes de GED font le gros du travail de création et de classement des documents à votre place, en offrant des fonctionnalités telles que :

• La numérisation rapide et à haut volume des documents et la reconnaissance avancée des caractères pour extraire les données des documents et formulaires numérisés.
• Conversion des documents numériques en types de fichiers optimaux pour le stockage selon les besoins.
• Le marquage automatique des documents avec des métadonnées telles que la date de création, les dates d'accès et de révision, le type de document, l'origine et les mots-clés pour faciliter le tri et la récupération.
• Attribution de noms et indexation des documents selon une structure de fichiers logique.
• Dispositions pour les signatures électroniques, les filigranes et autres attributs.

4. Fonctions de classement et de recherche intelligentes

Votre GED doit vous permettre de trouver et d'accéder facilement à tous vos documents et informations professionnels grâce à des fonctions telles que les suivantes :

• Une interface conviviale pour le tri et la récupération des documents.
• Un contrôle facile des documents pour le contenu lié à la qualité, comme les procédures opérationnelles standard.
• Une fonction de recherche intuitive et intelligente que les utilisateurs peuvent utiliser avec un minimum de configuration et de formation.
• La possibilité de filtrer par des attributs de fichiers tels que la date de révision ou le dernier utilisateur.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'effectuer des sauvegardes fiables, une sécurité et un contrôle accrus des dossiers, une collaboration facilitée entre les employés, une réduction des coûts d'archivage, de meilleures capacités de recherche, et une amélioration de la gestion des tâches.

5. Partage et accès

Un système de contrôle des documents en ligne doit également faciliter la collaboration et le contrôle de l'accès aux informations. Recherchez un système qui vous permet de :

• Partager facilement les documents entre les parties prenantes internes et externes telles que les membres de l'équipe, les partenaires, les vendeurs et les fournisseurs.
• Attribuer des autorisations d'utilisateur telles que lecture seule, éditeur et propriétaire au niveau de l'utilisateur et du document pour éviter tout partage accidentel avec les mauvaises personnes.
• Masquez les fichiers sécurisés.
• Attribuez des tâches, ajoutez des commentaires et gérez les révisions de plusieurs contributeurs.

6. Contrôle des versions

Le contrôle des versions est une fonction essentielle d'un SGED, qui permet d'éviter des erreurs telles que l'écrasement de documents et l'accès à un contenu périmé. Recherchez un système qui :

• Crée automatiquement une piste d'audit des révisions et des approbations afin que vous puissiez toujours récupérer les modifications perdues.
• Rationalise les transferts d'informations entre les équipes.
• archive les versions obsolètes afin qu'elles ne soient pas accessibles accidentellement.
• Élimine la génération et la maintenance de contenu redondant.

7. Flux de travail automatisés

Un GED peut automatiser de nombreux aspects de la gestion des documents pour améliorer la précision et l'efficacité. Recherchez un système qui :

• Transmet automatiquement les documents aux utilisateurs pour révision et publication.
• Notifie toutes les modifications et approbations.
• Permet aux utilisateurs d'assigner des tâches, de transmettre du contenu et de suivre les délais jusqu'à leur achèvement.
• gère automatiquement les documents en fonction des calendriers de conservation établis afin de garantir la conformité.
• Vous permet de créer des flux de travail personnalisés pour automatiser vos processus commerciaux internes et superviser les projets.

8. Accès mobile

De nombreux systèmes de contrôle électronique des documents incluent des applications mobiles afin que vos équipes puissent être encore plus productives. Parmi les fonctionnalités utiles, citons :

• L'accès en temps réel à votre référentiel de documents sur site depuis n'importe quel appareil.
• Possibilité de créer, de rechercher et de télécharger du contenu via des appareils mobiles.
• Compatibilité avec une gamme de téléphones et de tablettes.

9. Stockage sécurisé

Avec une telle quantité de vos données et de votre documentation dans un seul référentiel, vous avez besoin d'une sécurité de pointe. Un GED peut protéger vos données grâce à des fonctionnalités telles que :

• Un stockage sécurisé dans le cloud avec chiffrement des données.
• Une protection par mot de passe entièrement chiffrée, facile à appliquer aux documents individuels et aux lots de documents.
• Des fonctions de sauvegarde automatique des données et de reprise après sinistre.
• Une sécurité avancée pour l'accès mobile.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité. 

Pourquoi choisir un système de gestion électronique des documents ?

Un SGED marque votre entreprise de son empreinte. Voici les principaux avantages.

1. Efficacité et productivité

En offrant un accès facile à tous vos documents et données, vous réduisez le temps que le personnel passe à rechercher et à manipuler des documents papier. Cela permet également aux employés de ne pas perdre de temps à conserver des documents redondants. Toutes ces heures économisées à gérer des fichiers papier se traduisent par une productivité et une efficacité accrues dans votre entreprise.

Une GED permet également de répondre facilement aux audits et de produire d'autres documents officiels sur demande. Plus besoin de fouiller dans les boîtes de dossiers pour trouver la déclaration d'impôts de l'année dernière : Tout est à portée de main.

2. Collaboration

Au lieu d'envoyer des documents pour approbation, de discuter des modifications au téléphone et d'envoyer des pièces jointes par courriel, vos équipes peuvent consulter les documents et collaborer en temps réel, même avec des parties prenantes externes. Une GED offre également une visibilité sur les processus métier pour une meilleure gestion.

3. Sécurité

Dans de nombreuses entreprises, les documents sont éparpillés sur plusieurs systèmes, et chaque utilisateur gère indépendamment les mots de passe, la sécurité des données et les sauvegardes. Une GED peut éliminer ces vulnérabilités en garantissant que tous vos documents sont protégés et sauvegardés de manière cohérente.

4. Qualité

Le contrôle des versions garantit que votre personnel travaille avec les informations les plus récentes, évitant ainsi des erreurs coûteuses. Tous vos documents et enregistrements étant visibles dans un seul système, vous pouvez extraire les informations dont vous avez besoin pour suivre l'avancement des initiatives, éclairer les décisions et la stratégie, et assurer la conformité aux procédures de l'entreprise.

5. De l'espace pour se développer

La raison la plus convaincante de se débarrasser du poids du papier est peut-être l'espace qu'il libère dans vos bureaux. Les dossiers papier occupent une surface précieuse que vous pouvez utiliser à meilleur escient. Si vous payez pour le stockage de fichiers hors site, vous pouvez également utiliser cet argent à meilleur escient.

En investissant dans un GED dès maintenant, votre entreprise se positionne pour une croissance illimitée au fur et à mesure que les transactions migrent vers un environnement numérique.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

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De nombreuses entreprises responsables encouragent leurs clients à se passer de papier. Elles peuvent leur suggérer de faire des affaires sur un portail en ligne ou de recevoir leurs lettres et relevés de compte par courrier électronique.              

Certains détaillants envoient même par courriel les reçus des produits achetés aux clients qui font leurs achats en magasin. Cette démarche est non seulement utile pour le client, mais également bénéfique pour l'entreprise. Elle peut réduire sa dépendance au papier, à l'encre et aux imprimantes, ce qui diminue ses coûts. 

Pour gérer votre propre entreprise, vous devrez remplir un certain nombre de documents, mais vous pouvez suivre l'exemple des entreprises établies.

Si le passage au zéro papier présente plusieurs avantages, cela ne signifie pas que vous pouvez vous débarrasser entièrement des documents. Les informations qu'ils contiennent sont toujours nécessaires, ce qui signifie que vous aurez intérêt à utiliser un système de gestion électronique des documents pour stocker vos documents.

Aidez l'environnement

Si l'on en croit les avis des experts en environnement, la planète a bien besoin d'aide ! En conservant des documents électroniques, vous pouvez éviter l'utilisation inutile de papier. Cela contribuera à réduire l'impact sur la planète en réduisant la nécessité d'abattre des arbres pour fabriquer du papier.

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Limitez les risques de perte ou de détérioration

Bien que les documents physiques puissent sembler pratiques, ils sont également susceptibles d'être endommagés et de disparaître. Les documents cornés, froissés ou déchirés peuvent sembler peu professionnels et peu soignés. Cependant, ce n'est rien comparé à la disparition d'un document important. 

Rien de tout cela ne sera un problème lorsque les documents sont stockés électroniquement, car ils resteront en sécurité et sans tache. En outre, vous saurez toujours où ils se trouvent.

Tout garder au même endroit

Il est beaucoup plus facile de tout conserver au même endroit lorsque vous utilisez un système de gestion électronique des documents. Tous vos documents peuvent être conservés en un seul endroit et seront prêts dès que vous en aurez besoin. Vous n'aurez pas besoin de chercher le document dont vous avez besoin, car il sera facilement consultable s'il est conservé sous forme électronique.

Ce système vous permettra également de rester organisé en utilisant différents dossiers pour les documents relatifs à des sujets différents, par exemple, un dossier contenant les documents relatifs aux impôts, un autre contenant les factures. 

Facilité d'intégration

Si vous disposez d'un système de gestion électronique des documents, il sera plus facile de l'intégrer à tout autre logiciel que vous pourriez utiliser. Par exemple, si vous utilisez un logiciel de comptabilité, il sera facile de relier la base de données à ce logiciel. Cela simplifiera le processus d'établissement de vos comptes et de soumission de vos déclarations fiscales.

Réduire le désordre

Lorsque vous avez une nouvelle entreprise, il se peut que vous n'ayez pas à vous préoccuper d'un grand nombre de documents au départ. Cependant, au fur et à mesure que votre entreprise se développe, la quantité de documents à remplir augmente rapidement et devient plus problématique.

En conservant vos documents au format électronique, vous n'aurez pas besoin de conserver un espace de stockage pour eux. Non seulement la paperasse excessive peut être une source d'ennui en prenant trop de place, mais elle peut aussi attirer des nuisibles comme les petits acariens qui adorent manger du papier.

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Facilité de transfert

De nombreuses entreprises modernes et progressistes auront la possibilité d'envoyer des documents par courrier électronique, qu'elles proposeront à leurs clients. Recevoir des documents dans ce format pour ensuite les imprimer est une perte de temps et de ressources. Au lieu de cela, vous pouvez simplement enregistrer le document qui vous a été envoyé par courrier électronique. 

De même, il est facile d'envoyer des documents électroniques en cas de besoin en les joignant simplement à un courrier électronique.

Vous n'aurez plus besoin d'imprimer un document, d'acheter une enveloppe et un timbre et de poster la lettre.

Conversion facile

Vous privilégiez peut-être un format particulier pour l'enregistrement des documents électroniques, alors que vos contacts professionnels utilisent peut-être un autre type de format. Si tel est le cas, il sera facile de convertir le format de vos documents pour qu'il convienne aux autres avant de les envoyer.

De même, si vous recevez un document dans un format que vous n'utilisez pas normalement, vous pourrez le convertir pour qu'il convienne à votre système. Les documents électroniques vous offrent une plus grande souplesse dans la manière de les traiter.

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Facilité d'accès

La possibilité d'accéder aux documents est beaucoup plus facile à réaliser lorsqu'ils sont stockés électroniquement. Vous n'aurez pas à fouiller dans des piles de papiers, à vous inquiéter des coupures de papier ou à respirer un tas de poussière.

Vous pourrez examiner les documents rapidement et commodément tout en travaillant sur d'autres sujets sur votre ordinateur.

Il existe de multiples raisons pour lesquelles vous pouvez avoir besoin de consulter des documents ou d'y accéder, et cela peut se faire en quelques clics de souris.

Réduire les coûts

En utilisant un système de gestion électronique des documents, vous réduisez vos dépenses. Vos frais professionnels ne comprendront plus le coût du papier, de l'encre ou de l'imprimante que vous devrez utiliser pour produire des documents sur papier.  

En outre, vous éviterez les coûts liés à l'envoi de documents à toute personne susceptible d'en avoir besoin, comme votre comptable.

Sauvegarde sécurisée

Pour sauvegarder des copies physiques de documents, il faudrait faire des photocopies, ce qui ne ferait que doubler le volume des documents. Si vous avez besoin d'une copie physique d'un document, vous pourrez toujours en imprimer une copie si vous les conservez sous forme électronique.

En les sauvegardant sur un disque dur, vous vous assurez qu'ils sont en sécurité et qu'ils peuvent toujours être conservés. 

Conclusion

Lorsque vous reconnaissez tous les avantages qui peuvent découler de la conservation de documents électroniques, il vous sera difficile d'argumenter contre l'utilisation d'un système de gestion électronique des documents.

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1. Trouver plus facilement des informations spécifiques

Toute entreprise a besoin d'un accès rapide aux informations importantes. Trier les classeurs et les piles de papiers prend beaucoup de temps. Des échéances importantes sont souvent manquées en raison d'un système organisationnel inefficace. Il est stressant pour les employés de ne pas être en mesure d'obtenir des documents pertinents. De nombreuses entreprises utilisent des services de numérisation de documents par le biais d'un système électronique. Les systèmes de numérisation de documents électroniques permettent aux travailleurs de rechercher et de trouver rapidement les informations pertinentes.

2. Garantir que les documents sont formatés de manière cohérente

Il arrive qu'une entreprise doive modifier les paramètres de ses documents. Une seule mise à jour de l'entreprise peut faire basculer toute la charge de travail de la journée dans un chaos de mauvaise communication. Vous n'avez pas envie d'envoyer un autre e-mail que les rédacteurs risquent de ne pas ouvrir immédiatement. Les rédacteurs ne veulent pas découvrir que le travail qu'ils ont effectué pour la journée doit être entièrement réécrit. Un système de gestion des documents permet d'accéder immédiatement aux derniers modèles de l'entreprise en un instant. Les membres du personnel peuvent être assurés qu'ils utilisent les derniers modèles approuvés.

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3. L'assurance de sauvegardes sécurisées

De nombreux propriétaires d'entreprise pensent que les sauvegardes locales suffisent à assurer la sécurité des documents. Malheureusement, une surtension ou une erreur informatique peut signifier que les documents de l'entreprise ont disparu à jamais. Si les informations d'une entreprise sont récupérées à partir d'un ordinateur cassé, il est probable que tout ne sera pas restauré. L'utilisation d'un système de gestion électronique des documents garantit la sécurité des informations de l'entreprise. La perte d'accès aux informations commerciales peut coûter cher à une entreprise, il est donc impératif d'utiliser un système de stockage sûr.

4. Amélioration de la sécurité de l'entreprise

L'envoi de documents importants par courrier électronique présente des risques. Vous ne voulez pas craindre qu'un employé compromette accidentellement votre entreprise. En cas d'erreur, l'entreprise doit rendre des comptes. La gestion des documents par le biais d'un système obsolète est risquée. Les systèmes plus anciens ont tendance à présenter une sécurité affaiblie. Toutes les entreprises savent qu'une sécurité faible est synonyme de risque accru de piratage. Les piratages coûtent aux entreprises du monde entier des milliards de dollars chaque année. Le stockage électronique des documents permet de garantir que les documents sont stockés en toute sécurité et hors de portée des pirates informatiques.

5. Stockage rapide des documents

Dans de nombreux cas, les documents papier doivent passer par différents services. Tout propriétaire d'entreprise sait que les affaires de l'entreprise sont de la plus haute importance. Un système de gestion électronique des documents stocke les informations dans une base de données de manière rapide. Les employés peuvent accéder aux informations par le biais de cette base de données sans attendre que les autres départements classent les documents. Des délais de stockage des documents plus rapides permettent à tous les employés de travailler de manière plus efficace. Le stockage électronique des documents réduit le temps que les employés passent à utiliser des méthodes de stockage moins efficaces. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre comme avantage un classement personnalisable en fonction du métier et des réalités de chaque organisation.

6. Une excellente méthode pour accroître les efforts de collaboration

De nombreuses entreprises doivent fournir des rapports aux parties prenantes et aux collaborateurs extérieurs. Un système de stockage inefficace crée souvent des goulots d'étranglement qui ralentissent la collecte d'informations. La gestion électronique des fichiers permet de s'assurer que toutes les parties ont accès aux mêmes informations. Il est beaucoup plus facile de disposer de documents dans un système électronique facile à utiliser que de tâtonner dans des piles de papiers.

7. Économies potentielles de coûts

Le stockage de grandes quantités de papier coûte cher et prend de la place. Toute entreprise souhaite réduire ses coûts dans la mesure du possible. Il est sage d'utiliser un service de stockage de documents électroniques pour votre entreprise. Le stockage électronique des documents réduit l'encombrement dû au stockage excessif de papier.

En résumé, il y a plusieurs avantages à stocker des documents électroniquement. Des méthodes de stockage obsolètes peuvent entraîner la perte d'informations et la menace de piratage. Le stockage électronique des documents constitue une méthode simple et sûre de stockage des informations commerciales.

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Avec l'omniprésence de la numérisation des entreprises, la question de savoir comment créer un système de gestion des documents s'est progressivement posée. Elle a été posée principalement par des personnes qui travaillent dans des secteurs non technologiques et qui ne sont pas impliqués dans le développement de logiciels.

Dans cet article, nous allons nous plonger dans le développement de la gestion de documents et couvrir tout, des avantages et des défis aux étapes pratiques de la création de votre propre GED. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

Pourquoi avez-vous besoin d'un logiciel de gestion documentaire personnalisé ?

L'idée fausse qui prévaut est que les logiciels de gestion documentaire ne profitent qu'aux grandes entreprises qui travaillent quotidiennement sur des centaines de documents. Et s'il est vrai que la GED facilite infiniment les choses pour les sociétés et les grandes entreprises, c'est tout aussi vrai pour les PME.

Compte tenu des circonstances actuelles et de l'insécurité générale concernant la localisation du lieu de travail, plus de 77 % des entreprises, quelle que soit leur taille, souhaiteraient pouvoir accéder à distance à tous les documents en utilisant la GED depuis leur domicile.

Alors, quels sont les avantages des documents électroniques qui poussent les hommes d'affaires à investir dans le développement de solutions de gestion documentaire ?

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, dispose de fonctions de communication, telles que les alertes d'un service lorsqu'un document spécifique pertinent a été téléchargé dans le système, ou le partage automatique d'un fichier avec les personnes qui y sont marquées.

La GED offre des possibilités ultimes de collaboration entre équipes

Construire un système de gestion documentaire, c'est permettre à vos employés de collaborer sur un document où qu'ils soient et quand ils le souhaitent. Selon les chiffres de 2014, environ 92 % des travailleurs du savoir aux États-Unis et au Royaume-Uni travaillent ensemble sur des documents par courrier électronique, ce qui entraîne une perte de productivité et de temps pour la recherche, la vérification de la version du document, voire la fusion manuelle des modifications. Cette méthode de travail en équipe est non seulement inefficace mais aussi dangereuse car les e-mails peuvent être piratés.

Avec la GED, la collaboration en équipe n'a jamais été aussi facile. Le logiciel sert de lieu de stockage centralisé pour toutes les données nécessaires, ainsi que d'outil d'édition de documents similaire à Google Docs, permettant à plusieurs personnes de travailler sur la même version d'un document et de suivre les modifications.

La GED permet d'économiser beaucoup d'argent

Investir dans un système de gestion de documents aujourd'hui, c'est bien plus qu'un simple souci de productivité. 

En moyenne, le classement et le stockage d'un document coûtent 20 dollars, et il faut ajouter 120 dollars pour retrouver ou remplacer un élément s'il a été perdu. 

La GED améliore l'efficacité

Les gens ne mentaient pas quand ils disaient que le temps c'est de l'argent. Aujourd'hui, pour être compétitif sur le marché, vous devez réagir aussi vite que possible et la mise en place d'un système de gestion documentaire peut vous y aider. Tout d'abord, comme les documents sont stockés dans une base de données numérique centralisée, un SGD permet de gagner du temps pour les rechercher et les modifier.

Ensuite, en utilisant ce type de logiciel, vous pouvez réduire les erreurs jusqu'à 30 %, tout cela grâce à la gestion des versions et au suivi des modifications apportées aux documents. En fin de compte, si vous avez une montagne de documents papier, si vous voulez optimiser les processus opérationnels dans l'entreprise et si vous cherchez un outil pour augmenter l'efficacité des employés, les systèmes de gestion des documents sont la solution.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations.

Comment choisir la bonne solution de GED ?

De nos jours, les systèmes de gestion documentaire varient en termes de portée et de taille, offrent diverses fonctionnalités et présentent des avantages et des pièges spécifiques, ce qui complique le choix de la bonne solution pour votre entreprise. Vous devez comprendre qu'une GED bien développée est l'épine dorsale d'une entreprise, car elle est utilisée quotidiennement par tous les employés. Vous devez donc prendre votre temps et effectuer des recherches approfondies.

Nous vous suggérons d'utiliser ces critères comme lignes directrices de fond :

1. Le type de GED

Lorsque vous envisagez de mettre en place un système de gestion documentaire, vous devez d'abord déterminer le type de GED lui-même : sera-t-il basé sur un serveur, sur le cloud, sur le Web ou sur un système de base de données ? Ce choix dépend entièrement de vos besoins et de vos capacités. Par exemple, si vous avez besoin d'une solution personnalisable qui peut être utilisée sans Internet, le SGD basé sur un serveur est votre choix.

La mise en place d'un système de gestion documentaire basé sur le Web peut convenir à une personne dont le flux de travail est peu important et qui ne possède pas de données sensibles. Si l'évolutivité et la collaboration en temps réel sont importantes pour vous, un SGD basé sur le cloud est peut-être la meilleure option.

2. Restrictions budgétaires

Un autre aspect important à prendre en compte est le prix. Cela correspond légèrement au paragraphe précédent, puisque le prix dépend directement de l'architecture de déploiement, mais ici nous vous conseillons vivement d'aligner le type de GED et vos capacités financières.

En général, les systèmes basés sur le cloud coûtent moins cher, simplement en raison des différents plans d'abonnement qu'ils proposent (par mois, par utilisateur, par unité de stockage, etc.), mais si vous voulez plus de contrôle et que le budget n'est pas un problème, vous pouvez vous tourner vers les systèmes basés sur serveur ou sur base de données.

3. Facilité d'utilisation et manipulation

Passer du papier à la GED n'est pas le transfert le plus facile à court terme, même le passage d'une GED à une autre peut nécessiter un certain temps d'adaptation. La mise en place du système, la migration, la reconversion des employés - ce n'est que la partie émergée de l'iceberg.

Nous pensons que le temps et les ressources sont les actifs les plus précieux de l'entreprise, c'est pourquoi la mise en œuvre d'un GED facile à utiliser avec le soutien d'un fournisseur est essentielle. Une solution intuitive sans faille garantira que les employés l'utiliseront réellement et le feront correctement, alors prenez-en soin dès les premières étapes du développement de la GED.

Défis que vous pouvez rencontrer lors de la mise en œuvre d'un système de gestion documentaire

Le développement d'un système de gestion documentaire n'est pas une tâche facile et présente de nombreux défis, en particulier dans les entreprises qui n'ont jamais travaillé avec une GED auparavant. En connaissant ces difficultés, vous pourrez facilement comprendre comment créer votre propre système de gestion documentaire, adapté aux besoins particuliers de votre entreprise et en même temps aussi efficace que possible, même si vous êtes novice dans ce domaine.

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1. Assurer la sécurité des données

Par sécurité des données, nous entendons l'inaccessibilité des documents à un tiers, qu'il s'agisse d'une personne physique ou morale. Les entreprises traitant quotidiennement des documents privés, la question du vol de données est extrêmement sérieuse et constitue une véritable menace pour l'intégrité de l'entreprise. Le coût moyen d'une violation de données pour les entreprises du monde entier étant de 3,86 millions de dollars, sans parler des dommages non financiers, il est essentiel de fournir un système infaillible de gestion des documents.

Pour éviter ce problème dès les premières étapes, choisissez le prestataire de services le plus fiable et le plus réputé, qui a déjà travaillé avec la GED. Plus encore, si la sécurité est une priorité absolue pour vous, vous pouvez construire un logiciel de gestion de documents basé sur un serveur. De cette façon, vous pouvez minimiser les risques et assurer la sécurité des données dans l'entreprise.

2. Garantir l'authentification des documents

Avec tous les documents transférés sous forme électronique, se pose la question de la confirmation de leur authenticité. Même lorsque l'on travaille au sein d'une même organisation et que l'on dispose d'une liaison standard (login-mot de passe) pour entrer et travailler dans un système centralisé de gestion des documents, il est nécessaire de disposer d'un deuxième niveau d'identification des documents.

La solution idéale à ce problème est la mise en œuvre d'une signature électronique (numérique) dans le cadre de la GED. 

L'astuce consiste soit à trouver une solution de GED prête à l'emploi qui dispose déjà d'une signature électronique, soit, si vous souhaitez créer votre propre système de gestion de documents, à trouver des entrepreneurs qui ont l'expérience de cette fonctionnalité. 

3. Support et mises à jour constants

La continuité du logiciel est l'un des plus grands problèmes pour les entreprises non techniques lorsqu'elles veulent développer un système de gestion de documents. La création d'un SGD est un défi en soi, mais cela ne s'arrête pas là, et vous devez apporter des améliorations continues.

En général, les prestataires de services offrent une assistance clientèle 24 heures sur 24 et 7 jours sur 7, mais vous devez vérifier cela avant de pencher en faveur d'un développeur particulier.

Comment construire votre propre système de gestion de documents en 7 étapes

Première étape. Évaluer le flux de travail actuel dans l'entreprise

L'objectif principal de cette étape de la mise en œuvre de la GED est de déterminer quels sont les modèles de travail avec les documents qui sont typiques de l'entreprise, quels sont les documents qui prédominent dans le flux de travail, quelles sont les lacunes et les insuffisances de la communication entre les employés qui doivent être éliminées.

Si vous voulez réussir, vous devez savoir comment créer un système de gestion de documents en ligne qui réponde directement aux besoins de votre entreprise et résolve les points sensibles de vos opérations commerciales. 

Étape 2. Dеfinir les exigences

Avant de passer directement au développement d'un système de gestion de documents, vous devez dresser une liste des besoins pour le logiciel lui-même. Cela nécessite l'analyse des fonctions générales que vous souhaitez que votre SGD exécute, des réglementations générales du secteur, des résultats générés par les transactions de données.

Tout SGD doit prendre en charge le stockage, la sécurité, la récupération, la période de conservation et la destruction des documents. Sur la base de votre analyse approfondie du flux de travail actuel, déterminez les objectifs pour chacun de ces points. Quelles sont les fonctions et caractéristiques minimales que vous voulez que votre SGD ait et quelles sont les fonctions optimales ?

Si cela vous semble trop difficile ou si vous souhaitez obtenir l'avis d'un tiers, vous pouvez essayer de programmer une phase de découverte avec un entrepreneur. Une phase de découverte est une phase initiale de développement visant à clarifier les buts, les objectifs et les risques éventuels du projet. 

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Expert du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de protéger vos documents et de limiter l'accès à l'aide de codes d'accès et d'autres mesures de sécurité.

Étape 3. Trouver la solution/le fournisseur

Choisir le bon fournisseur de logiciel est probablement l'étape la plus importante de cette liste, car elle déterminera la qualité et l'efficacité de votre GED. Si toutes les solutions de GED offrent à peu près la même gamme de fonctionnalités, certaines sont plus performantes que d'autres pour offrir certains services. Votre travail consiste à les comparer les unes aux autres et à décider quelles sont les fonctionnalités qui conviennent le mieux à votre entreprise.

Avoir un fournisseur de services fiable est la garantie de meilleures opportunités et d'un avenir globalement plus radieux. Ceux qui ont opté pour un logiciel serveur personnalisé doivent généralement être plus attentifs à la recherche du partenaire, que ceux qui ont décidé de s'en tenir à un système tout fait.

Étape 4. Établissez un calendrier et respectez-le.

Le développement d'un système de gestion de documents prend énormément de temps. Il faut d'abord trouver un entrepreneur, puis transférer tous les documents papier dans le système, ce qui implique généralement de les scanner jusqu'à ce que mort s'ensuive. C'est aussi gratifiant que fastidieux, c'est pourquoi il est indispensable d'établir un calendrier et de respecter les délais.

Cinquième étape. Élaborez une stratégie cohérente

Vous vous souvenez des faiblesses et des points sensibles identifiés à l'étape 1 ? Il est temps de découvrir comment s'en débarrasser en utilisant votre nouveau SGD.

Lorsque vous créez un système de gestion des documents, il ne s'agit pas seulement d'aspects techniques, mais aussi de faire un effort et de donner la priorité à des politiques, des pratiques et des normes efficaces, ce qui revient à élaborer une stratégie cohérente.

Étape 6. Organisez vos documents actuels

L'une des principales fonctions d'une GED est l'organisation des documents. Il est donc normal qu'à un moment donné, vous deviez organiser et désencombrer vos documents actuels, maintenant que vous disposez d'un cadre de base pour votre plan de gestion.

Afin d'organiser le stockage numérique, les entreprises utilisent généralement des balises - des mots succincts et courts qui expliquent ce que contient un document. Il peut s'agir d'un type de document, du nom du client ou du partenaire, du statut (actif/expiré), ou de toute autre description. L'objectif est de créer une base de données dans laquelle il est facile de trouver un document à l'aide de balises et de métadonnées.

C'est également à ce stade que vous purgez les données redondantes et que vous vous débarrassez des vieux documents qui n'ont aucune utilité.

Étape 7. Mise à niveau et formation

Une fois la GED mise en place, il est temps d'apprendre aux employés à travailler avec elle. Si une entreprise se contente de migrer d'un SGD à un autre, il faudra moins de temps aux employés pour maîtriser la technologie, puisqu'ils ont déjà de l'expérience, mais les nouveaux venus dans le domaine de la gestion des documents numériques peuvent avoir du mal à s'y habituer.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, dispose de la meilleure fonctionnalité de tri des dossiers de la date la plus ancienne à la plus récente vice versa facilitant ainsi la recherche de n'importe quel dossier de travail.

Quelques conseils pour créer une architecture de système de gestion documentaire

Une capacité importante de tout système de gestion de documents est la possibilité de l'intégrer dans le logiciel existant de l'entreprise. Plus le système s'intègre facilement dans le logiciel, plus il sera facile à utiliser.

C'est là que l'architecture de la GED entre en jeu. L'architecture est essentiellement une représentation visuelle de l'application, avec tous les modèles et techniques utilisés pour la construire. La connaissance de l'architecture n'est pas pertinente pour les entreprises qui choisissent des solutions prêtes à l'emploi (qu'il s'agisse d'une GED en ligne ou dans le nuage), mais pour celles qui veulent créer un système de gestion documentaire personnalisé, il est important de savoir comment le système va se comporter avec un logiciel personnalisé.

Cette architecture vous permet de voir comment le stockage, la récupération et la modélisation du contenu, ainsi que le contrôle d'accès et la gestion des versions, sont effectués dans le programme. 

Les principales caractéristiques qui doivent se refléter dans l'architecture sont la flexibilité, l'évolutivité, la possibilité de créer des sauvegardes et d'assurer un stockage sécurisé, et le support du moteur de workflow.

Dans les entreprises qui conçoivent des logiciels de gestion de documents, les questions liées à l'architecture sont traitées comme une étape de développement distincte et sont coordonnées avec les demandes des clients pour assurer une intégration transparente.

Conseils non techniques pour la mise en œuvre d'un SGD

Dans le difficile processus de transition vers un nouveau système d'organisation du contenu, les nuances technologiques ne sont pas les seules à être importantes. Lorsqu'il s'agit du développement d'un logiciel de gestion de documents, il faut être attentif à certains aspects dits "soft".

Par exemple, la volonté de l'équipe de passer à une toute nouvelle structure organisationnelle. Vos efforts pour numériser le processus d'entreprise risquent d'être vains si les employés continuent à utiliser des méthodes de communication dépassées, ce qui signifie qu'il faut accorder une attention particulière à la formation et au soutien des employés qui ont du mal à opérer le changement.

C'est aussi une excellente idée d'avoir quelqu'un qui contrôle le processus dès le début, le conducteur désigné si vous voulez. Il peut s'agir d'une personne ou de toute une équipe de représentants de tous les départements de votre entreprise (comptabilité, administration, ventes, etc.) qui supervisent le passage correct du papier aux données numériques.

Voici nos conseils généraux pour les entreprises non technologiques qui souhaitent savoir comment créer un système de gestion des documents :

• avoir une équipe désignée d'employés pour superviser la mise en œuvre du SGD ;
• mettre en place un système de récompense pour ceux qui utilisent activement toutes les nouvelles possibilités offertes par le SGD ;
• si vous avez des difficultés à choisir un prestataire ou à adapter un SGD dans son ensemble, faites appel à un consultant technique indépendant ;

Conclusion

Avez-vous besoin d'un bon système de gestion des documents bien structuré ? Il est certain que cela peut être bénéfique pour votre entreprise en augmentant la productivité, en économisant une tonne d'argent sur les coûts liés au papier et en améliorant le travail d'équipe, mais cela peut aussi être une tâche très fastidieuse et obscure à réaliser.

Les SGD varient en termes de types, de champs d'application, de fonctionnalités et de prix. Le choix du bon logiciel peut avoir une influence considérable sur les performances de votre entreprise, car il s'agit de l'épine dorsale de toutes les opérations de l'entreprise. Nous espérons que notre guide complet vous aidera à mettre en œuvre un logiciel de gestion de documents performant, mais que faire si vous n'êtes toujours pas sûr du type de GED dont vous avez besoin ou si vous souhaitez éviter les risques éventuels liés au changement de mode de fonctionnement de votre entreprise ?

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

Les atouts des SIG (systèmes de gestion électronique de documents), WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Les organisations qui se sont appuyées sur des documents et des dossiers papier au fil des ans ont constaté qu'elles conservaient des dizaines de milliers de documents d'importance variable, et qu'elles utilisaient pour cela un espace de bureau précieux. Un système de gestion électronique des documents peut vous aider à réduire la quantité de papier que vous utilisez et à économiser des milliers de dollars par an.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, veille à ce que les données soient sûres et sécurisées grâce à des fonctions qui exigent des autorisations pour accéder à certaines informations

Pourquoi un système de gestion des documents est important

Les entreprises créent de nombreux documents et utilisent beaucoup de papier - jusqu'à 10 000 feuilles (20 ramettes) par employé et par an. Si l'on ajoute à cela le coût du toner ou de l'encre (27 000 dollars le gallon), on arrive à 800 dollars par employé et par an. Une entreprise de 100 employés peut dépenser plus de 80 000 $ uniquement en papier et en impression.

Le stockage de tout ce papier dans un classeur à quatre tiroirs occupe environ 9 pieds carrés, ce qui peut également coûter 1 500 $ par classeur et par an.  Et vous avez sans doute plusieurs classeurs que vous avez accumulés au fil des ans, tous remplis de documents du passé dont vous n'avez peut-être même pas besoin.

Les employés peuvent passer jusqu'à 30 % de leur temps à chercher des informations, ce qui nuit à leur productivité et à leur efficacité. Il suffit de regarder votre masse salariale pour estimer ce que coûte 30% du temps improductif d'une personne.

Mémos, rapports, comptes rendus de réunions, ordres du jour, formulaires, communiqués, notes : Tout cela est classé parce que vous en aurez "peut-être" besoin plus tard. Et les documents dont vous aurez effectivement besoin plus tard (quelqu'un a-t-il déjà eu besoin de l'ordre du jour d'une réunion de comité tenue il y a sept ans ?) peuvent souvent se perdre ou être mal classés, ce qui implique de passer beaucoup de temps à les chercher avant de les recréer à partir de notes et d'informations antérieures.

Lorsque vous réalisez ce que coûte le simple fait de mettre les informations sur papier et de les rendre disponibles, vous comprenez pourquoi la dématérialisation avec un système de gestion électronique des documents est plus logique en termes d'économies et d'efficacité.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'optimiser la gestion de la trésorerie de votre entreprise et d'augmenter la productivité des stocks.

Cinq avantages des systèmes de gestion électronique de documents

Un système de gestion électronique de documents permet un stockage centralisé. Tous les fichiers sont conservés en un seul endroit, et non dispersés dans les différents services ou même dans les bâtiments. Tout est accessible à l'ensemble du personnel autorisé, quel que soit le lieu. Cela signifie que vous pouvez accorder un accès - rédactionnel ou en lecture seule - à n'importe qui dans le monde entier. Les organisations à but non lucratif et les entreprises qui ont des collaborateurs dans différentes parties du pays ou du monde peuvent donner accès à tous les documents nécessaires.

Cet accès en ligne peut également conduire à un partage de fichiers et à une collaboration plus poussés. Les parties prenantes des différents services peuvent travailler ensemble sur des projets et des documents, en se transmettant les mises à jour jusqu'à ce qu'une version finale soit publiée. Ensuite, plutôt que d'imprimer un nombre suffisant de copies pour tout le monde et de les distribuer par courrier interne, vous pouvez simplement partager le document par courrier électronique, mesurer les rapports de lecture et suivre les signatures d'accusé de réception.

Il est également beaucoup plus facile de normaliser les conventions de dénomination des fichiers et des dossiers. Dans une grande organisation, les conventions d'appellation des fichiers et des dossiers évoluent, même involontairement, car les différents services et les personnes utilisent ce qu'ils pensent être la bonne façon de nommer tous leurs documents et de les classer. Mais dans un environnement en ligne, les erreurs sont faciles à repérer, à corriger et à recycler.

Il est également possible de suivre les documents dans leur création, leur édition et leur évolution. Si vous avez déjà utilisé le suivi des modifications dans un document Word, vous savez à quel point il est pratique de pouvoir visualiser les modifications et les mises à jour d'un document, puis de les comparer aux versions précédentes. Les solutions de gestion de documents comme Google Drive permettent même à plusieurs collaborateurs d'apporter des modifications à un document sans créer de versions distinctes pour chaque collaborateur.

La recherche de documents est facile, car vous pouvez rechercher des noms de fichiers, des mots-clés ou même des dates de création. Même si un document est mal classé ou mal nommé, une seule recherche peut prendre quelques secondes au lieu de plusieurs minutes, voire quelques heures. Une fois trouvé, un document peut être envoyé en pièce jointe d'un courriel ou partagé avec les personnes concernées.

Mieux encore, un système de gestion électronique des documents réduit les coûts. S'appuyer sur un système de gestion du papier peut coûter bien plus de 10 000 $ par an pour une organisation de 10 personnes et même 100 000 $ pour une organisation de 100 personnes. Et ce chiffre augmentera au fur et à mesure que l'organisation se développera, car il sera nécessaire de stocker de plus en plus de vieux documents.

Un système de gestion de documents basé sur le cloud ne coûte qu'une infime partie de ce montant. Pas de papier, pas de toner, pas de stockage physique - vous pouvez stocker des milliers de documents pour quelques dollars par an, et ils sont tous faciles à trouver.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents (GED) de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet d'augmenter le niveau de qualité du service à la clientèle, de diminuer les ventes perdues en raison de la pénurie de produits et renforcer la fidélité à votre entreprise.

Inconvénients d'un système de gestion électronique des documents

Bien entendu, tous les systèmes de gestion électronique de documents ne sont pas conçus de la même manière. Par exemple, si vous avez besoin d'un manuel de politiques et de procédures en ligne et que vous souhaitez y associer vos exigences d'accréditation, ce n'est pas toujours possible. Vous pouvez bien sûr créer et publier un manuel de base des politiques et procédures, et vous pouvez considérer votre serveur en nuage comme un classeur en ligne. Mais vous ne disposerez pas de certaines des fonctionnalités avancées d'une solution de manuel de politiques et de procédures.

Par exemple, vous ne serez pas en mesure de faire correspondre votre manuel de politiques à vos exigences en matière d'accréditation et de formation. Une bonne solution de manuel de politiques et procédures vous permet de créer une connexion vivante entre ces trois domaines, simplifiant ainsi votre processus d'accréditation. La solution de gestion des politiques vous permet d'établir ce lien. Ainsi, lorsque les politiques d'accréditation sont mises à jour, les changements se reflètent dans votre manuel de politiques et vos exigences de formation. Lorsque les employés terminent leur formation, cela se reflète dans le statut d'achèvement de votre accréditation, et ainsi de suite.

Certains systèmes de gestion de documents basés sur le cloud ne peuvent pas créer de groupes de partage personnalisés ou vous permettre de définir facilement les rôles et niveaux d'accès des utilisateurs. Par exemple, dans Google Drive, vous ne pouvez définir que des niveaux de modification et de lecture seule. Il n'existe pas de rôles de contributeur ou d'administrateur.

Enfin, si vous devez respecter des exigences spécifiques de l'État ou du gouvernement fédéral dans le cadre de votre accréditation, vous ne pouvez pas facilement intégrer ces mises à jour dans votre système général de gestion des documents. 

Allez au-delà de la gestion des documents

Quiconque a déjà fouillé dans un dossier après l'autre, dans un classeur après l'autre, comprend la nécessité d'un système de gestion électronique des documents. Quiconque a déjà examiné tous ses coûts de papier et d'impression a rêvé d'un moyen de réduire ce budget. Quiconque a déjà voulu relier ses politiques et ses accréditations pour réduire le temps d'accréditation a cherché une solution de gestion électronique des politiques.

Si vous avez une petite organisation qui n'a besoin de garder la trace que d'une collection de documents, alors un système de stockage de documents basé sur le cloud pourrait être parfait pour vous.

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).

10 façons dont un système de gestion de documents réduit les coûts opérationnels, WEBGRAM, meilleure entreprise / société / agence  informatique basée à Dakar-Sénégal, leader en Afrique du développement de solutions d'Archivage et de Gestion Electronique de Documents (GED), Archivage numérique, Archivage physique, Gestion Electronique de Documents (GED), Numérisation de documents, Sauvegarde de documents, Mise à jour des documents, Réduction des coûts de documents, Stockage de documents, Tri et Classement de documents, Recherche complète et multicritères des documents, Indexation de dossiers et documents. Ingénierie logicielle, développement de logiciels, logiciels de Gestion Electronique de Documents, systèmes informatiques, systèmes d'informations, développement d'applications web et mobiles.

Le logiciel d'Archivage et de Gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Numéro 1 du développement de solutions d'archivage et de gestion électronique de documents en Afrique, permet de réduire les coûts, d'améliorer vos processus d'affaires et d'augmenter votre productivité.

Les documents sont le nerf de la guerre pour une entreprise. Cependant, si votre entreprise utilise encore un système manuel basé sur le papier, vous pouvez facilement exploser votre budget. Le prix du papier augmente chaque jour, sans parler des coûts croissants des installations de stockage. 

Il existe pourtant une solution. Avec la disponibilité croissante des systèmes de gestion électronique de documents, la mise en œuvre de solutions de gestion de documents peut vous permettre de réduire les coûts, d'améliorer vos processus d'affaires et d'augmenter votre productivité.

Voici 10 façons dont un logiciel de gestion de documents (DMS) peut réduire les coûts opérationnels élevés de votre entreprise et automatiser les flux de travail.

1. Réduction des coûts d'équipement et de fournitures de stockage

Tout d'abord, le passage d'un système manuel basé sur le papier à un système de gestion documentaire numérique élimine la nécessité d'acheter des équipements de stockage coûteux et d'autres fournitures connexes. Cela inclut des éléments tels que les classeurs, les imprimantes, les dossiers, le papier, l'encre, les toners et les coûts de maintenance.

En réalité, si la technologie et les équipements constituent un investissement financier judicieux, il n'en va pas de même pour le classement physique et l'espace de stockage. Une GED permet de libérer votre espace de bureau pour des tâches plus utiles et productives que le stockage de montagnes de documents papier.

2. Coûts de copie et d'impression

L'utilisation de documents numériques à la place du papier supprime la nécessité de créer plusieurs copies d'un même document pour les clients, la distribution entre bureaux ou le stockage interne.

Dans une GED, les copies originales des documents seront créées dans les dépôts centralisés et le contrôle d'accès sera mis en œuvre. Il en résulte une réduction du temps et de l'argent consacrés au papier, à l'impression, aux équipements et autres fournitures.

3. Temps du personnel

Plus les employés passent de temps à effectuer des tâches manuelles telles que la recherche de dossiers dans les armoires, l'impression ou la télécopie, moins ils peuvent se concentrer sur les activités principales de l'organisation.

Dans un système de gestion des documents, tous les documents se trouvent dans un endroit centralisé. Grâce à la fonction de contrôle des versions, dès qu'un collègue travaille sur la version la plus récente, il la place dans le référentiel partagé. La centralisation de la documentation augmente considérablement l'efficacité, car le personnel passe moins de temps à chercher et à récupérer des documents. Il suffit de quelques secondes pour effectuer des tâches qui auraient autrement pris des minutes ou des heures dans un système manuel.

4. Optimiser et maximiser les coûts de l'entreprise

Les systèmes de gestion de documents sont dotés d'un flux de travail et d'un contrôle d'accès automatisés. Ces fonctionnalités permettent aux entreprises de rationaliser les processus tels que les ventes, la comptabilité, le service client et les ressources humaines. En retour, cette optimisation se traduit par une production plus rapide du travail, un recouvrement plus rapide des paiements, une réduction des coûts d'achat, une meilleure rétention des employés et une plus grande satisfaction des clients.

Une GED efficace vous fera gagner du temps et de l'argent, créera des profits et entraînera une réduction des frais généraux.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de  WEBGRAM, Spécialiste du développement d'applications web et mobiles en Afrique, permet d'assurer un accès sécurisé aux informations pour se protéger contre les cyberattaques.

5. Coûts de sécurité et de reprise après sinistre

La sauvegarde des documents est facile et sûre avec les solutions de gestion électronique de documents. La sauvegarde est automatisée sur des serveurs sécurisés et assure la continuité de l'activité en cas de violation de la sécurité ou de catastrophe telle qu'un incendie ou une inondation.

Avec une sauvegarde sécurisée, il n'est plus nécessaire de créer de l'espace pour un stockage hors site coûteux ou des salles d'archivage spéciales qui doivent être aussi résistantes que possible aux catastrophes. Les dépenses liées à la livraison des documents du stockage hors site au bureau sont également éliminées. La récupération des documents sauvegardés se fait d'un simple clic.

Une GED renforce également la sécurité de vos fichiers grâce à diverses options de contrôle d'accès.

6. Faciliter la récupération des documents

Avec un système de gestion de documents avec stockage dans le nuage, il est plus facile de restaurer des documents perdus, ce qui évite des coûts de récupération élevés. La recherche et la localisation d'un document sur un SGD sont également très rapides et faciles.

7. Éviter les coûts de non-conformité

Lorsqu'une entreprise ne respecte pas les réglementations fédérales en matière d'archivage des documents, elle risque de se voir infliger les frais de non-conformité suivants en cas de violation des données :

• Amendes imposées par le gouvernement
• Frais juridiques
• Coût d'exécution de la réponse à la violation
• incertitude quant aux actions.

Un excellent système de gestion de documents, développé en tenant compte des exigences de conformité, vous évitera ces coûts inutiles.

Le logiciel d'archivage et de gestion électronique de documents de WEBGRAM (entreprise basée à Dakar-Sénégal), Géant du développement de systèmes informatiques en Afrique, offre la possibilité de faciliter les processus de gestion des documents pour l’utilisateur.

8. Favoriser une bonne gestion de la relation client

Le client moderne est curieux, peu enclin à attendre, et aime être bien informé sur le produit ou le service qu'il achète. Avant d'acheter, il pose des millions de questions et recherche des services d'assistance après-vente.

La dernière chose qu'ils souhaitent, ce sont des réponses tardives à leurs questions. Ne pas répondre à temps aux points de friction d'un client parce que vous ne pouvez pas accéder à certaines informations entraîne une perte de clientèle.

Un système de gestion de documents améliore la gestion en temps réel et efficace des relations avec les clients, ce qui permet de les acquérir et de les fidéliser.

9. Permettre l'accès à distance aux documents

Un système de gestion des documents fonctionne comme un logiciel de collaboration pour minimiser ces coûts. En permettant l'accès à distance aux documents, il devient plus facile de communiquer avec les clients, les collègues dans des environnements de travail distribués ainsi que les fournisseurs. Vous n'avez plus besoin d'envoyer des documents par l'intermédiaire de services de messagerie, qui peuvent être coûteux.

10. Moins coûteux lors de la relocalisation des bureaux

Imaginez que vous souhaitiez déménager votre entreprise et que vous deviez emporter des dizaines ou des centaines de classeurs à tiroirs remplis de documents papier entassés au fil des ans. Combien de déménageurs devrez-vous engager ?

Un système de gestion des documents facilite le déménagement ou l'expansion d'un bureau. Il n'est pas nécessaire de faire appel à un service de déménagement coûteux pour transporter tous vos dossiers. Vous pouvez déménager en un clin d'œil et vous installer rapidement dans votre nouveau bureau.

Le mot de la fin

Toute entreprise qui cherche à réduire ses coûts, à rationaliser ses flux de travail et à augmenter son retour sur investissement devrait sérieusement envisager d'investir dans un logiciel de gestion de documents. Non seulement cela réduira les processus manuels, mais cela permettra également aux parties prenantes d'accéder aux documents de n'importe où et à la convenance de chacun.

Un bon SGD vous permettra d'augmenter vos bénéfices, d'accroître la satisfaction de vos clients et d'améliorer l'efficacité et le confort de vos employés. 

WEBGRAM est leader (meilleure entreprise / société / agence) de développement d'applications web et mobiles et  d'outil d'archivage et de gestion électronique de documents (GED) en Afrique (Sénégal, Côte d’Ivoire, Bénin, Gabon, Burkina Faso, Mali, Guinée, Cap-Vert, Cameroun, Madagascar, Centrafrique, Gambie, Mauritanie, Niger, Rwanda, Congo-Brazzaville, Congo-Kinshasa RDC, Togo).